Hệ thống báo cáo thực hiện trong kế toán quản trị chủ yếu thực hiện dưới dạng báo cáo trách nhiệm. Để tìm hiểu về hệ thống báo cáo trách nhiệm trước hết ta tìm hiểu về trung tâm trách nhiệm:
1.4.2.1. Các trung tâm trách nhiệm
Trung tâm trách nhiệm là một bộ phận trong một tổ chức mà nhà quản lý của nó chịu trách nhiệm đối với kết quả hoạt động của chính bộ phận do mình phụ trách. Trong một doanh nghiệp có 4 loại trung tâm trách nhiệm là:
-Trung tâm doanh thu: Trung tâm doanh thu thường phát sinh tại các bộ phận bán hàng như Siêu thị, Siêu thị, phòng kinh doanh… Trung tâm trách nhiệm doanh thu gắn với trách nhiệm của các Siêu thị trưởng, trưởng bộ phận bán hàng, trưởng phòng kinh doanh. Mục tiêu của trung tâm doanh thu là tối đa hóa doanh thu trên các thị trường. Đầu vào của Trung tâm doanh thu đó là số lượng và chất lượng hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ chuẩn bị mang đi tiêu thụ. Đầu ra của Trung tâm đó là các chỉ tiêu doanh thu bán hàng, tổng số tiền thu về thể hiện bằng thước đo giá trị.
- Trung tâm chi phí:là bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện việc chi tiêu cho kinh doanh.Kết quả hoạt động của nó được xác định bởi mức thực hiện và dư toán của các khoản chi phí có liên quan. Được xếp vào loại trung tâm này là các phòng ban chức năng trong doanh nghiệp.
- Trung tâm lợi nhuận: là bộ phận chịu trách nhiệm cả về chi phí lẫn doanh thu.Lợi nhuận chính là chênh lệch giữa doanh thu và chi phí thực hiện trong kỳ.Kết quả hoạt động của trung tâm này được đánh giá trên cơ sở mức lợi nhuận mà từng trung tâm đạt được so với dự toán đã đề ra. Các bộ phận bán hàng trong doanh nghiệp, Phòng Tài chính, Phòng Kinh doanh được xếp vào loại trung tâm trách nhiệm này.
-Trung tâm đầu tư:là bộ phận mà ngoài việc chịu trách nhiệm về doanh thu, chi phí, lợi nhuận thì nó còn phải chịu trách nhiệm về vốn đầu tư để tạo ra lợi nhuận đó.Việc đánh giá kết quả hoạt động và trách nhiệm của trung tâm đầu tư được thực hiện trên mức lợi nhuận đạt được và mối quan hệ giữa lợi nhuận và vốn đầu tư bỏ ra để đạt được mức lợi nhuận đó.
1.4.2.2. Đánh giá kết quả và hiệu quả của Trung tâm trách nhiệm
Kết quả và hiệu quả hoạt động của mỗi trung tâm trách nhiệm được tổng hợp trên các báo cáo kết quả. Báo cáo trình bày một cách hệ thống các chỉ tiêu dự toán và thực tế của mỗi trung tâm. Như trung tâm chi phí tập trung các chi phí thực tế phát sinh và chi phí dự toán, trung tâm doanh thu phản ánh tình hình kinh doanh so với các chỉ tiêu doanh số đề ra.
Báo cáo kết quả chú trọng vào việc thực hiện các dự toán và phân tích chênh lệch. Vì thế để so sánh đánh giá các khoản chênh lệch một cách phù hợp, đúng đắn, kế toán trách nhiệm cần sử dụng dự toán linh hoạt nhằm cung cấp một mức chuẩn cho việc so sánh, đánh giá tình hình thực hiện dự toán doanh thu, chi phí và lợi nhuận.
1.4.2.3. Các báo cáo trách nhiệm của doanh nghiệp thương mại
Kế toán quản trị trung tâm trách nhiệm rất cần thiết đối với các nhà quản trị doanh nghiệp thương mại nhằm kiểm soát và đánh giá được kết quả hoạt động của các bộ phận, cá nhân trực thuộc. Hệ thống báo cáo trách nhiệm được thiết lập để so sánh các chỉ tiêu đã dự toán với kết quả thực hiện của các bộ phận và các biến động được xác định sẽ là căn cứ cho sự đánh giá sự quản lý của các nhà quản trị
a)Đối với trung tâm chi phí
Báo cáo trách nhiệm về chi phí của các bộ phận giúp xác định được mức độ hoàn thành dự toán chi phí một cách chính xác nhằm giúp cho các nhà quản trị có cơ sở đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ của các bộ phận và có thể đề ra các biện pháp tiết kiệm chi phí trong hoạt động kinh doanh.
