21
Sơ đồ 3.1 Tổ chức bộ máy quản lí của Cảng Tân Thuận 3.2.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
Ban Giám đốc + Giám đốc
Là ngƣời lãnh đạo điều hành cao nhất của công ty, đƣợc Tổng giám đốc cảng ủy quyền giao nhiệm vụ tổ chức điều hành, chịu trách nhiệm cá nhân trƣớc Tổng giám đốc và pháp luật về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Phó giám đốc Kinh doanh – Khai thác
_ Điều hành và giải quyết các vấn đề thuộc về lĩnh vực khai thác hàng hóa, các phƣơng tiện cơ giới, bến bãi và lực lƣợng lao động.
_ Điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của cảng.
+ Phó giám đốc kỹ thuật
Phụ trách quản lí, theo dõi, chỉ đạo điều hành máy móc, phƣơng tiện, thiết bị kỹ thuật, đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong công ty.
+ Phó giám đốc kinh tế
Là ngƣời điều hành mọi hoạt động về hành chính, quản lí tài chính tại cảng. Tham mƣu cho Giám đốc trong các hoạt động tài chính tại đơn vị bảo đảm đúng nguyên tắc chế độ quy định đƣợc phân cấp của cảng và thể chế pháp luật hiện hành.
Ban Kinh doanh – Khai thác
_ Đóng góp ý kiến xây dựng chiến lƣợc phát triển chung cho cảng.
GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC KINH DOANH KHAI THÁC PHÓ GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT PHÓ GIÁM ĐỐC KINH TẾ ĐỘI KHO HÀNG BAN KINH DOANH KHAI THÁC ĐỘI QUẢN LÝ-KHAI THÁC CONT BAN BẢO HỘ LAO ĐỘNG ĐỘI CƠ GIỚI BAN TC- KT BAN TỔ CHỨC TIỀN LƢƠNG HÀNH CHÁNH ĐỘI BẢO VỆ
_ Lập kế hoạch và thực hiện các phƣơng án xếp dỡ, giải phóng tàu nhanh và việc ra vào cảng của xe.
_ Khai thác một cách có hiệu quả trang thiết bị, bến bãi, kho hàng và các dịch vụ khác.
Ban Tài chính – Kế toán
_ Lập sổ sách ghi chép kế toán phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và trung thực toàn bộ tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt động SXKD của cảng theo đúng chế độ hiện hành của Nhà Nƣớc và hƣớng dẫn của cấp trên.
_ Tổ chức lƣu trữ và bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán, giữ gìn bí mật các số liệu kế toán.
_ Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các chế độ, thể lệ tài chính kế toán về các chuẩn mực kế toán của Bộ Tài Chính và các quy định của cơ quan quản lý cấp trên liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán.
_ Giúp giám đốc phân tích các hoạt động kinh tế, đánh giá đúng tình hình kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh, đề ra các biện pháp thiết thực thúc đẩy sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất.
Ban Tổ chức tiền lƣơng hành chánh
_ Tham mƣu cho Giám đốc Cảng trong lĩnh vực tổ chức tiền lƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc Ban giám đốc về lĩnh vực công tác này.
_ Tổ chức, sắp xếp, bố trí lực lƣợng lao động hợp lý, phù hợp với các ngành nghề đào tạo và tình hình sản xuất kinh doanh cho từng bộ phận của Cảng.
_ Quản lý cán bộ công nhân viên theo phân cấp, giải quyết các chế độ chính sách về lao động (chế độ nâng bậc lƣơng, chế độ hƣu trí, nghỉ việc, thực hiện đúng trong việc xử lý kỷ luật các sai phạm của lao động) đúng với quy định của Luật Lao động và pháp luật.
Ban Bảo hộ lao động
_ Đảm bảo an toàn lao động cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong cảng.
_ Lập các phƣơng án phòng chống cháy nổ, hàng ngày theo dõi, kiểm tra an toàn vệ sinh và các công cụ xếp dỡ và các phƣơng án xử lý cháy nổ nhanh nhất, hạn chế tối đa thiệt hại cho cảng khi xảy ra sự cố bất ngờ.
23
Đội kho hàng
_ Tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa, theo dõi quá trình xuất nhập hàng hóa, nhập khẩu phụ liệu, bao bì một cách chính xác và báo cáo hàng ngày về tình hình hàng hóa cho cấp trên.
_ Quản lý kho bãi và các phƣơng tiện trong kho, thực hiện các quy định an toàn lao động, bảo hộ lao động, phòng chống cháy, chữa cháy tại kho.
