- Nội dung thu thập: tương tự như kế toán ngoại tệ gửi ngân hàng nhưng chỉ khác tên tài khoản.
3.2.2. Tổ chức công tác kế toán tiền và quản lý tiền tại đơn vị
Trên cơ sở những tồn tại đã nhận ra, em xin đưa ra một số giải pháp như sau: * Việc kiểm tra đối chiếu sổ sách
Công ty nên yêu cầu kỹ thuật viên máy tính viết lại chương trình kế toán máy để điều chỉnh nghiệp vụ kinh tế phát sinh đó chỉ vào sổ kế toán chi tiết, không vào sổ kế toán tổng hợp mà công ty nên có thủ tục để kiểm tra việc này, chẳng hạn như kế toán thanh toán in sổ kế toán chi tiết và nhân viên kế toán tổng hợp phải kiểm tra lại từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên sổ chi tiết và đối chiếu với chứng từ gốc và các chứng từ có liên quan khác. Nếu có sai sót thì kế toán tổng hợp sẽ yêu cầu kế toán thanh toán sửa lại nghiệp vụ kinh tế đó.
Công ty nên trang bị máy tính cho thủ quỹ để thủ quỹ ghi nhận các nghiệp vụ thu chi tiền thuận tiện cho công tác đối chiếu kiểm tra giữa sổ quỹ và sổ kế toán chi tiết tiền.
* Phân quyền xét duyệt
Công ty nên áp dụng nguyên tắc phân quyền, ở dưới mức chi nào đó sẽ do phó giám đốc phê duyệt, trên mức đó giám đốc mới phê duyệt. Mỗi người phê duyệt hạn mức chi khác nhau có thể quản lý kỹ hơn việc chi tiền trong doanh nghiệp và người đó có thể chuyên sâu và hiểu được bản chất của nghiệp vụ hơn vì vậy khó xảy ra nghiệp vụ nào duyệt và chi sai mục đích.
Công ty cũng nên quy định chỉ nên giữ tại quỹ của công ty số tiền bao nhiêu, tiền tồn tại quỹ nhiều sẽ rất nguy hiểm, số tiền này dựa vào dự kiến thu tiền, số tiền đó đủ để chi cho các nghiệp vụ thường xuyên xảy ra. Các nghiệp vụ xảy ra ít nhưng số tiền lớn thì nên thanh toán qua ngân hàng. Từ việc gửi tiền vào ngân hàng công ty cũng hưởng được một nguồn lợi ích do dịch vụ mang lại chẳng hạn như là lãi tiền gửi.
* Về chứng từ
Đối với chứng từ thu tiền bán hàng trả nợ ngay, trên mỗi phiếu thu thu tiền bán hàng kế toán thanh toán nên ghi là thu tiền bán hàng trên hóa đơn bán hàng nào hoặc phô tô hóa đơn bán hàng đính kèm với phiếu thu.
* Về thiết kế mẫu biểu chứng từ
So với màn hình nhập liệu thì trên màn hình nhập liệu có theo dõi mã đối tượng của khách hàng, của nhà cung cấp và của từng nhân viên, nhưng trong mẫu biểu chứng từ của Phiếu thu, Phiếu chi hay Giấy tạm ứng thì không thế hiện.
Đối với những Phiếu thu và Phiếu chi cho việc chi tiền mua nguyên vật liệu nước ngoài hoặc thu tiền ngoại tệ thì không thể hiện phần tỷ giá, và không có chữ ký của thủ quỹ.
SVTH : Phạm Thị Lê Thủy Triều Trang 43 Vì vậy ta cần thiết kế lại mẫu biểu của Phiếu thu và Phiếu chi thêm phần tỷ giá để thấy được sự biến động tỷ giá, dễ dàng theo dõi từng loại ngoại tệ,thêm mã đối tượng và phải có chữ ký của thủ quỹ để dễ dàng trong việc đối chiếu sổ sách và chứng từ liên quan. Mẫu biểu được thiết kế lại như sau:
Công ty TNHH SX TM Minh Thành Phong 141- Đường số 11- Quận 6 PHIẾU THU Số: Nợ TK: Ngày tháng năm Có TK: Mã đối tượng:………
Họ và tên người nộp tiền: ………. Địa chỉ:………..
Lý do nộp: …….
Số tiền: VNĐ……….. Ngoại tệ…. Số lượng.... Tỷ giá….. Viết bằng chữ….
Chứng từ kèm theo:………
Thủ quỹ Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp
(ký) (ký) (ký) (ký)
* Việc áp dụng tỷ giá và xử lý chênh lệch tỷ giá
Đối với kế toán ngoại tệ, sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh nghiệp nếu có chênh lệch tỷ giá hoái đoái công ty nên đưa chênh lệch tỷ giá hoái đoái vào doanh thu hoặc chi phí tài chính như chế độ quy định chứ không phải cuối tháng mới điều chỉnh như doanh nghiệp đã làm hiện nay.
* Việc lập dự toán ngân quỹ
Doanh nghiệp nên lập dự toán ngân quỹ ít nhất trong vòng 3 tháng để lên các kế hoạch tài trợ vốn khi cần thiết hoặc sử dụng nguồn tiền tạm thời nhàn rỗi để thu lợi.