Trong tháng, khi nhận đƣợc chứng từ gốc, hoá đơn GTGT,…về những khoản liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán lập phiếu chi. Sau đó căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, phiếu chi để hạch toán. Kế toán ghi:
Nợ TK 641: Chi phí bán hàng
Có TK 111,112: Chi tiền mặt hoặc TGNH cho bộ phận bán hàng Có TK 334, 338: Lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ tài chi phí bán hàng của doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh Có TK 641: Chi phí bán hàng
4.5.4. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ví dụ 1: Căn cứ vào hóa đơn GTGT đầu vào số 0007768 ngày 21/01/2017 của
công ty TNHH MTV Nhà Hàng Trên Sông. Chi phí tiếp khách với số tiền 5.004.370đ, thuế GTGT 10%, công ty chƣa thanh toán (Xem Phụ lục 10). Kế toán ghi:
Nợ TK 641: 5.004.370 Nợ TK 133: 500.437
Có TK 331: 5.504.807
Ví dụ 2: Căn cứ hoá đơn GTGT đầu vào số 0000002 ngày 17/01/2017 của
Công ty TNHH SX TM may Thành Phát. Chi phí mua túi vải để tặng cho khách hàng với số tiền là 14.600.000 đ, thuế GTGT 10%. Công ty chƣa thanh toán. (Xem Phụ lục 11). Kế toán ghi:
Nợ TK 641: 14.600.000 Nợ TK 133: 1.460.000
Có TK 331: 16.060.000
Ví dụ 3: Căn cứ hoá đơn GTGT đầu vào số 0004928 ngày 31/03/2017 của
DNTN đại lý xăng dầu Sao Mai Vĩnh Phúc. Phí xăng dầu vận chuyển hàng hóa với số tiền là 24.311.264đ, thuế GTGT 10%. Công ty chƣa thanh toán ngƣời bán (Xem Phụ
lục 12). Kế toán ghi:
Nợ TK 641: 24.311.264 Nợ TK 133: 2.431.126
Có TK 331: 26.742.390
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển CPBH sang TK 911 để xác định KQKD. Kế toán ghi: Tháng 01/2017:
Nợ TK 911: 628.104.474
Nợ TK 911: 310.669.897
Có TK 641: 310.669.897 Tháng 03/2017:
Nợ TK 911: 346.442.320
Có TK 641: 346.442.320
Căn cứ vào sổ chi tiết và sổ cái TK 641, xác định đƣợc chi phí quản lý cuối quý 01/2017 là 1.285.216.691đ
CÔNG TY TNHH AIKIBI
Lô IV, 19-20 Tây Thạnh, KCN Tân Bình, Phƣờng Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Quý 1 năm 2017 Tài khoản: [...] Chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Phát sinh Ngày Số Nợ Có 641 - Chi phí Bán hàng Dƣ đầu kỳ 04/01 PK001 Chi phí tiếp khách 3388 718,000 07/01 PK006 Chi phí bảo hiểm vật chất xe Ford 51D-
006.09
331 10,955,455
09/01 PK008 Chi phí sửa máy rút dây đai 331 1,360,000 12/01 PK009 Điện chi nhánh 650 tháng12/2016 331 4,033,737 14/01 PK017 Chi phí di dời container di động 2 về kho 3388 5,454,546 19/01 PK026 Chi phí tiếp khách 3388 1,000,000 21/01 PK029 Chi phí tiếp khách 331 5,004,370 …..
