Trên cơ sở mục tiêu, chiến lƣợc định hƣớng phát triển của doanh nghiệp, công tác quản trị trong doanh nghiệp gồm các nội dung chủ đạo nhƣ sau: (1) Hoạch định nguồn nhân lực; (2) Phân tích công việc; (3) Công tác tuyển dụng; (4) Công tác đào tạo; (5) Đánh giá thực hiện công việc; (6) Lƣơng bổng và đãi ngộ.
Các nội dung trên có quan hệ và tác động qua lại lẫn nhau, mỗi nội dung đòi hỏi những hình thức và phƣơng pháp tiếp cận khoa học linh hoạt. Muốn thu hút NNL trƣớc tiên, doanh nghiệp cần đề ra mục tiêu, kế hoạch, chính sách, từ đó nghiên cứu và hoạch định NNL đáp ứng mục tiêu phát triển.
1.2.3.1. Hoạch định nhân lực
Hoạch định nhân lực theo Nguyễn Hữu Thân, 2001 đó là quá trình thực hiện các kế hoạch để tổ chức đảm bảo đủ số lƣợng, bố trí hợp lý, đúng ngƣời, đúng việc và không dƣ thừa nguồn nhân lực. X t một cách khoa học thì Hoạch định nguồn nhân lực là xây dựng một cách có hệ thống yêu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp để đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn lực để triển khai, thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Trên cơ sở chiến lƣợc, kế hoạch của quá trình sản xuất kinh doanh, nhà quản trị phải xây dựng dựng đƣợc chiến lƣợc nhân sự. Quá trình hoạch định nhân sự có thể hình dung theo 04 bƣớc cụ thể nhƣ sau:
Sơ đồ 1.2. Tiến trình hoạch định nguồn nhân lực
Các bƣớc cụ thể nhƣ sau:
MÔI TRƢỜNG BÊN TRONG
Dự báo nhu cầu về nguồn
nhân lực
MÔI TRƢỜNG BÊN NGOÀI
HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƢỢC
HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC BƢ Ớ C 1 So sánh giữa nhu cầu về khả năng sẵn có Dự báo nhu cầu về nguồn nhân lực
Cung = cầu Dự thừa nhân viên Khiếm dụng nhân viên Đề ra chính sách và kế hoạch Không hành động - Hạn chế tuyển dụng - Giảm giờ lao động - Về hƣu sớm - Nghỉ tạm thời Tuyển dụng - Thuyên chuyển - Thăng chức - Giáng chức - Đào tạo phát triển Kiểm soát và đánh giá BƢ Ớ C 3 BƢ Ớ C 2 BƢ Ớ C 4
- Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu
Đánh giá yêu cầu và dự báo nhu cầu là việc quan trọng, thể hiện tầm nhìn của nhà quản trị. Để có nhận định, đánh giá đúng nhà quản trị phải căn cứ vào khối lƣợng công việc. Phải cụ thể hóa, lƣợng hóa đƣợc khối lƣợng công việc/một nhân lực, dự báo đƣợc tổng khối lƣợng công việc trong một giai đoạn nhất định để hoạch định đƣợc nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho phù hợp. Cùng với đó nhà quản trị phải xem x t các yếu tố nhƣ nhân lực thay thế, dự kiến đào tạo nguồn nhân lực, khoa học công nghệ của doanh nghiệp và nguồn tài chính của doanh nghiệp.
- Bước 2: Đề ra các chính sách và kế hoạch
Sau khinghiên cứu kỹ nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp, nhờ vào phân tích nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp, nhà quản trị sẽ để xuất nhũng kế hoạch, xây dựng chính sách để thực hiện công tác nhân sự. Phân tích nhân sự trên cơ sở số lƣợng đủ hay thừa thiếu, chất lƣợng nhân sự đã đƣợc đào tào hay chƣa đƣợc đào tạo, phân tích tài chính để trả lƣơng, kinh phí để tuyển dụng, đào tạo và những rủi ro khác trong quá trình thực hiện. Đây là các bƣớc quan trọng trƣớc khi phê duyệt hoạch định nhân lực.
