7. Kết cấu luận văn
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Tại Trƣờng Cao đẳng Viglacera công tác tổ chức hệ thống chứng từ kế toán thực hiện theo đúng chế độ kế toán của Nhà nƣớc ban hành. Tuy nhiên, ở một số khía
cạnh Nhà trƣờng cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện, chuẩn hóa hệ thống chứng từ đã và đang sử dụng, đảm bảo khách quan, trung thực, minh bạch của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phát hiện ngăn ngừa tiêu cực trong quản lý kinh tế.
Đối với khâu lập chứng từ: Hoàn thiện quy định về lập chứng từ kế toán tại Nhà trƣờng: cần có các quy định cụ thể về các yếu tố của chứng từ, đặc biệt yếu tố về chữ ký của những ngƣời có thẩm quyền, trách nhiệm phải đồng nhất.
Cần quy định về thủ tục, phƣơng pháp lập chứng từ. Nhà trƣờng cần phải xây dựng đƣợc quy trình phân công nhiệm vụ của từng nhân viên trong bộ máy kế toán, công tác phối hợp giữa bộ máy kế toán với các bộ phận khác trong Nhà trƣờng.
Đối với khâu kiểm tra chứng từ: Bộ phận kế toán và các bộ phận chức năng trong Nhà trƣờng có liên quan phải kiểm tra các loại chứng từ kế toán (bao gồm chứng bên trong và bên ngoài Nhà trƣờng). Để hạn chế tối đa những sai sót về mặt chứng từ thì kế toán cần tăng cƣờng kiểm tra đối với tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh kể cả thu, chi trong Nhà trƣờng, chứng từ kế toán phát sinh liên quan đến bộ phận nào thì bộ phận đó phải có trách nhiệm kiểm tra và công việc kiểm tra phải đƣợc thực hiện một cách thƣờng xuyên, liên tục và phải đƣợc coi là khâu bắt buộc trong khâu lập và tiếp nhận chứng từ.
Nhà trƣờng nên xây dựng một quy trình, nội dung, kế hoạch kiểm tra trong
toàn trƣờng (kiểm tra thƣờng xuyên và đột xuất); có những hình thức khen thƣởng,
động viên kịp thời đối với những tập thể, cá nhân làm tốt. Đây cũng là biện pháp để nâng cao trách nhiệm trong công tác kiểm tra trong nội bộ bộ phận kế toán và các bộ phận khác trong bộ máy nhà trƣờng. Bên cạnh đó, phải có hình thức xử lý theo từng mức độ vi phạm, để hạn chế quá trình sai sót trong thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao.
Trình từ kiểm tra chứng từ kế toán ở Nhà trƣờng phải đƣợc tiến hành nhƣ sau:
- Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, phản ánh trên chứng từ;
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán; - Kiểm tra việc chấp hành qui chế quản lý nội bộ của những ngƣời lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, thể lệ kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc và đơn vị, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho...) đồng thời báo ngay cho Hiệu trƣởng và kế toán trƣởng Nhà trƣờng biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không rõ ràng, thì ngƣời chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại hoặc báo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó mới dùng làm căn cứ ghi sổ.
Đối với khâu luân chuyển chứng từ: Nhà trƣờng phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ tối ƣu trong nội bộ đơn vị, quy định thời gian tiếp nhận và xử lý chứng từ nhằm tránh sự chậm trễ khi xử lý chứng từ. Khi xây dựng quy trình luân
chuyển chứng từ phải đảm bảo tránh đƣợc các khâu trung gian và kịp thời cập nhật thông tin vào sổ kế toán.
Cần yêu cầu bộ phận kế toán nghiêm chỉnh thực hiện việc khoá sổ k kế toán. Tránh trƣờng hợp để đến qua k kế toán rồi mà các kế toán phần hành phát hiện chênh lệch sổ sách của mình, tự động quay lại sửa trong phần mềm ở k trƣớc làm ảnh hƣởng tới sổ sách của các bộ phận khác. Cần phải sửa sai, điều chỉnh bằng bút toán vào thời điểm hiện tại.
Đối với khâu lƣu trữ, bảo quản và tiêu hủy chứng từ:
Để đảm bảo việc lƣu trữ chứng từ đƣợc thuận tiện cho bộ phận kế toán, Nhà trƣờng nên bố trí một kho lƣu trữ rộng hơn, có điều kiện bảo quản chứng từ tốt hơn, để bảo quản lƣu trữ chứng từ theo đúng quy định của Nhà nƣớc. Do tình hình thời tiết khắc nghiệt cho nên cần phải trang bị các máy móc, thiết bị bảo quản nhƣ hút ẩm, đồng thời phải kiểm tra thƣờng xuyên kho lƣu trữ để tránh mối mọt, rách nát… đảm bảo thời hạn bảo quản lƣu trữ của từng loại chứng từ kế toán theo đúng Luật Kế toán.