Sản phẩm công ty kinh doanh khá đa dạng thuộc chủng loại sản phẩm điện tử, thiết bị điện tử, điện lạnh, điện gia dụng được cung cấp bởi những đại lý phân phối của những nhà cung cấp có thương hiệu trên thị trường. Các sản phẩm của công ty tập trung thành 4 nhóm:
Điện tử:
Máy Fax, Máy in: đây là mặt hàng tiêu thụ nhiều nhất và đem lại lợi nhuận cao nhất so với những mặt hàng khác do có nhiều khách hàng tiêu thụ dòng sản phẩm này, có đủ chức năng fax, photo, gửi mail, in trắng đen, in màu… có nhiều giá và nhiều nhãn hiệu như Canon, Toshiba…
Laptop, máy bộ vi tính bao gồm CPU và màn hình: mặt hàng này đa phần chỉ trưng bày số ít và bán theo đơn đặt hàng và công ty chỉ là trung gian của những nhà phân phối, có đủ size và đủ nhãn hiệu Dell, Acer…
Máy photo: có giá từ 19 triệu đến ngoài 30 triệu, nhận đặt hàng và giá cả được thương lượng hưởng nhiều khoản ưu đãi, dòng sản phẩm của thương hiệu Samsung, Toshiba…
Máy chụp hình: có giá ưu đãi từ 2.5 triệu đến hơn 10 triệu, mặt hàng này thì công ty chỉ trưng bày và là trung gian khi có khách hàng tiêu thụ, khi nào có đơn hàng thì mới liên hệ lấy hàng về giao khách, nhãn hiệu ưa chuộng Canon, Sony, Nikon, Samsung…
Điện lạnh:
Tủ đông: với nhiều kiểu dáng, kích cỡ, giá tiền, chủ yếu là 2 nhãn hiệu Funiki và Sanaky.
Máy giặt: với nhiều loại có tính năng đa dạng cửa trên, cử bên sức chứa từ 6.2kg đến 12kg của những nhãn hiệu Samsung, Sanyo…
Điện gia dụng:
Bếp ga, bếp điện từ, bếp hồng ngoại: kiểu dáng đẹp, đủ giá từ 400 đến 4 triệu, có mặt hàng tặng kèm bình ga, hoặc bộ nồi sử dụng…
Lò vi song: mặt hàng này cũng tiêu thụ khá lớn, đủ giá từ thấp đến cao, có nhiều chức năng, nhãn hiệu Sanyo, Sharp, Goldsun…
Thiết bị điện tử:
Gồm bàn phím, chuột vi tính, headphone, màn hình vi tính, loa vi tính… có giá cạnh tranh và cung cấp với số lượng lớn, dòng sản phẩm của Mitsu, Dell, Genius…
4.2. Kế toán doanh thu, thu nhập khác 4.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng 4.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng tại đơn vị bao gồm các khoản doanh thu phát sinh khi bán các hàng hoá điện tử, thiết bị điện tử, điện lạnh, điện gia dụng đã nêu trên.
Phương thức bán hàng.
Phương thức giao hàng tại kho: theo phương thức này, khi công ty nhận hợp đồng kinh tế hoặc báo cáo thì bộ phận kinh doanh sẽ lập biên bản bàn giao và giao hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho công ty. Hàng hóa được xác định và tiêu thụ khi bên mua hàng đã nhận được hàng và ký vào hóa đơn mua hàng.
Phương thức chuyển hàng: theo phương thức này, khi công ty nhận hợp đồng kinh tế hoặc báo giá thì bộ phận kinh doanh sẽ lập biên bản giá, xuất lô hàng trong kho công ty vận chuyển sang kho của khách hàng hoặc địa điểm qui định trong hợp đồng kinh tế. Hàng hóa được xác định là tiêu thụ khi bên mua hàng nhận được hàng, đồng thời thanh toán tiền và chấp nhận thanh toán.
Phương thức thanh toán.
Trả ngay và trả chậm.
Trả ngay: công ty áp dụng hình thức này với hầu hết tất cả khách hàng, đặc biệt là khách hàng cá nhân.
Trả chậm: khi có yêu cầu mua hàng trả chậm của khách hàng, công ty xem xét khả năng thanh toán, uy tín của khách hàng để chấp nhận cho trả chậm.
Thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản.
Khi khách hàng thanh toán: số tiền dưới 20 triệu thì nhận tiền mặt và chuyển khoản, số tiền trên 20 triệu thì thanh toán bằng chuyển khoản qua ngân hàng.
Phương thức giao hàng.
Nếu khách hàng mua nhỏ lẻ dưới 5 sản phẩm, thì giao hàng tại kho và khách hàng tự vận chuyển hàng.