- Bước 3: Thực hiện các kế hoạch và chương trình
+ Khi doanh nghiệp thiếu lao động: Có thể tuyển dụng thêm nhân lực ngoài doanh nghiêp. Trong trƣờng hợp nguồn nhân lực hạn chế về trình độ cần bồi dƣỡng, đào tạo để nâng cao chất lƣợng. Đồng thời có các chính sách tăng lƣơng, thuyên chuyển, thăng chức để bố trí nhân lực, tạo điều kiện động viên, thu hút nguồn nhân lực chất lƣợng đến doanh nghiệp làm việc.
+ Khi doanh nghiệp thừa lao động: sử dụng các biện pháp để hạn chế lao động nhƣ ngừng tuyển dụng, giảm giờ làm, cho nghỉ luân phiên, cắt hợp đồng lao động, sa thải...
Các biện pháp trên, nhất là trong trƣờng hợp thừa lao động phải cân nhắc kỹ lƣỡng trên cơ sở pháp luật, đảm bảo tính nhân văn để phù hợp với điều kiện doanh nghiệp, không gây xáo trộn lớn về nhân lực và có thể thu hút nhân lực khi điều kiện sản xuất kinh doanh ổn định, khi đó ngƣời lao động có tay nghề lại có thể quay lại doanh nghiệp để cống hiến phục vụ mục tiêu phát triển doanh nghiệp.
- Bước 4: Kiểm tra và đánh giá chương trình
Đây là bƣớc quan trọng. Chỉ có kiểm tra, đánh giá chƣơng trình khó học mới kiểm soát đƣợc quá trình thực hiện các nội dung trong công tác tuyển dụng nhân lực. Khi đánh giá đòi hỏi phải khách quan, khoa học, trung thực để có kết luận đúng nhất, từ đó giúp nhà quản trị có quyết sách phù hợp với tình hình thực tế để đƣa ra các quyết định quản trị.
1.2.3.2.Phân tích công việc
Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một tổ chức (Nguyễn Hữu Thân, 2001.Quản trị nhân sự, trang 15).
Nói một cách cụ thể hơn, phân tích công việc là một tiến trình mô tả và ghi lại mục tiêu của công việc, các nhiệm vụ và hoạt động của nó, các điều kiện hoàn thành công việc, các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc.
Phân tích công việc là một bản tóm tắt công việc giúp cho nhà quản trị định hƣớng đƣợc các công việc cần thực hiện, mối quan hệ của các công việc
với nhau để từ đó có những nhận định, quyết định đúng đắn đến công tác quản trị, trong đó có công tác quản trị nhân lực. Quá trình phân tích công việc qua 4 bƣớc nhƣ sau:
Sơ đồ 1.3: Các bƣớc trong phân tích công việc
Nguồn: Nguyễn Tấn Thịnh, 2008. Giáo trình quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, nhà xuất bản khoa học Kỹ thuật.
Bƣớc 1: Xác định các công việc cần phân tích. Đây là công việc hết sức quan trọng, vì trên cơ sở yêu cầu thực tế của công việc, ngƣời lãnh đạo doanh nghiệp xác định đƣợc xem công việc nào cần đánh giá để làm cơ sở xác lập nguồn nhân sự cho phù hợp với tính chất của công việc đó.
Bƣớc 2: Lựa chọn các phƣơng pháp thu thập thông tin thích hợp với mục đích của phân tích công việc. Thiết kế các biểu mẫu ghi ch p hoặc các bản câu hỏi cần thiết.Đối với mỗi loại công việc ngƣời quan lý có thể đƣa ra những phƣơng pháp thu thập thông tin về công việc khác nhau. Trên cơ sở nội dung công việc cần điều tra về tính chất công việc, xu hƣớng phát triển của
Bƣớc 3: Tiến hành thu thập thông tin
Bƣớc 4: Sử dụng thông tin trong công tác tuyển dụng Bƣớc 1: Xác định các công việc cần phân tích.
