CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁ P KIẾN NGHỊ
3.1 Giải pháp
3.1.1 Giải pháp áp dụng các mô hình tồn kho vào quản trị tồn kho của công ty
3.1.1.1 Cơ sở của giải pháp
Qua tìm hiểu thực tế công tác quản trị hàng tồn kho của công ty em nhận thấy công ty chưa áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho nào.. Công ty tiến hành mua nguyên vật liệu cũng như hàng hóa dựa trên kế hoạch đã định vào đầu kỳ kinh doanh, các quyết định này chủ yếu dựa trên các đơn đặt hàng của đối tác và khách hàng, và qua kinh nghiệm của nhà quản trị. Do đó công tác quản trị hàng tồn kho chưa thực sự hiệu quả và rất có thể dẫn đến những rủi ro không thể lường trước trong tương lai. Do vậy việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho EOQ là một điều thật sự cần thiết. Khi hoàn thiện mô hình này giúp công ty có những dự báo chính xác về :
- Khi nào thì tiến hành đặt hàng ?
- Đặt hàng lượng bao nhiêu thì chi phí là thấp nhất ? 3.1.1.2 Nội dung của giải pháp
Do công ty có nhiểu điều kiện phù hợp với giả định của mô hình sản lượng kinh tế cơ bản ( EOQ). Ta sẽ áp dụng mô hình này để quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho.
Với phương pháp quản trị hàng tồn kho này giúp công ty xác định được lượng đặt hàng tối ưu. Phương pháp này giúp công ty đảm bảo được quá trình sản xuất diễn ra thông suốt, có đủ lượng hàng hóa đáp ứng nhu cầu thị trường nhưng vẫn đảm bảo được việc tiết kiệm chi phí. Để áp dụng mô hình này ta giả định rằng:
- Số lượng hàng mỗi lần cung cấp là Q. - Nhu cầu phải được biết trước và không đổi.
- Phải biết khoảng thời gian đặt hàng đến khi nhận được hàng và thời gian này không thay đổi.
- Lượng hàng trong mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng. - Không có việc khấu trừ theo sản lượng
Theo mô hình này ta có lượng đặt hàng tối ưu là :
Áp dụng thực tế vào công ty , ta có các thông tin :
Trung bình 1 lần đặt hàng có giá trị 100,000 USD = 2,000,000,000 VND Giá trị trung bình một đơn vị nguyên vật liệu nhập khẩu :
25,000+35,000+38,000
3 =32,700 đồng
Lượng đặt hàng trung bình mỗi lần : 2,000,000,000/32,700 = 61,162 kg => Nhu cầu nguyên vật liệu trung bình 1 năm (D) : 61,162 x 8 = 489,296 kg Và S = 12,000,000 đồng/lần
H = 6,700 đồng/kg
Từ đó ta có sản lượng đặt hàng tối ưu là : Q* = √2 x 12,000,000 x 489,296
6,700 = 41,865 kg
Suy ra số lần đặt hàng tối ưu trong năm là 489,296
41,865 = 11 lần Thời gian giữa mỗi lần đặt hàng là 360/11 = 33 ngày
Như vậy, lượng đặt hàng tối ưu thấp hơn lượng đặt hàng trung bình của công ty và số lần đặt hàng của công ty là 11 lần/năm. Xét về tổng thể, đây cũng không phải là sự chênh lệch lớn. Hơn nữa, giữa kế hoạch sản xuất và thực tiễn sản xuất diễn ra trong tháng không hoàn toàn trùng nhau. Vì thế, nhu cầu ở đây chỉ có thể xem xét ở khía cạnh bình quân hóa.
Lượng vật tư cần dùng trong 1 ngày đêm (d) = D
300 = 489,296
300 = 1,630 kg (1 năm làm việc là 300 ngày)
Thời gian vận chuyển (L) là 45 ngày
=> Điểm đặt hàng lại (ROP) là : d x L = 1,630 x 45 = 73,394.4 kg Từ đó ta đưa ra giải pháp như sau :
- Công ty nên xác định lượng đặt hàng tối ưu cho mình trước khi bước vào một năm tài chính mới. Điều này rất quan trọng vì hiện nay lượng đặt hàng của công ty chưa đạt mức tối ưu nên chưa tối thiểu hóa được chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
dụng cách đặt hàng mỗi đơn đặt hàng là 41,865 kg và một năm đặt hàng 11 lần, mỗi lần cách nhau 33 ngày sẽ giúp công ty cải thiện được vấn đề về : lượng hàng tồn trữ quá nhiều, gây ứ đọng và phát sinh nhiều chi phí tồn trữ, tối thiểu hóa được tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho
- Điểm đặt hàng lại (ROP) cho biết khi lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu là 73,394.4 kg thì công ty nên tiến hành đặt hàng thêm.
