3.3.1. Chức năng
Phòng bán hàng Tân Biên có chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh và phục vụ chuyên ngành viễn thông – công nghệ thông tin như sau:
-Tổ chức quản lý kinh doanh và điều hành kênh bán hàng, cung cấp các sản phẩm, dịch vụ viễn thông – công nghệ thông tin trên địa bàn huyện Tân Biên.
-Tổ chức quản lý và thực hiện các hoạt động tiếp thị bán hàng chăm sóc khách hàng, truyền thông, quảng cáo, duy trì và phát triển thương hiệu theo chiến lược của Trung Tâm Kinh Doanh VNPT – Tây Ninh, quản lý thông tin dữ liệu khách hàng.
-Tổ chức quản lý thực hiện nghiệp vụ giá cước, tính cước theo quy định; thanh toán cước phí sử dụng dịch vụ viễn thông – công nghệ thông tin và truyền thông.
-Kinh doanh, cung ứng vật tư, trang thiết bị chuyên ngành viễn thông, công nghệ thông tin.
-Khảo sát tư vấn lắp đặt bảo dưỡng các hệ thống công trình viễn thông, công nghệ thông tin.
3.3.2. Nhiệm vụ
Xây dựng các phương án kinh doanh phát triển theo mục tiêu kế hoạch chiến lược của trung tâm kinh doanh VNPT – Tây Ninh.
Thực hiện chăm lo, cải thiện điều kiện làm việc, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên tại phòng.
Nghiên cứu địa bàn, đưa ra chiến lược, phân phối và xúc tiến bán hàng, tìm kiếm thêm khách hàng trong vùng để phát triển mạng lưới và phục vụ nhu cầu khách hàng.
Ra sức nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ được giao từ trung tâm, tận dụng mọi ưu thế, khắc phục những mặt tồn tại, vượt qua khó khăn thử thách, tạo động lực mới để góp phần xây dựng phát triển thương hiệu, vượt lên so với những phòng bán hàng của các khu vực khác.
3.3.3. Đặc điểm sản xuất kinh doanh
Phòng bán hàng Tân Biên thuộc đơn vị trực thuộc dưới sự giám sát của trung tâm kinh doanh VNPT – Tây Ninh hoạt động trong lĩnh vực thông tin di động và nhiều lĩnh vực khác, cung cấp các dịch vụ như:
Dịch vụ di động:
Dịch vụ di động trả sau vinaphone là loại hình dịch vụ được ra đời từ ngày thành lập mạng di động, thuê bao vinaphone được cung cấp các dịch vụ chặc cuộc gọi, hiển thị số điện thoại gọi đi, gọi đến, chuyển cuộc gọi, nhắn tin ngắn sms, chuyển vùng quốc tế, gọi quốc tế, dịch vụ cấm hiển thị số gọi đi, dịch vụ chờ, giữ cuộc gọi, dịch vụ hộp thư thoại, dịch vụ fax- data.
Dịch vụ di động trả trước là gói cước linh hoạt và tiện dụng để khách hàng lựa chọn, khách hàng không cần phải ký hợp đồng thuê bao tháng, không phải trả phí hòa mạng và cước thuê bao hàng tháng mà thực hiện trả cước cho từng cuộc gọi và tin nhắn để kiểm soát cước phí sử dụng của mình.
Dịch vụ cố định:
Là dịch vụ thông tin liên lạc được thiết lập qua mạng điện thoại chuyển mạch công cộng giữa một máy điện thoại bàn đến một máy điện thoại cố định hoặc một máy điện thoại di động, là phương tiện thông tin không thể thiếu với bất kỳ DN, tổ chức nào khi hoạt động, và cũng rất tiện lợi, uy tín cho khách hàng cá nhân, hộ kinh doanh cá thể.
Mobile internet là dịch vụ giúp khách hàng truy cập internet trực tiếp từ điện thoại di động ở bất cứ nơi nào có song Vinaphone.