31/01 PK183 Chi phí in ấn quảng cáo tháng 01/2017 331 10,440,000 31/01 PK184 Chi phí thiết kế showroom đại lý Kim Hoàng 331 32,950,000 31/01 PK185 Chi phí tiếp khách 3388 2,423,000 31/01 PK188 Chi phí internet CH520 tháng 12/2016 331 204,545 31/01 PX008 Xuất tài liệu in ấn thông tin sản phẩm 1532 121,225,000
31/01 12 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 --> 911 911 628,104,474
02/02 PK001 Chi phí khai trƣơng đại lý 3388 11,623,637 17/02 PK005 Chi phí may túi vãi 331 14,600,000 18/02 PK006 Chi phí tiếp khách 3388 2,143,000 18/02 PK007 Điện chi nhánh 520 tháng 01/2017 331 3,217,840 …. 29/02 PK073 Điện chi nhánh 151 tháng 01/2017 331 16,248,986 29/02 PK076 Chi phí internet CH520 tháng 01/2017 331 204,545 29/02 PK085 Chi phí vật tƣ phụ lắp đặt tháng 02/2017 141 4,735,000 29/02 PK086 Chi phí rửa xe vá vỏ xe Huyndai 51C-204.53
tháng 02/2017
141 8,613,000
29/02 PK087 Chi phí tiếp khách 3388 900,000 29/02 PK088 Chi phí khai trƣơng đại lý 3388 18,472,727 29/02 PK089 Chi phí in ấn quảng cáo 3388 600,000 29/02 PK092 Chi phí in ấn quảng cáo 331 440,000 29/02 PK093 Chi phí thuê ngoài vận chuyển giao hàng 141 1,200,000
29/02 12 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 --> 911 911 310,669,897
02/03 PK002 Chi phí tiếp khách 3388 2,775,000 12/03 PK008 Chi phí bảo dƣỡng xe Ford 51D-006.09 141 2,009,000 12/03 PK009 Chi phí decal, ruy băng cho sản xuất 331 5,700,000 ….
31/03 PK130 Chi phí sửa chữa CH520 141 3,480,000 31/03 PK134 Điện chi nhánh 650 tháng 02/2017 331 2,959,438 31/03 PK135 Điện chi nhánh 520 tháng 02/2017 331 3,454,480 31/03 PK136 Chi phí xăng dầu 331 24,311,264
31/03 12 Kết chuyển chi phí bán hàng 641 --> 911 911 346,442,320
Nhận xét:Chi phí bán hàng đƣợc kế toán hạch toán đúng quy định, kế toán theo dõi chi tiết từng khoản chi phí phát sinh giúp cho nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc kiểm soát chi phí.
4.6. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
4.6.1. Nội dung
Chi phí quản lý kinh doanh là các chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động quản lý chung của doanh nghiệp.
Chi phí quản lý kinh doanh của Công ty gồm: chi phí lƣơng nhân viên văn phòng, chi phí dụng cụ, vật tƣ văn phòng, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ quản lý…
4.6.2. Chứng từ sử dụng và tài khoản sử dụng:
a) Chứng từ sử dụng:
+ Phiếu chi
+ Giấy báo Nợ của ngân hàng + Bảng thanh toán tiền lƣơng
+ Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng phục vụ cho việc quản lý + Phiếu đề nghị thanh toán và các chứng từ kèm theo…
b) Tài khoản sử dụng:
Kế toán sử dụng tài khoản 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp TK cấp 2:
+ TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý + TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng + TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ + TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài + TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
4.6.3. Phương pháp hạch toán
Trong tháng, khi nhận đƣợc chứng từ gốc, hoá đơn GTGT,…về những khoản liên quan đến chi phí quản lý kinh doanh, kế toán lập phiếu chi. Sau đó căn cứ vào chứng từ, hoá đơn, phiếu chi để hạch toán. Kế toán ghi:
Có TK 334, 338: Lƣơng và các khoản trích theo lƣơng Có TK …
