7. Kết cấu luận văn
2.4.2. Những hạn chế và nguyên nhân
2.4.2.1.Những hạn chế
* Tổ chức bộ máy kế toán:
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán chƣa áp dụng tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, một ngƣời vẫn đang thực hiện nhiều công việc: Kế toán thanh toán kiêm kế toán vật tƣ, sẽ không đảm bảo tính minh bạch trong quá trình thu mua xuất nhập vật tƣ...
- Chƣa chú trọng đến sự phân quyền khi sử dụng phần mềm kế toán nên vẫn có sự nhầm lẫn, trùng lắp trong quá trình nhập dữ liệu vào máy tính khi lập chứng từ, bên cạnh đó phần mềm kế toán chƣa tự kết chuyển các bút toán cuối kì điều này làm mất thời gian các bộ phận liên quan khi hạch toán.
- Nhà trƣờng chƣa sử dụng phần mềm thu học phí, vì thế công tác kiểm soát, lập báo cáo tình hình thu học phí mất thời gian và dễ xảy ra trình trạng thất thoát trong quá trình thu học phí.
* Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
-Một số thông tin có trong mẫu chứng từ nhƣng vẫn còn bỏ trống: Họ và tên, ngày tháng năm...
- Còn nhiều các nội dung hoạt động Nhà trƣờng chƣa qui định mẫu chứng từ chung, do đó ngƣời thanh toán mỗi ngƣời một kiểu, làm mất thời gian trong việc
soát xét.
*Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Hiện nay Nhà trƣờng mới chỉ dừng lại ở việc tuân thủ theo chế độ qui
định, chƣa hƣớng tới việc tạo cơ sở cho việc cung cấp thông tin để tăng cƣờng quản lý trong nội bộ nhà trƣờng. Các tài khoản và các sổ kế toán chƣa đƣợc mở chi tiết theo các nguồn thu và khoản chi đặc thù, theo từng ngành hay hệ đào tạo trong Nhà trƣờng nên không thuận tiện cho việc lập dự toán, theo dõi thực hiện và đƣa ra các qui định về các khoản thu, chi này.
* Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
-Hiện tại đối với sổ quỹ tiền mặt, thủ quỹ theo dõi số liệu trên sổ quỹ viết tay, đã thực hiện việc đối chiếu hàng tháng với kế toán tiền mặt, tuy nhiên việc đóng dấu giáp lai giữa các trang sổ chƣa đầy đủ, chƣa đánh số cho từng trang sổ, có thể xảy ra
gian lận, sai sót. Việc chốt số dƣ hàng ngày giữa thủ quĩ và bộ phận thanh toán tiền mặt chƣa đƣợc thực hiện.
- Với các hoạt động dịch vụ trong Nhà trƣờng, kế toán không mở sổ chi tiết theo dõi từng khoản mục cho từng hợp đồng (nhƣ: thuê văn phòng, thuê nhà xƣởng, điện, nƣớc...).
-Hiện nay, phần mềm kế toán mà Nhà trƣờng đang sử dụng cung cấp đầy đủ các báo cáo tài chính cần thiết theo quy định. Nhƣng hiện nay, Nhà trƣờng chƣa có bộ sổ phục vụ cho kế toán quản trị là không có và chƣa đƣợc quan tâm. Do vậy, khi lãnh đạo Nhà trƣờng cần thông tin kế toán về các hoạt động trong một giai đoạn nhất định thì bộ phận kế toán gặp khó khăn.
- Thực tế, hầu hết các kế toán phần hành đều chỉ nhập chứng từ khi có phát sinh. Báo cáo thực hiện là báo cáo quí. Đến cuối k kế toán, kế toán mới tiến hành in sổ, do đó, nếu có sai sót thì phải tìm và rà soát lại phát sinh của toàn quí nên rất khó khăn và mất thời gian trong việc sửa chữa.
* Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
- Việc lập và phân tích báo cáo của Nhà trƣờng nhìn chung mới chỉ đáp ứng đƣợc một trong số những yêu cầu của công tác quản lý, báo cáo kế toán thƣờng chƣa có những phân tích sâu về các chỉ tiêu tài chính, nội dung phân tích còn thiếu tính hệ thống nên chƣa đƣa ra đƣợc các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động, năng lực tài chính, góp phần thực hiện tốt quyền và nghĩa vụ tự chủ tài chính. Việc hạch toán các phát sinh còn nhiều lỗi, thiếu bút toán. Do đó, đến k làm báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp còn phải mất rất nhiều thời gian để kiểm tra kiểm soát lại.
* Tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán:
- Trong điều kiện hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ còn rất mới đối
và sự quan tâm còn hạn chế của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc. Nên việc kiểm tra của đơn vị mới chỉ dừng lại ở kiểm tra các báo cáo tài chính, đối chiếu các tài khoản về tiền và tạm ứng nội bộ. Công tác kiểm tra kế toán nội bộ chỉ mang tính hình thức, chƣa phát huy tác dụng của kiểm tra.
Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến tình trạng chất lƣợng kiểm tra kế toán còn thấp là do nhân viên kế toán còn làm nhiều công việc kiêm nhiệm dẫn đến hạn chế chức năng tự kiểm tra, giám sát giữa các nhân viên trong bộ máy kế toán; trình độ
kế toán không cao, chƣa đủ khả năng thực hiện các công việc về kiểm tra, phân tích báo cáo kế toán.
- Các chế độ, định mức bất hợp lý chƣa đƣợc sửa đổi kịp thời. Quy chế chi tiêu nội bộ chƣa sửa đổi, bổ sung lại.
2.4.2.2. Nguyên nhân
- Hệ thống kế toán Việt Nam đang trong quá trình đổi mới theo hƣớng phù hợp với nền kinh tế thị trƣờng và hội nhập khu vực và thế giới. Để đáp ứng những yêu cầu mới cần có những trải nghiệm, trong quá trình cải cách khó tránh khỏi những vƣớng mắc khi vận dụng chế độ kế toán trong đơn vị. Vì vậy, việc thống nhất chế độ kế toán là hết sức cần thiết, bao gồm các nội dung nhƣ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán.
- Thông tin kế toán chƣa nhiều, các báo cáo kế toán còn mang nặng tính
hình thức, chủ yếu nhằm mục đích chấp hành chế độ, chính sách theo quy định. Các thông tin kế toán chƣa thực sự trở thành cơ sở hữu ích cho các quyết định của ban giám hiệu.
- Trình độ chuyên môn nghiệp vụ kế toán chƣa đồng đều; kế toán chƣa chủ động cập nhật những văn bản liên quan đến lĩnh vực kế toán; việc đào tạo nâng cao năng lực, cập nhật kiến thức mới về chuyên môn cho nhân viên kế toán còn chƣa đƣợc quan tâm; việc hiểu, nhận thức đúng các nội dung văn bản liên quan đến lĩnh vực kế toán áp dụng vào thực tiễn đơn vị còn hạn chế.
- Điều kiện tài chính của Nhà trƣờng chƣa cho phép đầu tƣ một hệ thống thông tin kế toán toàn diện. Để nâng cao chất lƣợng đào tạo và vị thế của Nhà trƣờng, tiến tới cần đầu tƣ vào mọi mặt, nên đầu tƣ vào hệ thống thông tin kế toán chƣa phải là lĩnh vực ƣu tiên hàng đầu của Nhà trƣờng.
- Do công tác kiểm tra, giám sát chƣa đƣợc coi trọng. Công tác kiểm tra, thanh tra kết quả thực hiện cơ chế quản lý tài chính mới của cơ quan chức năng cũng nhƣ cơ quan chủ quản cấp trên đối với Nhà trƣờng còn chƣa đƣợc coi trọng đúng mức, hệ thống văn bản pháp luật về công tác thanh tra kiểm tra còn chƣa hoàn chỉnh; những quy định về chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan chức năng trong việc thanh tra, kiểm tra, giám sát còn nhiều bất cập, chồng chéo, trùng lặp; quy trình nghiệp vụ của công tác này còn chƣa cụ thể, chƣa kịp thời đổi mới phù hợp với hệ thống cơ chế quản lý mới.
Tiểu kết chƣơng 2
Kết thúc chƣơng 2, ngƣời đọc có thể nắm đƣợc tình hình khái quát về Trƣờng Cao đẳng Viglacera, những thuận lợi và khó khăn mà Nhà trƣờng gặp phải trong thời gian qua, đồng thời tìm hiểu thực trạng để thấy đƣợc những ƣu điểm và tồn tại về tổ chức hệ thống bộ máy kế toán tại Nhà trƣờng.
