4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2 Phân tích thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Compass II
Biểu đồ 2.2: Biểu đồ doanh số của công ty từ năm 2004 đến năm 2014
( Nguồn : Báo cáo doanh thu của phòng kế toán) Từ biểu đồ cho thấy :
- Năm 2004 là năm đầu bắt đầu hoạt động kinh doanh nên chưa phát sinh doanh số.
- Doanh số bán hàng của công ty hầu hết tăng dần qua các năm.
- Tính đến 2014 doanh số của Công ty tăng hơn 20 lần so với năm 2005 Cho thấy công ty có sự tăng trưởng và phát triển, doanh số bán ra ngày càng tăng, thị trường ngày càng được mở rộng.
2.2 Phân tích thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Compass II Compass II
2.2.1 Phân tích thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho của công ty Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho tại công ty TNHH Compass II
Hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể được thực hiện thấp hơn giá gốc thì tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được.
- 500,000 1,000,000 1,500,000 2,000,000 2,500,000 3,000,000 3,500,000 4,000,000 4,500,000 Doanh Thu Doanh Thu - 179,902.3 833,077 2,069,379 2,133,472 1,703,197 3,431,632 3,849,144 3,484,614 3,598,850 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 4,537,185 Doanh số
Giá hàng tồn kho bao gồm : chi phí mua hàng, chi phí chế biến và các chi phí có liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng tahi1 hiện tại. Giá trị thuần có thể thực hiện được là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất khinh doanh bình thường trừ chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.
Phương pháp tính gía trị hàng tồn kho của công ty
Hàng tồn kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền Phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên. 2.2.1.1 Thực trạng hoạch định nhu cầu hàng tồn kho
2.2.1.1.1 Thực trạng hoạch định nhu cầu hàng tồn kho cần dùng
Việc xác định lượng vật tư cần dùng là cơ sở để lập kế hoạch mua sắm vật tư. Khi tính toán cần dựa trên cơ sở định mức tiêu dùng vật tư cho một sản phẩm. Tùy thuộc vào từng loại vật tư, tùng loại sản phẩm và đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp tính toán thích hợp.
Ta có bảng thông báo định mức nguyên vật tư cho một sản phẩm tua – vít cơ bản của công ty như sau :
Tên sản phẩm : Bộ tua – vít Stanley 66 - 344 Tên Mã nguyên vật liệu Đơn vị tính Định mức Tỷ lệ hao hụt Định mức kể cả hao hụt Hạt nhựa màu NLNHUA01 KG 0.003843 3 0.0039583 Hạt nhựa trong suốt NLNHUA02 KG 0.00868 5 0.009114 Thép S2 – H5 NLSH005 KG 0.012754 5 0.0133917 Thẻ treo bằng giấy PKDG01 Cái/chiếc 1 0 1
Bảng 2.3 : Định mức nguyên vật tư cho một sản phẩm tua-vít của công ty (Nguồn: Bản đăng ký danh mục sản phẩm xuất khẩu của Công ty ) Ví dụ như công ty có kế hoạch năm 2015 sẽ sản xuất thêm 5 triệu sản phẩm tua- vít để xuất khẩu sang nước ngoài.
Công thức xác định lượng vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch đối với sản phẩm có định mức vật tư như sau :
Vcd = ∑m QiMi
i=1 Trong đó : Vcd :lượng vật tư cần dùng cho kỳ kế hoạch
Mi : định mức vật tư dùng để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm loại i
Qi : số sản phẩm loại i sản xuất trong kỳ kế hoạch là năm 2015 là 5 triệu sản phẩm
Vì thành phần cấu tạo chủ yếu của tua-vít là phần cán bằng thép và phần đầu bằng nhựa nên ta chỉ xét 2 loại nguyên vật liệu là thép và nhựa.
Vậy nhu cầu vật tư cần dùng ( theo định mức kể cả hao hụt) cho kỳ kế hoạch 2015 như sau :
- Hạt nhựa trong suốt : Vcd = 0.009114 x 5,000,000 = 45,570 kg - Hạt nhựa màu : Vcd = 0.0039583 x 5,000,000 = 19,791.5 kg
2.2.1.1.2 Thực trạng hoạch định nhu cầu hàng tồn kho cần mua
Sau khi đã xác định lượng vật tư cần dùng, cần dự trữ thì phải tiến hành tổng hợp và cân đối các nhu cầu để xác định lượng vật tư doanh nghiệp cần mua để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch của doanh nghiệp.