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển toàn bộ tài chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh, kế toán ghi:
Nợ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
Có TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
4.6.4. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ví dụ 1: Căn cứ hoá đơn GTGT đầu vào 5037326 ngày 07/01/2017 của Tổng
công ty điện lực Thành phố Hồ Chí Minh. Chi phí tiền điện đợt 1 với số tiền 12.481.995đ, thuế GTGT 10%. Công ty chƣa thanh toán. (Xem Phụ lục 13). Kế toán ghi:
Nợ TK 642: 12.481.995 Nợ TK 133: 1.248.199
Có TK 331: 13.730.184
Ví dụ 2: Căn cứ hoá đơn GTGT đầu vào số 0002070 ngày 16/02/2017 của công
ty TNHH DV Bảo vệ Chiến Thắng. Chi phí thuê bảo vệ với số tiền là 14.548.38 đ, thuế GTGT 10%. Công ty chƣa thanh toán. (Xem Phụ lục 14). Kế toán ghi:
Nợ TK 642: 14.548.387 Nợ TK 133: 1.454.839
Có TK 331: 16.003.226
Ví dụ 3: Căn cứ hoá đơn GTGT đầu vào 0004185 ngày 30/03/2017 của công ty
TNHH TM DV Viễn Thông Thế Giới 24 Giờ. Chi phí cƣớc điện thoại với số tiền 8.722.707đ, thuế GTGT 10%. Công ty chƣa thanh toán. (Xem Phụ lục 15). Kế toán ghi:
Nợ TK 642: 8.722.707 Nợ TK 133: 872.271
Có TK 331: 9.594.978
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh. Kế toán ghi:
Có TK 642: 33.088.394 Tháng 02/2017: Nợ TK 911: 197.091.218 Có TK 642: 197.091.218 Tháng 03/2017: Nợ TK 911: 433.458.005 Có TK 642: 433.458.005
Căn cứ vào sổ chi tiết và sổ cái TK 642, xác định đƣợc chi phí quản lý cuối quý 01/2017 là 663.637.617đ
CÔNG TY TNHH AIKIBI
Lô IV, 19-20 Tây Thạnh, KCN Tân Bình, Phƣờng Tây Thạnh, Quận Tân Phú, Tp.HCM
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Quý 1 năm 2017
Tài khoản: [...]
Chứng từ Diễn giải Tk đối ứng Phát sinh
Ngày Số Nợ Có
642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp
Dƣ đầu kỳ
01/01 PK021 Chi phí mua văn phòng phẩm 3388 490,909 07/01 PK025 Chi phí điện đợt 1 331 12,481,995 ….
19/01 PK036 Chi phí mua thiết bị văn phòng 3388 1,890,909 31/01 PB01 Phân bổ công cụ dụng cụ 2421 4,634,228 31/01 PB01 Phân bổ công cụ dụng cụ 2423 1,563,257 31/01 13 Kết chuyển chi phí quản lý
doanh nghiệp 642 --> 911
911 33,088,394
02/02 PK043 Chi phí mua mực in 3388 308,334 16/02 PK063 Chi phí thuê Bảo vệ 331 14,548,387
…. 29/02 PB02 Phân bổ công cụ dụng cụ 2423 1,563,257 29/02 PK090 Chi phí văn phòng phẩm tháng 02/2017 331 2,125,100 29/02 PK064 Lƣơng tháng 02/2017- PTTH 3341 152,594,527 29/02 13 Kết chuyển chi phí quản lý
doanh nghiệp 642 --> 911
911 197,091,218
….
25/03 PK046 Chi phí mua văn phòng phẩm 3388 1,600,000 30/03 PK047 Chi phí cƣớc điện thoại 331 8,722,707 31/03 PB03 Phân bổ công cụ dụng cụ 2423 1,563,257 31/03 PK095 Chi phí thuê máy photo 331 1,353,280 31/03 PK139 Lƣơng tháng 03/2017- PTH 3341 312,924,437 31/03 PK132 Chi phí văn phòng phẩm tháng
03/2017
331 2,322,200
31/03 13 Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 642 --> 911
Nhận xét:
Chi phí QLDN đƣợc kế toán hạch toán tƣơng đối đúng quy định.
Công ty chƣa thực hiện các chế độ trích phụ cấp, cơm trƣa… cho nhân viên đó là một thiệt thòi về quyền lợi và đời sống của ngƣời lao động.
4.7. Kế toán chi phí tài chính
Công ty chỉ sử dụng nguồn vốn sẵn có của mình trong hoạt động kinh doanh, không đầu tƣ tài chính vào lĩnh vực khác. Vì thế không phát sinh các khoản chi phí tài chính.