Bắt đầu chú trọng đến công tác báo cáo phục vụ công tác điều hành và ra quyết định tuy nhiên các báo cáo đang rời rạc và chưa rõ khái niệm báo cáo kế toán quản trị cụ thể các loại báo cáo đang được sử dụng như sau:
2.2.4.1. Báo cáo nhập xuất tồn
-Mục tiêu: Báo cáo nhập xuất tồn là báo cáo cơ bản nhất và quan trọng nhất trong việc theo dõi tình hình hàng hóa tại kho và Siêu thị, nhờ theo dõi báo cáo này hàng ngày, doanh nghiệp sẽ kiểm soát được tình trạng hàng hóa tại kho vào Siêu thị, và thực trạng kinh doanh tại Siêu thị.
-Cơ sở lập báo cáo:
+ Tại kho: Căn cứ vào số lượng hàng thực tế xuất đi trong ngày cho các Siêu thị.
+ Tại Siêu thị: Căn cứ vào số lượng hàng thực tế xuất ra quầy và số lượng thực tế xuất bán cho khách hàng.
- Nội dung báo cáo:
+ Tại Kho: Bao gồm số lượng hàng tồn đầu kỳ, lượng hàng xuất khỏi kho hàng ngày, lượng hàng tồn cuối kỳ.
+ Tại Siêu thị: Bao gồm số lượng hàng trong kho Siêu thị, số lượng hàng tại quầy, số lượng hàng xuất bán trong ngày,…
-Bộ phận thực hiện: Kho, Siêu thị
-Tần suất thực hiện: Hàng ngày, ngay khi phát sinh giao dịch (theo phụ lục 2.8 đính kèm).
2.2.4.2. Báo cáo chi tiết về kiểm kê hàng hóa
-Mục tiêu: Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại bán lẻ nên việc kiểm soát hàng hóa cần phải luôn được các nhà quản trị doanh nghiệp quan tâm đến. Việc kiểm kê phải được thực hiện một cách định kỳ hàng quý hoặc đột xuất theo yêu cầu quản lý. Báo cáo này giúp các nhà quản trị nắm được số lượng và giá trị hàng hóa thực tế vào từng thời điểm kiểm kê, từ đó nắm được tình hình hàng hóa bị mất mát hoặc hư hỏng.
-Cơ sở và cách lập: Báo cáo được lập trên cơ sở kết quả kiểm kê của doanh nghiệp. Nó được lập theo từng Siêu thị, kho và tổng hợp toàn doanh nghiệp. Báo cáo có thể chi tiết theo từng mã hàng hóa hoặc được tổng hợp theo từng nhóm ngành hàng hoặc từng ngành hàng theo số thực tế, số kiểm kê và tính ra chênh lệch thừa thiếu phát hiện được qua kiểm kê.
-Tần suất báo cáo: Báo cáo được lập định kỳ hàng tháng, quý hoặc đột xuất ngay sau những đợt kiểm kê (theo phụ lục 2.9 đính kèm).
2.2.4.3. Báo cáo theo dõi hàng tồn kho và hàng trên tuyến
-Mục tiêu: Báo cáo theo dõi hàng tồn kho VT và trên tuyến nhằm mục đích kiểm soát tỷ lệ hàng tồn giữa 2 kênh, đảm bảo mức dự trữ hiệu quả nhất trong từng thời kỳ.
-Cơ sở lập báo cáo: Căn cứ vào số lượng hàng thực tế trong kho và lượng hàng thực tế đã xuất lên tuyến để xác định. Tùy từng thời điểm nhất định mà tỷ lệ hàng tồn kho/hàng trên tuyến là khác nhau nhưng tối thiểu tỷ lệ này là 60/40.
-Nội dung báo cáo: Bao gồm tổng lượng hàng trong kho của từng ngành hàng: Điện thoại, Iphone, máy tính, máy tính bảng, phụ kiện, kít cào và tổng lượng hàng trên kênh của các ngành hàng đó; tỷ lệ so sánh giữa hàng tồn kho và hàng trên kênh.
-Bộ phận thực hiện: Phòng Kế hoạch.
