1.3.2.1. Các bộ phận trong doanh nghiệp
- Nhóm bộ phận hoạt động chức năng: là những bộ phận trực tiếp thực hiện hoạt động chức năng của doanh nghiệp, hay nói một cách khác là các bộ phận thực hiện mục tiêu trọng tâm của doanh nghiệp.Trong một công ty thương mại bộ phận này là các Siêu thị, quầy hàng của nó.
- Nhóm bộ phận phục vụ: là những đơn vị không trực tiếp thực hiện hoạt động chức năng của doanh nghiệp nhưng hoạt động của nó rất cần thiết cho các bộ phận chức năng, phục vụ và tạo điều kiện thuận lợi cho các bộ phận này hoạt động.Ví dụ như phòng tài chính, phòng thu mua hàng hoá, phòng hành chính nhân sự…
1.3.2.2. Phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận chức năng
Tuy các bộ phận phục vụ không gắn trực tiếp với các hoạt động chức năng của doanh nghiệp nhưng hoạt động của chúng phục vụ cho các bộ phận chức năng, do đó chi phí của các bộ phận này phải được phân bổ cho các bộ phận chức năng.
a)Nguyên tắc phân bổ
Chi phí phục vụ liên quan đến nhiều đối tượng chịu chi phí do vậy khi phân bổ cần nắm chắc các nguyên tắc sau:
-Các khoản chi phí của bộ phận phục vụ có thể phân bổ theo chi phí thực tế phát sinh hoặc theo kế hoạch. Trường hợp theo chi phí thực tế phát sinh sẽ hạch toán vào cuối kỳ kế toán dựa vào các tiêu thức khoa học nhất, hình thức này sẽ không phát sinh chênh lệch tuy nhiên việc cung cấp thông tin không kịp thời cho nhà quản trị, gây khó khăn cho việc kiểm soát. Trường hợp theo chi phí kế hoạch, các khoản chi phí thường mang tính chất hỗn hợp do vậy có thể phân thành biến phí và định phí, biến phí sẽ phân bổ tỷ lệ theo mức độ hoạt động dựa trên kế hoạch hay dự toán của doanh nghiệp.
-Phân bổ trước khi hoạt động sẽ cung cấp thông tin cho việc lập kế hoạch còn phân bổ sau khi hoạt động sẽ giúp cho đánh giá chênh lệch thực tế với kế hoạch đã xây dựng.
Biến phí phục vụ cho đối tượng A = Mức hoạt động theo KH/hoặc theo thực tế x tỷ lệ kế hoạch biến phí.
Trong trường hợp chi phí phục vụ không thể phân bổ được thành định phí và biến phí có thể tập hợp theo các hoạt động, mỗi hoạt động của chi phí thường có
nguồn gốc chung do vậy cần chọn tiêu chức phân bổ cho phù hợp.
b)Yêu cầu của các tiêu thức phân bổ
Khi thực hiện việc phân bổ chúng ta cần phải xác định các tiêu thức phân bổ cho hợp lý.Thông thường mỗi loại chi phí cần phân bổ sẽ có những tiêu thức phân bổ riêng.Tuy nhiên các tiêu thức này cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:
-Tiêu thức đó phải đảm bảo tính đại diện của chi phí cần phân bổ, có nghĩa là khi sử dụng tiêu thức đó độ chính xác của chi phí sẽ cao hơn lựa chọn của các tiêu thức khác. Do vậy cần phải hiểu bản chất của chi phí phát sinh từ đâu, nhân tố nào ảnh hưởng tới, khi đó mới lựa chọn tiêu chí phân bổ.
-Tiêu thức phân bổ cần thuận tiện cho quá trình tính toán và thống nhất trong cả kỳ hạch toán.Ngoài ra còn phải xem xét mối quan hệ giữa chi phí cố định với từng bộ phận và định phí chung.
c)Các hình thức phân bổ
Có 3 hình thức phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ cho các bộ phận chức năng đó là:
-Hình thức phân bổ trực tiếp: Theo hình thức này thì chi phí của các bộ phận phục vụ được phân bổ trực tiếp cho các bộ phận chức năng. Hình thức phân bổ này đơn giản, dễ làm và được sử dụng trong trường hợp bỏ qua sự cung cấp dịch vụ lẫn nhau giữa các bộ phận phục vụ mà các bộ phận này xem như chỉ cung cấp dịch vụ cho các bộ phận chức năng. Tuy nhiên độ chính xác chưa cao có thể ảnh hưởng đến kết quả thực chất của hoạt động kinh doanh bộ phận sản xuất chính.
-Hình thức phân bổ nhiều bước: Theo phương pháp này chi phí được phân bổ từ bộ phận có mức độ hoạt động nhiều nhất đến bộ phận hoạt động ít nhất. Như vậy các chi phí luân chuyển nội bộ được thừa nhận cho các bộ phận tiếp theo trừ bộ phận phục vụ đầu tiên. Trong quá trình tính toán cần loại trừ chi phí của các bộ phận có thu nhập tương ứng để tránh trùng số liệu. Phương pháp này có ưu điểm là chính xác hơn nhưng công việc tính toán phức tạp.
-Hình thức phân bổ lẫn nhau: Theo phương pháp này kế toán phải phân bổ chi phí của các bộ phận phục vụ lẫn nhau, không phân biệt mức phát sinh chi phí
của các bộ phận. Để xác định mức chi phí phục vụ lẫn nhau giữa các bộ phận ta co thể sử dụng phương pháp đại số để giải bài toán chi phí. Sau đó xác định chi phí ở các bộ phận phục vụ và xác định phần phục vụ cho bộ phận chính. Phương pháp này giúp cho nhà quản trị phân bổ chính xác chi phí của bộ phận phục vụ cho bộ phận sản xuất chính song công việc tính toán cũng phức tạp.