Qua quá trình nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán tại Trƣờng Cao
đẳng Viglacera cho thấy, bên cạnh những mặt tích cực về vận dụng chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, sổ kế toán… Nhà trƣờng vẫn còn một số mặt hạn chế xuất phát từ nhiều nguyên nhân chủ quan, khách quan.
Từ thực trạng này, chƣơng 3 của luận văn sẽ đƣa ra phƣơng hƣớng, giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trƣờng Cao đẳng Viglacera.
Chƣơng 3
HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA 3.1. Định hƣớng phát triển của Trƣờng Cao đẳng Viglacera
Về đào tạo: Nhà trƣờng định hƣớng phát triển thành trƣờng Đai học số một của Việt Nam đào tạo chuyên sâu 05 ngành sản xuất vât liệu xây dựng, trở thành trƣờng có uy tín về chất lƣợng đào tạo đáp ứng nhu cầu xã hội trong khu vực. Tốt nghiệp có trên 90% sinh viên có việc làm phù hợp với ngành, nghề đào tạo; 15-20%
sinh viên tốt nghiệp có năng lực, kiến thức, kỹ năng đạt chuẩn khu vực, có thể làm việc tại các tập đoàn đa quốc gia hoặc tiếp tục học tập, nghiên cứu ở nƣớc ngoài.
Về khoa học và công nghệ: Thiết lập đa dạng các mối quan hệ giữa Nhà trƣờng, các Bộ, Cục, Viện, đơn vị và cộng đồng xã hội để triển khai các hoạt động nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ. Đảm nhận đƣợc các đề tài trọng điểm cấp bộ, cấp nhà nƣớc; có sản phẩm khoa học công nghệ phục vụ tốt cho phát triển kinh tế - xã hội, đặc biệt là kinh tế - xã hội địa phƣơng khu vực nông thôn và các đơn vị thuộc khu vực không chính quy. Nâng cao chất lƣợng nghiên cứu khoa học phục vụ quản lý, giáo dục đại học đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế.
Về hợp tác quốc tế: Phát triển, nâng tầm quan hệ đối tác truyền thống với các trƣờng đại học của Hàn Quốc, nhằm phát triển đào tạo trong ngành nghề tiếng Hàn của Nhà trƣờng, bên cạnh đó từng bƣớc hội nhập với giáo dục với nền giáo dục hàng đầu châu Á về đào tạo và công nhận bằng cấp lẫn nhau. Hợp tác về đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực giảng viên trình độ cao. Thực hiện gắn kết Nhà trƣờng với các cơ sở sản xuất và sử dụng lao động.
Về phát triển đội ngũ: Đến năm 2025, phấn đấu đạt chuẩn đội ngũ giảng viên đại học theo tiêu chí mới của ngành giáo dục. Xây dựng đội ngũ viên chức có đạo đức nghề nghiệp và trình độ chuyên môn cao, gắn bó với Nhà trƣờng, luôn theo kịp với những yêu cầu mới của thời đại, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của Nhà trƣờng đặt ra trong từng giai đoạn.
Về bảo đảm cơ sở vật chất: Tăng cƣờng xây dựng cơ sở hạ tầng đảm bảo hệ thống các phòng học đa dạng, đầy đủ và đạt chuẩn. Đầu tƣ các trang thiết bị hiện đại, đồng bộ, đặc biệt là các phòng thí nghiệm, thực nghiệm, thƣ viện đáp ứng đào tạo các ngành học.
Về bảo đảm tài chính: đảm bảo đủ nguồn tài chính cho các hoạt động của Nhà trƣờng theo cơ chế tự chủ và thực hiện các dự án chiến lƣợc phát triển trƣờng. Từng bƣớc nâng cao đời sống cán bộ, viên chức, phấn đấu đến năm 2025 thu nhập bình quân đầu ngƣời tăng gấp 2-3 lần so với năm 2019.
