5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.2.5. Tổ chức sổ kế toán
Hiện nay, doanh nghiệp sử dụng rất nhiều hình thức sổ kế toán nhưng chủ yếu là các hình thức kế toán sau:
✓ Hình thức kế toán Nhật ký chung. ✓ Hình thức kế toán Nhật ký sổ cái. ✓ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. ✓ Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ. ✓ Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Mỗi hình thức kế toán có ưu nhược điểm riêng và các điều kiện áp dụng cho từng loại vùng doanh nghiệp, tuy nhiên tùy thuộc vào đặc điểm sản xuất kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình từ đó cung cấp những thông tin kế toan kịp thời, đầy đủ, đáng tin cậy giúp cho việc quản lý và ra quyết định của giám đốc.
2.2.5.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung
➢ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung:
Hàng ngày:
o Căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
o Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
o Cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. o Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng
cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ.
Sơ đồ 2.6: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra
2.2.5.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
➢ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái:
Hàng ngày:
Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký đặc biệt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng cân đối số phát sinh SỔ CÁI SỔ NHẬT KÝ CHUNG Bảng tổng hợp chi tiết
o Kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
o Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng:
o Sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng (trong quý) kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái.
o Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau:Tổng số tiền của cột phát sinh ở phần nhật ký bằng với tống số phát sinh nợ của tất cả các tài khoản và bằng tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản. Tổng số dư nợ của các tài khoản bằng tổng dư có của các tài khoản
o Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái.
o Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra
2.2.5.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
➢ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ:
Hàng ngày:
o Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoạc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng
Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp chi tiết
để ghi vào Sổ cái. Các Chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Cuối tháng:
o Phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng Tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư cuả từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.
Sơ đồ 2.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ
Sổ quỹ Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ Sổ cái
Bảng cân đối phát sinh
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra
2.2.5.4. Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ:
➢ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ:
Hàng ngày
o Căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan.
o Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký – Chứng từ.
Cuối tháng
o Khóa sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng rừ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái.
Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái.
Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký – Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 2.9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – Chứng từ
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối ngày Đối chiếu kiểm tra
2.2.5.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính:
➢ Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hàng ngày:
o Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu dược thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toan, các thông tin được tự động cập nhậ-p vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái hoặc Nhật ký-Sổ cái…) vao các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết):
Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ cái Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết
o Kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định.
Sơ đồ 2.10: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Kế toán trên máy
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu kiểm tra
2.3. Vai trò của thông tin kế toán nguyên liệu, vật liệu
- Thu thập tin về tình hình nguyên vật liệu nhằm thực hiện nhu cầu quản trị - Xây dựng kế hoạch đặt mua hàng.
- Xây dựng dự toán hàng tồn kho
- Cung cấp các báo cáo về nguyên vạt liệu, hàng tồn kho, giúp đưa ra các quyết định về quản lý nguyên vật liệu và hàng tồn kho.
- Trên thực tế, để sản xuất ra bất kì một sản phẩm nào thì doanh nghiệp cũng phải cần đến NVL… tức là phải có đầu vào hợp lí. Nhưng chất lượng sản phẩm sản xuất ra còn phụ thuộc vào chất lượng của NVL làm ra nó. Điều này là tất yếu vì với chất lượng sản
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết NHẬT KÝ CHỨNG TỪ MÁY VI TÍNH - Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÁC LOẠI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
phẩm không tốt sẽ ảnh hưởng tới quá trình tiêu thụ, dẫn đến thu nhập của doanh nghiệp không ổn định và sự tồn tại của doanh nghiệp không chắc chắn. Vì vậy, việc phấn đấu hạ giá thành sản phẩm đồng nghĩa với việc giảm chi phí NVL một cách hợp lý. Mặt khác, xét về mặt vốn thì NVL là một thành phần quan trọng của vốn lưu động trong các doanh nghiệp, đặc biệt là vốn dự trữ. Để nâng cao được hiệu quả sử dụng vốn sản xuất kinh doanh cần phải tăng tốc luân chuyển vốn lưu động và không thể tách rời việc dự trữ và sử dụng NVL một cách hợp lí và tiết kiệm.
Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH BAKEHOUSE VIỆT NAM
3.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Paul là một chuỗi các tiệm bánh / quán cà phê của Pháp bắt đầu tại Lille ở miền Bắc nước Pháp vào năm 1889 bởi Charlemagne Mayot. Chuyên phục vụ các sản phẩm của Pháp bao gồm bánh mỳ, bánh mứt, bánh mì sandwich, macarons, súp, bánh ngọt…Một thương hiệu 120 tuổi được yêu thích trên khắp thế giới, PAUL hiện có khoảng 500 cửa hàng tại 29 quốc gia. Hiện nay Paul đã có mặt tại Việt Nam với chi nhánh công ty là Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam.
Thông tin chung về công ty:
- Tên công ty: Công ty TNHH BAKEHOUSE VIỆT NAM.
- Địa chỉ kinh doanh: Gian hàng số L2-21, Tầng 2, Toà nhà Saigon Centre, 65 Lê Lợi, Phường Bến Nghé, TP. Hồ Chí Minh.
- Người đại diện pháp luật: Nan Chaiyadej. - Ngày hoạt động: 16/02/2016
- Web: Paulvietnam.com - Điện thoại: 0835 121412. - Mã số thuế: 0313652821.
- Ngành kinh doanh: Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động
3.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam ban đầu thành lập là một công ty TNHH 1 thành viên ngoài quốc doanh theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0313652821 do sở kế hoạch và đầu tư TP.Hồ Chí Minh cấp 16/02/2016. Lĩnh vực chính của công ty là nhà hàng và dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động, chuyên phục vụ các sản phẩm của Pháp như: bánh mì, bánh crepe, bánh mì sandwich, bánh macarons, bánh ngọt, coffee, rượu vang….
3.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ 3.1: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam
3.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận
Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, đại diện cho công ty trước pháp luật, trực tiếp
điều hành, đề ra các chiến lược phát triển cho công ty, chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh. Là người trực tiếp tham gia kí kết các hợp đồng kinh tế, lựa chọn và đề ra các quyết định phương án.
BP.Nhân sự: tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các
việc trong lĩnh vực lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khoẻ cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty.
BP.Thu mua: hỗ trợ công ty trong công tác hoạch định kế hoạch mua hàng, tìm kiếm
nhà cung cấp và cung ứng vật lực phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Kiểm tra chất lượng và tiến độ cung ứng của toàn bộ vật lực đầu vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh toàn công ty.
BP.Kế toán: giúp công ty nắm bắt được tình hình tài chính của công ty, giúp ban