Các chi phí được xác định trong báo cáo chi phí trong doanh nghiệp thương mại là:
-Báo cáo thực hiện chi phí so với dự toán: Báo cáo bao gồm dự toán chi phí, thực hiện chi phí trong tháng, quý, năm đó và tỷ lệ % thực hiện. Báo cáo cho một bức tranh toàn diện về các khoản chi của Trung tâm, từ đó nhận biết được chi phí nào đang sử dụng vượt so với kế hoạch từ đó có giải pháp điều chỉnh cho tháng sau.
-Báo cáo chi tiết về giá vốn hàng bán: Đây là báo cáo chi tiết về giá vốn của hàng hóa. Giá vốn ảnh hưởng đến lợi nhuận gộp của Trung tâm, giá vốn càng thấp thì lợi nhuận gộp càng cao, do vậy các doanh nghiệp đều cần thiết phải theo dõi tình hình thực hiện giá vốn, từ đó để điều chỉnh giá mua cho phù hợp.
-Báo cáo chi tiết về chi phí bán hàng: Báo cáo chi tiết về chi phí bán hàng cho doanh nghiệp nhìn thấy các chi phí phục vụ bán hàng của doanh nghiệp như thế nào, qua đó sẽ điều chỉnh cao hoặc thấp hơn để phù hợp với tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.
-Báo cáo chi tiết về chi phí quản lý doanh nghiệp: Báo cáo cung cấp thông tin về chi phí quản lý cho doanh nghiệp, từ đó để biết đang sử dụng chi phí cao hay thấp, chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí không thực tiếp tạo ra doanh thu, do vậy chi phí này càng thấp càng tốt.
b)Đối với trung tâm doanh thu
Báo cáo theo doanh thu có thể tiếp cận nhiều cách khác nhau. Doanh thu có thể phân chia theo phạm vi hay mức độ hoạt động, theo khu vực tiêu thụ, từng loại sản phẩm, dây chuyền sản xuất, thời gian tiêu thụ. Mục đích chính của việc phân chia này là giúp các nhà quản lý thấy rõ được mối quan hệ giữa chi phí, doanh thu và lợi nhuận ở từng mức hoạt động hay từng phạm vi kinh doanh khác nhau. Từ đó các nhà quản lý này đưa ra quyết định đúng đắn trong kinh doanh như mở rộng thị trường, chấm dứt hoạt động của một bộ phận nào đó, duy trì hoạt động như ban đầu, tiếp tục đầu tư…
c)Đối với Trung tâm lợi nhuận
Báo cáo kế toán trách nhiệm về lợi nhuận hay báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp cho nhà quản trị cơ sở để đánh giá hoạt động của các bộ phận cũng như toàn bộ doanh nghiệp một cách chính xác thông qua chỉ tiêu lợi nhuận thực hiện, từ đó nhằm giúp doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định phù hợp cho từng bộ phận cụ thể trong doanh nghiệp của mình.
d)Đối với Trung tâm đầu tư
Báo cáo trách nhiệm về đầu tư của các trung tâm thì ngoài việc xác định được mức lợi nhuận thực hiện được nó còn cung cấp cơ sở để đánh giá hiệu quả sử dụng vốn đầu tư vào từng trung tâm.Thành quả của các trung tâm đầu tư thường được đánh giá bằng việc sử dụng các thước đo:
-Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI - Return on Investments): là tỷ số giữa lợi nhuận bộ phận và vốn sử dụng bình quân (tài sản được đầu tư) của bộ phận đó.
ROI = Thu nhập bộ phận/Vốn sử dụng bình quân
-Lợi nhuận còn lại:là phần còn lại của lợi nhuận hoạt động sau khi trừ đi lợi nhuận mong muốn tối thiểu từ tài sản hoạt động của trung tâm đầu tư.
RI = Thu nhập hiện tại – Thu nhập mong muốn
= (ROI hiện tại - ROI mong muốn) x Vốn bình quân
Sự vận động thông tin trong hệ thống báo cáo kế toán trách nhiệm như sau: Trình tự báo cáo thông tin trong hệ thống kế toán trách nhiệm bắt đầu từ cấp quản trị thấp nhất trong tổ chức cho đến cấp cao nhất trong tổ chức.Mức độ chi tiết giảm dần theo sự gia tăng của các cấp quản lý trong tổ chức. Mỗi nhà quản trị trong tổ chức nhận được báo cáo của chính bộ phận mình quản lý và báo cáo của bộ phận dưới quyền.Bằng cách này, nhà quản trị có thể đánh giá được hiệu quả công việc của bộ phận mình và bộ phận trực thuộc.
Bảng 1.6: Tính toàn ROI của Trung tâm đầu tư
TT Chỉ tiêu Trung tâm đầu tư
1 Lợi nhuận (tỷ đồng) 300
2 Doanh thu (tỷ đồng) 6.000
3 Vốn đầu tư (tỷ đồng) 2.000
4 Lãi trên doanh thu (1/2) 5%
5 Hệ số quay vòng tài sản (2/3) 3
6 ROI (4x5 = 1/3) 15%
Nguồn:Giáo trình Kế toán quản trị, Nguyễn Ngọc Quang (2009), Nxb Kinh tế quốc dân