5. Bố cục của đề tài
3.2.2. Công tác tổ chức quản lý đại lý
3.2.2.1. Tuyển dụng và ký hợp đồng đại lý
Nội dung của công tác tổ chức chính là việc thiết lập bộ máy quản lý trong đó gồm nhiều bộ phận được chuyên môn hoá, có liên hệ với nhau nhằm thực hiện các chức năng cụ thể của quản lý vì mục tiêu chung. Một cơ cấu tổ chức được coi là hợp lý khi nó tuân thủ nguyên tắc thống nhất trong mục tiêu, mỗi cá nhân đều đóng góp phần công sức vào mục tiêu chung của công ty. Và để xây dựng được một cơ cấu tổ chức mạng lưới phù hợp thì trước hết phòng quản lý đại lý sẽ tiến hành công tác tuyển dụng, đào tạo đại lý.
Quy trình tuyển dụng gồm các bước như sau:
Bước 1: Thông báo tuyển dụng
Khi có nhu cầu phát triển thêm đại lý bảo hiểm, Công ty thông báo việc tuyển dụng đại lý bằng các hình thức phù hợp với nhu cầu tuyển dụng và điều kiện tại địa phương để ứng viên biết và đăng ký dự tuyển: đăng báo địa phương; Thông báo qua đài truyền hình địa phương; phát tờ rơi….
Nội dung thông báo dự tuyển gồm : tiêu chuẩn dự tuyển, địa điểm, số lượng cần tuyển, hạn nộp hồ sơ.
Ngoài việc thông báo tuyển dụng rộng rãi, cán bộ quản lý đại lý và lãnh đạo các phòng kinh doanh cần phải chủ động tìm kiếm những người phù hợp làm đại lý bảo hiểm ở các nguồn khác nhau. Có thể là những nguồn sau :
- Bạn bè và người tham gia bảo hiểm
Nguồn cung cấp đại lý tốt nhất đó là bạn bè, người thân của người quản lý, người quản lý biết rõ năng lực, những mối quan hệ của những người thân quen của mình và trên cơ sở đó đánh giá chính xác người nào sẽ có khả năng thành công trong nghề đại lý bảo hiểm. Ngoài ra, người tham gia bảo hiểm cũng có thể trở thành đại lý. Thông qua hoạt động bán hàng, người quản lý sẽ tiếp xúc với rất nhiều khách hàng, trong số đó chắc rằng sẽ có một số người phù hợp để làm đại lý. Ví dụ: Một khách hàng là chủ xe ô tô có quan hệ rộng với các chủ xe khác sẽ là một ứng viên rất giàu tiềm năng trong việc khai thác bảo hiểm xe ô tô nhờ các mối quan hệ sẵn có của mình.
- Những người bán hàng, tiếp thị nói chung
Những người bán hàng, tiếp thị nói chung có thể là nguồn phong phú để tuyển dụng. Họ đã quen với môi trường bán hàng đòi hỏi phải làm việc vất vả và nhiều thời gian. Họ cũng đã có ít nhiều kinh nghiệm bán hàng và kinh nghiệm này sẽ giúp ích rất nhiều trong việc bán bảo hiểm. Tuyển dụng những người này, công ty sẽ có ngay một đội ngũ bán hàng có kinh nghiệm, nhanh chóng xâm nhập vào thị trường mục tiêu và giành lợi thế cạnh tranh trong mảng thị trường đó, trong khi nếu tuyển dụng những người chưa quen với với công việc bán hàng, công ty sẽ mất nhiều thời gian đào tạo và cần có thời gian để họ quen với công việc mới.
- Những người lao động trẻ
Đây là nguồn ứng viên đại lý đông đảo và dễ tuyển dụng nhất. Thực tế hiện nay rất nhiều đại lý bảo hiểm là những học sinh, sinh viên mới tốt nghiệp. Trong điều kiện hiện nay, việc tìm được một công việc phù hợp với chuyên môn được đào tạo là tương đối khó khăn, việc tham gia khai thác bảo hiểm là một cơ hội tốt đối với họ.
- Những người có thu nhập thấp và không thay đổi
Đây là những người không bằng lòng với khoản thu nhập hiện tại của mình và khó có thể tìm thấy cơ hội để tăng thu nhập hiện tại của mình (ví dụ như giáo viên, nhân viên văn phòng...), họ là nguồn ứng viên đại lý tiềm tàng mà công ty có thể tuyển dụng. Ngoài ra, những người không hài lòng với công việc hiện tại và muốn tìm kiếm một công việc khác phù hợp hơn sẽ là một nguồn ứng viên giàu tiềm năng. Vấn đề đặt ra ở đây là người quản lý phải phát hiện ra những dấu hiệu bất mãn của họ và cho họ thấy rằng nghề đại lý bảo hiểm sẽ là một hướng đi tốt với họ.