-Tần suất thực hiện: Hàng tuần (theo phụ lục 2.10 đính kèm)
2.2.4.4. Báo cáo kiểm soát hàng tồn quá hạn
-Mục tiêu: Báo cáo hàng tồn quá hạn nhằm kiểm soát các sản phẩm tồn quá 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày để từ đó có các quyết định xả hàng kịp thời tránh hiện tượng trôi bảo hành hoặc hàng hóa không đảm bảo chất lượng.
-Cơ sở lập báo cáo: Căn cứ vào ngày nhập kho của hàng hóa tính đến thời điểm lấy báo cáo, cảnh bảo đối với những hàng hóa có thời gian trên 30 ngày, 60 ngày, 90 ngày.
-Nội dung báo cáo: Báo cáo hàng tồn quá hạn bao gồm: tổng số hàng tồn trên kênh, hàng tồn trong kho, tổng số hàng tồn quá hạn 30 ngày, hàng tồn quá hạn 60 ngày, hàng tồn quá hạn 90 ngày, tỷ lệ hàng tồn quá hạn trên tổng số hàng tồn.
-Bộ phận thực hiện: Phòng Kế hoạch
-Tần suất thực hiện: Hàng ngày (theo phụ lục 2.11 đính kèm)
-Việc này giúp nhà quản lý kịp thời ra quyết định điều hành xả hàng tồn đảm bảo đúng quy định KPI. Ở Trung tâm bán lẻ, chỉ số này chưa được chú ý để điều hành triệt để, dẫn đến chỉ số hàng tồn quá hạn luôn vượt quá chỉ số KPI Công ty giao.
2.2.4.5. Báo cáo công nợ tại Siêu thị
-Mục đích: Việc này giúp nhà quản lý theo dõi được tiến độ nộp tiền hàng của từng đơn vị, kiểm soát được số công nợ quá hạn để kịp thời đưa giải pháp thu hồi những công nợ quá hạn (nếu có). Ở Trung tâm bán lẻ, chỉ số này được duy trì khá tốt (đều ở mức >=99%).
-Nội dung báo cáo bao gồm doanh thu thực tế phát sinh trong ngày, hàng đổi trả trong ngày, hàng trả góp, hàng trả qua POS, tiền nộp về tài khoản, tỷ lệ nộp tiền ngày, tỷ lệ nộp tiền lũy kế tháng.
-Bộ phận lập báo cáo: Phòng Tài chính
-Tần suất thực hiện: Hàng ngày (theo phụ lục 2.12 đính kèm)
2.2.4.6. Báo cáo phát triển kênh
Báo cáo tiến độ phát triển kênh được thực hiện hàng ngày. Với mục tiêu mở rộng không ngừng đến năm 2015 trở thành chuỗi bán lẻ lớn nhất Việt Nam. Báo cáo phát triển kênh mới được các nhà lãnh đạo yêu cầu phòng Kế hoạch lập và báo cáo nhà quản lý hàng tuần.
-Nội dung báo cáo bao gồm: Tiến độ tím kiếm vị trí mới, tiến độ thi công các vị trí mới, tiến độ khai trương các Siêu thị mới...
-Bộ phận thực hiện: Phòng Kế hoạch
-Tần suất thực hiện: Phát sinh trong từng giai đoạn (Theo phục lục 2.13 đính kèm). -Với việc báo cáo tiến độ phát triển kênh, sẽ giúp nhà quản lý kiểm soát được tiến độ mở mới, đôn đốc và kịp thời giải quyết các chậm trễ, đảm bảo việc khai trương Siêu thị diễn ra đúng kế hoạch. Từ tháng 6 năm 2013, mục tiêu mỗi tuần Trung tâm bán lẻ sẽ mở mới trung bình 5 Siêu thị.
