5. Kết cấu bài luận
2.2.2. Quy trình nhập khẩu trang thiết bị y tế của công ty TNHH Thƣơng Mại Trang
Mại Trang Thiết Bị Y Tế Trung Lập.
Quy trình nhập khẩu của công ty.
Thủ tục hải quan, thông quan, nhận hàng và tiến hành giao hàng cho nhà đầu tư.
Thanh toán hợp đồng nhập khẩu. Ký kết hợp đồng với bên vận chuyển. Ký kết hợp đồng với đối tác xuất khẩu.
Ký kết hợp đồng với chủ đầu tư. Dự thầu.
2.2.2.1. Xác định mặt hàng nhập khẩu và nhà sản xuất nƣớc ngoài.
Công ty sẽ sử dụng tất cả phương thức tìm kiếm thông tin, tìm kiếm khách hàng như mối quan hệ trong ngành, thông tin từ khách hàng đã và đang hợp tác, triển lãm, hội thảo về y tế... để tìm kiếm các gói thầu từ các bệnh viện, sở y tế, dự án trong nước… Sau khi xác định được mặt hàng cần có để tham gia thầu, công ty sẽ tiến hành nghiên cứu, tìm kiếm các nhà sản xuất ở nước ngoài về mặt hàng đó, nghiên cứu thị trường và các nhân tố ảnh hưởng tới giá cả, nghiên cứu giá của hàng hoá cần nhập khẩu và xác định mức giá có thể giao dịch.
Khi đã xác định được mặt hàng nào mình cần mua, Công ty sẽ liên hệ với nhà sản xuất nước ngoài để trao đổi thông tin chi tiết về đặc tính, kỹ thuật… của máy móc thiết bị cần mua và giá chính xác của mặt hàng đó, tạo cơ sở để chào thầu với chủ đầu tư mời thầu bằng cách gửi thư hỏi hàng. Sau đó công ty sẽ nhận được thư chào hàng hoặc thư báo giá của nhà xuất khẩu với đầy đủ những thông tin mà công ty cần.
2.2.2.2. Dự thầu.
Công ty phải tham gia dự thầu để có được đơn đặt hàng từ các chủ đầu tư. Quy trình như sau:
- Mời thầu: Trước khi tham gia thầu, công ty bắt buộc phải trình giấy giới thiệu công ty để có thể được mua hồ sơ mời thầu. Công ty sẽ mua hồ sơ mời thầu để tham gia dự thầu. Hồ sơ mời thầu (phụ lục C).
Nhà thầu cần làm rõ hồ sơ mời thầu, phải gửi trực tiếp hoặc gián tiếp nhưng phải được thể hiện bằng văn bản cho chủ đầu tư trước khi hết hạn nộp hồ sơ dự thầu đã quy định ít nhất là 10 ngày. Bên mời thầu sẽ trả lời bằng văn bản, fax... có chữ ký và con dấu của chủ đầu tư cho tất cả các nhà thầu tham dự trước khi hết hạn nộp hồ sơ dự thầu quy định ít nhất là 3 ngày. Thư chỉ giải thích các câu hỏi nhưng không chỉ rõ nguyên nhân. Thắc mắc sẽ được giải thích và gửi đi cho tất cả các nhà thầu đã nộp hồ sơ dự thầu.
Trong quá trình làm rõ, nhà thầu không có quyền thay đổi bản chất hồ sơ và giá dự thầu. Tuy nhiên, nhà thầu có quyền làm thủ tục sửa đổi, bổ sung hồ sơ dự thầu trước khi hết hạn nộp hồ sơ dự thầu là 10 ngày. Chủ đầu tư có thể chủ động hoặc theo yêu
cầu của nhà thầu tiến hành sửa đổi bổ sung hồ sơ mời thầu. Tất cả các nhà thầu đã mua hồ sơ mời thầu và tham gia đấu thầu sẽ được thông báo về sự thay đổi văn bản hoặc bằng fax có chữ ký con dấu của chủ đầu tư trước khi hết hạn nộp hồ sơ dự thầu ít nhất 3 ngày.
Thủ tục làm hồ sơ mời thầu đối với công ty khá đơn giản vì các biểu mẫu đã có sẵn, thông tin cũng được công ty chuẩn bị trước đó.
Thủ tục làm hồ sơ mời thầu cơ bản chỉ là hoàn thiện các giấy tờ để chứng mình được khả năng tài chính của công ty, đồng thời giới thiệu sản phẩm công ty sẽ cung cấp cho chủ đầu tư các thông tin và số liệu cơ bản về kỹ thuật của sản phẩm.