- Những người thất nghiệp
Những người có nguy cơ bị thất nghiệp do tinh giản biên chế, có thể tìm đến các công ty bảo hiểm để tìm việc làm. Đây cũng là một nguồn ứng viên hứa hẹn nhiều thành công, vì những người này sẽ gắn bó lâu dài với công ty và họ sẽ dành toàn tâm toàn lực vào công việc mới. Những người này cũng đã có nhiều kinh nghiệm làm việc và những mối quan hệ từ công việc cũ, những mối quan hệ này sẽ là một nguồn khách hàng tiềm năng tốt để họ khai thác.
- Những người nghỉ hưu theo quy định của Nhà nước
Đây là những người có nhiều kinh nghiệm công tác muốn được làm việc, có thu nhập. Trong nhóm này nhiều ứng viên gia nhập ngành bảo hiểm không nhằm mục đích chính là tìm kiếm thu nhập, họ muốn tiếp tục làm việc, cống hiến và chứng tỏ mình vẫn có thể tiếp tục cống hiến cho xã hội.
- Những người đang làm công tác xã hội
Đó là những người đang làm công tác ở phường, xã, thôn, trong các tổ chức hội, đoàn thể.... Họ là những người có uy tín, nhiệt tình, và là những người có ảnh hưởng lớn tại cộng đồng nơi họ sinh sống. Những người này rất dễ thành công trong nghề khai thác bảo hiểm. Công ty nên vận động họ tham gia làm đại lý bảo hiểm hay ít nhất cũng nên mời họ làm cộng tác viên bảo hiểm để tận dụng uy tín và các mối quan hệ của họ.
- Những nhà doanh nghiệp nhỏ, giới tiểu thương
Những nhà doanh nghiệp nhỏ, giới tiểu thương là nguồn tuyển dụng khá lý tưởng. Họ hiểu rõ sở thích của mình khi tự mình tiến hành hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, họ thường gặp khó khăn về vốn. Nếu tham gia hoạt động kinh doanh bảo hiểm, công ty bảo hiểm sẽ cung cấp cho họ những cơ hội kinh doanh không cần nhiều vốn hoặc chi phí quản lý.
Bước 2: Lập danh sách những người đủ điều kiện tham gia đào tạo
Trên cơ sở xem xét hồ sơ từng người dự tuyển, Công ty xem xét, tiến hành phỏng vấn người dự tuyển về các nội dung : khả năng giao tiếp, khả năng ứng xử trong công việc, trình độ hiểu biết kinh tế-xã hội, trình độ chuyên môn nghiệp vụ mà ứng viên có thể có. Thường cấu trúc kiến thức thành công đối với một nhân viên hay một đại lý bảo hiểm là:
- Hiểu biết về nhân văn, con người, xã hội 40%
- Có kiến thức về pháp luật 10%
- Kiến thức tin học 10%
- Ngoại ngữ 10%
Sau đó Công ty lập danh sách những người đủ điều kiện mời tham gia đào tạo để trình Tổng Công ty phê duyệt mở lớp đào tạo đại lý.
Bước 3: Đào tạo lần đầu, tổ chức thi cấp chứng chỉ đào tạo đại lý
Công ty phối hợp với Phòng Quản lý đại lý - Ban Bán lẻ Tổng Công ty để tổ chức khóa đào tạo, thi cấp chứng chỉ đại lý cho các cá nhân được lựa chọn.
Bước 4: Tuyển dụng
Sau khi có quyết định phê duyệt kết quả thi đại lý bảo hiểm chính thức của Bộ Tài chính, Ban Bán Lẻ (Phòng Quản lý Đại lý) sẽ kiểm tra các thông tin của học viên tham gia khóa học và có trách nhiệm cấp và gửi cho các Công ty chứng chỉ đại lý của các học viên đủ điều kiện cấp chứng chỉ (có mã số chứng chỉ/mã đại lý) để Công ty chuẩn bị cho việc ký hợp đồng đại lý. Những cá nhân đã được cơ quan chức năng cấp Chứng chỉ đào tạo đại lý bảo hiểm được xem xét ký hợp đồng đại lý.