Fiber Vnn là dịch vụ internet cáp quang hiện đại với đường truyền dẫn hoàn toàn bằng cáp quang đến địa chỉ thuê bao.
Dịch vụ Mytv:
Là dịch vụ truyền hình đa phương tiện, chỉ với một thiết bị đầu cuối khách hàng có thể sử dụng nhiều dịch vụ khác nhau qua chiếc tivi.
3.4. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức bộ máy kế toán tại phòng bán hàng Tân Biên 3.4.1. Tổ chức bộ máy quản lý 3.4.1. Tổ chức bộ máy quản lý
Sơ đồ 3.1 Tổ chức bộ máy quản lý DN
Chức năng của từng phòng ban:
- Trung tâm kinh doanh VNPT – Tây Ninh là đơn vị hạch toán phụ thuộc viễn thông Tây Ninh, chức năng quản lý, tổ chức kinh doanh điều hành mọi hoạt động của các phòng bán hàng, giám sát điều hành sản xuất kinh doanh các hoạt động tiếp thị bán hàng, cung cấp
Trung tâm kinh doanh VNPT - Tây Ninh GĐ phòng bán hàng Tân Biên Tổ kinh doanh Phòng kế toán Phòng quản lý cước
các sản phẩm, dịch vụ viễn thông – công nghệ thông tin – truyền thông viễn thông giá trị gia tăng trên địa bàn tỉnh Tây Ninh và các huyện trong tỉnh.
- GĐ phòng bán hàng Tân Biên có nhiệm vụ quản lý tổ chức điều hành đôn đốc và trực tiếp tham gia các hoạt động tiếp thị bán hàng, thu tiền của nhân viên bán hàng và các kênh bán hàng tại địa bàn nhằm đạt mục tiêu kinh doanh của Trung tâm giao. Quản lý đôn đốc quá trình thu cước, quản trị dòng tiền một cách hiệu quả đúng quy định, kiểm soát tài sản vật tư hàng hóa được cấp và các chứng từ hóa đơn theo quy định, triển khai các công văn đến phòng, cập nhật hướng dẫn cho các nhân viên về chính sách quy định của Trung tâm. Triển khai tổ chức các chiến dịch truyền thông tiếp thị bán hàng chăm sóc, tiếp nhận điều tra tổng hợp thông tin về khách hàng thị trường đối thủ cạnh tranh kịp thời báp cáo lãnh đạo Trung tâm và tham mưu các chính sách phù hợp nhằm phát triển thị trường tăng thị phần, tăng doanh thu.
- Tổ kinh doanh thực hiện công tác bán sản phẩm dịch vụ vào khu công nghiệp, khu dự án đô thị, khu dân cư … theo khu vực quản lý, triển khai thực hiện các chính sách chăm sóc khách hàng, kế hoạch tiếp thị khuyến mãi, thăm dò thị trường, duy trì và tạo mối quan hệ với các khách hàng hiện có của Trung tâm, phát triển khách hàng mới. Tham mưu đề xuất các chính sách bán hàng, tiếp thị theo phân cấp.
- Phòng kế toán thường xuyên hạch toán số liệu doanh thu, thu tiền bán hàng hằng ngày. Đối soát số liệu hạch toán, kiểm soát dòng tiền. Theo dõi hướng dẫn các bộ phận bán hàng trong việc kê nộp doanh thu. Quản lý, kiểm soát, báo cáo tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về doanh thu chi phí của phòng, đề xuất các biện pháp nhằm quản trị tài chính hiệu quả. Tiếp nhận phối hợp các trường hợp khiếu nại của khách hàng, theo dõi đôn đốc quản trị công nợ trên sổ sách kế toán. Thực hiện báo cáo đúng quy định và các nhiệm vụ khác được phân công.