3.2. Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trƣờng Cao
đẳng Viglacera
3.2.1. Yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera Trong
thời đại công nghệ 4.0 hiện nay cùng với định hƣớng phát triển chung
của đất nƣớc, Trƣờng Cao đẳng Viglacerea đã và đang đứng trƣớc nhiều cơ hội phát triển đồng thời cũng phải đối mặt với những khó khăn, thách thức. Với yêu cầu phát triển quy mô, đồng thời không ngừng nâng cao chất lƣợng, hiệu quả trong công tác
đào tạo và nghiên cứu khoa học, từ đó đặt ra cho Nhà trƣờng cần hoàn thiện nhiều vấn đề từ cơ chế quản lý, các hệ thống chính sách, mục tiêu đến việc huy động và sử dụng các nguồn lực tài chính của đơn vị sao cho tiết kiệm, hiệu quả. Để đảm bảo cho việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trƣờng Cao đẳng Viglacerea vừa mang tính khả thi, vừa đáp ứng đƣợc yêu cầu của công tác quản lý nói chung và công tác quản lý tài chính nói riêng thì các giải pháp hoàn thiện phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu nhƣ sau:
-Nhà trƣờng thực hiện tổ chức kế toán phải đảm bảo yêu cầu bộ máy kế toán gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả. Đây là điều kiện cần thiết để giúp cho bộ máy kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ với chi phí thấp nhất. Bộ máy kế toán đƣợc tổ chức gọn nhẹ hiệu quả sẽ giúp cho Nhà trƣờng tiết kiệm đƣợc chi phí, giảm bớt các bộ phận hoặc thao tác trung gian tạo điều kiện để việc cung cấp thông tin đƣợc nhanh chóng, kịp thời.
- Việc hoàn thiện tổ chức kế toán phải đúng theo quy định trong các văn bản pháp lý về kế toán hiện hành bao gồm các quy định của Luật Kế toán và phải phù hợp với cơ chế quản lý của Nhà nƣớc và chế độ kế toán hiện hành, có khả năng thích ứng trong tƣơng lai. Đồng thời, việc này cũng phải phù hợp với sự nghiệp hoạt động đặc thù riêng của Nhà trƣờng.
- Ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, triển khai phát triển hệ thống công nghệ thông tin nhằm quảng bá, phát triển Nhà trƣờng cũng nhƣ góp phần giúp
3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera Để tổ chức kế toán trong Nhà trƣờng thực sự là công cụ quản lý vĩ mô có hiệu quả thì việc hoàn thiện tổ chức kế toán phải đáp ứng đƣợc các nguyên tắc định hƣớng sau:
-Đảm bảo nguyên tắc phù hợp: Việc tổ chức kế toán phải đúng với những quy định trong điều lệ tổ chức kế toán Nhà nƣớc, chế độ và thể lệ kế toán do Nhà nƣớc ban hành, phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nƣớc trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, chế độ hành chính sự nghiệp trong từng thời k .
-Đảm bảo tính đặc thù của lĩnh vực chuyên môn, nghĩa là tổ chức kế toán từ hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán, hình thức kế toán và các báo cáo kế toán phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý tại Nhà trƣờng.
- Đảm bảo tính thống nhất trong phân công tổ chức công việc kế toán và bộ máy kế toán.
- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả. Việc tổ chức kế toán tại Nhà trƣờng cần phải tuân thủ theo nguyên tắc này để đảm bảo tổ chức bộ máy gọn nhẹ, phân công công việc hợp lý tránh chồng chéo để thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, đảm bảo hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu.
- Đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Trong tổ chức kế toán cần thực hiện phân công, phân nhiệm rõ ràng, một số công việc cần đƣợc phân công cho nhiều ngƣời, tránh phân công cho một ngƣời kiêm nhiệm làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng công tác kế toán. Cần thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa ngƣời ra quyết định thực hiện nghiệp vụ tài chính và ngƣời chấp hành quyết định đó.
- Đảm bảo tính quốc tế và chuẩn mực quốc gia của nghề nghiệp kế toán.
- Đảm bảo việc dự toán thu chi ngân sách hợp lý và chính xác trong từng k kế toán, đảm bảo việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kịp thời chính xác, đảm bảo việc chi tiêu trong Nhà trƣờng đúng mục đích, đúng chế độ và sử dụng nguồn kinh phí một cách tiết kiệm nhất góp phần quản lý chặt chẽ nguồn vốn ngân sách nhà nƣớc.
- Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nên tiến hành đồng thời trên cả lĩnh
vực quản lý vĩ mô và vi mô. Trong điều kiện thực tế, do ý thức chấp hành luật pháp còn hạn chế, các chế tài kỷ luật trong lĩnh vực tài chính còn chƣa nghiêm, tình