Một số thông tin chủ yếu liên quan tới bán hàng, phải thu và thu tiền
- Các sản phẩm và dịch vụ chính: Sản xuất các sản phẩm thiết bị y tế sử dụng một lần hoặc lâu bền gồm: Ống thực quản/ chất hồi lưu đo độ axít (pH) sử dụng, ống thông thực quản chất hồi lưu đo độ axít và trở kháng; Sản xuất thiết bị điện cơ sử dụng lâu bền “Airflow” (dùng để định vị ống thông); Sản xuất các thiết bị thủ thuật chuyển khoa dạ dày – ruột tổng quát; Sản xuất hệ thống ZepHr đo lường trào ngược bằng tổng trở/Ph; Sản xuất cọ rửa dụng cụ nội soi.
- Cơ cấu doanh thu của từng loại: doanh thu bán sản phẩm y tế (70%), doanh thu gia công thiết vị y tế (30%).
- Phương thức bán hàng chủ yếu của công ty: bán buôn, xuất khẩu, bán hàng thu tiền theo điều khoản hợp đồng (chủ yếu là bán hàng thu tiền ngay)
- Thị phần của sản phẩm và dịch vụ, mức độ cạnh tranh và các kênh phân phối: xuất khẩu, chủ yếu cạnh tranh thị trường sản phẩm thiết bị y tế quốc tế. - Quy mô và loại khách hàng: Khách hàng lớn là Sanhill Scientific Inc USA,
Medovation Inc USA.
- Hình thức thanh toán chủ yếu: tất cả đều chuyển khoản - Các loại thuế liên quan: Thuế GTGT hàng xuất khẩu là 0% Chính sách kế toán áp dụng
- Thời điểm ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi các rủi ro trọng yếu và các quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển sang người mua.
- Cơ sở ghi nhận doanh thu, phải thu: tờ khai hải quan, commercial invoice, packing list, bill of lading.
- Các thay đổi chính sách kế toán và các ước tính kế toán: Năm nay công ty áp dụng thông tư 200.
Mô tả chu trình bán hàng – phải thu – thu tiền
Bảng 4.1: Mô tả chu trình bán hàng – phải thu – thu tiền
Số
TT Mô tả các nghiệp vụ trọng yếu Thủ tục kiểm soát
Thẩm quyền phê duyệt Tài liệu kèm theo 1 Lập hợp đồng
Nhân viên logistics lập hợp đồng, hợp đồng thể hiện phương thức thanh toán, tín dụng, giao hàng,giá cả…được giám đốc phê duyệt và ký.
Giám đốc kiểm tra hợp đồng Giám đốc Hợp đồng kinh tế
2
Sản xuất
Sau khi ký hợp đồng, nhân viên logistics lập yêu cầu sản xuất (hay đơn đặt hàng đã ký duyệt) gửi quản lý kho sản suất.
Quản lý kho sản xuất căn cứ đơn hàng để thực hiện kế hoạch sản xuất theo mã hàng và số lượng yêu cầu, đồng thời đảm bảo thời hạn sản xuất kịp hạn giao hàng.
Lệnh sản xuất được nhân viên logistics, giám đốc xét duyệt và chuyển sang cho bộ phận kho sản xuất.
Giám đốc Đơn đặt hàng
3
Xuất kho, lập hóa đơn và giao hàng
Quản lý kho và nhân viên logistics, và bộ phận quản lý chất lượng kiểm tra hàng hóa theo các điều kiện đơn hàng, đóng gói và lập phiếu xuất kho (hồ sơ xuất xưởng sản phẩm), kế toán căn cứ lập háo đơn thương mại (commercial invoice) và bộ phận vận chuyển chuyển hàng đến cảng thực hiện thủ tục hải quan, đóng container bốc lên tàu, thu thập bộ chứng từ xuất khẩu giao cho kế toán (Tờ khai hải quan, commercial invoice, packing list, bill of lading). Giao hàng căn cứ theo điều kiện ghi trên hợp đồng, thường là FOB (giao hàng cho nhà nhập khẩu tại lan can tàu) hoặc FCA (Giao hàng cho người chuyên chở).
Quản lý đơn hàng và bộ phận chất lượng kiểm tra xuất xưởng theo lệnh sản xuất, điều kiện, quy cách, số lượng, chất lượng và ký xác nhận hồ sơ xuất xưởng sản phẩm.
Thủ tục kiểm soát ở bộ phận hải quan xuất khẩu
Nhân viên logistics Bộ phận hải quan Hồ sơ xuất xưởng sản phẩm Bộ chứng từ xuất khẩu (commercial invoice, packing list, bill of lading)
5
Ghi nhận doanh thu và theo dõi nợ phải thu
Kế toán trưởng ghi nhận doanh thu tại thời điểm các rủi ro trọng yếu và các quyền sở hữu hàng hóa đã được chuyển sang người mua: ngày giao hàng lên tàu, căn cứ ngày bill of lading.