Nếu từ 5 sản phẩm trở lên (trừ sản phẩm là những linh kiện, phụ tùng) thì công ty sẽ giao hàng và chi phí vận chuyển sẽ do công ty chi trả không tính cho khách.
Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ.
Chứng từ sử dụng.
❖ Đơn đặt hàng, Hợp đồng kinh tế
❖ Phiếu xuất kho
❖ Hóa đơn GTGT
❖ Phiếu thu
❖ Giấy báo có của ngân hàng
❖ Các chứng từ thanh toán khác
Trình tự lưu chuyển chứng từ.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng hoặc khi nhận được đơn đặt hàng của khách, kế toán lập phiếu đề nghị xuất kho chuyển xuống kho, thủ kho lập phiếu xuất kho hai liên: 1 liên lưu tại kho có chữ ký của kế toán, 1 liên giao cho kế toán.
Kế toán tiến hành xuất hóa đơn GTGT lập thành 3 liên:
▪ Liên 1: Lưu trong cuốn hóa đơn
▪ Liên 2: Giao cho khách hàng
▪ Liên 3: Nội bộ
Trường hợp khách hàng thanh toán ngay thì kế toán tiến hàng lập Phiếu thu hai liên chuyển thủ quỹ ký tên và thu tiền. Kế toán giao khách hàng một liên Phiếu thu và hóa đơn liên 2.
Trường hợp khách hàng chưa thanh toán thì kế toán giao khách hàng hoá đơn GTGT liên 2 và đồng thời ghi nhận vào công nợ phải thu để theo dõi căn cứ vào chứng từ ngân hàng.
Hình 4.1. Trình tự lưu chuyển chứng từ bán hàng
Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH TMDV Trí Hùng Việt
Trường hợp khách hàng mua hàng tại công ty (không thông qua đơn đặt hàng): Khi nhận được yêu cầu mua hàng từ phía khách hàng, kế toán tiến hành lập phiếu đề nghị xuất kho chuyển xuống kho, sau đó thủ kho tiến hành lập phiếu xuất kho và giao 1 liên cho kế toán. Kế toán tiến hành lập hoá đơn GTGT và giao cho khách hàng.
Tài khoản sử dụng.
Công ty sử dụng tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để theo dõi doanh thu bán hàng, ngoài ra không mở sổ chi tiết để theo dõi.
Nguyên tắc hạch toán.
Đối với trường hợp bán hàng tại kho: kế toán ghi nhận doanh thu khi xuất hoá đơn và xuất hàng cho khách hàng.
Đối với trường hợp chuyển hàng: Khi có thông báo chấp nhận thanh toán từ phía khách hàng, kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng.
Giá trị ghi nhận vào tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán theo phương thức trả ngay chưa bao gồm thuế GTGT (kể cả khi bán hàng theo phương thức trả chậm). Khách hàng Phòng kinh doanh Kho Bộ phận kế toán Thủ quỹ Đơn đặt hàng 0 Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng Phiếu
xuất kho Phiếu xuất kho Hoá đơn GTGT Phiếu thu Hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT Hoá đơn GTGT Phiếu thu Hoá đơn GTGT Phiếu thu Giấy báo Có Phiếu thu Thu tiền
Trình tự ghi sổ.
Hằng ngày khi các chứng từ nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến doanh thu bán hàng, kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ có liên quan như hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho,… Kế toán nhập liệu vào phần mềm Excel.
Cuối kỳ, kế toán tiến hành đối chiếu và tổng hợp số liệu phát sinh, chuyển số liệu chọn chứng từ cần kết chuyển, thực hiện bút toán kết chuyển trên phần mềm.
Hình 4.2. Trình tự ghi sổ tài khoản 511
Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH TMDV Trí Hùng Việt
Minh họa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trong tháng 07/2016 doanh nghiệp có phát sinh một số nghiệp vụ bán hàng như sau:
1) Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000556 ngày 01/07/2016, công ty xuất bán 50 chuột Asus 254 đơn giá 100.000 đồng/cái và 40 chuột quang Mitsu 2.0 đơn giá 110.000 đồng/cái. Thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
Phụ lục 1: Hóa đơn GTGT số 0000556
Nợ TK 131: 10.340.000
Có TK 5111: 9.400.000 Có TK 3331: 940.000
Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ phiếu thu PT01 ngày 01/07/2016, kế toán hạch toán: (Phụ lục 2) Nợ TK 111: 10.340.000 Có TK 131: 10.340.000 Microsoft Excel Chứng từ gốc Sổ Nhật ký chung Sổ Cái 511
Báo cáo tài chính
2) Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000558 ngày 04/07/2016, công ty xuất bán 25 máy bộ Palvillon 110 đơn giá 7.000.000 đồng/cái. Thuế GTGT 10%, thanh toán bằng chuyển khoản.
