5. Bố cục của đề tài
3.2.3. Công tác điều hành hoạt động mạng lưới đại lý
Khi xây dựng cho mình một hệ thống mạng lưới đại lý, Công ty Bảo hiểm BIDV Thái Nguyên luôn tích cực trong công tác điều hành hệ thống của mình. Phòng Nghiệp vụ mà trực tiếp là Bộ phận quản lý đại lý và các cán bộ thuộc các Phòng kinh
doanh được giao quản lý đại lý sử dụng rất nhiều phương pháp để tiến hành điều hành hoạt động của mạng lưới đại lý: Phương pháp hành chính tổ chức, phương pháp kinh tế....với một số công việc cụ thể như sau:
- Trực tiếp quản lý toàn diện các hoạt động của đại lý được giao phụ trách, tổ chức phương thức hoạt động, xem xét chế độ chính sách cụ thể với từng đại lý.
- Hỗ trợ đại lý trong công tác giới thiệu sản phẩm bảo hiểm, phạm vi bảo hiểm, phí bảo hiểm
- Hỗ trợ và phối hợp với đại lý tiếp nhận thông tin tổn thất, hỗ trợ công tác giám định và giải quyết bồi thường.
- Nhận ấn chỉ từ Phòng Kế toán hành chính và bàn giao cho đại lý theo quy định chung của Công ty. Báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ, hướng dẫn đại lý quảng cáo, tiếp thị bán sản phẩm, đầu mối hướng dẫn về sản phẩm bảo hiểm (phạm vi bảo hiểm, điều kiện, điều khoản bảo hiểm, phí bảo hiểm...), tiếp nhận thông tin cấp bảo hiểm từ đại lý.
- Chịu trách nhiệm quản lý doanh thu, công nợ các đơn bảo hiểm do đại lý được giao khai thác
- Đề xuất việc tuyển dụng bổ sung, hủy hợp đồng với các đại lý không đáp ứng được điều kiện chung của Công ty.
- Tổ chức sinh hoạt định kỳ theo quy định của Công ty, trao đổi nghiệp vụ, rút kinh nghiệm tìm các giải pháp nâng cao hiệu quả khai thác.
- Nắm bắt tâm tư nguyện vọng, những khó khăn của đại lý để có biện pháp hỗ trợ, động viên kịp thời.
- Thực hiện các báo cáo định kỳ về Công ty theo quy định. - Thực hiện chế độ hoa hồng cho đại lý
Để có thể phát huy tối đa khả năng của mỗi đại lý vào quá trình khai thác mang lại doanh thu, Công ty cần có chính sách về hoa hồng đại lý phù hợp, đây cũng là nguồn thu nhập, mối quan tâm chính của các đại lý. Tỷ lệ hoa hồng cho đại lý của Công ty được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 3.9. Chế độ hoa hồng cho đại lý tại Công ty Bảo hiểm BIDV Thái Nguyên
STT Nghiệp vụ Tỷ lệ hoa hồng
(%)
1 Bảo hiểm sức khỏe và bảo hiểm tai nạn con người 30
2 Bảo hiểm du lịch 30
3 Bảo hiểm tài sản và bảo hiểm thiệt hại 7,5
4 Bảo hiểm xây dựng và lắp đặt 7,5
5 Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển đường bộ, đường biển,
đường sông, đường sắt và đường hàng không 15
6 Bảo hiểm thân tàu và TNDS của chủ tàu biển và tàu
phà sông biển 7,5
7 Bảo hiểm thân tàu và TNDS của chủ tàu đối với tàu
sông và tàu cá 12
8 Bảo hiểm trách nhiệm chung 7,5
9 Bảo hiểm hàng không 0,5
10 Bảo hiểm xe cơ giới 15
11 Bảo hiểm cháy, nổ tự nguyện 15
12 Bảo hiểm tín dụng và rủi ro tài chính 15
13 Bảo hiểm thiệt hại kinh doanh 15
14 Bảo hiểm nông nghiệp 30
15
Bảo hiểm bắt buộc
a) Bảo hiểm TNDS của chủ xe ô tô 5
b) Bảo hiểm TNDS của chủ xe mô tô, xe máy 20
c) Bảo hiểm TNDS của người vận chuyển hàng không
với hành khách 3
d) Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với hoạt
động tư vấn pháp luật 5
c) Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của doanh
nghiệp môi giới bảo hiểm 5
e) Bảo hiểm cháy, nổ 5
Việc áp dụng chế độ hoa hồng có các tác dụng sau:
+ Thực hiện sự tuân thủ theo quy định của luật kinh doanh bảo hiểm
+ Chế độ hoa hồng giống như chế độ trả lương khoán theo sản phẩm, đại lý làm nhiều, kết quả hoạt động cao sẽ có thu nhập lớn, thu nhập của đại lý là không có giới hạn. Do vậy mà tạo được sự tự giác trong công việc của đại lý, không cần thiết phải quản lý giám sát quá chặt chẽ trong công việc của đại lý mà tạo được sự chủ động trong công việc cho đại lý bảo hiểm.