Mặc dù quy trình này khá đơn giản và dễ hoàn thiện, tuy nhiên đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức căn bản và thông tin rõ ràng về công ty, sản phẩm thì mới có thể hoàn thành đầy đủ các giấy tờ mà chủ đầu tư quy định.
Tiêu chuẩn đánh giá trong hồ sơ mời thầu không hợp lý hoặc chứa đựng nhiều yếu tố có khả năng làm giảm tính cạnh tranh trong đấu thầu, làm tăng yếu tố chủ quan trong lựa chọn nhà thầu, như: xây dựng thang điểm kỹ thuật chưa tập trung vào các đặc tính kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm (xuất xứ, kỹ thuật, thế hệ...) mà lại chú trọng nhiều vào năng lực nhà thầu, có thể dẫn đến việc lựa chọn mặt hàng có chất lượng không cao trong cùng nhóm tiêu chuẩn; Đưa một số tiêu chí đánh giá có tính chất chủ quan cao vào hồ sơ mời thầu dẫn đến trong thực tế, chỉ cần Tổ chuyên gia đánh giá mặt hàng dự thầu “không đạt” là nhà thầu bị loại mặc dù sản phẩm vẫn đáp ứng được tất cả các tiêu chí khác của hồ sơ mời thầu.
- Dự thầu: Khi công ty xem xét, làm rõ hồ sơ mời thầu, tự đánh giá đủ điều kiện thích hợp tham gia đấu thầu, công ty sẽ gửi hồ sơ dự thầu tham gia dự thầu (phụ phục D).
Vì hồ sơ được thực hiện trong nước và công ty dự thầu cũng là công ty Việt Nam, chịu sự quản lý của pháp luật và tòa án Việt Nam nên ngôn ngữ sử dụng trong hồ sơ dự thầu là tiếng Việt.
Các tài liệu cần có trong hồ sơ dự thầu: (phụ lục D)
Đồng thời, là cơ sở cho việc thể hiện rằng công ty có thể đảm bảo cho sản phẩm về mặt hướng dẫn, bảo hành sản phẩm và có thể thay thế phụ tùng mặc dù máy móc được nhập từ nước ngoài. Các số liệu này đem lại sự an toàn, đảm bảo cho nhà thầu nếu chọn nhà cung cấp là công ty mình.
Về kỹ thuật: Số liệu về kỹ thuật chính là bằng chứng cho thấy sản phẩm, máy móc mà công ty cung cấp là hoàn toàn được nhập từ nước ngoài về, có xuất xứ và nhà sản xuất rõ ràng, có đạt tiêu chuẩn hay không, máy móc thiết bị là mới, hiện đại… Một phần làm rõ về thông tin, một phần chứng minh được chất lượng sản phẩm, từ đó nhà đầu tư có cơ sở và căn cứ để lựa chọn dòng sản phẩm mình sẽ mua.
Về đặc tính kỹ thuật máy: nguồn cung cấp vật tư, thiết bị máy: Đây chính là sự đảm bảo của công ty về vấn đề hỗ trợ và bảo hành dành cho chủ đầu tư.
Về thương mại tài chính: công ty phải đưa đầy đủ các giá dự thầu, thông tin điều kiện gia hàng và các điều kiện tài chính.
Giá dự thầu:
Giá của từng mặt hàng trong kế hoạch đấu thầu chủ yếu được các Bệnh viện và Sở Y tế (đối với đấu thầu tập trung) xây dựng trên cơ sở giá trúng thầu của năm trước cộng với tỷ lệ trượt giá. Vì vậy, để đảm bảo cho việc sẽ được nhận thầu, công ty nên chủ động tham khảo giá trúng thầu và không trúng thầu của các nhà thầu khác trong thời gian không quá 12 tháng đối với loại sản phẩm công ty sẽ cung cấp. Việc tham khảo này sẽ hạn chế được vấn đề công ty chào giá quá cao so với khả năng của nhà thầu, là cơ sở đầu tiên công ty sẽ bị loại trong việc đấu thầu này.
Loại tiền bỏ thầu và đồng tiền thanh toán: Hồ sơ phải quy định rõ loại tiền bỏ thầu và tỷ giá quy đổi giữa loại tiền bỏ thầu và đồng tiền Việt Nam được xác định theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm mở thầu.
Thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu thường là 120 đến 150 ngày tuỳ theo gói thầu kể từ khi đóng thầu do nhà thầu đăng ký trong đơn dự thầu. Trường hợp cần gia hạn thời gian có hiệu lực của hồ sơ dự thầu, chủ đầu tư sẽ thông báo cho các nhà thầu khi được phép của người có thẩm quyền, nếu nhà thầu không chấp nhận thì sẽ được hoàn tiền bảo lãnh.
