5. Kết cấu bài luận
2.3.2. Những hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những thành công kể trên, công ty TNHH Thương Mại Trang Thiết Bị Y Tế Trung Lập không thể tránh khỏi những thiếu sót của mình. Cụ thể:
2.3.2.1. Cung cấp hàng hoá cho khách hàng không đúng hạn.
Công ty hoạt động dựa tên tiêu chí khách hàng cần gì mình sẽ cung cấp. Vì vậy, công ty không lưu trữ quá nhiều hàng hoá, đặc biệt là máy móc thiết bị. Chỉ lưu trữ những máy móc thiết bị bán chạy và chủ yếu là các vật phẩm tiêu hao chỉ dùng được một lần. Vì cơ bản vật phẩm tiêu hao bán khá chạy và không bị chôn vốn, mặc khác số lượng một đơn hàng đặt vật phẩm tiêu hao cũng khá nhiều. Vấn đề này xảy ra cũng vì một phần là nguồn vốn của công ty vẫn còn hạn hẹp. Tuy nhiên điều này đã làm xảy ra tình huống cung cấp hàng hoá không đúng hạn đối với hàng hoá không có sẵn, làm ảnh hưởng đến uy tín công ty và tỷ lệ hợp tác lần sau. Mặc khác, điều này cũng khiến cho thời gian hoàn thành một đơn hàng tăng lên. Theo ghi nhận của công ty, trường hợp này xảy ra tầm 10% trong tổng số đơn hàng được công ty thực hiện.
Bên cạnh đó, có nhiều tình huống không may mắn xảy ra như công ta đã nhận được lời chào hàng của nhà sản xuất và tiến hành tham gia đấu thầu. Tuy nhiên khi nhận được đấu thầu thì bên đối tác ngừng cung cấp hoặc không còn mặt hàng đó nên phải chờ một thời gian để sản xuất lại. Chính điều này làm ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian giao hàng cho bên thầu hoặc trường hợp ngừng cung cấp thì công ty buộc phải tìm nhà cung cấp mới, làm lại thông tin mặt hàng cung cấp cho chủ đầu tư và phải chờ đợi bên khách hàng quyết định có mua hay không. Nếu khách hàng quyết định không mua thì công ty đã đánh mất một khách hàng tiềm năng.
Mặc khác, việc cung cấp hàng hoá cho khách hàng của công ty phụ thuộc hoàn toàn vào quá trình giao dịch, nhận hàng từ đối tác nên đôi khi xảy ra tình huống đối tác sản xuất hàng trễ làm ảnh hưởng đến việc giao hàng của công ty. Bên cạnh đó, quá trình nhập khẩu không thể thoát khỏi những vấn đề gặp phải như tàu đến chậm dẫn đến việc nhận hàng chậm. Đối với hàng air sẽ ít gặp trường hợp mất hàng, nhưng hàng biển, đối với một vài trường hợp cụ thể như tàu bị mắc cạn, gặp bão lớn… buộc phải vứt một số hàng xuống biển. Nếu hàng mình bị vứt xuống biển, công ty sẽ gặp tình
cấp. Với những trường hợp trên, công ty phải xin gia hạn hợp đồng và điều này làm ảnh hưởng đến uy tín của công ty khá nhiều, trường hợp xấu hơn là sẽ không thực hiện được hợp đồng, đền bù hợp đồng dẫn đến thua lỗ.
2.3.2.2. Nội dung các điều khoản trong hợp đồng ngoại thƣơng của công ty còn khá sơ sài, chung chung.
Hiện nay, nội dung các điều khoản trong hợp đồng mà công ty ký kết với các nhà cung cấp nước ngoài đều khá sơ sài, chung chung. Điều này ảnh hưởng xấu đến việc thực hiện các nghiệp vụ tiếp theo trong quy trình nhập khẩu của công ty như: làm thủ tục hải quan, nhận hàng và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chẳng hạn, với một số hợp đồng với nhà cung cấp là Trung Quốc, các mục đều ràng buộc trách nhiệm của công ty mà thiếu mục ràng buộc trách nhiệm của nhà cung cấp trong việc cung cấp chứng từ thanh toán.
Những tồn tại trong nội dung của hợp đồng là do các nguyên nhân: công ty quá tin tưởng vào mối quan hệ của mình với các nhà cung cấp và cho rằng mâu thuẫn phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng đều có thể giải quyết bằng cách thương lượng. Thêm vào đó, công ty cũng chưa ý thức được tầm quan trọng của các điều khoản như trọng tài, khiếu nại, miễn trách vì trên thực tế kinh doanh của công ty thì điều này chưa xảy ra. Nhưng xét về mặt lợi ích của công ty, Trung Lập nên nghiên cứu và đưa ra các điều khoản này vào trong hợp đồng vì nó là cơ sở pháp lý để giải quyết tranh chấp.
2.3.2.3. Tình trạng mất mát, hƣ hỏng hàng hoá còn hay xảy ra do sự thiếu kinh nghiệm và chủ quan của nhân viên.
Tuy công ty đã có bước ngoặc mới trong kinh doanh là tự có nhân lực của mình làm nghiệp vụ giao nhận hàng hoá, không cần phải thuê bên thứ 3 để uỷ thác nhận hàng nhưng nhìn chung vẫn đang trong tình trạng hoàn thiện và phát triển. Vì vậy không thể không có thiếu xót xảy ra. Nhân viên phụ trách có kiến thức, chuyên môn về việc làm giao nhận, thông quan… nhưng vẫn chưa có kinh nghiệm nhiều. Đi kèm là sự chủ quan, bất cẩn của nhân viên giao nhận làm cho tình trạng mất mát, hư hỏng hàng hoá, đôi lúc xảy ra khi làm thủ tục nhận hàng tại các cảng. Mặc dù vấn đề xảy ra với tần suất khá ít (tầm 5% trong tổng số đơn hàng công ty thực hiện) và có thể giải quyết ngay nhưng sự thiếu tổn, mất mát là điều không thể thay đổi. Bên cạnh đó, công ty
chưa có biện pháp mạnh để giải quyết, truy vấn, răng đe nhân viên về vấn đề này nên hiện tượng này đôi khi vẫn còn tiếp diễn.