Một giải pháp khác mà công ty cũng cần xem xét để có thể giảm các chi phí liên quan đến tồn kho, đó là giải pháp áp dụng kết hợp mô hình EOQ và mô hình khấu trừ theo sản lượng.
Hiện nay, công ty chưa được hưởng mức giá khấu trừ theo sản lượng vì hiện nay công ty đang tiến hành mua nguyên vật liệu trực tiếp từ công ty mẹ. Tuy nhiên, để tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận, công ty có thể tìm kiếm những nhà cung cấp mới để mua nguyên vật liệu với mức giá được khẩu trừ theo sản lượng. Ví dụ như : có các thông tin sau của công ty
Giá mua : 32,700 đồng/kg Nhu cầu năm (D) = 489,296 kg
Chi phí 1 lần đặt hàng (S) = 12,000,000 đồng
Chi phí lưu kho hàng năm (H) = 20% giá mua (I x P) Lượng đặt hàng tối ưu (Q*) = 41,865 kg
Nếu công ty đặt mua mỗi lần 100,000 kg sẽ được hưởng chiết khấu 8% Giải pháp :
Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 41,865 kg thì chi phí một năm cho tồn kho sẽ là : Cmh = 489,296 x 32,700 = 16,000,000,000 đồng Cđh = 12,000,000 x 11 = 132,000,000 đồng Ctt = 20% x 32,700 x 41,865 2 = 136,898,550 đồng Tổng chi phí : TC1 = 16,000,000,000 + 132,000,000 + 136,898,550 = 16,268,898,550 đồng
Nếu đặt mỗi đơn hàng 100,000 kg với giá chiết khấu 8% thì chi phí 1 năm cho hàng tồn kho sẽ là : Cmh = 16,000,000,000 x 92% = 14,720,000,000 đồng Cđh = 12,000,000 x (489,296/100,000) = 58,715,520 đồng Ctt = 20% x 92% x 32,700 x 100,000 2 = 300,840,000 đồng Tổng chi phí TC2= 14,720,000,000 +58,715,520 + 300,840,000 = 15,079,555,520 đồng
=> Công ty nên đặt hàng với lượng 100,000 kg thép mỗi đơn hàng. Như vậy công ty sẽ tiết kiệm được 1 số tiền là 16,268,898,550 - 15,079,555,520=1,189,343,030 đồng.
Qua ví dụ trên có thể thấy rằng mô hình chiết khấu cũng có thể được áp dụng tại Compass II vì ưu điểm của nó là công ty có thể giảm chi phí hàng tồn kho 1 năm nếu đặt hàng đủ lớn để hưởng tỷ lệ chiết khấu hợp lý. Tuy nhiên, công ty phải cân nhắc xem có thể áp dụng mô hình này cho những loại hàng tồn kho nào, so sánh xem chi phí nào tăng lên ( như chi phí lưu kho), chi phí nào giảm đi ( như chi phí mua hàng). Có những loại hàng tồn kho nếu để lâu sẽ làm giảm gí trị, kết quả là dự phòng giảm giá hàng tồn kho lại tăng lên, gây khó khăn cho doanh nghiệp.
3.1.1.3 Kết quả dự kiến đạt được
Vậy giải pháp áp dụng mô hình EOQ đã giúp công ty giải quyết được 2 vấn đề là : khi nào thì tiến hành đặt hàng là hợp lí và đặt hàng lượng bao nhiêu thì chi phí thấp nhất. Đó là : công ty nên đặt trung bình khoảng 41,865 kg/đơn hàng và một năm đặt hàng 11 lần, mỗi lần cách nhau 33 ngày. Và khi hàng trong kho còn khoảng 73,394.4 kg thì công ty nên chuẩn bị tiến hành đơn đặt hàng mới.
Việc mua hàng với số lượng lớn với mức giá chiết khấu thích hợp sẽ giúp công ty giảm thiểu được hơn các chi phí liên quan đến tồn kho. Nếu có điều kiện, công ty cũng nên tìm kiếm thêm cho mình một nhà cung cấp đáng tin cậy có áp dụng chính sách chiết khấu giá theo sản lượng.
Việc áp dụng các mô hình tồn kho sẽ giúp công ty giảm thiểu được chi phí tồn kho, từ đó giảm giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất và lợi nhuận cho công ty.