- Tạo được động lực làm việc cho đại lý vì thu nhập của mỗi đại lý phụ thuộc vào chính kết quả khai thác của bản thân đại lý đó.
Bảng 3.10. Chi hoa hồng đại lý giai đoạn 2013 - 2016 Năm
Chỉ tiêu Đơn vị 2013 2014 2015 2016
Số lượng đại lý Đại lý 61 79 95 116
Tổng số tiền hoa hồng chi cho đại lý
Trđ
1464 1991 2622 3593
(Nguồn: Phòng Nghiệp vụ)
Qua bảng số liệu có thể thấy số tiền chi hoa hồng cho đại lý của Công ty tăng lên qua các năm, năm 2013 Công ty mới phải chi 1464 triệu đồng thì đến năm 2016 số tiền chi hoa hồng của Công ty đã tăng lên 3593 triệu đồng, điều này chứng tỏ mạng lưới đại lý của Công ty đã hoạt động rất có hiệu quả, kỹ năng khai thác của đại lý ngày càng được nâng cao, doanh thu tăng lien tục qua các năm.
- Thực hiện chế độ khen thưởng kỷ luật và thăng tiến cho đại lý
Hiện nay trên thị trường bảo hiểm, hầu hết các Công ty đều áp dụng tỷ lệ chi hoa hồng theo mức trần quy định của Nhà nước. Chính vì vậy, để thu hút và giữ chân đại lý lâu dài thì cần có thêm các chế độ đãi ngộ khác. Công ty Bảo hiểm BIDV Thái Nguyên đã ý thức được rằng những lợi ích kinh tế tuy quan trọng nhưng không phải là động lực duy nhất, mà sự động viên tinh thần cũng tạo ra động lực to lớn, bởi vì con người nói chung không chỉ có nhu cầu vật chất mà còn có nhu cầu về tinh thần. Việc động viên kịp thời, gần gũi với các đại lý, hiểu được hoàn cảnh của họ sẽ làm cho họ hăng say, tích cực làm việc nhiều hơn.
Thông qua việc phát động các chương trình thi đua, Công ty đã có những hình thức và mức khen thưởng khác nhau theo từng chương trình phát động theo quý, theo năm đối với những đại lý có sáng kiến mới mang lại hiệu quả cao trong công việc, những đại lý có thành tích đặc biệt xuất sắc trong khai thác bảo hiểm, doanh thu phí bảo hiểm cao, phát hiện được hiện tượng trục lợi bảo hiểm. Mức khen thưởng này sẽ do lãnh đạo công ty quyết định và nguồn khen thưởng sẽ được trích từ Quỹ khen thưởng chung của công ty. Hiện nay Công ty phát động đều đặn hai chương trình thi đua:
+ Chương trình “Vinh danh đại lý”: Cuối mỗi quý, Công ty tổ chức vinh doanh những đại lý đáp ứng các tiêu chuẩn do chương trình đưa ra với cơ cấu giải thưởng: Năm 2013, 2014 . 01 giải nhất: 1,5 triệu đồng. . 02 giải nhì: 1 triệu đồng. . 10 giải ba: 500.000 đồng. Năm 2015, 2016 . 01 giải nhất: 2 triệu đồng. . 02 giải nhì: 1,5 triệu đồng. . 10 giải ba: 1 triệu đồng.
+ Chương trình “Sao kim” được tổ chức hàng năm dành cho: Cán bộ kinh doanh xuất sắc nhất, cán bộ hỗ trợ xuất sắc nhất và đại lý xuất sắc nhất. Với cơ cấu giải thưởng: Năm 2013, 2014 . 01 giải nhất: 1.5 triệu đồng. . 02 giải nhì: 1 triệu đồng. Năm 2015, 2016 . 01 giải nhất: 2 triệu đồng. . 02 giải nhì: 1,5 triệu đồng. . 05 giải ba: 1 triệu đồng
Công ty đã đề ra các tiêu chuẩn thi đua cho các đại lý như sau:
+ Hoàn thành xuất sắc chương trình kế hoạch, công tác được giao. Tức là: . Có số lượng hợp đồng khai thác mới cao, tỷ lệ tái tục hợp đồng cao;
. Doanh thu phí bảo hiểm cao (trên 40 triệu đồng/tháng) không có nợ đọng phí. . Thực hiện tốt quy trình khai thác và hướng dẫn tác nghiệp trong quản lý, sử dụng hoá đơn, ấn chỉ nghiệp vụ và thanh toán phí bảo hiểm.