Phụ lục 3: Hóa đơn GTGT số 0000558
Nợ TK 131: 192.500.000
Có TK 5111: 175.000.000 Có TK 3331: 17.500.000
Ngày 06/07/2016 nhận giấy báo có của ngân hàng Á Châu thu tiền hàng theo hóa đơn 0000558 ngày 04/07/2016. (Phụ lục 4)
Nợ TK 1121: 192.500.000 Có TK 131: 192.500.000
3) Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000560 ngày 10/07/2016, công ty xuất bán 20 máy nước nóng Panasonic AB15 đơn giá 3.300.000 đồng/cái. Chiết khấu thương mại 3%. Thuế GTGT 10%, thanh toán bằng chuyển khoản.
Phụ lục 5: Hóa đơn GTGT số 0000560 Nợ TK 131: 72.600.000 Có TK 5111: 66.000.000 Có TK 3331: 6.600.000 Nợ TK 5211: 1.980.000 Nợ TK 3331: 198.000 Có TK 131: 2.178.000 Nợ TK 5111: 1.980.000 Có TK 5211: 1.980.000
Ngày 12/07/2016 nhận giấy báo có của ngân hàng Á Châu thu tiền hàng theo hóa đơn 0000560 ngày 10/07/2016. (Phụ lục 6)
Nợ TK 112: 70.422.000
Có TK 131: 70.422.000
4) Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000563 ngày 15/07/2016, công ty xuất bán 5 màn hình vi tính HP PRO 9E49 đơn giá 3.500.000 đồng/cái. Thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
Nợ TK 131: 19.250.000
Có TK 5111: 17.500.000 Có TK 3331: 1.750.000
Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ phiếu thu PT02 ngày 15/07/2016, kế toán hạch toán: (Phụ lục 8)
Nợ TK 111: 19.250.000
Có TK 131: 19.250.000
5) Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000567 ngày 20/07/2016, công ty xuất bán 30 bàn phím Genis KB 06XB đơn giá 115.000 đồng/cái. Thuế GTGT 10%, thanh toán bằng tiền mặt.
Phụ lục 9: Hóa đơn GTGT số 0000567
Nợ TK 131: 3.795.000
Có TK 5111: 3.450.000 Có TK 3331: 345.000
Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, căn cứ phiếu thu PT04 ngày 20/07/2016, kế toán hạch toán: (Phụ lục 10)
Nợ TK 111: 3.795.000
Có TK 131: 3.795.000
6) Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000569 ngày 24/07/2016, công ty xuất bán 10 máy nước nóng Panasonic AB15 đơn giá 3.300.000 đồng/cái. Thuế GTGT 10%, thanh toán bằng chuyển khoản.
Phụ lục 11: Hóa đơn GTGT số 0000569
Nợ TK 131: 36.300.000
Có TK 5111: 33.000.000 Có TK 3331: 3.300.000
Ngày 25/07/2016 nhận giấy báo có của ngân hàng Á Châu thu tiền hàng theo hóa đơn 0000569 ngày 24/07/2016. (Phụ lục 12)
Nợ TK 112: 36.300.000
Có TK 131: 36.300.000
7) Căn cứ hóa đơn GTGT số 0000573 ngày 31/07/2016, công ty xuất bán 4 máy bộ Palvillon 110 đơn giá 7.000.000 đồng/cái. Thuế GTGT 10%, thanh toán bằng chuyển khoản.
Phụ lục 13: Hóa đơn GTGT số 0000573 Nợ TK 131: 30.800.000
Có TK 5111: 28.000.000 Có TK 3331: 2.800.000
Ngày 31/07/2016, kế toán xác định các khoản giảm trừ doanh thu và kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả kinh doanh vào phần mềm. Sau đó kế toán thực hiện so sánh các nghiệp vụ phát sinh tới doanh thu bán hàng với chứng từ để kiểm tra việc ghi nhận, tránh bỏ sót, nhập sai số.
4.2.2. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu tài chính phát sinh tại công ty bao gồm 2 khoản chính là: Lãi tiền gửi ngân hàng (lãi tiền gửi không kỳ hạn) và chiết khấu thanh toán được hưởng.
Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ.
Chứng từ sử dụng.
❖ Phiếu tính lãi, Giấy báo Có.
❖ Uỷ nhiệm chi, Giấy báo Nợ.
❖ Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn GTGT
Trình tự lưu chuyển chứng từ.
Hàng tháng, kế toán đi ngân hàng lấy sổ phụ và các chứng từ liên quan để làm căn cứ xác định số tiền lãi tiền gửi.