Bảo lãnh dự thầu và hoàn trả bảo lãnh dự thầu: Nhà thầu phải nộp bảo lãnh dự thầu theo mức quy định cho từng lô tham dự. Bảo lãnh tham dự được xác định bằng đồng tiền dự thầu bằng một trong những hình thức đã quy định.
Mỗi nhà thầu sẽ nộp 06 bộ hồ sơ dự thầu có cùng một nội dung. Bao gồm 2 bản chính và 4 bản photo, mỗi bộ hồ sơ bỏ vào trong một phong bì dán kín, bên ngoài có ghi “hồ sơ dự thầu bản chính” hoặc “hồ sơ dự thầu bản sao”. Tất cả các phong bì chứa hồ sơ dự thầu bản chính và bản sao được bỏ chung vào một phong bì lớn dán kín và có đóng dấu niêm phong, bên ngoài có ghi tên nhà thầu, địa chỉ nhà thầu. Phong bì này sẽ được giữ kín và không mở ra trước ngày mở thầu.
Đối với công ty Trung Lập, những giấy tờ cơ bản để làm hồ sơ dự thầu công ty đều làm và có sẵn nên chỉ cần sử dụng khi thầu, vì vậy tiết kiệm được khá nhiều thời gian cho việc chuẩn bị giấy tờ. Tuy nhiên công ty phải hoàn thành thêm những giấy tờ có liên quan đến máy móc thiết bị như kỹ thuật, nhà sản xuất, giá cả… mà công việc này khá là mất thời gian và yêu cầu sự cẩn thận, chính xác. Vì vậy, đối với toàn bộ nhân viên trong bộ phận phòng xuất nhập khẩu và kế hoạch tổng hợp phải có nghiệp vụ, hiểu biết trong vấn đề này.
Mở thầu và công bố kết quả đấu thầu, trao hợp đồng:
Khi hết hạn nộp hồ sơ dự thầu, chủ đầu tư sẽ tiến hành mở thầu với sự chứng kiến của đại diện các nhà thầu. Tất cả các hồ sơ, tài liệu, thông tin trong quá trình mở thầu và đánh giá hồ sơ dự thầu phải được bảo mật trước khi bên mời thầu công bố và chủ đầu tư ký kết hợp đồng với nhà trúng thầu.
Hồ sơ dự thầu có giá đánh thấp nhất và thấp hơn giá gói thầu đã được duyệt sẽ được xếp hạng cao nhất và theo thứ tự xếp hạng cho các hồ sơ còn lại.
Sau khi đánh giá hồ sơ dự thầu, chủ đầu tư sẽ lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất. Từ đó trình kết quả lên cấp có thẩm quyền phê duyệt. Chủ đầu tư công bố nhà trúng thầu và làm thủ tục thương thảo hợp đồng. Nhà thầu phải trình bảo lãnh của hãng gốc cam kết bảo hành, bảo trì thiết bị cũng như cung cấp phụ tùng thay thế.
Cùng với việc thông báo cho nhà trúng thầu biết rằng họ đã trúng thầu, chủ đầu tư sẽ gửi cho nhà thầu mẫu hợp đồng đã nêu trong hồ sơ mời thầu. Theo thời gian được thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp đồng để tiến đến ký kết hợp đồng chính thức.
2.2.2.3. Ký kết hợp đồng.
- Ký kết hợp đồng với chủ đầu tƣ:
Sau khi đấu thầu thành công và đã tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp đồng, công ty sẽ hoàn tất thủ tục và ký hợp đồng với chủ đầu tư. Sau khi bàn bạc và thoả thuận, hai bên đồng ý ký kết hợp đồng mua bán thiết bị y tế với các điều khoản như sau:
Trong điều khoản nội dung hợp đồng, yêu cầu quy định rõ ràng, chi tiết, chính xác những nội dung sau:
Tên hàng, loại hàng hoá, đặc tính kỹ thuật.
Xuất xứ, nơi sản xuất.
Số lượng hàng hoá mua bán.
Đơn giá, thành tiền.
Tổng giá trị hợp đồng. Quy định rõ ràng giá bao gồm những trị giá hàng hoá nào, thuế giá trị gia tăng, phí vận chuyển, lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn sử dụng và bảo hành, bảo trì.