Bƣớc 2: Lựa chọn phƣơng pháp thu thập thông tin về công việc cần phân tích
công việc đang cần phân tích nhân lực cần thiết cho mỗi khâu trong quá trình thực hiện công việc đó? Những khó khăn, thuận lợi khi thực hiện công việc đó? Và yêu cầu của ngƣời lao động khi thực hiện các công việc đó.
Bƣớc 3 : Tiến hành thu thập thông tin.Việc thu thập thông tin về việc là rất quan trọng, đây là căn cứ để đánh giá đƣợc yêu cầu của công việc đổi với công tác quản trị nhân sự. Do vậy việc lựa chọn đối tƣợng khảo sát, lĩnh vực cần thu thập thông tin, địa chỉ thu thập thông tin cần hết sức đƣợc quan tâm. Việc lấy thông tin có thể từ các chuyên gia dự báo nguồn nhân lực, chuyên gia về công việc đang cần phân tích, ngƣời quản lý doanh nghiệp và cả ngƣời lao động. Việc tiến hành thu thập thông tin có thể bằng phỏng vấn, phiếu hỏi, tọa đàm để có thể nhận thấy yêu cầu của công tác nhân sự cần thiết cho công việc đó ở mức độ nào.
Bƣớc 4: Thông tin từ việc phân tích công việc có vai trò quan trọng, tác động đến hầu hết các khâu trong công tác quản trị nhân lực từ hoạch định đến tuyển dụng, bố trí, đào tạo, đãi ngộ nhân lực.
Sau đây là một số phƣơng pháp phổ biến: Sử dụng bảng câu hỏi; Ghi ch p lại trong nhật ký; Quan sát; Phỏng vấn; Bảng danh sách kiểm tra; Phối hợp các phƣơng pháp; Ghi ch p lại trong nhật ký.
Trình tự phân tích côngviệc: (1) Xác định mục đích, nhu cầu phân tích công việc; (2) Tổng hợp thông tin trong nội bộ doanh nghiệp liên quan đến vấn đề cần phân tích; (3) Lựa chọn vấn đề quan trọng nhất để phân tích; (4) Sử dụng phƣơng pháp phân tích phù hợp; (5) Kiểm tra độ chính xác của thông tin phân tích; (6) Xây dựng bảng mô tả công việc.
1.2.3.3.Công tác tuyển dụng
Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút nhân lực để đƣa vào quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm khâu tuyển dụng và tuyển chọn.
* Tuyển dụng: là quá trình mà doanh nghiệp thu hút ngƣời lao động về công tác tại doanh nghiệp, đối tƣợng tuyển dụng là nguồn nhân lực bên ngoài doanh nghiệp. Mối doanh nghiệp có yêu cầu khác nhau đối với đối tƣợng cần tuyển dụng tùy thuộc vào yêu cầu thực tiễn của doanh nghiệp. Quá trình thực hiện tuyển dụng bao gồm:
- Xây dựng chiến lƣợc tuyển dụng: quá trình xây dựng chiến lƣợc tuyển dụng là một quá trình đòi hỏi sự khoa trên cơ sở phân tích công việc, xác định yêu cầu của công việc đối với nhân sự cụ thể, những đòi hỏi cần có đối với nhân lực, xác định thời gian để có thể tuyển dụng cũng nhƣ kinh phí để thực hiện quá trình đó. Quá trình xây dựng chiến lƣợc tuyển dụng qua các bƣớc nhƣ sau:
+ Lập kế hoạch tuyển dụng: Đây là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị. Trong quá trình lập kế hoạch tuyển dụng càn phải xác định đƣợc công việc cần tuyển dụng, đối tƣợng cần tuyển dụng cần có yêu cầu gì, số lƣợng cần tuyển là bao nhiêu, tỷ lệ tuyển dƣ để chọn lọc là bao nhiêu, thời gian tuyển dụng diễn ra trong thời gian nào? Kinh phí và tiến độ thực hiện công tác tuyển dụng.
