Hình 3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty
Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự công ty TNHH TMDV Trí Hùng Việt
Tổ chức nhân sự:
Công ty với chiến lược phát triển lâu dài nên sự phân công, tổ chức các bộ phận trong công ty luôn được quan tâm hàng đầu. Công ty phân ra các bộ phận với chức năng, nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng với mục đích cùng nhau thi đua, cùng nhau góp phần thúc đẩy công ty hoạt động một cách có hệ thống, có hiệu quả kinh tế cao.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban Giám Đốc
➢ Giữ vị trí chủ chốt của công ty, là người quyết định mọi việc, duyệt mọi chứng từ quan trọng, là đại diện công ty khi gặp gỡ cơ quan nhà nước.
➢ Định hướng phát triển cho công ty, họp thường xuyên với trưởng của các phòng ban để đưa ra quyết định có hiệu quả nhất.
Phòng Kế Toán – Tài vụ: do Kế toán trưởng quản lý
➢ Họp thường xuyên với giám đốc và trưởng phòng kinh doanh để hoạch định chiến lược phát triển, tìm hiểu thị trường và mở rộng kinh doanh.
➢ Kiểm soát chặt chẽ hóa đơn chứng từ ghi nhận doanh thu, chi phí để làm căn cứ giải trình cơ quan thuế yêu cầu.
➢ Báo cáo cho ban giám đốc kết quả kinh doanh cuối mỗi tháng.
➢ Điều hành và phân công trách nhiệm cho mỗi vị trí kế toán trong phòng, yêu cầu báo cáo về công việc của mỗi người vào cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần. Sau khi xem xét và kiểm tra rõ ràng, kế toán trưởng đưa ra nhận xét năng lực và phê bình yếu kém..
P. Hành chính nhân sự Giám đốc Kế toán trưởng Trưởng phòng kinh doanh Bộ phận hành chính Bộ phận an ninh BP. Marketing – chăm sóc khách hàng BP. Nhận hàng – bảo hành BP. Giao nhận BP. Thu chi BP. Công nợ BP. Bán hàng BP. Quản lý hàng hoá
Phòng kinh doanh: do trưởng phòng kinh doanh quản lý:
➢ Giữ vai trò quan trọng trong việc tạo lợi nhuận cho công ty, thường xuyên đề ra doanh số để công ty ngày càng phát triển trên thị trường.
➢ Cung cấp cho khách hàng những thông tin về sản phẩm như giá cả, các chương trình khuyến mãi, mẫu mã mới chất lượng và tiện dụng khi sử dụng…
➢ Tố chức và quản lý chặt chẽ bộ phận chăm sóc khách hàng. Xử lý nghiêm minh đối với những trường hợp nhân viên bán hàng có thái độ không hay với khách hàng.
➢ Quản lý tốt bộ phận bảo hành sản phẩm. Luôn luôn lắng nghe ý kiến của khách hàng về chất lượng sản phẩm, cũng như đề ra chương trình quà tặng cuối năm đối với khách hàng thường xuyên và quà tặng tức thời đối với khách hàng không thường xuyên.
➢ Đảm bảo mọi quyền lợi của khách hàng khi mua sắm tại công ty.
➢ Mặt khác, cấp quản lý phòng kinh doanh cũng có chế độ khen thưởng đối với những nhân viên tích cực trong công việc. Động viên, khuyến khích tinh thần làm việc của anh em trong kho. Cuối tháng đề xuất một số nhân viên tiêu biểu trong tháng và có những phần thưởng cho kết quả đó. Qua đó mọi người mới cùng nhau phấn đấu để công ty ngày càng đi lên.
Phòng hành chính: gồm có bộ phận hành chính và bộ phận an ninh
➢ Lo việc liên hoan cho công ty, quà ngày lễ cho nhân viên, mua sắm vật dụng và sắp xếp phòng họp cho công ty…
➢ Bảo quản tài sản, hàng hóa tại cửa công ty. Quan sát hàng ra vào công ty và người ra vào công ty.
➢ Được phép truy hỏi khi có nghi ngờ gian lận. Kiêm luôn nhiệm vụ canh giữ xe cho khách mua hàng và của nhân viên.