. Chịu khó, có tinh thần, thái độ phục vụ khách hàng tốt, được khách hàng khen ngợi.
. Có cố gắng và sáng kiến trong việc thực hiện nhiệm vụ của cá nhân và tập thể mang lại hiệu quả cao.
. Chấp hành tốt các đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, chấp hành nghiêm các nội dung, quy chế làm việc của Công ty; có ý thức thực hành tiết kiệm, tinh thần đấu tranh chống các hiện tượng tiêu cực; có ý thức tổ chức kỷ luật tốt, tích cực học tập chuyên môn, tu dưỡng đạo đức.
. Có tinh thần đoàn kết, hợp tác giúp đỡ các đồng nghiệp trong công việc Số lượng đại lý được khen thưởng thể hiện ở bảng sau:
Bảng 3.11. Số lượng đại lý được khen thưởng Năm Chỉ tiêu Đơn vị 2013 2014 2015 2016 Vinh danh đại lý Sao kim Vinh danh đại lý Sao kim Vinh danh đại lý Sao kim Vinh danh đại lý Sao kim Tổng số đại lý được
khen thưởng Đại lý 48 03 52 03 52 08 52 08
Số tiền Trđ 32 3,5 34 3,5 60 10 60 10
Tổng số tiền Trđ 35,5 37,5 70 70
(Nguồn: Phòng Nghiệp vụ)
Bên cạnh những hình thức khen thưởng thì Công ty cũng có những chế tài xử phạt đối với các đại lý vi phạm một trong các hình thức sau:
+ Sử dụng ấn chỉ không đúng theo quy định của Công ty. + Đại lý làm mất ấn chỉ.
+ Thông đồng với khách hàng trục lợi bảo hiểm.
+ Cố tình làm sai lệch hồ sơ bồi thường gây hậu quả cho Công ty. + Chiếm dụng phí bảo hiểm.
Các hình thức xử phạt: tùy theo mức độ vi phạm, đại lý có thể bị xử phạt + Phạt tiền: đối với các trường hợp sử dụng ấn chỉ không đúng theo quy định của Công ty hoặc làm mất ấn chỉ như đối với cán bộ của Công ty.
+ Bồi thường thiệt hại: Trong trường hợp đại lý bảo hiểm vi phạm hợp đồng đại lý bảo hiểm, gây thiệt hại đến quyền, lợi ích hợp pháp của người được bảo hiểm thì Công ty chịu trách nhiệm về hợp đồng bảo hiểm do đại lý bảo hiểm thu xếp giao kết; đại lý bảo hiểm có trách nhiệm bồi hoàn cho Công ty các khoản tiền mà Công ty đã bồi thường cho người được bảo hiểm..
+ Chấm dứt hợp đồng và đề nghị truy cứu trách nhiệm theo quy định của pháp luật đối với trường hợp đại lý thông đồng với khách hàng trục lợi bảo hiểm hoặc chiếm dụng phí bảo hiểm.
Hiện nay, do số lượng đại lý tại các Phòng kinh doanh đang hạn chế và nằm trong tầm kiểm soát do đó việc trục lợi, thông đồng với khách hàng hầu như không có nhưng việc làm mất ấn chỉ và phạt tiền thì Công ty đã làm đúng quy trình và hướng dẫn của Tổng công ty trong công tác xử lý vi phạm của đại lý
Ngoài chế độ khen thưởng kỷ luật, Công ty còn thực hiện một số biện pháp sau: + Đối với những đại lý có kết quả doanh thu tốt hàng năm sẽ có cơ hội được trở thành cán bộ chính thức khi Công ty có chủ trương tuyển dụng, đây cũng là một mục tiêu theo đuổi của các đại lý.
+ Đối với những đại lý làm việc lâu năm cho, Công ty còn có chế độ đóng bảo hiểm xã hội cho đại lý, đây là đãi ngộ mà Công ty không bắt buộc phải thực hiện nhưng thực hiện chế độ này sẽ làm cho đại lý cảm thấy được quan tâm và sẽ gắn bó lâu dài hơn với Công ty.
+ Công ty còn tổ chức các hội nghị thương mại hàng kỳ để tạo điều kiện cho các đại lý giao lưu với nhau hoặc hàng năm công ty tổ chức cho các đại lý đạt doanh thu cao có điều kiện đi tham quan, dã ngoại, tổ chức giao lưu văn nghệ, thể thao giữa cán bộ công ty và các đại lý….