Hình 3.2. Sơ đồ các bộ phận trong phòng kế toán
Nguồn: Phòng Kế toán công ty TNHH TM - DV Trí Hùng Việt
Trách nhiệm, công việc của từng bộ phận:
Kế toán trưởng
• Điều hành các phần hành kế toán trong phòng kế toán của công ty.
• Tổng hợp doanh thu và chi phí trong kỳ đưa ra kết quả kinh doanh cuối cùng trình giám đốc.
• Là người duyệt mọi chứng từ về kế toán, giải quyết những thắc mắc về số liệu hoặc hóa đơn…
• Trực tiếp nộp các báo cáo thuế định kỳ và chịu trách nhiệm với số liệu đã nộp khi các cơ quan chức năng kiểm tra doanh nghiệp .
• Cập nhật những luật thuế hoặc những thông tư mới hiện hành để hướng công ty đúng luật để tránh bị cơ quan thuế phạt. Mặt khác cũng họp phổ biến luật thuế mới cho nhân viên kế toán trong phòng để nhân viên làm việc tốt.
• Cùng với giám đốc và trưởng phòng kinh doanh đưa ra những quyết định về hướng kinh doanh có hiệu quả.
• Toàn quyền phỏng vấn tuyển dụng nhân viên kế toán mới, nâng cấp bậc, khen thưởng, kỷ luật kế toán viên, thủ quỹ của Công ty theo qui chế lao động.
• Tuyệt đối giữ bí mật về thông tin kế toán của doanh nghiệp.
• Trực tiếp giải trình thắc mắc với các ngành chức năng khi có yêu cầu kiểm tra doanh nghiệp. Kế Toán Trưởng Kế toán thu chi Kế toán bán hàng Thủ quỹ Kế toán công nợ Kế toán kho
Kế toán thu chi
• Khi phát sinh nghiệp vụ cần thanh toán hoặc thu tiền ngay, kế toán lập phiếu thu tiền, chi tiền.
• Tính lương, tính phụ cấp và lập bảng lương, phiếu chi lương cho nhân viên.
• Giải quyết những vấn đề liên quan đến bảo hiểm cho người lao động như tham gia mới, chế độ thai sản, rút sổ bảo hiểm….
• Lưu trữ chứng từ thu chi và nhập liệu chứng từ vào Phần mềm excel, cuối ngày báo cáo kế toán trưởng và giám đốc kiểm tra.
• Xử lý chứng từ trong phạm vi quyền hành.
Kế toán công nợ
• Xuất hoá đơn GTGT ghi nhận bán hàng và làm căn cứ ghi nhận doanh thu. • Theo dõi công nợ phải thu, phải trả rõ ràng.
• Theo dõi hợp đồng kinh tế, kiểm tra các hoá đơn chưa thanh toán để đối chiếu với sổ phụ ngân hàng online cuối ngày.
• Cuối tháng phối hợp với kế toán tiền để đối chiếu khớp số liệu trên sổ phụ ngân hàng.
• Nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng thời hạn hợp đồng. Đồng thời cũng nhắc nhở giám đốc giải quyết những khoản nợ đến hạn trả.
• Theo sát sổ sách và chứng từ kế toán để quản lý được công nợ một cách hiệu quả. • Nhập liệu vào file Nhật ký chung bút toán ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ, cuối ngày chuyển kế toán trưởng kiểm tra và đối chiếu chứng từ.
Kế toán bán hàng
• Nơi làm việc: cửa hàng của công ty
• Công việc: quan sát cửa hàng, lập bảng kê bán hàng, ghi thông tin khách hàng để xuất hóa đơn, theo dõi hàng hóa tại cửa hàng, kiểm kê hàng hóa đầu ngày và cuối ngày có ký nhận của bảo vệ và nhân viên bán hàng. Thu tiền của khách, liên hệ với phòng kế toán, báo cáo với kế toán trưởng cuối mỗi ngày, nộp tiền cho thủ quỹ cuối mỗi ngày, trực điện thoại để nhận việc từ cấp trên, họp thường xuyên với kế toán trưởng và trưởng phòng kinh doanh để cập nhật giá bán, chính sách chiết khấu…
Kế toán kho
• Công việc: lập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, kiểm tra hàng hóa mua vào và xuất ra. Theo dõi hàng thiếu, hàng thừa, quản lý mã hàng, số lượng. Kiểm kê hàng hóa cuối tháng báo cáo với kế toán trưởng. Báo cáo tổng xuất kho cuối tháng với kế toán trưởng.
Thủ quỹ
• Xem xét từng nghiệp vụ thu chi cẩn thận. Chi tiền khi có yêu cầu và giữ lại chứng từ chứng minh nghiệp vụ. Thu tiền khách hàng, nộp tiền mặt vào Ngân hàng, rút tiền gửi Ngân hàng, nộp thuế bằng tiền mặt. Phối hợp với kế toán tiền, kiểm tra đối chiếu tiền mặt tại quỹ với sổ kế toán hàng ngày.