6. Kết cấu đề tài
2.3.2. Quy trình giao nhận bằng đường biển của công ty TNHH MTV Song Gia
Hưng
.
Sơ đồ 2. Quy trình giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH MTV Song Gia Hưng
2.3.2.1 Tìm kiếm khách hàng
Với 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực vận tải của mình coong ty TNHH MTV Song Gia Hưng đã có cho riêng mình những khách hàng lâu năm, ccas bên hợp tác với nhau thông qua sự tin tưởng và khả năng đáp ứng được các yêu cầu của khách hàng đưa ra. Nhưng để giúp công ty mở rộng hơn trong lĩnh vực dịch vụ vận tải này công ty cần mở rộng, tìm kiếm thêm các nguồn khách hàng tiềm năng khác từ thị trường rộng lớn bên ngoài.
Công ty tận dụng các mối quan hệ cá nhân , mối quan hệ với các đối tác cũ để giới thiệu về dịch vụ của công ty.
Ký kết hợp đồng ngoại thương
Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Nhận thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng
Làm thủ tục hải quan điện tử
Làm thủ tục hải quan tại cảng
Nhận hàng tại cảng
Lập chứng từ kế toán và lưu hồ sơ Tìm kiếm khách hàng
Công ty sẽ tìm kiếm kiếm khác hàng tiềm năng thông qua các sự kiện họp báo, triển lãm các công ty , tạo môi trường mở để khách hàng có thể đanh giá chất lượng công ty một cách toàn diện, công dy dễ dang trưng bày ra những ưu điểm những điểm nổi bật của mình và tạo cho mình một chỗ đứng vững chắc trong ngành, tạo các mối quan hệ với các công ty có thể là khách hàng tiềm năm của mình sau này thông qua các cuộc triển lãm này.
Tìm kiếm khách hàng thông qua các trang mạng xã hội là một phương pháp được công ty luôn tin dùng, với số luợng người dùng vượt mức ¼ dân số trên thế giới và 58 triệu người dùng tại Việt Nam thì Facebook luôn đóng góp một phần lớn trong số lượng các khách hàng mới của công ty tìm được, vieccj cập nhập trực tiếp thông tin giá cả lên trang của công ty giúp công ty có lượng theo dõi khổng lồ, các bài đăng nahnh chóng lên xu hướng và tiếp cận được nhiều đối tượng khách hàng.
Cách cuối cùng công ty dùng đến nhằm kìm kiếm khách hàng tiềm năng đó là nghiên cứu và học hỏi các đồi thủ. Công ty luôn phân tích xem xét các đối thủ tiềm năng sử dụng những cách thức nào để thu hút khách hàng, họ quảng cáo, tiếp thị ở đâu để kết nối được với những khách hàng tiềm năng . từ đó công ty sẽ xem xét và chọn lọc những phương pháp phù hợp mà công ty có thể tham khảo áp dụng .
Để thực hiện tốt các chính sách này công ty cần đào tạo một đội ngũ nhân viên hùng mạnh.
2.3.2.1. Ký kết hợp đồng ngoại thương
Sau khi có phản hồi từ khách hàng. Gíam đốc công ty sẽ lên lịch hẹn sau đó gặp trực tiếp chủ doanh nghiệp công ty, khách hàng nhập khẩu để đàm phán về nội dung hợp đồng. Nội dung đàm phán sẽ liên quan đến dịch vụ vận chuyển, chi phí vận chuyển và các chi phí liên quan đến container.
Bảng 2.10 Số lượng hợp đồng giao nhận hàng hóa bằng đường biển giai đoạn 2019-2021 Tiêu chí Chào hàng Kí kết Chào hàng Kí kết Chên h lệch Tỷ lệ Chênh lệch Tỷ lệ Chên h lệch Tỷ lệ Chên h lệch Tỷ lệ 2019 2020 2021 2019 2020 2021 2020/2019 2021/2020 2020/2019 2021/2020 Doanh nghiệp trong nước 860 1100 926 265 350 295 240 28% -174 -16% 85 32% -55 -16% Doanh nghiệp nước ngoài 203 305 352 64 52 50 102 50% 47 15% -12 -19% -2 -4% Tổng 1063 1405 1278 329 402 345 342 0.78 -127 -0 73 0.133 -57 -0.2 (Nguồn phòng kinh doanh)
Nhận xét
Trong năm 2019 số lượng hợp đồng kí kết thành công còn ít mặc dù số lượng chào hàng rất lớn gấp 4 lần hợp đồng kí được, năm 2019 so với năm 2020 số lượng hợp đồng kí kết lẫn số lượng đơn chào hàng có sự tăng trưởng mạnh tăng 85 hợp đồng với các doanh nghiệp trong nước và giảm 12 hợp đồng các doanh nghiệp nước ngoài vì trong giai đoạn này tình hình dịch bệnh trong nước đang được kiểm soát một cách hiệu quả, tuy nhiên tình hình dịch bệnh các nước trên thế giới diễn biến vô cùng phức tạp dẫn đến các hợp đồng ký kết bị gỉam sút. Cũng như năm 2021 tuy nhiên vào năm ngày tình hình dịch bệnh trong nước diễn biến rất phức tạp, công ty chưa đưa ra được các hướng giải quyết đúng đắn dẫn dến cả hợp đồng kí kết trong ngoài nước và số lượng đơn chào hàng đều giảm.