Đội quản lý – khai thác container
_ Tổ chức thực hiện quản lý, sắp xếp việc sử dụng container và lƣu bãi phù hợp với nhu cầu của cảng và thuận tiện trong việc sử dụng container khi cần.
_ Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định về an toàn lao động và bảo hộ lao động trong đội.
Đội cơ giới
_ Là đơn vị sản xuất trực tiếp chuyên xếp dỡ hàng hóa ra vào cảng, tổ chức thực hiện công tác xếp dở hàng hóa đảm bảo thực hiện nhanh chóng an toàn lao động. _ Tổ chức bảo quản, sửa chữa trang thiết bị, máy móc, hệ thống điện các công trình
và cầu, bến, bãi nhằm phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của Cảng.
_ Tham gia xây dựng và thực hiện các quy định về an toàn lao động trong quá trình sử dụng máy móc, thiết bị, phƣơng tiện xếp dỡ.
3.3 Tổ chức kế toán tại Cảng Tân Thuận 3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 3.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Cảng Tân Thuận
KẾ TOÁN TRƢỞNG KT TIỀN LƢƠNG KT VẬT TƢ KT DOANH THU & CÔNG NỢ PHẢI THU KT NGÂN HÀNG KT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH KT TIỀN MẶT THỦ QUỸ KT TỔNG HỢP
3.3.2 Chức năng và nhiệm vụ
- Kế toán trƣởng: đƣợc Tổng giám đốc Cảng Sài Gòn bổ nhiệm, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Phó giám đốc kinh tế, có quyền điều hành và chịu trách nhiệm về lĩnh vực tài chính của cảng.
- Kế toán tiền lƣơng: căn cứ vào bảng lƣơng, các chứng từ thanh toán, BHXH do ban tổ chức tiền lƣơng chuyển qua, lập bảng phân bổ lƣơng, báo cáo thanh toán BHXH, căn cứ vào đó để hạch toán lƣơng và nhập liệu vào phần mềm kế toán.
- Kế toán vật tƣ: quản lí theo dõi hoạt động nhập - xuất - tồn vật tƣ, NVL căn cứ vào chứng từ hóa đơn mua, phiếu nhập kho, bảng kê xuất vật tƣ để hạch toán và nhập liệu vào phần mềm kế toán
- Kế toán tài sản cố định: căn cứ vào bảng chi tiết khấu hao TSCĐ, các quyết định tăng giảm tài sản do cấp trên chuyển tới, kiểm tra số liệu, lập các báo cáo về TSCĐ.
- Kế toán ngân hàng: theo dõi và chịu trách nhiệm các khoản thu chi, giao dịch qua ngân hàng.
- Kế toán doanh thu và công nợ phải thu: ở cảng hóa đơn cung cấp dịch vụ do bộ phận thƣơng vụ - ban kinh doanh khai thác lập và chuyển chi. Kế toán doanh thu và công nợ phải thu hằng ngày cập nhật số liệu với bên thƣơng vụ, lập phiếu kế toán ghi nhận doanh thu, công nợ, lập báo cáo doanh thu và công nợ.
- Kế toán tiền mặt: hằng ngày căn cứ vào hóa đơn cung cấp dịch vụ do bộ phận thƣơng vụ chuyển qua và các chứng từ duyệt chi khác để lập phiếu thu, phiếu chi, in sổ chi tiết tiền mặt để đối chiếu với thủ quỹ.
- Kế toán tổng hợp: chịu sự chỉ đạo của kế toán trƣởng, thu thập, xử lí thông tin, số liệu kế toán, căn cứ vào số liệu và sổ sách kế toán chi tiết để tổng hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ, lập bảng xác định kết quả kinh doanh, báo cáo kế toán và kiểm tra đối chiếu giữa số liệu tổng hợp, chi tiết.
- Thủ quỹ: có trách nhiệm giữ và bảo quản tiền mặt, nộp tiền vào ngân hàng, hằng ngày căn cứ vào phiếu thu chi để lập sổ quỹ tiền mặt và báo cáo kế toán trƣởng.
3.3.3 Chính sách và hình thức kế toán áp dụng của cảng
25
_ Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam theo Thông tƣ 200/2014/TT-BCT đƣợc ban hành vào ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
_ Hệ thống chứng từ áp dụng tại cảng dựa vào hệ thống chứng từ theo mẫu do Bộ Tài chính ban hành.
