Nguồn tin: Phòng kế toán
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Trình tự ghi sổ: Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ để ghi sổ, kế toán xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào các bảng biểu đã đƣợc thiết kế sẵn của phần mềm kế toán excel trên máy tính. Cuối tháng kế toán thực hiện thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động, chính xác và trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển.
Phần mềm kế toán Bravo 7 trên
máy vi tính
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp
chứng từ kế toán Báo cáo tài chính
Sổ kế toán
- Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết
Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán đƣợc ban hành theo Thông tƣ 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính, một số tài khoản áp dụng tại Công ty nhƣ:
+ TK 111: Tiền mặt
+ TK112: Tiền gửi ngân hàng + TK131: Phải thu khách hàng
+ TK133: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ + TK142: Chi phí trả trƣớc ngắn hạn + TK 156: Hàng hoá
+ TK 331: Phải trả cho ngƣời bán
+ TK 333: Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nƣớc + TK 334: Phải trả ngƣời lao động
+ TK 338: Phải trả, phải nộp khác + TK 411: Nguồn vốn kinh doanh + TK 421: Lợi nhuận chƣa phân phối
+ TK 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính
+ TK 632: Giá vốn hàng bán + TK 635: Chi phí tài chính
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp + TK 711: Thu nhập khác
+ TK 811: Chi phí khác
+ TK 911: Xác định kết quả kinh doanh + TK…
CHƢƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN
4.1. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Aikibi Việt Nam. Hạn Aikibi Việt Nam.
4.1.1. Đặc điểm kinh doanh
Công ty kinh doanh trong lĩnh vực thƣơng mại nên chức năng cơ bản của doanh nghiệp là sự lƣu chuyển hàng hoá giữa ngƣời sản xuất và ngƣời tiêu dùng. Công ty kinh doanh chủ yếu là phân phối hệ thống máy điều hòa không khí và cung cấp các vật tƣ, dịch vụ đi kèm nhƣ: ống đồng, dây điện, ống nƣớc xã, giá đỡ dàn nóng, dịch vụ nhân công lắp đặt, bảo hành, bảo trì máy lạnh…
Thị trƣờng của công ty trải dài khắp cả nƣớc, đặc biệt ở Thành phố Hồ Chí Minh và khu vực Nam Bộ. Công ty chủ yếu cung cấp hàng hóa cho các Đại lý và công trình lớn vì thế khối lƣợng hàng hoá xuất bán hàng tháng rất ổn định. Công ty đang nổ lực hết mình để tìm kiếm khách hàng, mở rộng thêm thị trƣờng trong thời gian tới.
4.1.2. Phương thức bán hàng
Bộ phận kinh doanh sẽ trực tiếp nhận yêu cầu mua hàng của khách hàng qua email, điện thoại/fax hoặc ký kết hợp đồng với khách hàng. Khi có đơn hàng, PKD sẽ trực tiếp liên hệ với thủ kho để kiểm tra lƣợng hàng hoá đang có trong kho, liên hệ với nhà sản xuất để đặt mua thêm (nếu hàng hoá không đáp ứng đủ cho đơn hàng).
Bộ phận kinh doanh theo dõi đơn hàng và điều chuyển giao hàng đúng hạn cho khách hàng. Căn cứ vào phiếu giao hàng và phiếu nhận hàng đã có xác nhận từ phía khách hàng, phòng kinh doanh sẽ chuyển qua bộ phận kế toán xuất hoá đơn GTGT.
Căn cứ vào chứng từ: hoá đơn GTGT, hợp đồng, phiếu giao và phiếu nhận hàng đã có xác nhận từ phía khách hàng, kế toán sẽ cập nhật vào phần mềm kế toán để ghi nhận doanh thu và giá vốn hàng bán.
4.1.3. Phương thức thanh toán
Khách hàng thanh toán chủ yếu là chuyển khoản theo hợp đồng kinh tế thỏa thuận. Công ty chỉ sử dụng tiền mặt đối với những khoản tiền dƣới 20 triệu đồng.
Công ty TNHH Aikibi không áp dụng chính sách bán trả góp cho khách hàng.
4.2. Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
4.2.1. Nội dung
Doanh thu của công ty chủ yếu là phân phối hệ thống máy điều hòa không khí và cung cấp các vật tƣ, dịch vụ đi kèm nhƣ: ống đồng, dây điện, ống nƣớc xã, giá đỡ dàn nóng, dịch vụ nhân công lắp đặt, bảo hành, bảo trì máy lạnh…
4.2.2. Chứng từ sử dụng và trình tự luân chuyển chứng từ
a) Chứng từ sử dụng
- Đơn đặt hàng kiêm quyết toán. - Phiếu xuất kho.
- Hợp đồng kinh tế.
- Hóa đơn GTGT.
- Phiếu thu. - Phiếu chi.
- Chứng từ giao dịch, Giấy báo Nợ, giấy báo Có của ngân hàng khi khách hàng thanh toán qua ngân hàng.
- Các chứng từ liên quan khác.
b) Trình tự luân chuyển chứng từ
Bộ phận kinh doanh: Sau khi đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đƣợc ký kết giữa
Công ty và khách hàng, đến ngày giao hàng bộ phận kinh doanh sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho gồm 3 liên. Liên 1 phòng kinh doanh giữ lại để lƣu, liên 2 và liên 3 sẽ chuyển qua bộ phận kho để kiểm tra hàng hoá và xuất kho.
Bộ phận kho: Thủ kho sẽ xem xét và tiến hành kiểm hàng để giao cho khách
hàng. Sau khi giao hàng cho khách hàng, thủ kho và khách hàng cùng ký vào liên 2 và liên 3. Liên 3 thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho và lƣu lại tại kho. Liên 2 khách hàng giữ lại hoặc làm cơ sở để yêu cầu kế toán xuất hóa đơn.
Bộ phận kế toán: Căn cứ vào phiếu xuất kho đã đƣợc ký duyệt hợp lệ và các chứng từ nhƣ các khoảng tạm ứng, hoàn ứng..., kế toán tiến hành lập hoá đơn GTGT gồm 3 liên. Liên 1 lƣu tại bộ phận kế toán, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 để luân chuyển nội bộ khi cần làm căn cứ để xét duyệt các chứng từ. Sau đó kế toán ghi nhận doanh thu, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và nhập số liệu vào các sổ sách có liên quan vào phần mềm kế toán của Công ty.