Mặc dù thị trường nước ngoài luôn được công ty chú trọng, phát triển tuy nhiên hợp đồng kí kết thành công còn khá ít.
Các chính sách quảng cáo, maketing của công ty không thực sự hiệu quả, khách hàng không tự tìm đến với công ty mà chủ yếu đến từ nhân viên sale tự tìm kiếm.
2.3.2.2 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi hợp đồng được kí kết , tổ sales sẽ chuyển giao công việc tiếp theo đến tổ chứng từ và tổ giao nhận hàng hóa.Công ty xuất khẩu tiến hành gửi bộ chứng từ cho công ty nhập khẩu, công ty nhập khẩu lúc này sẽ gửi bộ hồ sơ trực tiếp cho công ty Song Gia Hưng để công ty chuẩn bị cho công tác nhập hàng . Bộ hồ sơ bao gồm các chứng từ sau : hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói , vận đơn , giấy báo hàng đến , giấy phép nhập khẩu và C/O.
Sau khi nhận được bộ chứng từ, nhân viên tổ chứng từ của công ty sẽ kiểm tra lại thật kỹ cả về mặt nội dung lẫn hình thức kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp của chứng từ, nếu phát hiện có sai sót trên hồ sơ chứng từ nhân viên sẽ phải báo ngay lại với nhà xuất khẩu để kịp thời điều chỉnh .
Việc tuy đây là bước đơn giản nhất trong quy trình giao nhận tuy nhiên nó lại đóng một vai trò rất quan trọng, việc kiểm tra qua loa sẽ dẫn đến rất nhiều vấn đề phát sinh sau này,
2.3.2.3 . Nhận thông bảo hàng đến và lấy lệnh giao hàng (D/O)
Trước khi tàu đến một hoặc hai ngày , hãng tàu sẽ phát giấy thông báo hàng đến . Sau khi nhận được thông báo,nhân viên bộ phận hiện trường liên hệ hãng tàu để lấy D/O . Nếu là vận đơn gốc thì khi đi lấy D/O nhân viên bộ phận hiện trường cầm vận đơn gốc cùng giấy giới thiệu của doanh nghiệp nhập khẩu đến hãng tàu để lấy D/O Nếu là vận đơn Surrendered( Vận đơn theo điện) thì nhân viên giao nhận chỉ cần cầm giấy giới thiệu và giấy báo hàng đến hãng tàu là nhận được D/O. Vận đơn Surrendered khá phổ biến vì sự nhanh chóng và tiện lợi của nó do hãng tàu chỉ cần gửi mail cho đại lý nước nhập khẩu yêu cầu giao vận đơn cho khách hàng. Còn nếu là vận đơn theo lệnh To Order thì mặt sau của vận đơn phải có ký hậu.
Khi đi lấy lệnh giao công ty cần phải đóng phí như phí làm lệnh , phí vệ sinh container, phụ phí xếp dỡ tại cảng. Những chứng cần phải có được từ hãng tàu là : Lệnh giao hàng , phiếu cược container , phiếu thu tiền cược vỏ , .. và một số phí địa phương ( local charge ) khác như : phí nâng hạ tại cảng , phí vệ sinh , phi chạy điện nếu hàng hóa đông lạnh.
