2.4.1. Yêu cầu của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là phải dựa trên văn bản quy định của Nhà nước về tiền lương, các quy định của Bộ lao động – thương binh xã hội hướng dẫn để giải quyết các chế độ lao động của người lao động như: chế độ tiền lương, chế độ thanh toán bảo hiểm xã hội khi người lao động ốm đau, thai sản…
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải tính đúng, tính đủ tiền lương và các khoản trích theo lương cho công nhân viên chức trong kỳ.
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ liên quan đến quyền lợi của người lao động, mà còn liên quan đến các chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm của DN, liên quan đến tình hình chấp hành về các chính sách về lao động tiền lương của Nhà nước. Để phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ, có hiệu quả kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở DN phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng, thời gian và kết quả lao động. Tính lương, các khoản phải trả, phải nộp, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, tính đúng và thanh toán kịp thời đầy đủ tiền lương và các khoản liên quan khác cho người lao động trong doanh nghiệp.
- Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận trong doanh nghiệp thực hiện đầy đủ, đúng chế độ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương. Mở sổ thẻ kế toán hạch toán đúng phương pháp đúng chế độ tiền lương.
- Tính toán phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương, các khoản theo lương vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của các bộ phận, đơn vị sử dụng lao động.
- Lập báo cáo về lao động, tiền lương, tình hình trợ cấp BHXH qua đó tiến hành phân tích tình hình sử dụng lao động, quỹ tiền lương của DN để có biện pháp sử dụng lao động hiệu quả hơn.
2.5. Phương pháp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong doanh nghiệp nghiệp
2.5.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng 2.5.1.1. Chứng từ sử dụng
Để quản lý lao động về mặt số lượng các doanh nghiệp sử dụng danh sách lao động. các chứng từ ban đầu về lao động là cơ sở để chi trả lương và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động và tài liệu quan trọng để đánh giá hiệu quả biện pháp quản lý lao động áp dụng tại DN. Do đó DN phải áp dụng và lập các chứng từ ban đầu về lao động phù hợp với các yêu cầu quản lý lao động, phản ánh rõ ràng, đầy đủ số lượng và chất lượng lao động.
- Bảng chấm công (mẫu 01a - LĐTL): bảng này do các tổ chức sản xuất hoặc các phòng ban lập, nhằm cung cấp chi tiết số ngày công cho từng người lao động theo tháng hoặc theo tuần (tùy theo cách chấm công và trả lương của mỗi DN).
- Bảng chấm công làm thêm giờ (mẫu 01b - LĐTL).
- Bảng thanh toán tiền lương (mẫu 02 - LĐTL): là chứng từ thanh toán và phụ cấp cho người lao động, đồng thời là căn cứ thống kê về lao động tiền lương.
- Bảng thanh toán tiền thưởng (mẫu 03 – LĐTL) là chứng từ xác nhận số tiền thưởng theo lương cho từng người lao động, làm cơ sở để tính thu nhập của mỗi người và ghi sổ kế toán.
- Giấy đi đường (mẫu 04 – LĐTL): là căn cứ để cán bộ và người lao động làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phi, tàu xe sau khi về DN.
- Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành (mẫu 05 – LĐTL): là chứng từ dùng để xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị, hoặc cá nhân người lao động làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động
- Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ (mẫu 06 – LĐTL). - Bảng thanh toán tiền thuê ngoài (mẫu 07 – LĐTL).
- Hợp đồng giao khoán (mẫu 08 – LĐTL): là biên bản ký kết giữa người giao khoán và người nhận giao khoán về khối lượng công việc, thời gian làm việc, trách nhiệm và quyền lợi mỗi bên khi thực hiện công việc đó. Đồng thời phiếu này là cơ sở để thanh toán tiền công lao động cho người nhận khoán.
- Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán (mẫu 09 – LĐTL): là chứng từ nhằm xác nhận số lượng, chất lượng công việc và giá trị của hợp đồng thực hiện, làm căn cứ để hai bên thanh toán và chấm dứt hợp đồng.
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương (mẫu 10 – LĐTL): là bảng kê xác định số tiền BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN mà đơn vị và người lao động phải nộp trong tháng (hoặc quý) cho cơ quan có thẩm quyền. chứng từ này là cơ sở để ghi sổ kế toán về các khoản trích nộp theo lương.
- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (mẫu 11 – LĐTL): là bảng dùng để tập hợp và phân bổ tiền lương, tiền công thực tế phải trả phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động.
2.5.1.2. Tài khoản sử dụng
Để phản ánh tình hình thanh toán các khoản tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN kế toán sử dụng các TK chủ yếu:
TK 334: phải trả người lao động: TK này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động của DN về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
TK 334 có 2 TK cấp 2:
- TK 3341 – phải trả CNV: phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các
khoản phải trả cho CNV của DN về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của CNV.
- TK 3348 – phải trả người lao động khác: phản ánh các khoản phải trả và tình hình
thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài CNV của DN về tiền công, tiền thưởng có tính chất về tiền công và các khoản phải trả khác về thu nhập của người lao động.
Kết cấu và nội nội dung phản ánh của TK 334: Bên nợ:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động.
- Các khoản đã khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động.
Bên có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải chi trả cho người lao động.
Số dư bên có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương và các khoản khác còn phải trả cho người lao động.
Số dư bên nợ: Số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động.
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ hạch toán chi tiết TK 334
TK 338: phải trả, phải nộp khác: TK này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp khác liên quan đến BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN và các khoản khác có liên quan đến tiền lương.
TK 338 chi tiết làm 8 TK cấp 2:
- TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết: phản ánh giá trị tài sản thừa chưa xác định rõ
nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý của các cấp có thẩm quyền.
- TK 3382: Kinh phí công đoàn: phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ ở đơn vị.
- TK 3383: Bảo hiểm xã hội:phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH ở đơn vị. - TK 3384: Bảo hiểm y tế: phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT ở đơn vị.
- TK 3385: Phải trả về cổ phần hóa: phản ánh số phải trả về tiền thu bán cổ phần thuộc
vốn Nhà nước.
- TK 3386: Bảo hiểm thất nghiệp: phản ánh tình hình trích và thanh toán BHTN ở đơn
vị.
TK 334
Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, BHXH và các khoản khác phải trả CNV
Có Nợ
- Lương và các khoản đã trả cho người lao động
- Các khoản khấu trừ lương (bồi thường, nộp thay cac khoản BH, thuế TNCN)
SDCK: số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương và các khoản khác cho CNV
SDCK: các khoản tiền lương và các khoản phải trả cho CNV
- TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện: phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm
doanh thu chưa thực hiện của DN trong kỳ kế toán.
- TK 3388: Phải trả, phải nộp khác: phản ánh các khoản phải trả khác của đơn vị ngoài
nội dung các khoản phải trả đã phản ánh trên các TK khác từ 3381 đến 3387. Kết cấu nội dung phản ánh TK 338 (3382, 3383, 3384, 3386):
Bên nợ:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý.
- Kinh phí công đoàn chi tại đơn vị.
- Số BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn.
- Doanh thu chưa thực hiện tính cho từng kỳ kế toán; trả lại tiền nhận trước cho khách hàng khi không tiếp tục thực hiện việc cho thuê tài sản.
- Số phân bổ khoản chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả tiền ngay (lãi trả chậm) vào chi phí tài chính.
- Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại là thuê tài chính ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh.
- Kết chuyển chênh lệch giá bán lớn hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại là thuê hoạt động ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh.
- Nộp vào Quỹ Hỗ trợ sắp xếp doanh nghiệp số tiền thu từ cổ phần hoá doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước.
- Kết chuyển chi phí cổ phần hoá trừ (-) vào số tiền Nhà nước thu được từ cổ phần hoá công ty Nhà nước.
- Các khoản đã trả và đã nộp khác. Bên có:
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý (chưa xác định rõ nguyên nhân); Giá trị tài sản thừa phải trả cho cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) theo quyết định ghi trong biên bản xử lý do xác định ngay được nguyên nhân.
- Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh hoặc khấu trừ vào lương của công nhân viên.
- Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể; - Kinh phí công đoàn vượt chi được cấp bù.
- Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán; - Doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ.
- Số chênh lệch giữa giá bán trả chậm, trả góp theo cam kết với giá bán trả ngay;
- Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại của giao dịch bán và thuê lại TSCĐ là thuê tài chính.
- Số chênh lệch giữa giá bán cao hơn giá trị hợp lý của TSCĐ bán và thuê lại của giao dịch bán và thuê lại TSCĐ là thuê hoạt động.