Tình hình tồn kho nguyên vật liệu cuối kỳ qua các năm 2012-2013-2014 như sau : Đơn vị tính : Kilogram
Loại nguyên vật liệu Năm
2012 2013 2014
Thép thang S2-H5 50,606 90,100 45,640
Hạt nhựa trong suốt 42,857 50,230 23,368
Hạt nhựa màu 21,130 30,150 15,020
Tổng cộng 114,593 170,480 84,028
Bảng 2.4 : Tình hình tồn kho nguyên vật liệu các năm 2012-2013-214
(Nguồn : Báo cáo tồn kho nguyên vật liệu các năm của phòng kế toán) Xác định lượng vật tư cần mua theo công thức sau :
Vcm=Vcd - Vd Trong đó :Vcm : lượng vật tư cần mua Vcd : lượng vật tư cần dùng Vd: lượng vật tư tồn kho cuối kỳ Vậy lượng vật tư công ty cần mua cho năm 2015 như sau :
- Thép thang : 66,958.5 – 45,640 = 21,318.5 kg - Hạt nhựa trong suốt : 45,770 – 23,368 = 22,402 kg - Hạt nhựa màu : 19,791.5 – 15,020 = 4,771.5 kg
2.2.1.2 Thực trạng về các chi phí ảnh hưởng đến hàng tồn kho 2.2.1.2.1 Chi phí mua hàng 2.2.1.2.1 Chi phí mua hàng
Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá trị mua một đơn vị nguyên vật liệu.
Cmh= khối lượng hàng x đơn giá
Với đơn giá trung bình của các loại nguyên vật liệu do công ty cung cấp sau : Loại nguyên vật liệu Mã nguyên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá
Thép thang S2 – H5 NLSH005 KG 25,000
Hạt nhựa trong suốt NLNHUA02 KG 35,000
Hạt nhựa màu NLNHUA01 KG 38,000
Bảng 2.5 : Đơn giá trung bình của các loại nguyên vật liệu chủ yếu Giá trị trung bình một đơn vị nguyên vật liệu nhập khẩu :
25,000+35,000+38,000
3 =32,700 đồng
Công ty cho biết giá trị trung bình mỗi đơn hàng là 100,000 USD = 2,000,000,000 đồng
Suy ra Cmh = 2,000,000,000 x 8 = 16,000,000,000 đồng 2.2.1.2.2 Chi phí đặt hàng
Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng. Chi phí đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng. Khi một doanh nghiệp đặt hàng từ một nguồn cung cấp từ bên ngoài thì chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng, chi phí để lập được một đơn hàng gồm chi phí thương lượng, chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh toán…
Ở công ty TNHH Compass II , mỗi năm công ty đặt hàng mua nguyên vật liệu từ công ty mẹ ở nước ngoài, chi phí cho 1 lần đặt hàng (S) là 12,000,000 đồng, bao gồm :
Chỉ tiêu Giá trị
Chi phí tìm kiếm nguồn hàng Vì mua hàng trực tiếp từ công ty mẹ nên chi phí này = 0
Chi phí giao dịch Chủ yếu là chi phí gọi điện thoại, khoảng 10,000 – 20,000 đồng
Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hóa
Khoảng 10,000,000 đồng
Chi phí bảo hiểm, thuế nhập khẩu Khoảng 2,000,000 đồng
Tổng Khoảng 12,000,000 đồng
Bảng 2.6 : Bảng thống kê chi phí cho một lần đặt hàng Mỗi năm công ty đặt hàng 8 lần
=> Cdh = số lần đặt hàng trong năm x chi phí cho 1 lần đặt hàng = 8 x 12,000,000 = 96,000,000
2.2.1.2.3 Chi phí tồn trữ
Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lưu trữ hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trước. Các chi phí thành phần của chi phí tồn trữ bao gồm : chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho.
Chi phí tồn trữ ở Công ty TNHH Compass II năm 2014 bao gồm chi phí lưu giữ hàng tồn kho, chi phí bảo quản, chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, cụ thể như sau :
Lương, thưởng cho nhân viên trông kho tính đến năm 2014 + Số lượng nhân viên trông kho là 11 người
+ Mức lương trung bình 5,000,000 đồng/ người/tháng
+ Các chi phí bảo hiểm, công đoàn : trung bình 500,000 đồng/người/tháng Vậy chi phí lao động trong kho năm 2014 là :
11 x (5,000,000 + 500,000) x 12 = 726,000,000 đồng Chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản
Ta có sơ đồ công ty TNHH Compass II và sơ đồ bố trí hệ thống kho của công ty như sau :
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ bố trí công ty và hệ thống kho chứa của công ty
Từ khi thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất thì công ty đã xây dựng cho mình mô hình bố trí và hệ thống kho chứa như trên.