2.3.2.4 . Làm thủ tục hải quan điện tử
Khi nhận được thông báo hàng đến và lệnh giao hàng tử hãng tàu , người giao nhận sẽ tiến hành lên tờ khai hàng nhập khẩu bằng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS theo các bước sau :
Khi nhận được thông báo hàng đến và lệnh giao hàng tử hãng tàu , người giao nhận sẽ tiến hành lên tờ khai hàng nhập khẩu bằng phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS theo các bước sau :
Nhập thông tin trên Tờ khai Hải quan điện tử . Đầu tiên , nhân viên ở bộ phận giao nhận của công ty đăng nhập vào hệ thống của phần mềm EcusK bằng tên đăng nhập và mật khẩu của công ty Song Gia Hưng được cấp riêng từ trước , đồng thời kết nối với thiết bị chứa chữ ký số như USB chữ ký số hoặc USB Token . Chọn chỉ cục Hải Quan cảng Đà Nẵng để khai báo dữ liệu . Ở phần này chúng ta sẽ nhập các thông tin như : tên hàng và quy cách phẩm chất , mã số hàng hóa , xuất xử , đơn vị tính , phần trăm thuế nhập khẩu của loại hàng hóa nhập khẩu như tờ khai giấy
Sau khi nhập đầy đủ và chính xác các dữ liệu , phần mềm khai báo tự động cập nhật và yêu cầu xác nhận chữ ký số để hoàn tất việc truyền thông tin khai báo đến Hải quan.
Nhận kết quả phản hồi về khai báo tờ khai điện tử . Khi tiếp nhận được thông tin truyền mạng của tờ khai này , hải quan sẽ xử lý tờ khai và trả về kết quả phản hồi . Căn cứ trên kết quả phản hồi này , công ty tiến hành theo hướng dẫn của kết quả được phản hồi . Trường hợp nếu doanh nghiệp khai báo sai hoặc chứng từ không rõ ràng thì cơ quan Hải Quan gửi phản hồi yêu cầu doanh nghiệp bổ sung và điều chỉnh , sau khi điều chỉnh doanh nghiệp gửi khai báo lại để lấy lại số tiếp nhận mới Nhập thông tin Xác nhận chữ ký số Nhận kết quả phản hồi Nhận kết quả xử lý tờ khai về phân luồng
Nhận kết quả xử lý tờ khai về phân luồng Sau khi có số tờ khai thì doanh nghiệp chờ phản hồi của cơ quan Hải Quan để xem kết quả phân luồng tờ khai , thủ tục hải quan điện tử được phân thành 3 luồng chính : luồng xanh , luồng vàng và luồng đỏ.
Không thể phủ nhận việc sử dụng phần mềm điện tử giúp công ty tiết kiệm được nhiều thời gian hơn trong quy trình giao nhận . Tuy nhiên việc phần mềm khai báo thay đổi thường xuyên dẫn đến việc nhân viên không kịp thích nghi phần mềm ảnh hưởng đến thời gian lấy hàng, làm mất lòng tin từ khách hàng và làm giảm uy tín của công ty.
2.3.2.5 . Làm thủ tục hải quan tại cảng
Đại diện công ty mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá. Lúc này hải quan tiếp nhận và kiểm tra bộ hồ sơ có thiếu chứng từ hay sai sót gì không để đưa ra quyết định kiểm hóa. Sau khi kiểm tra bộ hồ sơ, hải quan sẽ kiểm tra đến thông tin của doanh nghiệp xem có nợ thuế không, vi phạm pháp luật không, đủ điều kiện đăng ký tờ khai không. Nếu đủ sẽ thực hiện bước tiếp theo. Tùy vào hồ sơ mà việc kiểm tra sẽ tốn các khoản thời gian khác nhau.
Đối với hồ sơ luồng xanh , công ty mang tờ khai đến xuất trình tại Hải quan , Cán bộ Hải quan đăng ký sẽ tiếp nhận hồ sơ , ký xác nhận , đóng dấu số hiệu công
chức trên tờ khai và chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phi Hải quan , đóng dấu và trả tờ khai cho người khai quan mà không qua bước kiểm tra giá và tính thuế .
Đối với hồ sơ luồng vàng có kết quả kiểm tra chi tiết hồ sơ phù hợp với khai báo thì Hải quan kiểm tra giá và tính thuế ,ghi kết quả kiểm tra hồ sơ vào Phiếu ghi kết quả kiểm tra chứng từ giấy ký xác nhận và đóng dấu số hiệu công chức sau đó chuyển bộ hồ sơ cho bộ phận thu lệ phí Hải quan , đóng và trả tờ khai cho người khai quan .
Đối với hồ sơ luồng đỏ,nhân viên giao nhận phải liên hệ với phòng thương vụ cảng để đăng ký chuyển bãi kiểm hóa (cảng sẽ chuyển container từ bãi trung tâm về bãi dành riêng cho kiểm hóa). Nhân viên giao nhận liên hệ với hải quan kiểm hóa để kiểm tra thực tế lô hàng. Tiến hành cắt seal, mở container, lấy hàng cho hải quan kiểm tra thực tế. Việc kiểm tra thực tế lô hàng nhằm xác định mặt hàng doanh nghiệp nhập khẩu thực tế có đúng như khai báo không, có đúng về số lượng, trọng lượng, có đúng về xuất xứ như đã khai báo trên tờ khai hải quan. Mặt khác việc kiểm tra thực tế hàng hóa giúp cho Hải quan xác định chính xác mặt hàng, từ đó kiểm tra xem mã HS mà doanh nghiệp áp có đúng không, thuế xuất doanh nghiệp tính để nộp vào ngân sách nhà nước có đúng không. Nếu không đúng thì tùy vào mức độ vi phạm mà sẽ có mức sử phạt khác nhau, từ tăng thuế đến lập biên bản vi phạm, sử phạt theo quy định.
