5. Kết cấu bài luận
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Về mặt tổ chức: các phòng ban của công ty không nhiều, cơ cấu cũng khá đơn giản. Công ty có cơ cấu tổ chức theo chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và các phòng ban được mô tả theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1: Cơ cấu tổ chức của công ty.
(Nguồn: Phòng Tài Chính – Hành Chính)
Bộ máy tổ chức công ty chặt chẽ, có sự gắn kết giữa các phòng ban. Các đơn vị chức năng có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến, do đó mỗi cấp dưới có thể có nhiều cấp trên chỉ huy. Mô hình này khá thuận lợi cho việc quản lý, không đòi hỏi người quản trị phải có kiến thức toàn diện. Các phòng ban luôn hỗ trợ tích cực cho nhau giúp công ty ngày càng phát triển chứ không chia nhỏ tự lực phát triển như một số phòng ban của những công ty khác.
Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận: - Giám đốc:
Đại diện cho công ty trước pháp luật.
Chịu trách nhiệm lãnh đạo, quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của công ty bao gồm các hoạt động kinh doanh, đối nội, đối ngoại, hoạt động hằng ngày… của công ty. Quyết định, phê duyệt các chính sách, chủ trương, mục
P.Giám Đốc Phòng XNK Phòng KHTH Phòng kỹ thuật Phòng TC-HC Giám Đốc
tiêu chiến lược của công ty nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, quy mô và phát triển công ty.
Ra các quyết định cho hoạt động kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm các vấn đề đã đề ra. Quyết định phương án bố trí cơ cấu tổ chức, nhân sự và các quy chế quản lý nội bộ toàn hệ thống.
- Phó Giám đốc:
Điều hành mọi hoạt động công ty.
Chịu kết quả cuối cùng về hoạt động của công ty trước giám đốc công ty Trung Lập. Tổ chức thực hiện các quyết định như kế hoạch kinh doanh, phương án đầu tư của công ty.
Tham mưu cho Giám đốc trong việc ra các kế hoạch, chiến lược kinh doanh. - Phòng xuất nhập khẩu:
Tìm kiếm các nhà xuất khẩu, nhà sản xuất nước ngoài.
Nghiên cứu về thị trường giá cả máy móc thiết bị, kịp thời nắm bắt các thông tin diễn biến về giá cả trong và ngoài nước, đánh giá về khách hàng, giá bán, giá thu mua máy móc thiết bị. Đặt hàng nước ngoài.
Thực hiện các công việc để thông quan hàng hoá như mở tài khoản, thủ tục hải quan, làm khai hải quan…
- Phòng kế hoạch tổng hợp:
Lên chương trình, dự án, chiến lược lâu dài cho công ty. Xây dựng các phương án tổ chức kinh doanh, theo dõi việc thực hiện các phương án đã được lãnh đạo phê duyệt. Tiếp nhận thầu. Điều nhân sự theo từng dự án. Tham mưu, tư vấn cho Ban lãnh đạo công ty về kế hoạch kinh doanh dài và
ngắn hạn.
Nghiên cứu thị trường trong cả ngoài nước, tìm hiểu các phương án, cơ hội kinh doanh.
Trực tiếp chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động marketing, chào hàng… tới các khách hàng nhằm đem về lợi ích kinh doanh cho công ty.Chịu trách nhiệm giao dịch, đàm phán, ký kết các hợp đồng ngoại thương nhập khẩu cho công ty.
- Phòng kỹ thuật:
Sửa chữa, bảo hành máy móc thiết bị.Lắp đặt, bảo trì máy móc thiết bị, hướng dẫn khách hàng sử dụng máy móc thiết bị.
Thi công máy móc thiết bị. - Phòng tài chính – hành chính:
Quản lý hồ sơ cán bộ nhân viên toàn công ty, giải quyết thủ tục và chế độ, chính sách liên quan đến vấn đề nhân sự, lao động, tiền lương (tuyển dụng, hợp đồng, lao động, nghỉ việc, khen thưởng, nghỉ hưu, kỷ luật…)
Xây dựng chương trình, nội dung tổ chức các sự kiện cho công ty như: sơ kết, tổng kết công tác, lễ kỷ niệm thành lập công ty, họp mặt lễ lớn trong năm, hội nghị khách hàng… Chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
Quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính, con dấu và quản lý tài sản. Thực hiện công tác lưu trữ các loại hồ sơ.
Kế toán chung. Giải quyết, chuẩn bị, hoàn thiện chứng từ.
Về mặt nhân sự: Công ty TNHH Thương Mại Trang Thiết Bị Y Tế Trung Lập là loại hình TNHH hai thành viên trở lên. Hiện nay, tổng số nhân sự của công ty là 17 người. Công ty có đội ngũ lao động khá phù hợp, cụ thể như bảng sau:
Trình độ nhân sự Số lượng
Thạc sỹ 02
Kỹ sư 05
Bác sỹ 05
Cử nhân 05
Bảng 2.1: Chi tiết số lƣợng nhân sự của công ty.
(Nguồn: Phòng Tài Chính – Hành Chính).
Công ty từ ban đầu khi mới thành lập chỉ có chính xác là 3 nhân sự. Qua từng bước cố gắng và không ngừng hoàn thiện, năm 2013 công ty đã có 27 nhân viên chính thức. Tuy nhiên công ty đã thực hiện chính sách cắt giảm và hiện tại là 17 với trình độ, kiến thức, chuyên môn cao.
- Ưu điểm:
Có nhiều trình độ, cấp bậc nhân sự nên dễ dàng trong việc phân chia và đảm nhiệm công việc.
Nhân viên có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, nguồn nhân lực dồi dào.
Nhân viên làm việc hiệu quả, năng động, sáng tạo.
Đội ngũ kỹ sư được đào tạo bài bản đúng chuyên ngành thiết bị y tế và có kinh nghiệm thâm niên về lĩnh vực y tế và được huấn luyện ngắn hạn ở nước ngoài.
- Nhược điểm: Tuy bố trí nhân sự tương đối hoàn chỉnh nhưng chất lượng công tác chưa cao có thể do điều kiện khách quan hay điều kiện chủ quan.