4.7.1 Công tác quản lý
Tài khoản sử dụng
Cảng sử dụng TK 141 – Tạm ứng với TK cấp 2 là TK 1411 – Tạm ứng ngắn hạn.
Chứng từ, sổ sách
- Hóa đơn GTGT, giấy duyệt chi của Giám đốc, phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán tạm ứng.
- Sổ chi tiết TK 141, sổ cái.
Quy trình kế toán
Khi nhận đƣợc lệnh, chỉ thị của Giám đốc, nhân viên sẽ đem lệnh duyệt chi, chỉ thị tạm ứng xuống phòng kế toán để kế toán lập phiếu chi (2 liên). Căn cứ vào lệnh duyệt chi của Giám đốc, kế toán lập phiếu chi và đƣa cho nhân viên đến gặp thủ quỹ để nhận tiền. Kế toán sẽ giữ 1 liên phiếu chi và lệnh duyệt chi của Giám đốc, 1 liên phiếu chi còn lại sẽ do thủ quỹ giữ.
Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi từng ngƣời nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.
Khi hoàn thành kết thúc công việc đƣợc giao, ngƣời nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) đƣa cho kế toán kiểm tra. Đồng thời, kế toán cũng lập bảng thanh toán tạm ứng trên phần mềm. Sau khi kiểm tra, nếu đúng thì kế toán và ngƣời nhận tạm ứng ký tên. 1 bản do ngƣời nhận tạm ứng giữ và 1 bản do kế toán giữ. Đối với số tiền tạm ứng, nếu khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì kế toán sẽ tiến hành tính trừ vào lƣơng của nhân viên nhận tạm ứng. Nếu khoản thực chi lớn hơn số tạm ứng thì kế toán sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
4.7.2 Các nghiệp vụ thực tế phát sinh + Nhân viên Lã Mạnh Hùng + Nhân viên Lã Mạnh Hùng
- Ngày 11/11/2016, lập phiếu thanh toán tạm ứng số 00001/1611PT thu tiền tạm ứng về chi phí điều trị, viện phí, thăm hỏi nạn nhân
Nợ 13881: 2.194.340 Nợ 8118: 7.805.660
+ Nhân viên Vũ Quốc Hƣng
- Ngày 11/11/2016, lập phiếu thu số 03359/1611T về việc hoàn tiền tạm ứng Nợ 1111: 4.000.000
Có 141 – Hƣng: 4.000.000
+ Nhân viên Nguyễn Mạnh Hùng
- Ngày 16/11/2016, lập phiếu thu số 04849/1611TT về việc thu tiền tạm ứng Nợ 1111: 900.000
Có 141 – Hùng: 900.000
+ Nhân viên Nguyễn Thị Minh Hiền
- Ngày 11/11/2016, lập phiếu thu số 03361/1611T thu hoàn ứng tiền mua đồ dùng công ty
Nợ 1111: 10.000.000
Có 141 – Hiền: 10.000.000
- Ngày 23/11/2016, lập phiếu thu số 07523/1611T về việc thu tiền tạm ứng vụ sập cẩu Liebher 1300
Nợ 1111: 25.300.000
Có 141 – Hiền: 25.300.000
- Ngày 30/11/2016, lập phiếu thu số 10238/1611T thu hoàn ứng phiếu chi 106/1608 ngày 17/08/2016
Nợ 1111: 20.000.000
Có 141 – Hiền: 20.000.000
+ Nhân viên Trần Văn Sĩ
- Ngày 01/11/2016, lập phiếu chi số 00001/1611C chi tiền tạm ứng mua vật tƣ sửa chữa Nợ 141 – Sĩ: 19.600.000
Có 1111: 19.600.000
- Ngày 21/11/2016, lập phiếu thanh toán tạm ứng số 00002/1611PTT mua vật tƣ sửa chữa
Nợ 3311: 19.600.000
Có 141 – Sĩ: 19.600.000
63 Nợ 1111: 5.000.000
65
CHƢƠNG 5: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