- Phòng quản lý có nhiệm vụ cước chăm sóc, tiếp nhận thông tin khách hàng, phát triển cách dịch vụ theo kế hoạch được giao. Theo dõi khách hàng, quản lý cước sử dụng, quản lý tiền mặt, lưu trữ các chứng từ tài chính, hóa đơn theo quy định. Tổ chức phát giấy báo cước, thu cước, thu nợ tại địa chỉ nhà khách hàng sử dụng. thực hiện phân loại nợ lập hồ sơ thanh
lý các khoản nợ khó đòi, các khoản nợ quá hạn. Tiếp nhận, phối hợp, giải quyết các yêu cầu của khách hàng liên quan đến việc thanh toán cước, khiếu nại cước.
3.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 3.2 Bộ máy kế toán phòng bán hàng Tân Biên
Các công việc của phòng kế toán:
- Kế toán trưởng có nhiệm vụ lập kế hoạch thu, chi, kiểm tra các định khoản hạch toán, lập các bảng cân đối kế toán, bảng lương và thannh toán lương hàng tháng. Chỉ đạo và chịu trách nhiệm về toàn bộ phòng kế toán.
- Kế toán bán hàng: ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về giá trị và số lượng hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng và từng phương thức bán hàng.
Thủ quỹ kiểm soát và định hướng các vấn đề liên quan đến thu chi tiền mặt, lập và cân đối các báo cáo quỹ và các khoản thu chi trong sổ quỹ tiền mặt. Thủ quỹ là người có nhiệm vụ thu chi khi đã có chứng từ được GĐ và kế toán trưởng ký duyệt.
Chế độ kế toán áp dụng
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: tiền Việt Nam đồng.
- Chế độ kế toán áp dụng: DN áp dụng thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014.
Kế toán trưởng
- Báo cáo tài chính được lập và trình bày phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán Việt Nam. Hệ thống báo cáo tài chính gồm có:
+ Bảng cân đối kế toán
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
+ Thuyết minh tài chính
- Hệ thống chứng từ áp dụng tại doanh nghiệp: dựa vào hệ thống chứng từ theo mẫu in sẵn do BTC phát hành.
- Phương pháp tính giá hàng tồn kho: nhập trước xuất trước
- Phương pháp khấu hao áp dụng: TSCĐ khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Hình thức kế toán áp dụng
Phòng bán hàng Tân Biên là đơn vị trực thuộc nhỏ, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều nhưng do đặc thù dưới sự giám sát của Trung tâm đòi hỏi phải có sự tổ chức quản lý khoa học hợp lý vừa có thể tuân thủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán vừa giảm bớt khối lượng công việc. Do vậy công ty đã chọn hình thức kế toán trên máy vi tính.
Chú thích: Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu
PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI BÀN PHÍM SỔ KẾ TOÁN TỔNG HỢP
BÁO CÁO TÀI CHÍNH BÁO CÁO QUẢN TRỊ
Sơ đồ 3.3 Tổ chức sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:
- Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán
- Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc nhật ký- sổ cái) và các sổ thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính, việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.
- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
CHƯƠNG 4: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI PHÒNG BÁN HÀNG TÂN BIÊN – TRUNG TÂM KINH DOANH VNPT – TÂY NINH
4.1. Đặc điểm kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại phòng bán hàng Tân Biên.
4.1.1. Đặc điểm về lao động
Trong nền kinh tế thị trường, việc sản xuất kinh doanh hàng hóa luôn có sự cạnh tranh gây gắt. Vì vậy doanh nghiệp muốn tồn tại được phải biết cách sử dụng nguồn lao động chủ yếu của mình một cách có hiệu quả. Việc sử dụng lao động và chế độ trả lương là vấn đề hết sức quan trọng của doanh nghiệp.
