4. Phương pháp nghiên cứu:
3.4 Cơ cấu tổ chức, quản lý công ty
Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ 3.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Tranquanglogistics
Chức năng của các bộ phận Giám đốc:
Người đứng đầu bộ máy quản lý của công ty, được toàn quyền quyết định và là người trực tiếp điều hành các hoạt động ở công ty. Là người được giao trách nhiệm lãnh đạo công ty thực hiện các giao dịch, đàm phán, ký kết và giải quyết các tình huống xảy ra. Được quyền đề nghị tuyển dụng hoặc cho thôi việc lao động theo yêu cầu tình hình hoạt động kinh doanh của công ty và cũng là người chịu trách nhiệm toàn diện trước pháp luật.
Giám đốc Phòng kế toán Phòng chứng từ Phòng kinh doanh Phòng giao nhận Phòng chứng từ hàng xuất Phòng chứng từ hàng nhập
Phòng kế toán:
Có chức năng giám sát các khoản thu chi, tiến hành hạch toán kinh doanh thông qua các sổ sách, chứng từ, thực hiện các khoản thu đối cới khách hàng theo quy định của công ty. Quản lý tài chính và cung cấp vốn kịp thời cho các hoạt động cần thiết, tiến hành phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp các báo cáo tài chính, báo cáo định kỳ và thực hiện các công tác lưu trữ theo đúng quy định công ty.
Thực hiện đúng nghĩa vụ nộp thuế và thanh tra tài chính do nhà nước quy định, đóng góp ý kiến trong việc hoạch định tài chính các phương án, kế hoạch đầu tư.
Phòng chứng từ
Nếu bộ phận kinh doanh giữ vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của công ty thì bộ phận chứng từ lại giữ vai trò khá quan trọng trong việc tổ chức giao nhận hàng hóa. Thống kê lại các hoạt động giao nhận hàng và trực tiếp giao nhận hàng hóa qua giấy tờ.
Các nhân viên trong phòng có nhiệm vụ lập bộ chứng từ, hóa đơn cho các lô hàng hay dịch vụ mà công ty đã ký hợp đồng. Nhân viên chứng từ điền rõ nội dung đã được quy định sẵn: loại hàng hóa hay loại hình dịch vụ, chủng loại, kích cỡ, khối lượng,….
Phòng kinh doanh:
Giữ một vị trí quan trọng trong các quy trình hoạt động kinh doanh của công ty. Họ là những người trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty, nhiệm vụ của họ là phải kiếm được ngày càng nhiều khách hàng thuê dịch vụ của công ty, để làm được điều này họ phải thường xuyên liên hệ với khách hàng, cung cấp các thông tin giá cả của dịch vụ, những lợi ích của khách hàng khi sử dụng dịch vụ của công ty. Bên cạnh đó họ phải chú ý đến việc chăm sóc khách hàng, sẵn sang giải quyết thắc mắc của khách hàng có liên quan đến lĩnh vực giao nhận và vận tải, áp dụng các biện pháp khuyến mãi, giảm giá, …Đây chính là điều kiện quyết định để giữ khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty trở thành khách hàng trung thành của công ty.
Bộ phận giao nhận :
Lập hồ sơ hải quan, đăng ký, kiểm hóa, thông quan lô hàng. Kiểm tra hàng hóa, phân biệt hàng hóa, kiểm tra container, seal, giám sát và thực hiện đóng hàng container. Kiểm tra đầu và hiệu chuẩn các thiết bị đo lường.
Thuê mướn các phương tiện vận tải (xe tải, máy bay, tàu, xe lửa), các phương tiện xếp dỡ (xe cẩu, xe nâng, bốc xếp) để vận chuyển hàng theo yêu cầu khách hàng. Thay mặt chủ hàng làm các dịch vụ như: Kiểm tra văn hóa phẩm, kiểm dịch, giám định hàng, xin
giấy phép Bộ thương mại và các loại hình dịch vụ khác... Bằng nghiệp vụ kế toán của mình, phòng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các hoạt động tài chính của các đơn vị trực thuộc công ty, theo dõi phần thanh toán công nợ, thanh toán các hợp đồng,...