Tình hình tuyển dụng đại lý tại Công ty Bảo hiểm BIDV Thái nguyên được thể hiện ở một số bảng sau:
Về tình hình tuyển dụng mới
Bảng 3.4. Tình hình tuyển dụng đại lý của Công ty bảo hiểm BIDV Thái Nguyên giai đoạn 2013 - 2016
Năm Chỉ tiêu
Đơn vị
2013 2014 2015 2016
Số lượng đại lý được cấp chứng chỉ Người 40 39 38 42
Số lượng ký hợp đồng đại lý Người 31 30 20 30
Số lượng đại lý mới hoạt động phát sinh doanh thu
Người 22 25 18 29 Tỷ lệ số lượng ký hợp đồng/số lượng được cấp chứng chỉ % 77,5 76,9 52.6 71,4
Số đại lý nghỉ việc Người 5 12 4 9
Số đại lý tăng thêm Người 26 18 16 21
Tổng số đại lý Người 61 79 95 116
Tốc độ tăng % - 29,5 20,25 22,1
Qua bảng số liệu có thể thấy:
Số lượng đại lý tăng đều qua các năm, với tốc độ tăng trung bình trên 20%, nhưng có thể thấy số lượng đại lý không gia tăng đột biến do Công ty không chủ trương chạy đua số lượng đại lý mà tập trung chú trọng vào chất lượng của đại lý. Công ty Bảo hiểm BIDV Thái Nguyên luôn đặt mục tiêu phải đào tạo được những đại lý có trình độ chuyên môn cao, có kỹ năng khai thác tất cả các loại nghiệp vụ bảo hiểm. Có như vậy Công ty mới đứng vững được trên thị trường mà ở đó sự cạnh tranh đang diễn ra hết sức quyết liệt
Số lượng đại lý mới phát sinh doanh thu là khá cao, năm 2013 phát triển thêm được 31 đại lý thì có 22 đại lý có doanh thu, đạt tỷ lệ 73,33%, đến năm 2016 Công ty phát triển thêm được 30 đại lý thì có đến 29 đại lý có doanh thu, đạt tỷ lệ 96,66%. Điều này thể hiện khả năng khai thác tốt của đại lý, thể hiện chất lượng của công tác tuyển dụng và công tác đào tạo đạt hiệu quả cao.
Số lượng ký hợp đồng đại lý so với số lượng người được cấp chứng chỉ chỉ đạt trung bình khoảng 70%. Do các BIDV trên địa bàn Công ty Bảo hiểm BIDV Thái Nguyên phụ trách hàng năm vẫn được giao chỉ tiêu khai thác bảo hiểm, vì vậy có nhu cầu đào tạo cho các cán bộ BIDV hiểu về sản phẩm bảo hiểm để chào bán cho Công ty càng nhiều, tuy nhiên sau khi học xong các đối tượng này không nhất thiết phải ký hợp đồng đại lý với Công ty. Mặt khác, nghề đại lý bảo hiểm là một nghề mà nếu nhìn từ bên ngoài vào thì rất dễ nhưng thực ra khó thành công vì trở thành đại lý thành công đòi hỏi rất nhiều yếu tố: Đạo đức nghề nghiệp, kỹ năng ứng xử giao tiếp và thuyết phục khách hàng, kỹ năng tìm kiếm thị trường khách hàng tiềm năng…. mà không phải đại lý nào cũng đáp ứng được. Tuy nhiên cũng cần phải rút kinh nghiệm để Công ty có thể nắm bắt rõ hơn nhu cầu, tâm lý người đăng ký thì mới không để lãng phí thời gian và chi chí cho công tác tuyển dụng và đào tạo.
Trong các năm đều xuất hiện tình trạng có một lượng đại lý chấm dứt hợp đồng với Công ty như năm 2013 là 5 đại lý, 2014 là 12 đại lý, 2016 là 9 đại lý, sở dĩ có tình trạng này là do: Chính sách thắt chặt của Ban Lãnh đạo Công ty với những đại lý hoạt động không hiệu quả đều phải chấm dứt hợp đồng, một số đại lý vi phạm quy chế và một số đại lý chuyển sang hoạt động trong lĩnh vực khác.
Thực tế công tác tuyển dụng đại lý tại Công ty Bảo hiểm BIDV Thái Nguyên hiện nay vẫn đáp ứng theo quy trình tuyển dụng, hầu hết các đại lý có nhu cầu đăng ký là được đào tạo, sau khi đào tạo theo đúng chương trình và thời gian quy định của Bộ tài chính nếu thi đạt thì các đại lý được cấp chứng chỉ đào tạo và có nhu cầu làm việc là được ký hợp đồng đại lý.