Trong điều khoản chất lượng hàng hoá, yêu cầu quy định rõ ràng nội dung sau:
Hãng sản xuất, nơi sản xuất và ngày tháng năm sản xuất. Bên bán đảm bảo cung cấp trang thiết bị y tế đúng nguồn gốc sản xuất, mẫu mã và cấu hình theo hồ sơ tính năng kỹ thuật và cấu hình trong hồ sơ dự thầu.
Cam kết có giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O) và giấy chứng nhận chất lượng (C/Q), cam kết cung cấp đầy đủ vật tư tiêu hao, sửa chữa trong thời gian bảo hành. Trong trường hợp có tăng giá thì bên bán bảo đảm trong vòng 5% so với giá cung cấp của năm đầu.
Điều khoản chất lượng hàng hóa là điều không thể thiếu trong hợp đồng. Nó nói lên sản phẩm chủ đầu tư sẽ mua có thông tin cụ thể như thế nào. Cũng là
căn cứ sau này chủ đầu tư dựa vào để đánh giá sản phẩm cũng như khiếu nại nếu sản phẩm được cung cấp không đúng như mô tả trong hợp đồng.
Vì vậy, công ty phải thực sự cẩn trọng trong việc quyết định dòng sản phẩm sẽ cung cấp để có thể đáp ứng được đúng nhu cầu của khách hàng.
Trong điều khoản thi hành và chất lượng mỗi bên:
Bên mua:
Cần phải chuẩn bị các điều kiện về cơ sở vật chất để nhận hàng.
Cử nhân viên kỹ thuật tiến hành nghiệm thu thiết bị.
Đảm bảo việc thanh toán cho bên bán đủ và đúng thời hạn theo phương thức thanh toán đã ghi trong hợp đồng.
Bên bán:
Nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng bằng tiền mặt hoặc bảo lãnh ngân hàng ngay khi ký kết hợp đồng trong vòng 10 - 15 ngày (tuỳ theo hồ sơ mời thầu và giá trị của hợp đồng thoả thuận) với thời gian hiệu lực đến hết thời gian hiệu lực của hợp đồng. Bảo lãnh này được giải toả trong vòng không quá 30 ngày sau khi bên bán hoàn thành nghĩa vụ, kể cả nghĩa vụ bảo hành theo hợp đồng, có biên bản thanh lý hợp đồng.
Thực hiện việc giao hàng theo phương thức đã ghi trong hợp đồng, đúng với các phụ kiện đã chào hàng trong hồ sơ thầu.
Thực hiện việc lắp đặt, kiểm tra và chạy thử thiết bị phù hợp với các đặc tính kỹ thuật trong hồ sơ dự thầu.
Chịu trách nhiệm bảo hành thiết bị theo đúng hợp đồng. Trong thời hạn bảo hành, nếu có sự cố hỏng hóc thiết bị, bên bán phải cử chuyên viên kỹ thuật đến khắc phục sau khi nhận được thông tin từ bên mua.
Sẵn sàng ký hợp đồng bảo trì, sửa chữa sau khi hết thời gian bảo hành nếu bên mua có nhu cầu.
Thời gian và phương thức: giao nhận, lắp đặt, nghiệm thu, bảo hành. Quy định cụ thể thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, thời gian nghiệm thu, thời gian bảo hành.
Trong điều khoản phương thức thanh toán: Quy định phương thức thanh toán, hình thức thanh toán và hồ sơ thanh toán phải đầy đủ những tài liệu sau:
Hoá đơn tài chính bản chính.
Tờ khai hải quan bản sao có thị thực hợp lệ.
Biên bản bàn giao.
Biên bản lắp đặt tĩnh, chạy có tải và chạy không tải.
Biên bản nghiệm thu và đưa vào sử dụng.
Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá (C/O).
Giấy chứng nhận chất lượng hàng hoá (C/Q).
Trong điều khoản bảo hiểm và đền bù: Quy định bên mua bảo hiểm vận chuyển thiết bị về Việt Nam và đến nơi lắp đặt, cách giải quyết trong trường hợp xảy ra tổn thất hoặc bất khả kháng.
Điều khoản chung: Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh hợp đồng, không bên nào tự ý thay đổi hợp đồng. Điều khoản này cũng quy định rõ thời hạn hiệu lực của hợp đồng, số bản hợp đồng có giá trị pháp lý như nhau. Vì công ty hoạt động dựa trên tiêu chí cung cấp nhu cầu của khách hàng, nên việc thương thảo hợp đồng với khách hàng khá thuận lợi, đôi khi có sự bất đồng ở 2 bên như bên khách hàng không thể thay đổi một số điều khoản để phù hợp hơn với quy tắc bên công ty. Tuy nhiên vấn đề này cũng được giải quyết bằng cách đưa ra những