Đối với khoản chiết khấu thanh toán được hưởng: khi mua hàng, căn cứ vào điều kiện thanh toán trên hợp đồng về thời gian thanh toán và chiết khấu thanh toán được hưởng, công ty sẽ cân nhắc nguồn lực và cố gắng thanh toán trong thời gian được hưởng bằng uỷ nhiệm chi hoặc tiền mặt.
Tài khoản sử dụng.
TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
Qui trình ghi sổ:
Căn cứ vào giấy báo Có của ngân hàng vào cuối mỗi tháng, kế toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm phần tiền lãi được hưởng.
Khi thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp, kế toán căn cứ vào hợp đồng kinh tế lặp uỷ nhiệm chi số tiền đã trừ chiết khấu thanh toán được hưởng, kế toán tiến hành ghi nhận phần chiết khấu thanh toán đó vào phần mềm.
Minh họa nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Căn cứ Giấy báo có ngân hàng TMCP Á Châu ngày 31/07/2016, ngân hàng trả lãi cho công ty, lãi nhập vốn. (Phụ lục 12)
Nợ TK 112: 362.654 Có TK 515: 362.654
4.2.3. Kế toán thu nhập khác
Công ty ít phát sinh các khoản thu nhập khác ngoài hoạt động kinh doanh chính và hoạt động tài chính, chủ yếu gồm: thu nhập từ thanh lý TSCĐ, các khoản thu bất thường khác…
Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ.
Chứng từ sử dụng.
❖ Quyết định thanh lý TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ.
❖ Hoá đơn GTGT.
❖ Phiếu thu, Giấy báo Có.
Trình tự luân chuyển chứng từ.
Khi có quyết định thanh lý TSCĐ từ cấp trên, kế toán tiến hành xuất hoá đơn gồm 3 liên trong đó 1 liên dùng để ghi sổ, 1 liên dùng để lưu và 1 liên dùng để giao cho bên nhận tài sản cùng với Biên bản thanh lý TSCĐ. Kế toán tiến hành tập hợp các chứng từ có liên quan tới việc thanh lý TSCĐ để lưu trữ.
Ngoài ra, khi công ty các khoản doanh thu bất thường khác kế toán tiến hành lập các chứng từ phù hợp để ghi sổ và ghi nhận
Tài khoản sử dụng.
Công ty sử dụng TK 711 – Thu nhập khác để hạch toán.
Quy trình ghi sổ.
Dựa vào hoá đơn nhượng bán, thanh lý TSCĐ và các chứng từ thu tiền kế toán nhập liệu vào phần mềm.
Khi công ty các khoản thu nhập bất thường ngoài hoạt động kinh doanh chính và hoạt động tài chính kế toán tiến hành ghi tăng thu nhập khác trên phần mềm. Cuối tháng, kế toán thực hiện kết chuyển thu nhập khác để xác định kết quả kinh
doanh.
Minh họa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Trong tháng 7/2016 không có phát sinh nghiệp vụ thu nhập khác
4.3. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu tại doanh nghiệp gồm hai khoản:
Chiết khấu thương mại áp dụng cho khách hàng mua theo số lượng quy định. (chương trình chiết khấu được áp dụng theo từng thời điểm, tùy tình hình kinh doanh của công ty, thường áp dụng với khách hàng mua trên 10 sản phẩm)
Hàng bán bị trả lại do một số yếu tố hàng bị lỗi, hàng kém chất lượng, giao hàng sai hợp đồng.
Quy định về chiết khấu thương mại.
Áp dụng mức chiết khấu 2-5% trên giá bán chưa bao gồm VAT đối với những khách hàng mua hàng với số lượng từ 10 sản phẩm trở lên.
Tuy nhiên, đối với trường hợp có sự thương lượng về giá bán với khách hàng, công ty đã giảm giá thì không áp dụng chiết khấu thương mại nữa.
Quy định về giảm giá hàng bán.
Để thu hút khách hàng, công ty áp dụng giảm giá 2% trên giá niêm yết tuỳ vào từng thời điểm với các mặt hàng khác nhau.
Giá xuất hóa đơn là giá đã giảm.
Về đổi trả hàng:
Khi sản phẩm đã được chấp nhận thì không được trả lại.
Nếu trong vòng 1 tuần mà sản phẩm có lỗi kỹ thuật thì được đổi lại sản phẩm mới (không chấp nhận lỗi do người mua gây ra)
Nếu trong vòng 7 ngày sản phẩm không lỗi nhưng người mua muốn đổi mẫu khác hay loại khác thì vẫn được chấp nhận nhưng chỉ đối với những sản phẩm giá cao hơn ban đầu và chỉ được đổi 1 lần duy nhất.
Ngoài những quy định trên, có một số trường hợp không thuộc qui định của chính