Kế toán trưởng ghi nhận doanh thu, phải thu và theo dõi công nợ phải thu tiền.
6
Theo dõi nợ phải thu/Thu tiền hàng
Định kỳ hàng năm, kế toán công nợ đối chiếu, có mẫu đối chiếu để gửi KH, Giám đốc ký duyệt.
Tất cả tiền hàng thanh toán qua chuyển khoản. Thời gian tiền hàng ngắn hạn, trong khoảng 2 tháng.
Kế toán trưởng gửi thư xác nhận đối chiếu công nợ phải thu.
Soát xét về thiết kế và thực hiện các thủ tục kiểm soát chính
Bảng 4.2: Soát xét về thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm soát chính
Sai sót có thể xảy ra Mô tả kiểm soát chính
Đánh giá về mặt thiết kế Đánh giá về mặt thực hiện (1) (2) (3) (4)
Mục tiêu kiểm soát (1): “Tính có thật”: Doanh thu, phải thu ghi nhận trên sổ phải có thật. Doanh thu và phải thu là giả; được ghi nhận nhưng chưa giao
hàng hóa hoặc chưa cung cấp dịch vụ; hóa đơn bán hàng bị ghi nhận trùng.
Hóa đơn xuất khẩu chỉ được lập khi đơn hàng và hồ sơ xuất xưởng
sản phẩm đã được phê duyệt.
Đối chiếu hồ sơ xuất xưởng với hóa đơn, bộ chứng từ xuất khẩu để đảm bảo rằng một khoản doanh thu không bị xuất hóa đơn và ghi sổ kế toán nhiều lần.
Khoản thu tiền ghi nhận là không có thật. Đối chiếu chi tiết nhận tiền với dữ liệu ghi sổ
Mục tiêu kiểm soát (2): “Tính đầy đủ”: Doanh thu, các khoản phải thu và đã thu tiền được ghi nhận đầy đủ Hàng hóa đã bán nhưng chưa được ghi nhận doanh thu, hoặc
chưa xuất hóa đơn.
Chứng từ vận chuyển, đơn đặt hàng, hồ sơ xuất xưởng phải được đánh số thứ tự để kiểm soát, so sánh với hóa đơn về số lượng xuất, thời gian xuất.
Hàng năm, phải tiến hành đối chiếu công nợ với KH. Các chênh
Tiền thu được ghi nhận thiếu Hàng năm, phải tiến hành đối chiếu công nợ với KH. Các chênh
lệch phải được điều tra, xử lý.
Hàng năm, đối chiếu tài khoản ngân hàng, quỹ. Các chênh lệch phải
được điều tra, xử lý.
Mục tiêu kiểm soát (3): “Tính chính xác”: Doanh thu, các khoản phải thu và đã thu tiền được ghi nhận chính xác, đúng đối tượng. Giá bán trên hóa đơn bị ghi cao/ thấp hơn so với bảng giá quy
định; Số lượng, chủng loại hàng bán trên hóa đơn khác với hợp đồng, đơn đặt hàng và thực tế xuất kho.
Giá bán trên hóa đơn được đối chiếu với hợp đồng nguyên tắc, được
cộng lại trước khi chuyển cho KH.
Khi lập hóa đơn thương mại, kế toán trưởng phải kiểm tra, đối chiếu với lệnh sản xuất, hồ sơ xuất xưởng, bộ chứng từ xuất khẩu về số lượng, chủng loại hàng bán.
Hàng năm, kế toán thực hiện đối chiếu nợ phải thu với từng đối
tượng KH.
Các khoản thu tiền không được ghi nhận đúng với số tiền thực nhận.
Đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ và dữ liệu ghi sổ. Hàng tháng, đối chiếu số dư theo sổ và sổ ngân hàng, quỹ. Kết luận: KSNB đối với chu trình bán háng – phải thu – thu tiền nhìn chung đã được thiết kế phù hợp với mục tiêu kiểm soát và đã
được thực hiện trong thực tế.
KTV có sự tin tưởng khá cao vào hệ thống KSNB của đơn vị vì: đây là công ty 100% vốn nước ngoài, chịu sự quản lý chặt chẽ từ phía công ty mẹ ở nước ngoài, do đó hệ thống KSNB cũng được thiết kế và vận hành nghiêm ngặt theo quy định của công ty mẹ. Định kỳ hằng quý, đơn vị phải gửi báo cáo bán hàng và các báo cáo nội bộ cho công ty mẹ. Thêm vào đó, ban kiểm soát của công ty mẹ cũng độc lập tham gia vào công tác kiểm toán, kiểm kê cuối niên độ tại đơn vị và trực tiếp trao đổi với KTV về các vấn đề liên quan đến hoạt động của đơn vị.
Không thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với chu trinh này vì số lượng phát sinh ít, chủ yếu là nhập khẩu nên bộ chứng từ đầy đủ ( tờ khai hải quan, commercial invoice, bill of lading), không có rủi ro trọng yếu trong quá trình KSNB.