_ Hệ thống tài khoản: Cảng áp dụng hệ thống tài khoản theo bảng hệ thống tài khoản thống nhất của Bộ Tài chính và mở thêm các tài khoản chi tiết phù hợp để đáp ứng yêu cầu quản lí của Tổng công ty Cảng Sài Gòn.
Ví dụ: Các TK phát sinh trong bài gồm có: TK 1111: Tiền Việt Nam
TK 1121: Tiền VNĐ gửi Ngân hàng TK 1311: Phải thu khách hàng ngắn hạn TK 1312: Tạm thu khách hàng
TK 1331: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ TK 1332: Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của TSCĐ
TK 13682: Phải thu nội bộ đơn vị cơ sở TK 1411: Tạm ứng ngắn hạn
TK 1521: Nguyên liệu, vật liệu TK 1523: Nhiên liệu
TK 3311: Phải trả ngƣời bán ngắn hạn TK 3312: Trả trƣớc ngƣời bán
TK 33411: Phải trả lƣơng cho công nhân viên TK 33682: Phải trả nội bộ đơn vị cơ sở
TK 33881: Phải trả, phải nộp khác ngắn hạn TK 42125: Hoạt động tài chính
TK 421253: Chênh lệch tỷ giá
TK 421254: Chênh lệch thu lãi TGNH TK 51131: Doanh thu cung cấp dịch vụ ngoài TK 5153: Chênh lệch tỷ giá
TK 5154: Thu lãi TGNH
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI - Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
MÁY VI TÍNH
TK 6224: Chi phí độc hại TK 62721: Chi phí nhiên liệu TK 62752: Sửa chữa thƣờng xuyên TK 627711: Chi phí điện (sử dụng) TK 627712: Chi phí nƣớc (sử dụng) TK 62775: Chi phí BX thuê ngoài TK 64231: Chi phí văn phòng phẩm TK 6425: Thuế, phí và lệ phí
TK 64281: Chi phí hội nghị tiếp khách TK 64288: Chi phí bằng tiền khác TK 7118: Thu nhập bất thƣờng khác TK 8118: Chi phí bất thƣờng khác
_ Niên độ tài chính: Năm tài chính của Cảng Tân Thuận bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12.
_ Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho: Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. _ Phƣơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Phƣơng pháp bình quân gia quyền. _ Phƣơng pháp khấu hao áp dụng: TSCĐ khấu hao theo đƣờng thẳng.
_ Cảng nộp thuế theo phƣơng pháp khấu trừ. + Hình thức kế toán áp dụng:
Hình thức kế toán trên máy tính. Phần mềm kế toán sử dụng là PL-FS (Port Logics - Finance System).
27
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
+ Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ (Việt Nam đồng).
3.4 Phƣơng hƣớng phát triển của Cảng Tân Thuận
- Tăng cƣờng công tác tiếp thị, nắm bắt thông tin, nguyện vọng của khách hàng, chủ tàu, đại lí, ngƣời bán.
- Có chính sách linh hoạt trong việc thƣơng thảo, đàm phán dịch vụ, đảm bảo hài hòa giữa các bên, các Cảng trong khu vực nhƣng phải đảm bảo có lãi cao.
- Đáp ứng tốt yêu cầu giải phóng tàu, chất lƣợng làm hàng, giao nhận kho bãi và bảo quản hàng hóa. Nâng cao cung cách phục vụ ở tất cả các bộ phận, thỏa mãn yêu cầu khách hàng.
- Đảm bảo đủ trang thiết bị cho quá trình xếp dỡ.
- Tăng cƣờng công tác phòng chống cháy nổ, giảm thiểu mức thấp nhất tai nạn lao động, đảm bảo an ninh trật tự trong cảng.
- Nâng cao công tác quản lí giám sát quá trình sản xuất, thực hành tiết kiệm, chống tiêu cực, đặc biệt quản lí chặt chẽ công tác tài chính, tránh xảy ra thất thoát.
- Đảm bảo đủ việc làm, nâng cao đời sống ngƣời lao động để họ an tâm công tác cống hiến cho cảng
CHƢƠNG 4: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CẢNG TÂN THUẬN
4.1 Kế toán tiền mặt tại quỹ 4.1.1 Công tác quản lý 4.1.1 Công tác quản lý
Tài khoản sử dụng
Cảng sử dụng TK 111 – Tiền mặt tại quỹ tƣơng ứng với TK cấp 2 là TK 1111 – Tiền Việt Nam để phản ánh tình hình thu chi của DN.
