5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
4.2.2.1.1. Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu nhập kho
➢ Nguyên vật liệu mua về nhập kho tại Công ty:
Nguyên vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài. Khi nhận được đơn đặt hàng hoặc căn cứ vào kế hoạch và nhu cầu mua vật liệu của các bộ phận sản xuất đã được giám đốc phê duyệt, bộ phận thu mua sẽ tiến hành các thủ tục và qui trình thu mua nguyên vật liệu. Khi nguyên vật liệu về đến công ty, bộ phận thu mua sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn và đồng thời kiểm tra số lượng, chất lượng của vật liệu trước khi nhập kho. Nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn mới được tiến hành nhập kho bởi thủ kho.
Sau khi tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, bộ phận thu mua sẽ tiến hành lập bộ đề nghị thanh toán cho nhà cung cấp và gửi về cho phòng kế toán.
Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sau khi nhận được bộ đề nghị thanh
toán sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu tính hợp lệ của bộ chứng từ thanh toán với đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT và giấy đề nghị thanh toán. Nếu bộ chứng từ thanh toán hợp lệ, kế toán nguyên vật liệu sẽ tiến hành nhập liệu, phản ánh nghiệp vụ
pháp sinh dựa trên phần mềm Misa. Nếu bộ chứng từ thanh toán không hợp lệ, kế toán sẽ trả về cho bộ phận thu mua. Kế toán nguyên vật liệu theo dõi và cập nhật tình hình giá cả nguyên vật liệu.
➢ Nguyên vật liệu mua về nhập kho tại Saigon Centre:
Đối với nguyên vật liệu mua về nhập kho tại kho Saigon Centre, khi nguyên vật liệu được giao đến kho, người nhận vật liệu sẽ ký xác nhận đã nhận hàng vào hóa đơn GTGT do bán bán hàng xuất và phiếu giao hàng. Sau đó, hóa đơn GTGT và phiếu giao hàng (đã có chữ ký xác nhận hàng đã nhận đủ của người nhận) sẽ được chuyển về phòng kế toán để làm căn cứ ghi nhận và nhập liệu vào phần mềm.
➢ Nhập kho nguyên vật liệu mua nội địa
Ngày 04/04/2017 theo hóa đơn GTGT số 0038420, Công ty TNHH Bakehouse Việt Nam mua của Công ty TNHH Thực phẩm Vina Siam:
- Sườn cừu: số lượng 4,772kg ; đơn giá 640.000 VND
- Thăn ngoại bò Úc tươi Teys White: số lượng 9,2 kg ; đơn giá là 320.000
VND.
- Trai đông lạnh: số lượng 2 gói (1kg/gói) ; đơn giá 193.000
Hàng được giao tận kho của Công ty, chi phí vận chuyển đã được tính vào giá mua.
Khi nhận được bộ đề nghị thanh toán cùng hóa đơn GTGT, kế toán nguyên vật liệu tiến hành kiểm tra, đối chiếu số lượng, đơn giá, thành tiền giữa hóa đơn GTGT (Phụ lục 1), phiếu giao hàng (Phụ lục 2) và đơn đặt hàng (Phụ lục 4)
Hóa đơn GTGT chỉ được chấp nhận khi ghi đầy đủ và chính xác các thông tin: tên công ty, địa chĩ, mã số thuế, số tài khoản…của bên mua cũng như bên bán, có đầy đủ con dấu và chữ ký của giám đốc hoặc đại diện bên bán, hóa đơn phải ghi đúng, tính đúng số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT. Nếu có sai sót giữa đơn đặt hàng và hóa đơn GTGT, kế toán nguyên vật liệu sẽ trả lại hóa đơn GTGT và bộ đề nghị thanh toán cho bộ phận thu mua, đồng thời yêu cầu bên bán hàng phải thu hồi lại hóa đơn GTGT và xuất lại hóa đơn khác cho Công ty.