+ Xác định nguồn tuyển và phƣơng pháp tuyển dụng: Xác định nguồn tuyển là xác định tuyển dụng ngoài doanh nghiệp hay trong doanh nghiệp, địa phƣơng nơi doanh nghiệp đóng chân hay địa phƣơng khác, áp dụng phƣơng pháp tuyển dụng nhƣ thế nào đối với mỗi vị trí cần tuyển dụng.
+ Xác định địa điểm tuyển dụng và thời gian tuyển dụng: Các tổ chức cần phải lựa chọn các vùng tuyển dụng, vì đây là những yếu tố quyết định sự thành công của quá trình tuyển chọn. Tùy thuộc vào mục đích công việc mà xác định địa điểm tuyển dụng cho phù hợp. Đối với công việc cần có trình đỗ chất xám cao thì tuyển dụng rộng, tập trung tại các thành phố lớn, đối với các công việc đơn giản thì tập trung tuyển tại địa phƣơng, nhất là vùng nông thôn với giá lao động rẻ và dễ tuyển dụng.
- Tìm kiếm ngƣời xin việc: Ngƣời xin việc có vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Khi tổ chức tuyển dụng mục đích chính là tìm đƣợc ngƣời đang cần tìm việc để thu hút họ đến với doanh nghiệp mình. Nếu quá trình tuyển dụng mà không tìm đƣợc hoặc tìm thiếu ngƣời đến tuyển dụng là một thất bại trong quá trình tuyển dụng. Trong quá trình tuyển dụng đối với các công việc yêu cầu cao cần phải tìm đƣợc các ứng viên có trình độ, kinh nghiệm là rất khó khăn trong thực tế các doanh nghiệp đều mong muốn tìm đƣợc nguồn nhân lực chất lƣợng. Đối với các công việc cần nhiều lao động phổ thông phải có nhiều ứng viên đến tìm việc. Do vậy các doanh nghiệp phải đƣa ra các hình thức kích thích hấp dẫn, để tuyển đƣợc những ngƣời phù hợp với yêu cầu của công việc, với mục tiêu là tuyển đƣợc ngƣời tài và đảm bảo họ sẽ làm việc lâu dài trong tổ chức.
- Đánh giá quá trình tuyển dụng: Sau quá trình tuyển dụng thì các tổ chức cần phải đánh giá các quá trình tuyển dụng của mình để hoàn thiện các công tác này ngày càng tốt hơn.
* Tuyển chọn là sàng lọc từ những ngƣời đã qua tuyển dụng, thẩm tra lại theo tiêu chuẩn để lựa chọn những ngƣời đạt yêu cầu, chính thức thu nhận vào bộ máy với số lƣợng cần thiết. Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng nhằm giúp cho các nhà quản trị nguồn nhân lực đƣa ra đƣợc các quyết định tuyển dụng một cách đúng đắn nhất. Quyết định tuyển chọn có ý nghĩa rất quan trọng đối với chiến lƣợc kinh doanh và đối với các tổ chức, bởi vì quá trình tuyển chọn tốt sẽ giúp cho tổ chức có đƣợc những con ngƣời có kĩ năng phù hợp với sự phát triển của tổ chức trong tƣơng lai. Tuyển chọn tốt cũng sẽ giúp cho tổ chức giảm đƣợc các chi phí do phải tuyển chọn lại, đào tạo lại cũng nhƣ tránh đƣợc các rủi ro trong quá trình thực hiện các công việc. Để tuyển chọn đạt đƣợc hiệu quả cao thì cần phải có các bƣớc tuyển chọn phù hợp, các phƣơng pháp thu thập thông tin chính xác và đánh giá thông tin một
cách khoa học.