3.1.2 Giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kho chứa của công ty 3.1.2.1 Cơ sở của giải pháp 3.1.2.1 Cơ sở của giải pháp
Căn cứ vào hiện trạng kho hàng của công ty hiện nay là diện tích kho nhỏ và hẹp, không đủ lớn để chứa hàng, hàng hóa thường xuyên phải để ở bên ngoài kho khi không còn chỗ cho hàng vào. Kho hàng chịu trách nhiệm kiểm soát chính của thủ kho, nếu hàng để ngoài kho sẽ không chịu trách nhiệm của thủ kho nữa, đây là nguyên nhân dẫn đến việc không kiểm soát được hàng, gây mất mát và khó kiểm soát trong kho.
Trong kho được chia thành nhiều khu vực gồm : kho nguyên vật liệu, kho công cụ dụng cụ, kho bàn thành phẩm và kho thành phẩm. Tuy nhiên, các thành phần của kho này thường xuyên để lẫn vào khu vực kho chứa hàng hóa khác nên rất khó kiểm soát được số lượng, hơn nữa khi có 1 lô hàng hóa nào quá nhiều thí sẽ để cả ở lối đi. Hàng nhiều không thể di chuyển hết, cứ lần này qua lần khác như vậy nên việc sắp xếp trật tự hàng hóa trong kho đã không còn khoa học và linh hoạt nữa. Chính vì vậy đã dẫn đến việc khó kiểm soát số lượng, chủng loại hàng hóa tồn kho. Ngoài ra, sự phân bổ của các khu chứa nguyên vật liệu và công cụ, dung cụ ở cách quá xa, gây bất tiện trong việc sắp xếp hàng hóa khi mua về.
Chi phí cho việc mở rộng diện tích, sắp xếp lại vị trí các khu trong kho ước tính khoảng 300,000,000 đồng.
3.1.2.2 Nội dung của giải pháp
Qua quá trình tìm hiểu và phân tích, em nhận thấy rằng lượng hàng hóa và nguyên vật liệu ngày càng tăng lên do nhu cầu số lượng hàng hóa bán ra ngày càng nhiều, chính vì vậy công ty nên mở rộng thêm diện tích kho chứa hàng. Diện tích hiện nay của kho chứa hàng là khoảng 1000m2, công ty nên tăng thêm diện tích lên thêm khoảng 500m2
để có thể dự trữ hàng một cách hợp lý hơn, khi hàng mới về sẽ không sợ bị thiếu chỗ để nữa.
Ngoài ra, em cũng đề nghị công ty nên sắp xếp lại vị trí của các khu chứa hàng dự trữ trong kho của công ty.
Sơ đồ kho mới sau kho sắp xếp lại :
Sơ đồ 3.1 : Sơ đồ bố trí kho mới sau kho sắp xếp lại
Vị trí các khu vực chứa hàng sau khi được sắp xếp lại : kho thành phẩm sẽ nằm cạnh kho sản phẩm dở dang, kho nguyên vật liệu sẽ ở cạnh kho công cụ dụng cụ và
Bảo vệ Khu vực vệ sinh Xưởng sản xuất Khu sinh quản P.Giám đốc Khu hành chánh Cổng Công ty Kho sản phẩm dở dang Kho nguyên vật liệu Kho thành phẩm Kho công cụ - dụng cụ Khu vực để xe Khu vực kho
đổi vị trí trong kho không tốn quá nhiều chi phí và thời gian, lại dễ dàng thực hiện. chỉ cần huy động toàn bộ nhân viên trong kho và công nhân là có thể là có thể chuyển đổi được kho trong vong vài ngày.
Công ty cũng nên cho sửa sang , nâng cấp lại hệ thống kho để không còn bị dột và ẩm ướt khi có mưa, nâng cao hiệu quả cho việc bảo quản hàng tồn kho.
Ngoài ra, thủ kho cần thường xuyên phân loại, thống kê hàng hóa trong kho để kiểm soát hàng hóa được bảo đảm hơn.
3.1.2.3 Kết quả dự kiến đạt được
Việc mở rộng diện tích, sắp xếp lại vị trí các khu vực chứa hàng trong kho sẽ góp phần giúp công ty dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa hơn, tránh bị mất mát hơn, vị trí của kho thuận tiện hơn sẽ giúp nhân viên làm việc cũng thoải mái hơn, khi đó, công ty có thể giảm bớt số lượng nhân viên làm việc trong kho để tiết kiệm chi phí hơn.
Mỗi khi xưởng sản xuất có nhu cầu về hàng hóa, khi được sắp xếp và kiểm kê tốt thì việc xuất kho cũng sẽ được tiến hành nhanh chóng hơn, hiệu quả sản xuất được nâng cao hơn.
Hệ thống kho được nâng cấp và sửa sang sẽ giúp bảo quản hàng hoá được tốt hơn, tránh gây lãng phí.