Về giới tính và độ tuổi
Bảng 3.5. Cơ cấu theo giới tính, độ tuổi của lực lượng đại lý
Đơn vị: Người Năm Nam Nữ Độ tuổi Số lượng Tỷ lệ (%) Số lượng Tỷ lệ (%) Trên 30 Tỷ lệ (%) Dưới 30 Tỷ lệ (%) 2013 17 58,06 14 41,94 18 61,29 13 38,71 2014 39 49,37 40 50,63 56 70,88 23 29,12 2015 52 54,37 43 45,27 64 67,36 31 32,64 2016 58 50 58 50 79 68,1 37 31,9 (Nguồn: Phòng Nghiệp vụ)
Qua bảng 3.5 có thể thấy yếu tố giới tính ở đây có ảnh hưởng không nhiều, công việc đại lý bảo hiểm phù hợp cho cả hai giới, tỷ lệ này qua các năm là gần như bằng nhau, tuy đại lý là năm giới là nhiều hơn nhưng không quá lớn.
Tuy nhiên khi xem xét phân chi đại lý theo độ tuổi (lấy mốc là 30 tuổi) thì có sự chênh lệch khá lớn, tỷ lệ đại lý trên 30 tuổi chiếm trung bình trên 65%. Điều này là khá phù hợp vì để thành công trong công việc đại lý bảo hiểm cần có một yếu tố quan trọng đó là mối quan hệ và các kiến thức xã hội, mà điều này thì cần phải có thời gian để tích lũy.
Về trình độ của đại lý
Bảng 3.6. Cơ cấu đại lý theo trình độ học vấn
Đơn vị: %
Năm Tốt nghiệp
THPT Trung cấp Cao đẳng Đại học
2013 16,92 25,82 33,7 23,56
2014 15,75 26.34 34,65 23,26
2015 17,2 24,9 34,31 23,59
2016 14,36 25,1 34,76 25,58
Qua bảng số liệu ta nhận thấy trình độ học vấn của lực lượng đại lý ngày càng được cải thiện, chứng tỏ công việc đại lý đang thu hút được sự quan tâm ngày càng lớn của người lao động, thể hiện sự thay đổi quan điểm coi đại lý như một nghề thực sự chứ không phải nghề tay trái hay làm thêm. Số đại lý có trình độ cao đẳng và đại học ngày càng chiếm tỷ trọng lớn, ở một góc độ nào đó, điều này chứng tỏ chất lượng đại lý ngày càng cao.
Tuy nhiên, đại lý bảo hiểm là một ngành rất đặc thù, không phải bất cứ ai có trình độ học vấn cao cũng có thể làm tốt được, công việc này mà nó cần những kỹ năng đặc biệt khác. Tất nhiên, trình độ học vấn cao là cơ sở để tiếp tiếp thu và tạo lập những kỹ năng đó trong khai thác và tạo cơ hội thăng tiến cao hơn cho đại lý.
3.2.2.2. Công tác đào tạo đại lý
Các khóa đào tạo đại lý tại Công ty do Công ty tự tổ chức trên cơ sở đồng ý của Tổng Công ty và phê duyệt của Bộ Tài chính. Quá trình đào tạo bao gồm các giai đoạn: Đào tạo lần đầu (đào tạo cơ bản), đào tạo thường xuyên (đào tạo nâng cao).
- Đào tạo lần đầu
Khi có kế hoạch đào tạo đại lý bảo hiểm, các Công ty phải thông báo về Ban bán lẻ - Phòng Quản lý đại lý - trước ngày 20 của tháng trước tháng tổ chức đào tạo. Trên cơ sở kế hoạch của công ty, Ban bán lẻ tổng hợp và trình Tổng Giám đốc chấp thuận để báo cáo Cục Quản lý Giám sát Bảo hiểm, Bộ Tài chính phê duyệt hình thức đào tạo, thi cấp chứng chỉ đào tạo đại lý bảo hiểm cho mỗi khóa đào tạo. Trong trường hợp Công ty được phép tự tổ chức đào tạo, các Công ty tiến hành theo các nội dung cơ bản sau:
+ Nếu số lượng tham dự từ 20 học viên trở lên, Công ty gửi tờ trình đề nghị tổ chức lớp đào tạo đại lý tại địa bàn. Nếu số lượng không đủ 20 học viên, Công ty liên hệ với các Công ty thành viên ở khu vực lân cận để cùng phối hợp mở lớp đào tạo.
+ Trong trường hợp đặc biệt và cần thiết, nếu số lượng tham dự không đủ 20 học viên, Công ty có thể gửi tờ trình đề nghị tổ chức lớp đào tạo nhưng phải nêu rõ lý do cần thiết phải mở lớp đào tạo khi không đủ số lượng.
+ Công ty tổ chức lên danh sách học viên dự kiến, danh sách giảng viên và gửi về Ban Bán lẻ để xem xét, trình Tổng Giám đốc cho phép mở lớp đào tạo đại lý.
+ Trên cơ sở phê duyệt của Tổng Giám đốc về việc mở lớp đào tạo theo đề xuất của các công ty thành viên, Ban Bán Lẻ có trách nhiệm gửi nội dung giảng dạy