Căn cứ vào tờ hóa đơn GTGT hợp lệ, kế toán nguyên vật liệu tiến hành nhập kho nguyên vật liệu vào phần mền kế toán Misa.
Dựa vào nhóm mã vật tư đã tạo trước đó, kế toán nhập kho nguyên vật liệu vào chứng từ mua hàng, cần lưu ý nhập chính xác số lượng, thành tiền, thuế GTGT, số hoá đơn chứng từ. Sau đó bấm cất và lưu chứng từ.
Đường dẫn: Mua hàng Mua hàng hóa, dịch vụ Thêm
Hình 4.4: Chứng từ mua hàng trong nước nhập kho – Hóa đơn 38420
Kế toán nguyên vật liệu sẽ lập phiếu nhập kho thành 2 liên, phiếu nhập kho( Hình 4.5 & Phụ lục 6) được lập với chữ kí và sự xác nhận của thủ kho hàng đã nhập đủ số lượng:
✓ Liên 1: Kế toán sử dụng để vào sổ và lưu trữ ✓ Liên 2: Kẹp vào bộ đề nghị thanh toán.
Hình 4.5: Phiếu nhập kho mua hàng trong nước – Hóa đơn 38420
Các loại chứng từ cần thiết để hoàn thành bộ chứng từ thanh toán: ✓ Hợp đồng mua bán.
✓ Đơn đặt hàng. ✓ Phiếu giao hàng
✓ Giấy chứng nhận chất lượng. ✓ Hóa đơn GTGT
✓ Giấy đề nghị thanh toán.
Sau khi hoàn thành bộ chứng từ thanh toán, kế toán vật liệu lưu lại và theo dõi tình hình đến hạn thanh toán cho nhà cung cấp. Khi đến hạn thanh toán kế toán lập phiếu chi và phiếu chuyển tiền cho bộ đề nghị thanh toán, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc xét duyệt.
Hình 4.6: Phiếu chi thanh toán tiền mua hàng - Hoá đơn 38420
Sau đó dựa vào phiếu chi (đã có chữ ký của Giám đốc và kế toán trưởng) và phiếu chi (đã có chữ ký của giám đốc và mộc thanh toán của ngân hàng) để làm căn cứ nhập Uỷ nhiệm chi trên phần mềm Misa. Kế toán cất và lưu trữ chứng từ.
Đường dẫn: Ngân hàng Thêm Ủy nhiệm chi trả tiền nhà cung cấp Hình 4.7: Uỷ nhiệm chi t rả nhà cung cấp – Hoá đơn 38420
➢ Nhập kho nguyên vật liệu nhập khẩu:
Ngày 06/02/2017, Công ty TNHH Bakehouse Bakehouse Việt Nam nhập khẩu bánh Palmier, bánh trứng vị chanh, bánh macaron các loại đông lạnh của Công ty Sas Panachat theo tờ khai hải quan số 101250480810.(Phụ lục 5)
Trong đó, các chi phí liên quan bao gồm: - Phí vận chuyển: 45.658.930 VND - Phí bảo hiểm: 734.460 VND - Phí hải quan: 16.815.000 VND
Đối với các lô hàng nhập khẩu, kế toán tiến hành khai báo các chi phí liên quan đến lô hàng nhập khẩu trước vào chứng từ mua dịch vụ (Hình 4.8 & Phụ lục 1) trên phần mềm Misa và tự động phân bổ chi phí nhập khẩu cho từng mặt hàng theo tiêu thức giá trị. Căn cứ vào tờ khai hải quan số 101250480810 (Phụ lục 5) và số lượng thực tế kế toán tiến hành khai báo số liệu trên tờ khai vào chứng từ mua hàng nhập nhập kho (Hình 4.9) in ra phiếu nhập kho (Phụ lục 6)
Hình 4.9: Chứng từ mua hàng nhập khẩu nhập kho – TKHQ 101250480810