3.1.3 Giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho của công ty 3.1.3.1 Cơ sở của giải pháp 3.1.3.1 Cơ sở của giải pháp
Ngay từ khi mới thành lập công ty đã có quy trình quản lý hàng tồn kho nhưng việc nhập xuất hàng chưa bài bản, thiếu khâu nhận hàng sau khi mua hàng và khâu nhập hàng thừa trở lại kho sau khi bán khiến cho hàng hóa khó được đảm bảo chất lượng và việc mất hàng xảy ra thường xuyên. Hàng mất tại nhiều khâu như : khâu nhập kho, khâu xuất bán và khâu nhập hàng thừa…
Chính vì vậy, em xin đưa ra giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn quy trình quản lý hàng tồn kho của công ty.
3.1.3.2 Nội dung của giải pháp
Mục đích chính của việc hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho là nhằm thống nhất giữa việc xuất hàng đi bán và nhập hàng thừa trở lại kho, tối thiểu những thiệt hại do việc nhập kho hàng hóa không đảm bảo về số lượng và chất lượng và việc thiếu hụt hàng hóa gây ra.
Ta sẽ thêm vào quy trình quản lý hàng tồn kho ở công ty thêm 2 công đoạn, đó là : công đoạn nhận hàng sau khi mua hàng hóa về đến công ty và công đoạn nhập hàng thừa trở lại kho sau khi xuất bán.
Quy trình quản lý hàng tồn kho mới sẽ là :
Sơ đồ 3.2: Giải pháp quy trình quản lý hàng tồn kho mới
- Công đoạn nhận hàng : để đảm bảo sự tách biệt trong quản lý, công ty cần bổ sung thêm khâu nhận hàng sau khi hàng hóa được vận chuyển về đến công ty rồi mới nhập vào kho. Công ty cũng nên lập một phòng ban nhận hàng kiểm tra riêng hoặc một bộ phận chuyên kiểm hàng, bộ phận này có thể có số lượng từ 1-2 người. Bộ
Mua hàng (nguyên vật liệu) Lưu kho (Nguyên vật liệu) Xuất kho (Nguyên vật liệu) Sản xuất Lưu kho thành phẩm Xuất thành phẩm đi tiêu thụ Nhận hàng (nguyên vật liệu) Nhập hàng thừa trở lại sau khi bán
phận này có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhập, kiểm định ngẫu nhiên xem hàng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc bị lỗi hỏng, lập biên bản nhận hàng, chuyển hàng hóa tới bộ phận kho.
- Công đoạn nhập hàng thừa sau khi bán trở lại kho : hàng thừa nhập kho phải được nhập tại kho theo đúng phiếu nhập kho do phòng kế toán lập.Cách thực hiện như sau :
+ Nhân viên bán hàng về phải làm ngay phiếu xác nhận hàng tồn và yêu cầu nhập lại kho chuyển cho phòng kế toán để lập phiếu nhập kho. Kế toán căn cứ vào phiếu yêu cầu của nhân viên bán hàng viết phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho.
+ Hàng thừa phải được đưa đến cho thủ kho để kiểm tra. Thủ kho kiểm tra lại phiếu nhập kho, số lượng, chủng loại, quy cách, tình trạng hàng..Tất cả hàng bán còn thừa vể nhập kho đều phải thùng kiểm tra xem có đủ số lượng hàng, phụ kiện, sản phẩm kèm theo hay không. Nếu đủ thì cho nhập kho, nếu thiếu thi thủ kho thông báo cho nhân viên bán hàng và lập biên bảng để kiểm tra hàng hóa. Biên bản kiểm tra này phải có ngày, thàng, lí do lập biên bản, chữ ký người lập và nhân viên bán hàng.
Trách nhiệm Quy trình
Nhân viên bán hàng
Kế toán
Thủ kho
Lập phiếu xác nhận hàng tồn
Viết phiếu nhập kho
Khu nhận hàng
Kiểm tra phiếu nhập
Kiểm tra hàng
Thông báo Nhập kho
3.1.3.3 Kết quả dự kiến đạt được
Việc bổ sung 2 công đoạn vào quy trình quản lý hàng tồn kho của công ty sẽ góp phần giúp công ty quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu được việc mất mát hàng hóa nguyên vật liệu và cả các thành phẩm của công ty. Điều này sẽ giúp công ty tiết kiệm được chi phí do mất hàng một cách đáng kể.
Hàng tồn kho tham gia trực tiếp vào quá trình kinh doanh và có thể nhanh chóng chuyển đổi sang tiền mặt nên quản trị hàng tồn kho là một trong những công tác cần được ưu tiên. Em xin đưa ra một số kiến nghị để góp phần nâng cao hiệu quả quản