Bảo vệ
Khu vực vệ
sinh
Khu vực xưởng sản xuất Khu sinh quản P.Giám đốc Khu hành chánh Cổng Công ty Kho sản phẩm dở dang Kho nguyên vật liệu Kho thành phẩm Kho công cụ - dụng cụ Khu vực để xe Khu vực kho
Qua sơ đồ trên ta có thể thấy rằng diện tích khu vực khá hẹp, khi có nhiều sản phẩm dở dang nhập kho thì thiếu chỗ, phải để sang khu vực kho thành phẩm gây lộn xộn, chưa kể nguyên vật liệu và công cụ - dụng cụ cũng thường được để lẫn lộn nhau, gây phát sinh tốn kém nhiều thời gian và chi phí khi kiểm kê hàng hóa trong kho và chi phí lưu trữ, bảo quản.
Do nguyên liệu chủ yếu của tua – vít là thép và nhựa, là loại nguyên liệu dễ bảo quản, ít hư hỏng và mất mát hơn những loại khác nên công ty có chi phí lưu giữ hàng và chi phí bảo quản hàng trong kho năm 2014 là khoảng 15,000,000 đồng
Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời ( giảm giá hàng bán )
Theo bảng thuyết minh của bảng báo cáo tài chính năm 2014, chi phí thiệt hại do giảm giá hàng bán do hàng tồn kho bị lỗi thời là 112,490,216 đồng
Vậy tổng chi phí tồn trữ của công ty là :
726,000,000 + 15,000,000 + 112,490,216 = 853,490,216 đồng
Từ đó suy ra chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng trong năm 2014 (H) là : H = tổng chi phí tồn trữ
số lượng hàng tồn kho bình quân = 853,490,216
(170,480+84,012)/2 = 6,706 = 6,700 đồng/kg/năm Vậy tổng chi phí của hàng tồn kho :
TC = Cđh + Cmh + Ctt
= 16,000,000,000 + 96,000,000 + 853,490,216 = 16,949,490,216 đồng Tổng chi phí về hàng tồn kho :
TC = Cđh + Ctt = 16,000,000,000 + 853,490,216 = 16,853,490,216 đồng 2.2.1.3 Thực trạng về tính hiệu quả kinh tế trong quản trị hàng tồn kho
Đơn vị tính: VND
Khoản mục Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
1.Doanh thu 72.807.297.189 76.192.285.633 95.280.894.312 2.Giá vốn hàng bán 63.923.510.679 66.203.325.034 81.914.624.552 3.Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ 18.636.651.543 15.430.998.567 23.147.761.198 4.Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ 15.430.998.567 23.147.761.198 35.645.222.194
Bảng 2.7 : Bảng dùng để tính các chỉ số hiệu quả kinh tế trong quản trị tồn kho
Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho của công ty:
Năm 2012 :
Tồn kho bình quân = 18.636.651.543+15.430.998.567
2 = 17.033.825.060 đồng Hệ số vòng quay hàng tồn kho = 63.923.510.679
17.033.825.060 = 3,75 Số ngày của một vòng quay = 360
3,75 = 96 Ngày
Tỷ lệ giữa doanh thu so với hàng tồn kho = 72.807.297.189
15.430.998.567 = 4,72 Năm 2013 : Tồn kho bình quân = 15.430.998.567+ 23.147.761.198 2 = 19.289.379.883 đồng Hệ số vòng quay hàng tồn kho = 66.203.325.034 19.289.379.880 = 3.43 Số ngày của một vòng quay = 360
3,43 = 105 Ngày
Tỷ lệ giữa doanh thu so với hàng tồn kho = 76.192.285.633
Năm 2014 :
Tồn kho bình quân = 23.147.761.198 + 35.645.222.194
2 = 29.396.491.696 đồng Hệ số vòng quay hàng tồn kho = 81.914.624.552
29.396.491.696 = 2,78 Số ngày của một vòng quay = 365
2,78 = 129 ngày
Tỷ lệ giữa doanh thu so với hàng tồn kho = 95.280.894.312
35.645.222.194 = 2,67
Qua các chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho của công ty, có thể rút ra những nhận xét sau :
- Hệ số vòng quay hàng tồn kho của công ty giảm qua các năm, cho thấy tốc độ quay vòng của hàng tồn kho thấp dần, công ty ngày càng bán hàng chậm hơn và hàng tồn kho bị ứ động nhiều, công ty có nhiều rủi ro hơn.
