7. Kết cấu luận văn
3.3.4. Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
3.3.4.1.Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán
Trƣờng Cao đẳng Viglacera áp dụng thực hiện theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Hình thức kế toán này phù hợp với đặc điểm hoạt động, phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của Nhà trƣờng.
Trƣờng Cao đẳng Viglacera cần có giải pháp cụ thể trong việc hoàn thiện hình thức kế toán Nhật ký chung trong điều kiện có ứng dụng CNTT nhƣ: Thực hiện khóa sổ, in sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, đối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán, công tác bảo mật số liệu.
Trƣờng Cao đẳng Viglacera phải thƣờng xuyên cập nhật những thay đổi về sổ sách kế toán theo chế độ kế toán hiện hành để cung cấp cho nhà lập trình sửa đổi phần mềm kế toán đảm bảo các chỉ tiêu, nội dung và mẫu sổ đúng quy định đáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác.
Nhà trƣờng cần phải mở thêm các sổ kế toán nhƣ: Sổ chi tiết doanh thu sản xuất kinh doanh dịch vụ (S51-H); Sổ theo dõi thuế GTGT (S53-H); Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (S62-H); Sổ theo dõi chi phí trả trƣớc (S32- H),
Công tác in ấn và trình kí sổ kế toán phải kịp thời, kết thúc k kế toán phải đƣa vào kho lƣu trữ để tránh thất lạc và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát.
3.3.4.2.Hoàn thiện ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức kế toán
Hiện nay, trƣờng ứng dụng CNTT vào công tác kế toán, sử dụng phần mềm kế toán FAST, phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế.
Việc ứng dụng CNTT vào công tác kế toán giảm thiểu đƣợc chi phí nhân công, tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động, cập nhật thông tin kinh tế, tài chính một cách kịp thời, khoa học, chính xác.Việc sử dụng các phần mềm kế toán độc lập với nhau có ƣu điểm là khi có sự trục trặc trong hệ thống, hoặc cần có những chỉnh sửa trong thiết kế hệ thống để phù hợp với những thay đổi trong chế độ tài chính, kế toán và yêu cầu quản lý thì không ảnh hƣởng đến công việc chung của toàn hệ thống.Tuy nhiên, nhƣợc điểm của hệ thống này là do phần mềm kê
khai thuế chƣa tích hợp với phần mềm kế toán tổng hợp do đó khó quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động kế toán, kiểm soát việc quản lý thu nhập của CBCNV chƣa đƣợc dễ dàng, khoa học, còn có sai sót. Ngoài ra, đội ngũ kế toán của trƣờng tuy đƣợc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ nhƣng khả năng và trình độ tin học còn yếu do đó chƣa thật sự đáp ứng đƣợc yêu cầu mới để tiến hành tin học hóa công tác kế toán cho trƣờng nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Trƣờng chƣa tích hợp phần mềm kế toán thuế thu nhập cá nhân vào phần mềm kế
toán thanh toán, tổng hợp, do đó việc quản lý thu nhập của CBCNV chƣa đƣợc dễ dàng, khoa học, mất nhiều thời gian thực hiện và vẫn có khả năng xảy ra sai sót.
Để đảm bảo đƣợc yêu cầu khối lƣợng công việc ngày một lớn, việc tăng cƣờng cơ sở vật chất, hiện đại hóa trang thiết bị làm việc, đƣa ứng dụng tin học vào công tác quản lý tài chính nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý tài chính là việc làm hết sức cần thiết đối với đơn vị. Do đó, cần có các giải pháp sau:
Một là, lãnh đạo Trƣờng cần quan tâm đến việc sử dụng, ứng dụng CNTT. Cụ thể, cần chỉ đạo và triển khai xây dựng chƣơng trình, lập dự án ứng dụng CNTT theo đúng quy định hiện hành, báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt.
Hai là, khẩn trƣơng đào tạo nguồn nhân lực về ứng dụng CNTT.
Cần tổ chức các lớp về đào tạo tin học để cập nhật kiến thức tin học cơ bản cho CBCNV của đơn vị. Bên cạnh đó các đơn vị cũng cần tuyển chọn một số cán bộ để đào tạo chuyên sâu về tin học để những cán bộ này có khả năng phân tích hệ thống, quản lý và triển khai có hiệu quả hệ thống thông tin quản lý để làm công tác quản trị mạng...
Ba là, chủ động đầu tƣ cơ sở vật chất về thiết bị CNTT.
Tùy thuộc vào quy mô, chức năng và nhiệm vụ của từng đơn vị mà trang bị máy tính (bao gồm máy chủ, máy con) và kết nối cơ sở dữ liệu sao cho phát huy đƣợc tốt công suất và khả năng của máy, tránh lãng phí khi mua sắm thiết bị.
Bốn là, xây dựng và hoàn thiện việc ứng dụng CNTT theo hƣớng hiện đại hóa, tích hợp các phần mềm kế toán (phần mềm kế toán thuế thu nhập cá nhân, phần mềm kế toán tổng hợp, phần mềm thu học phí, phần mềm kế toán TSCĐ...) vào một phần mềm kế toán tổng hợp, thanh toán thống nhất để dễ sử dụng, quản lý.