7. Kết cấu luận văn
2.3.4. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hiện nay, Trƣờng Cao đẳng Viglacera áp dụng hình thức kế toán là hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức kế toán này phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của Trƣờng Cao đẳng Viglacera và phù hợp với việc ứng dụng phần mềm kế toán FAST, phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế.
Các loại sổ kế toán Nhà trƣờng đang sử dụng: +Sổ nhật kí chung
+Sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản
(Danh mục hệ thống sổ Trƣờng Cao đẳng Viglacera đang sử dụng đƣợc trình bày tại Phụ lục 2.4)
2.3.4.1. Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán của đơn vị gồm 2 loại sổ: Sổ chi tiết và sổ tổng hợp, trong đó các sổ chi tiết đƣợc các kế toán phần hành ghi chép hoặc kết xuất từ chƣơng trình phần mềm kế toán. Cuối mỗi k kế toán, sau khi đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp, số liệu của hai sổ này là căn cứ để lập các báo cáo tài chính.
(Sổ nhật kí chung đƣợc trình bày ở Phụ lục 2.5)
(Sổ cái tài khoản 111: Tiền mặt đƣợc trình bày ở Phụ lục 2.6)
Sau giai đoạn lập và luân chuyển chứng từ kế toán, kế toán viên định khoản vào chứng từ và nhập liệu vào phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc nhập vào sẽ tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết có liên quan. Cuối quý hoặc một thời điểm bất k cần thiết, kế toán thực hiện khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động, kế toán viên có thể kiểm tra trên máy tính hoặc sau khi đã in ra giấy.
CHỨNG TỪ KẾ BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ PHẦN MỀM KẾ TOÁN SỔ KẾ TOÁN -Sổ Tổng họp -Sổ chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sơ đồ 2.6: Hình thức sổ kế toán đang áp dụng tại Trƣờng Cao đẳng Viglacera Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
(Nguồn: Phòng Kinh tế tổng hợp)
Tuy nhiên, thực tế Nhà trƣờng vẫn chƣa thực hiện việc kiểm tra đối chiếu số liệu thƣờng xuyên, liên tục. Cách ghi chép trên các sổ chi tiết chƣa thật sự linh hoạt theo đặc điểm của trƣờng nhƣ sổ chi tiết các khoản phải thu còn để ở mức tƣơng đối tổng hợp, nhƣ thu học phí,lệ phí; chƣa chi tiết thành thu học phí của từng hệ, từng đơn vị đƣợc đào tạo.
Danh mục mẫu sổ kế toán áp dụng tại Trƣờng Cao đẳng Viglacera chƣa thực
hiện theo quy định, còn lập thiếu mẫu sổ: Sổ chi tiết doanh thu sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (S51-H), Sổ theo dõi thuế GTGT (S53-H), Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (Hoặc đầu tƣ XDCB) (S63-H), Sổ theo dõi chi phí trả trƣớc (S71-H), Sổ theo dõi tạm ứng kinh phí của Kho bạc (S72-H). Do đó khó khăn cho việc quản lý, theo dõi thực hiện dự toán, theo dõi các hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ...
2.3.4.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tinvào tổ chức kế toán
Việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán giảm thiểu đƣợc chi phí nhân công, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động, cập nhật thông tin kinh tế, tài chính một cách kịp thời, khoa học, chính xác.Việc sử dụng các phần mềm kế toán độc lập với nhau có ƣu điểm là khi có sự trục trặc trong hệ thống, hoặc cần có những chỉnh sửa trong thiết kế hệ thống để phù hợp với những thay đổi trong chế độ tài chính, kế toán và yêu cầu quản lý thì không ảnh hƣởng đến công việc chung của toàn hệ thống. Tuy nhiên, nhƣợc điểm của hệ thống này là phần mềm kê khai thuế chƣa tích hợp với phần mềm kế toán tổng hợp do đó khó quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động kế toán, việc quản lý thu nhập của cán bộ công nhân viên chƣa đƣợc dễ dàng, khoa học, còn
có sai sót. Ngoài ra, đội ngũ kế toán của trƣờng tuy đƣợc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ nhƣng khả năng và trình độ tin học còn yếu do đó chƣa thật sự đáp ứng đƣợc yêu cầu mới để tiến hành tin học hóa công tác kế toán cho Trƣờng Cao đẳng Viglacera nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.