Phòng bán hàng Tân Biên là đơn vị hoạt động sản xuất kinh doanh, do vậy không yêu cầu tất cả lao động đều phải có trình độ đại học mà chỉ bắt buộc đối với các nhân viên quản lý, tổ trưởng phải có bằng đại học. Tính đến thời điểm hiện tại đội ngũ lao động tại PBH gồm có:
Trình độ chuyên môn:
- Đại học: 7 người (lao động trực tiếp)
- Cao đẳng, trung cấp: 15 người (lao động gián tiếp)
Công tác quản lý lao động: nhân viên chính thức đi làm theo giờ hành chính sáng từ 7h30 đến 11h30 trư nghỉ đến 13h30 làm lại đến 17h30 nghỉ, tổ trưởng tổ kinh doanh phụ trách phân công thời gian làm việc cho lao động gián tiếp. TTKD giao cho GD PBH căn cứ vào kế hoạch phục vụ công tác bán hàng mà phân công bố trí và tuyển dụng lao động tại đơn vị. GĐ căn cứ vào số lao động đã bố trí giao cho các tổ trưởng tiến hành kiểm tra ngày công và giờ đi làm, kết quả làm việc để xác định tiền lương cho nhân viên.
4.1.2. Các hình thức trả lương doanh nghiệp áp dụng
Trong năm 2014, Tập đoàn bưu chính viễn thông ra quyết định tái cơ cấu các khối VNPT tỉnh, hầu hết các đơn vị đều tiến hành tách thành 2 khối kinh doanh và kỹ thuật. Cùng
với việc tái cấu trúc theo mô hình mới VNPT Tập đoàn cũng ra quyết định áp dụng cơ chế tiền lương 3P và tiền lương theo đơn giá/sản phẩm, dịch vụ thay vì trước đó trả lương cho nhân viên gồm phần lương cứng và lương khoán.
Căn cứ vào quyết định và hình thức trả lương của GĐ Trung tâm kinh doanh đối với tập thể bao gồm KQL và các đơn vị trực thuộc Trung tâm kinh doanh và cá nhân người lao động thuộc Trung tâm, với mục tiêu trả lương công bằng với mọi người lao động theo nguyên tắc: “Người làm nhiều hưởng nhiều – người làm ít hưởng ít – người không làm không hưởng”. Trung tâm đã áp dụng hình thức trả lương theo phương pháp 3P:
- P1: Trả lương theo vị trí công việc mà nhân viên đảm nhận là việc xác định lương cho nhân viên theo vị trí họ đang làm
- P2: Trả lương theo năng lực thực tế của nhân viên căn cứ vào 4 yếu tố là khả năng giải quyết công việc, hiệu quả công việc thực hiện, thái độ làm việc và kinh nghiệm công tác của nhân viên để đánh giá năng lực của từng cá nhân.
- P3: Trả lương theo kết quả hoàn thành công việc của NLĐ, DN lựa chọn phương pháp đánh giá giá trị công việc trên hệ thống thẻ điểm cân bằng BSC (thông qua các chỉ số KPI được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của cá nhân thông qua các chỉ tiêu được giao) và đơn giá tiền lương/sản phẩm, dịch vụ
Ưu điểm của hình thức trả lương theo phương pháp 3P:
- Giúp người sử dụng lao động trả lương phù họp với tầm ảnh hưởng của vị trí đối với DN, tạo tính cạnh tranh so với thị trường của cùng một tập hợp các chức năng.
- Thu hút và giữ chân nhân viên giỏi nhờ tạo động lực thông qua thực thi sự công bằng khi trả lương xứng với năng lực.
- Khuyến khích nâng cao hiệu quả công việc do trả lương xứng đáng với đóng góp của nhân viên vào kết quả DN.
Ngoài trả lương cho lao động chính thức bằng hình thức trên DN còn sử dụng lao động thuê ngoài. Lao động thuê ngoài áp dụng hình thức trả lương khoán, khi công việc hoàn
thành thì DN sẽ trả hết lương cho cá nhân đó. Hàng tháng các đơn vị tổng hợp tiền lương và báo cáo rõ số lượng lao động cho Trung tâm.
4.1.3. Quỹ tiền lương
Nguồn hình thành quỹ lương
- Tiền lương do Tổng công ty giao. - Tiền lương bổ sung từ Tổng công ty Thành phần quỹ lương
Căn cứ vào kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, DN xác định quỹ lương tương ứng.