Tiến trình tuyển dụng nhân sự
Nhƣ đã đề cập, công tác tuyển dụng nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng trong hoạt động quản trị nhân sự. Tuy nhiên, công tác này tại nhiều doanh nghiệp chƣa đƣợc chú trọng, việc thực hiện còn đơn giản, chƣa chiêu mộ đƣợc một nguồn nhân sự phù hợp, chất lƣợng. Để tuyển dụng đúng ngƣời, đúng vị trí công việc thì công tác tuyển dụng cần phải xây dựng một quy trình rõ ràng và đƣợc thực hiện một cách chặt chẽ. Quy trình đó đƣợc thể hiện ở các bƣớc theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.4. Quy trình tuyển dụng nhân sự
Nguồn: Nguyễn Hữu Thân, 2001. Quản trị nhân sự, trang 184
Có thể chia tiến trình tuyển dụng nhân sự thành 02 giai đoạn sau:
a. Giai đoạn chuẩn bị tuyển dụng
Trên cơ sở đó bảng mô tả chi tiết tiêu chuẩn công việc doanh nghiệp đã thực hiện ở phần trên, nhà quản trị xác định rõ tiêu chuẩn tuyển dụng nhân sự
MÔI TRƢỜNG BÊN TRONG MÔI TRƢỜNG BÊN NGOÀI
X t hồ sơ xin việc
Trắc nghiệm
Phỏng vấn sơ bộ
Phỏng vấn kỹ (sâu)
Tham khảo và điều tra lý lịch
Khám sức khỏe Tuyển dụng bổ nhiệm Quyết định tuyển chọn ỨNG VIÊN BỊ LOẠI BỎ
ở cả ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với doanh nghiệp, tiêu chuẩn của phòng ban, bộ phận cơ sở và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc.
b. Giai đoạn chính thức
- Xem xét hồ sơ xin việc: Bƣớc đầu tiên trong tiến trình tuyển chọn bao gồm việc xem x t hồ sơ xin việc do chính ứng viên tự thực hiện hay theo mẫu doanh nghiệp soạn sẵn. Bộ phận tuyển dụng nhân sự sẽ xem x t, đánh giá ứng viên có phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp không.
- Trắc nghiệm: Phƣơng pháp này có nhiều mục đích tùy theo ngƣời sử
dụng vạch ra. Để trắc nghiệm, chƣơng trình hoạch định phải rất chính xác và có khả năng tạo ra hiệu quả cao nhằm mục đích phát huy trình độ hữu dụng, phƣơng pháp này có thể gồm những bài trắc nghiệm, khẩu vấn, hay những dụng cụ thích hợp…Phƣơng pháp này không ngoài mục đích tuyển dụng ngƣời thích hợp theo yêu cầu, nhờ đó doanh nghiệp: giảm bớt chi phí huấn luyện, giảm thiểu rủi ro kinh doanh do sơ sót, yếu k m của nhân viên, rút ngắn thời gian tập sự, nhân viên đƣợc giao việc đúng khả năng…
- Phỏng vấn sơ bộ: Sau khi các hồ sơ đã đƣợc xem x t, ứng viên đã đạt cuộc thi trắc nghiệm, doanh nghiệp sẽ thông báo cho ứng viên đƣợc chọn tiếp tục tham dự các bƣớc tiếp theo. Đây cũng là giai đoạn lọc lựa sơ khởi để loại các ứng viên không đạt yêu cầu.
- Phỏng vấn sâu: Trong cuộc phỏng vấn sâu, doanh nghiệp muốn phối
kiểm tra lại các dữ kiện mà ứng viên đã cung cấp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau trong suốt giai đoạn lựa chọn. Ngoài ra doanh nghiệp có thể yêu cầu ứng viên bổ sung hồ sơ còn thiếu để chứng minh sự trung thực của mình. Cuộc phỏng vấn sâu còn mang ý nghĩa quan trọng nhƣ:
+ Để xem ứng viên có thực sự đủ kiến thức, trình độ đối với công việc.