- Số ngày bình quân của một vòng quay hàng tồn kho qua 3 năm có xu hướng ngày càng lớn. Số ngày tồn kho lớn là một dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã đầu tư quá nhiều cho hàng tồn kho.
- Tỷ lệ giữa doanh thu so với hàng tồn kho cho biết 1 đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu : tỷ số này của công ty ngày càng giảm qua 3 năm cho thấy hàng tồn kho của ngày càng ít tạo ra doanh thu cho công ty
Các số liệu cho thấy về mặt định lượng, hiệu quả quản lý và sử dụng hàng tồn kho qua 3 năm của công ty TNHH Compass II co xu hướng giảm xuống, điều này sẽ làm công ty phát sinh thêm nhiều chi phí, giảm tốc độ luân chuyển vốn, giảm doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên, các chỉ tiêu kinh tế chỉ phản ánh được một phần nào đó tình hình quản lý hàng tồn kho thực tế tại công ty. Để có thể đánh giá tình hình tài chính cuả doanh nghiệp, việc xem xét chỉ tiêu hàng tồn kho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khác như : lợi nhuận, doanh thu, vòng quay của dòng tiền,..cũng như được đặt trong điều kiện kinh tế vĩ mô, điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp.
2.2.1.4 Thực trạng về loại hình tồn kho mà công ty đang ứng dụng Hiện nay tại công ty TNHH Compass II có tình hình mua hàng như sau : Hiện nay tại công ty TNHH Compass II có tình hình mua hàng như sau :
- Nhu cầu vật tư : từ biểu đồ doanh số của công ty, có thể thấy trong vòng 5 năm, công ty có doanh số dao động trung bình từ 3 – 4,5 triệu đồng, và đang có xu hướng tăng dần đều qua các năm, từ đó ta có thể thầy nhu cầu vật tư của công ty cũng khá ổn định và được công ty dự báo định kỳ.
- Chu kỳ công ty mua hàng (nguyên vật liệu): khi được phỏng vấn thì chủ quản phòng hành chánh – Cô Quan Tuyết Loan cho biết là công ty không có chu kỳ mua hàng nhất định mà chỉ đặt mua khi lượng hàng dự trữ trong kho gần hết, chỉ ước chừng khoảng trung bình 45 ngày 1 lần suy ra mỗi năm công ty đặt mua khoảng 8 lần.
- Giá trị 1 đơn hàng : trung bình 1 đơn hàng trị giá 100,000 USD
- Thời gian vận chuyển hàng hóa: thời gian trung bình kể từ lúc đặt hàng đến khi công ty nhận được hàng là 45 ngày
- Khi đặt mua 1 đơn hàng nguyên vật liệu, hàng hóa sẽ được vận chuyển thành 1 chuyến bằng tàu từ Đài Loan sang Việt Nam
- Khi mua với số lượng nhiều: vì mua hàng trực tiếp từ công ty mẹ nên công ty không được áp dụng chính sách khấu trừ theo sản lượng.
- Vì được ước tính khi hàng tồn trong kho gần hết công ty sẽ đặt mua hàng nên công ty luôn có hàng tồn trong kho, không bị thiếu hụt khi có nhu cầu.
- Trên thực tế, công ty chưa xác định cụ thể ngày đặt hàng mà chỉ ước lượng theo khả năng sản xuất và lượng hàng còn dự trữ trong kho.
Mỗi một doanh nghiệp khi đi vào sản xuất kinh doanh đều cố gắng tìm kiếm cho mình một mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp. Với một doanh nghiệp sản xuất trong ngành công nghiệp sản xuất dụng cụ cầm tay như Compass II, điều này lại càng quan trọng vì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm…đều đóng những vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất. Tuy nhiên tùy vào đặc điểm của loại hàng tồn kho đó, mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài, nhu cầu thị trường mà doanh nghiệp tìm những mô hình phù hợp cho riêng mình.
Từ những thông tin trên, có thể thấy công ty chưa áp dụng một mô hình tồn kho