2.2.5. Báo cáo phân tích
2.2.5.1. Báo cáo kết quả kinh doanh tháng/quý/năm
- Mục tiêu: Đây lả bức tranh toàn diện về kết quả kinh doanh của Trung tâm, từ báo cáo phân tích nhà quản trị thấy được tổng hợp tình hình thực hiện doanh thu, chi phí và lợi nhuận thu được theo tháng/quý/năm từ đó đánh giá hiệu quả kinh doanh và đề ra biện pháp khắc phục những nguyên nhân gây bất lợi đồng thời tìm giải pháp đẩy mạnh tiêu thụ, tăng lãi gộp trong tháng/quý/năm tới.
- Cơ sở và cách lập: Báo cáo này được lập cho từng Siêu thị và toàn bộ doanh nghiệp. Nó được chi tiết theo từng ngành hàng, nhóm ngành hàng. Qua bảng báo cáo này các nhà quản trị có thể phân tích được tình hình thực tế của doanh thu - giá vốn- lãi gộp và sự thay đổi của các chỉ tiêu này giữa các thời kỳ và so với dự toán ngân sách.
- Tần suất báo cáo: Báo cáo này có thể được lập theo tháng, quý, năm (theo phụ lục 2.5 đính kèm).
2.2.5.2. Báo cáo phân tích tình hình sử dụng lao động
Là báo cáo năng suất lao động được thực hiện năm hoặc khi có yêu cầu của ban lãnh đạo.
-Mục tiêu: Để các nhà lãnh đạo so sánh đánh giá NSLĐ qua từng thời kỳ của hệ thống từ đó có biện pháp để tăng NSLĐ cho CBNV.
-Nội dung báo cáo bao gồm: cơ cấu lao động, năng suất lao động bình quân tháng của từng nhân viên, thu nhập bình quân của lao động.
-Bộ phận thực hiện: Phòng Tổ chức lao động.
-Tần suất thực hiện: Mới chỉ được thực hiện theo năm (theo phụ lục 2.14 đính kèm)
Lao động là một yếu tố rất quan trọng đặc biệt trong ngành bán lẻ, tuy nhiên việc đánh giá lao động chưa thường xuyên, mặc dù có 1 chỉ số năng suất lao động trong bộ KPI hàng tháng nhưng chưa được sử dụng để điều hành. Còn lại báo cáo đánh giá chi tiết tình hình lao động mới chỉ thực hiện theo năm, như vậy cũng không đảm bảo tính kịp thời đối với việc điều hành nhân sự.
2.2.5.3. Bộ chỉ số KPI
Bộ chỉ số KPI là loại báo cáo phân tích, được thực hiện hàng tháng tại Trung tâm bán lẻ.
-Mục tiêu: Bộ chỉ số KPI bao gồm một bộ chỉ số chung của toàn Trung tâm làm căn cứ để chấm điểm thi đua và chấm KPI cán bộ nhân viên phòng ban đó. Ngoài ra, bộ chỉ số KPI cũng là một bức tranh tổng thể các hoạt động chính trong tháng của Trung tâm bán lẻ.
-Nội dung báo cáo: Bộ chỉ số KPI bao gồm các nội dung để đánh giá, mục tiêu cần đạt được của từng nội dung và kết quả thực hiện của từng nội dung bao gồm: tỷ lệ thu nộp tiền hàng, tỷ lệ hàng tồn quá hạn, vòng quay hàng hóa, tỷ lệ hoàn thành doanh thu, lợi nhuận, công tác chăm sóc khách hàng,…
-Bộ phận thực hiện: Phòng Kế hoạch
-Tần suất thực hiện: Hàng tháng (theo phụ lục 2.14 đính kèm)
Bộ chỉ tiêu KPI là một công cụ rất tốt để đánh giá toàn bộ Trung tâm cũng như từng phòng ban, tuy nhiên chưa được sử dụng tốt tại Trung tâm. Cụ thể: Các mục tiêu đặt ra nhưng chưa có tháng nào hoàn thành 100% bộ chỉ số, việc đánh giá năng lực của các phòng ban chưa chính xác, một phần do bộ chỉ tiêu của phòng ban chưa phản ánh chính xác các nhiệm vụ của phòng, mặt khác chưa có hệ thống kiểm soát các chỉ tiêu dẫn đến thông tin chấm điểm không được kiểm nghiệm.