- Phản ánh tổng số tiền thu từ bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước; Khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước chuyển thành công ty cổ phần lớn hơn giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp.
- Vật tư, hàng hóa vay, mượn tạm thời, các khoản nhận vốn góp hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân.
- Các khoản thu hộ đơn vị khác phải trả lại. - Các khoản phải trả khác.
Số dư bên có:
- BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc kinh phí công đoàn được để lại cho đơn vị chưa chi hết.
- Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết. - Doanh thu chưa thực hiện ở thời điểm cuối kỳ kế toán.
- Số chênh lệch giá bán cao hơn giá trị hợp lý hoặc giá trị còn lại của TSCĐ bán và thuê lại chưa kết chuyển.
- Phản ánh số tiền thu về bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước hoặc khoản chênh lệch giữa giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước chuyển
thành công ty cổ phần lớn hơn giá trị thực tế phần vốn Nhà nước tại thời điểm xác định giá trị doanh nghiệp còn phải trả đến cuối kỳ kế toán.
- Các khoản còn phải trả, còn phải nộp khác. Số dư bên nợ:
Số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trả, phải nộp hoặc số BHXH đã chi trả CNV chưa được thanh toán và KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ hạch toán chi tiết TK 338
TK 335: chi phí phải trả: TK này dùng để phản ánh các khoản trích trước trong kỳ như trích trước phải trả về tiền lương nghỉ phép và các khoản chi phí sản xuất, kinh doanh của kỳ báo cáo phải trích trước. điều kiện sử dụng TK 335 là DN phải có kế hoạch.
TK 335 không có TK cấp 2. TK 338 (2,3,4,6) Nợ Có SDDK: số đã trích chưa sử dụng hết - Trích BHYT, BHXH, KPCĐ, BHTN theo tỷ lệ quy định.
- Các khoản thanh toán với CNV về tiền nhà, điện, nước ở tập thể. - KPCĐ vượt chi được cấp bù. - Số BHXH đã chi trả cho CNV khi được cơ quan BHXH thanh toán
- Nộp BHXH, BHYT, KPCĐ cho cấp trên.
- Chi BHXH, BHYT, KPCĐ trực tiếp tại đơn vị
- Chi mua BHYT, BHXH cho người lao động.
SDCK: số đã trích chưa sử dụng hết.
SDCK: số đã trả, đã nộp nhiều hơn số phải trẩ, phải nộp, BHXH đã chi chưa được thanh toán, KPCĐ vượt chi chưa được cấp bù.
Kết cấu nội dung tài khoản: Bên nợ:
- Các khoản chi trả thực tế phát sinh đã được tính vào chi phí phải trả.
- Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số thực tế được ghi giảm vào chi phí. Bên có: Chi phí phải trả dự tính trước và ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh. Số dư bên có: Số dư phải trả đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh.
Sơ đồ 2.3. Sơ đồ hạch toán chi tiết TK 335
2.5.2. Phương pháp hạch toán tổng hợp tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ
TK 334 – phải trả người lao động
(1) Cuối tháng, căn cứ vào các chứng từ có liên quan kế toán tiến hành lập bảng phân bổ tiền lương và các đối tượng sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK 622 – Tiền lương phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm. Nợ TK 627 – Tiền lương phải tra nhân viên quản lý phân xưởng.
Nợ TK 641 – Tiền lương phải trả nhân viên bán hàng. Nợ TK 642 – Tiền lương phải trả nhân viên QLDN.
Nợ TK 241 – Tiền lương phải trả công nhân xây dựng cơ bản.
Nợ TK 335 Có
- Các khoản chi trả thực tế phát sinh đã được tính vào chi phí phải trả
- Số chênh lệch về chi phí phải trả lớn hơn số thực tế được ghi giảm vào chi phí
Chi phí phải trả dự tính trước và ghi nhận vào chi phí sản xuất kinh doanh
SDCK: số dư đã tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng thực tế chưa phát sinh
Có TK 334 – Tổng số tiền thù lao phải trả cho CNV.
(2) Các khoản khấu trừ vào lương và thu nhập của CNV như tiền tạm ứng, tiền bồi thường, BHYT…, kế toán ghi.
Nợ TK 334 – Tổng các khoản khấu trừ.
Có TK 338 (3383, 3384, 3389) – Các khoản phải trả, phải nộp khác.