Tại Chƣơng 3 của luận văn đã chỉ rõ cho thấy hiện nay hệ thống tiêu chuẩn phân tích công việc còn một số hạn chế đó là chƣa xây dựng đƣợc hệ thống các bản phân tích công việc đầy đủ và chi tiết nên việc ứng dụng còn hạn chế. Công tác phân tích công việc mới chú trọng vào các yêu cầu đối với công nhân may, còn đối với các vị trí khác chƣa đƣợc quan tâm, đầu tƣ tƣơng xứng
để có thể xây dựng đƣợc đội ngũ lao động có chất lƣợng phục vụ hoạt động của Công ty.
Để xây dựng đƣợc hệ thống tiêu chuẩn của toàn Công ty trƣớc tiên lãnh đạo doanh nghiệp phải thống nhất trong chỉ đạo, giao cho phòng Nhân sự trực tiếp là đơn vị xây dựng hệ thống tiêu chuẩnphân tích công việc đối với mỗi vị trí công việc. Trên cơ sở nghiên cứu về phân tích công việc, tác giả đề xuất quy trình phân tích công việc tại Công ty cổ phần May Sông Hồng nhƣ sau:
Bảng 4.1. Quy trình phân tích công việc
Bƣớc Công việc Chủ trì Ghi chú
1. Làm rõ yêu cầu phân tích công việc và triển khai Xác định, đề xuất nội dung cần phân tích công việc Các phòng/ban/phân xƣởng Phiếu đề xuất phân tích công việc
Tiếp nhận, xác minh, xem x t nghiên cứu các nội dung phân tích công việc và đề xuất và kế hoạch trình lãnh đạo công ty Phòng Nhân sự Phiếu đề xuất phân tích công việc Thẩm định bản đề xuất phân tích công việc và trình Tổng giám đốc Phòng Nhân sự Phiếu đề xuất đƣợc thẩm định và trình Tổng giám đốc
Phê duyệt và chỉ đạo triển khai phân tích công việc
Tổng giám đốc công ty 2. Chuẩn bị phân tích công việc Lập kế hoạch phân tích công việc chi tiết từng công việc cụ thể
Các phòng/ban Bản kế hoạch phân tích công việc dự thảo Tổng hợp, xem x t, thẩm định bản kế hoạch phân tích công việc Phòng Nhân sự Bản kế hoạch phân tích công việc đƣợc thẩm định
Phê duyệt bản kế hoạch
phân tích công việc Phòng Nhân sự
Bản kế hoạch phân tích công việc đƣợc thống nhất các đơn vị 3. Phân tích Trao đổi lấy ý kiến các Phòng Nhân sự Bản mô tả công
công việc phòng/ban nhằm thu thập các thông tin liên quan phân tích công việc
việc dự thảo
Soạn thảo bản mô tả công việc dành cho công nhân, nhân viên,lãnh đạo cấp phòng, ban, và lãnh đạo các phân xƣởng, công ty.
Phòng Nhân sự
Phê duyệt bản mô tả công
việc Tổng giám đốc Bản mô tả công việc đƣợc thẩm định 4. Ban hành và lƣu hồ sơ
Theo dõi, đôn đốc, ban hành, hƣớng dẫn và lƣu trữ bản mô tả công việc trong toàn Công ty
Phòng Nhân sự Bản mô tả công việc đƣợc xác nhận và thực hiện
Tiếp nhận bản mô tả công việc đã đƣợc phê duyệt
Phòng/ban
Trên cơ sở quy trình về công tác phân tích công việc tác giả đề xuất nên xử dụng các loại phiếu đề xuất phân tích công việc và lập kế hoạch để thực hiện quá trình phân tích công việc cho Công ty may Sông Hồng, cụ thể nhƣ sau:
Bảng 4.2. Nội dung phân tích công việc:
Nội dung Thông tin cũ Thông tin mới Lý do
1. Thông tin chung
- Tên chức danh, công việc - Phòng/ban
- Quản lý trực tiếp 2. Mục đích công việc 3. Trách nhiệm công việc - Nhiệm vụ cụ thể
- Kết quả cần đạt đƣợc 4. Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc
5. Trách nhiệm 6. Quyền hạn - Tự quyết - Đề xuất
7. Mối quan hệ giao tiếp công việc
8. Trách nhiệm quản lý giám sát
- Quản lý gián tiếp - Quản lý trực tiếp 9. Điều kiện làm việc
10. Yêu cầu đối với ngƣời thực hiện - Trình độ - Kinh nghiệm - Kỹ năng/ khả năng - Yêu cầu khác 11. Đề nghị khác
Với bản phiếu này cần phải có xác nhận của lãnh đạo các phòng, ban, phân xƣởng, ý kiến của Phòng Nhân sự, quá quan trọng là phải đƣợc phê duyệt của Tổng Giám đốc để làm căn cứ triển khai, thực hiện.
*Xây dựng kế hoạch phân tích công việc, cụ thể như sau:
Bảng 4.3. Kế hoạch xây dựng kế hoạch phân tích công việc STT Nôi dung công
việc Đơn vị/cá nhân thực hiện Ngày hoàn thành Ghi chú
1 Thu thập thông tin, chuẩn bị biểu mẫu 2 Phát phiếu hỏi
Phân tích công việc 3 Phỏng vấn phân
tích công việc
4 Thu thập dữ liệu và phân tích công việc 5 Soạn thảo mô tả
công việc
6 Thẩm định, hoàn thiện mô tả công việc
7 Phê duyệt mô tả công việc
8 Ban hành áp dụng
Việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn phân tích công việc là việc cần thiết đối với bất cứ một tổ chức nhân sự nào. Đối với Công ty cổ phần may Sông Hồng, việc phân tích công việc đƣợc giao cho phòng nhân sự của Công ty. Tuy
nhiên trong thực tế nhận thấy việc thực hiện công tác này còn sơ sài, và chƣa thực sự khoa học. Do vậy để thực hiện nhiệm vụ tham mƣu này, đòi hỏi cần phta huy vai trò của phòng nhân sự của Công ty, trong đó nhấn mạnh vai trò của lãnh đạo phụ trách lĩnh vực quản trị nhân lực.
Cùng với việc phân tích quy trình, phân thành các loại phiếu. Để thuận lợi cho công tác tuyển dụng cần phân loại đối tƣợng tuyển dụng. Cụ thể là 03 đối tƣợng cán bộ quản lý cấp công ty (từ trƣởng, phó phòng trở lên) thì ngoài yêu cầu về kiến thức chuyên môn cần quan tâm đến kiến thức về quản trị, kỹ năng lãnh đạo, điều hành tổ chức sản xuất. Đối với cán bộ cấp phân xƣởng ngoài yêu cầu cao về tay nghề cần có những yêu cầu về đạo đức, tác phong, niềm say mê công việc, quá trình học tập, công tác là yếu tố quan trọng trong quá trình tuyển dụng. Đối với công nhân cần chú trọng đến sức khỏe.