Sau khi kiểm hóa xong, công chức hải quan nên nội dung đã kiểm hóa vào mặt sau của tờ khai hải quan, nội dung là thực tế như đã kiểm. Hải quan ký tên và đóng dấu vào mục dành cho Hải quan kiểm hóa.
Nộp thuế
Sau khi kiểm hóa xong, hồ sơ được luân chuyển qua bộ phận giá thuế. Hải quan được phân công tính thuế sẽ xem xét hồ sơ và thực tế về hàng hóa như đã kiểm hóa ở trên. Hải quan xem xét giá mà doanh nghiệp khai báo trên tờ khai hải quan có chính xác không, mục đích loại trừ doanh nghiêp hạ thấp giá nhập khẩu để trốn thuế. Công chức quan tính thuế xem doanh nghiệp đã áp mã HS đúng chưa, áp thuế xuất có đúng không, và số thuế mà doanh nghiệp khai báo có đúng không. Nếu không đúng thì công chức hải quan tính thuế sẽ tùy vào mức độ vi phạm mà sử lý,
còn như đúng như doanh nghiệp khai báo thì công chức hải quan ký đóng mộc hải quan vào ô dành cho Hải quan tính thuế.
Đối với hàng hóa có tờ khai luồng xanh thời gian thông quan sẽ nhanh hơn, thủ tục sẽ đơn giản và ít rủi ro hơn.Việc kiểm tra kĩ hồ sơ, hàng hóa góp phần giúp cho hàng hóa đến tay khách hàng luôn được đảm bảo, tránh các trường hợ đánh tráo hàn hóa, hàng hóa kém chất lượng. Tuy nhiên việc sai tên hàng hóa, áp sai mã thuế dẫn đến mất nhiều thời gian chỉnh sửa., đối với hàng hóa luồng đỏ thòi gian làm thủ tục thông qaun sẽ lâu hơn, tốn nhiều chi phí hơn.
2.3.2.6 . Nhận hàng tại cảng
1
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan , nhân viên của công ty sẽ mang toàn bộ chứng từ gồm tờ khai Hải quan lệnh giao hàng D/O , giấy cược Container đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để xác nhận D/O .
Vào phòng thương vụ cảng đóng tiền nâng container và hạ bãi , nhân viên giao nhận xuất trình lệnh giao hàng đã đóng dấu giao thẳng và yêu cầu in phiếu giao nhận container tại của phát hành phiếu EIR ( Equipment Interchange Receipt – Phiếu giao nhận container ) . Đối chiếu D/O với Manifest ( đổi chiều số vận đơn số container , số seal lên Công ty ) xem thông tin có trùng khớp với nhau không .
Tiến hành thanh lý tờ khai và chuyển cont ra khỏi cảng.
Nhân viên giao nhận tiến hành thanh lý cổng để đưa hàng ra khỏi cảng , xuất trình tờ khai Hải Quan hàng nhập khẩu , phụ lục tờ khai hàng nhập khẩu , tờ khai trị giá GATT và phiếu EIR , cán bộ hải quan sẽ đóng dấu lên phiếu EIR , đóng dấu lên tờ khai nhập khẩu đồng thời ghi chú “ hàng qua khu vực giám sát ” và trả lại các chứng từ này cho nhân viên giao nhận . Sau khi nhân được phiếu EIR có dấu của Hải quan thanh lý cổng , nhân viên giao nhận chuyển phiếu EIR này cho tài xế xe để mang hàng ra khỏi Cảng Tiên Sa.
Nhân viên công ty Song Gia Hưng chịu trách nhiệm trong việc quản lý , điều phối với tài xế xe cont để đưa hàng về đúng nơi quy định , đúng thời gian mở kho và xắp xếp xuống hàng . Đảm bảo hàng hóa được giao đủ và không có bất kỳ hư hỏng trong quá trình giao nhận này . Sau khi hàng hóa đã được dỡ khỏi cont, công ty cần tiến hành ngay việc trả cont về bãi quy định trên giấy mượn cont . Xe kéo