Vì ở cảng không phát sinh tiền mặt tại quỹ là ngoại tệ hay vàng tiền tệ nên sẽ không sử dụng TK 1112 và TK 1113.
Chứng từ, sổ sách
- Phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn GTGT, biên nhận.
- Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết TK 111, sổ cái, nhật ký chứng từ số 1, bảng kê chứng từ số 1.
Quy trình kế toán
Vì dịch vụ chính của cảng là kinh doanh kho bãi, bốc xếp hàng hóa nên hàng ngày công việc lập phiếu thu khách hàng về dịch vụ nâng, hạ container là chủ yếu.
Phòng giao dịch của cảng sẽ có 4 nhân viên ngồi ngay quầy, mỗi ngƣời đảm nhận một nhiệm vụ khác nhau. Khi tài xế muốn ra vào cảng để nâng container hay hạ container thì phải đến phòng giao dịch thanh toán.
+ Đầu tiên, ngƣời bên bộ phận thủ tục làm thủ tục cho khách để vào cổng. + Ngƣời bên bộ phận thƣơng vụ sẽ tính giá và lập hóa đơn cho khách hàng.
+ Ngƣời bên bộ phận tài vụ sẽ căn cứ vào hóa đơn hoặc biên nhận do bộ phận thƣơng vụ chuyển qua và tiến hành lập phiếu thu (2 liên), kí tên và chuyển qua cho thủ quỹ.
+ Sau đó thủ quỹ sẽ thu tiền khách, ký tên, đóng dấu xác nhận đã thu tiền rồi đƣa cho khách hàng kí tên và đồng thời đƣa 1 liên phiếu thu cho khách hàng, liên còn lại thì lƣu tại phòng kế toán.
Vì công ty sử dụng phần mềm kế toán PL-FS nên tất cả các nghiệp vụ hạch toán, ghi sổ sẽ đƣợc làm trực tiếp và tự động trên máy vi tính.
29
Tùy vào từng trƣờng hợp cụ thể, kế toán căn cứ vào các chứng từ liên quan nhƣ hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán đã đƣợc duyệt để tiến hành lập phiếu chi. Phiếu chi đƣợc lập thành 2 liên đƣa cho kế toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt. Sau đó sẽ đƣa qua cho thủ quỹ chi tiền. Cũng nhƣ phiếu thu, 1 liên của phiếu chi sẽ đƣa cho khách hàng và 1 liên sẽ lƣu ở phòng kế toán.
Đối với trƣờng hợp khách hàng đã trả tiền nhƣng không làm hàng và cho ngƣời đến nhận lại. Ngƣời nhận tiền khi đến nhận tiền phải có đầy đủ chứng từ liên quan, đồng thời phải có giấy giới thiệu, CMND và khi nhận tiền phải kí tên và ghi rõ họ tên trên phiếu chi. => Cuối ngày kế toán tiền mặt sẽ in sổ quỹ, sắp xếp, phân loại chứng từ và đóng thành quyển, đồng thời đối chiếu với sổ của thủ quỹ. Cuối mỗi ngày thì thủ quỹ sẽ nộp tiền phát sinh trong ngày vào ngân hàng.
4.1.2 Các nghiệp vụ thực tế phát sinh
- Ngày 01/11/2016, kế toán lập phiếu thu số 00001/1611T về việc hạ container cho Công ty TNHH TM DV VT Bảo Hƣng Phát theo hóa đơn số 057483.AC/1611T
Nợ 1111: 308.000 Có 51131: 280.000 Có 33311: 28.000
- Ngày 01/11/2016, lập phiếu thu số 00002/1611T thu tiền Công ty TNHH DV TM VT Nguyễn Minh Đức cƣớc xếp dở container hàng nội địa tại cầu tàu, vệ sinh container Nợ 1111: 445.500
Có 51131: 405.000 Có 33311: 40.500
- Ngày 01/11/2016, lập phiếu thu số 00003/1611T về việc nâng container ra cổng cho Công ty CP DV Hậu Cần Và Tƣ Vấn Đầu Tƣ Lam
Nợ 1111: 528.000 Có 51131: 480.000 Có 33311: 48.000
- Ngày 29/11/2016, lập phiếu thu số 09899/1611T thu tiền Công ty TNHH TTO Sài Gòn cƣớc xếp dở container tại cầu tàu, cƣớc lƣu kho lƣu bãi container và điện cắm container theo hóa đơn số 066946.AC/16P
Nợ 1111: 425.700
Có 51131 (Cƣớc XD cont): 280.000