CHƯƠNG 1 : LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO
2.2 Phân tích thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty TNHH Compass II
2.2.1.2 Thực trạng về các chi phí ảnh hưởng đến hàng tồn kho
2.2.1.2.1 Chi phí mua hàng
Là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá trị mua một đơn vị nguyên vật liệu.
Cmh= khối lượng hàng x đơn giá
Với đơn giá trung bình của các loại nguyên vật liệu do công ty cung cấp sau : Loại nguyên vật liệu Mã nguyên vật liệu Đơn vị tính Đơn giá
Thép thang S2 – H5 NLSH005 KG 25,000
Hạt nhựa trong suốt NLNHUA02 KG 35,000
Hạt nhựa màu NLNHUA01 KG 38,000
Bảng 2.5 : Đơn giá trung bình của các loại nguyên vật liệu chủ yếu Giá trị trung bình một đơn vị nguyên vật liệu nhập khẩu :
25,000+35,000+38,000
3 =32,700 đồng
Công ty cho biết giá trị trung bình mỗi đơn hàng là 100,000 USD = 2,000,000,000 đồng
Suy ra Cmh = 2,000,000,000 x 8 = 16,000,000,000 đồng 2.2.1.2.2 Chi phí đặt hàng
Chi phí đặt hàng bao gồm các chi phí giao dịch, chi phí vận chuyển và chi phí giao nhận hàng. Chi phí đặt hàng được tính bằng đơn vị tiền tệ cho mỗi lần đặt hàng. Khi một doanh nghiệp đặt hàng từ một nguồn cung cấp từ bên ngoài thì chi phí chuẩn bị một yêu cầu mua hàng, chi phí để lập được một đơn hàng gồm chi phí thương lượng, chi phí nhận và kiểm tra hàng hóa, chi phí vận chuyển và chi phí trong thanh toán…
Ở công ty TNHH Compass II , mỗi năm công ty đặt hàng mua nguyên vật liệu từ công ty mẹ ở nước ngoài, chi phí cho 1 lần đặt hàng (S) là 12,000,000 đồng, bao gồm :
Chỉ tiêu Giá trị
Chi phí tìm kiếm nguồn hàng Vì mua hàng trực tiếp từ công ty mẹ nên chi phí này = 0
Chi phí giao dịch Chủ yếu là chi phí gọi điện thoại, khoảng 10,000 – 20,000 đồng
Chi phí vận chuyển, bảo quản, bốc dỡ hàng hóa
Khoảng 10,000,000 đồng
Chi phí bảo hiểm, thuế nhập khẩu Khoảng 2,000,000 đồng
Tổng Khoảng 12,000,000 đồng
Bảng 2.6 : Bảng thống kê chi phí cho một lần đặt hàng Mỗi năm công ty đặt hàng 8 lần
=> Cdh = số lần đặt hàng trong năm x chi phí cho 1 lần đặt hàng = 8 x 12,000,000 = 96,000,000
2.2.1.2.3 Chi phí tồn trữ
Chi phí tồn trữ bao gồm tất cả các chi phí lưu trữ hàng trong kho trong một khoảng thời gian xác định trước. Các chi phí thành phần của chi phí tồn trữ bao gồm : chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản, chi phí hư hỏng và chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, chi phí bảo hiểm, chi phí thuế, chi phí đầu tư vào hàng tồn kho.
Chi phí tồn trữ ở Công ty TNHH Compass II năm 2014 bao gồm chi phí lưu giữ hàng tồn kho, chi phí bảo quản, chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời, cụ thể như sau :
Lương, thưởng cho nhân viên trông kho tính đến năm 2014 + Số lượng nhân viên trông kho là 11 người
+ Mức lương trung bình 5,000,000 đồng/ người/tháng
+ Các chi phí bảo hiểm, công đoàn : trung bình 500,000 đồng/người/tháng Vậy chi phí lao động trong kho năm 2014 là :
11 x (5,000,000 + 500,000) x 12 = 726,000,000 đồng Chi phí lưu giữ và chi phí bảo quản
Ta có sơ đồ công ty TNHH Compass II và sơ đồ bố trí hệ thống kho của công ty như sau :
Sơ đồ 2.3 : Sơ đồ bố trí công ty và hệ thống kho chứa của công ty
Từ khi thành lập và bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất thì công ty đã xây dựng cho mình mô hình bố trí và hệ thống kho chứa như trên.
Bảo vệ
Khu vực vệ
sinh
Khu vực xưởng sản xuất Khu sinh quản P.Giám đốc Khu hành chánh Cổng Công ty Kho sản phẩm dở dang Kho nguyên vật liệu Kho thành phẩm Kho công cụ - dụng cụ Khu vực để xe Khu vực kho
Qua sơ đồ trên ta có thể thấy rằng diện tích khu vực khá hẹp, khi có nhiều sản phẩm dở dang nhập kho thì thiếu chỗ, phải để sang khu vực kho thành phẩm gây lộn xộn, chưa kể nguyên vật liệu và công cụ - dụng cụ cũng thường được để lẫn lộn nhau, gây phát sinh tốn kém nhiều thời gian và chi phí khi kiểm kê hàng hóa trong kho và chi phí lưu trữ, bảo quản.
Do nguyên liệu chủ yếu của tua – vít là thép và nhựa, là loại nguyên liệu dễ bảo quản, ít hư hỏng và mất mát hơn những loại khác nên công ty có chi phí lưu giữ hàng và chi phí bảo quản hàng trong kho năm 2014 là khoảng 15,000,000 đồng
Chi phí thiệt hại do hàng tồn kho bị lỗi thời ( giảm giá hàng bán )
Theo bảng thuyết minh của bảng báo cáo tài chính năm 2014, chi phí thiệt hại do giảm giá hàng bán do hàng tồn kho bị lỗi thời là 112,490,216 đồng
Vậy tổng chi phí tồn trữ của công ty là :
726,000,000 + 15,000,000 + 112,490,216 = 853,490,216 đồng
Từ đó suy ra chi phí tồn trữ 1 đơn vị hàng trong năm 2014 (H) là : H = tổng chi phí tồn trữ
số lượng hàng tồn kho bình quân = 853,490,216
(170,480+84,012)/2 = 6,706 = 6,700 đồng/kg/năm Vậy tổng chi phí của hàng tồn kho :
TC = Cđh + Cmh + Ctt
= 16,000,000,000 + 96,000,000 + 853,490,216 = 16,949,490,216 đồng Tổng chi phí về hàng tồn kho :
TC = Cđh + Ctt = 16,000,000,000 + 853,490,216 = 16,853,490,216 đồng 2.2.1.3 Thực trạng về tính hiệu quả kinh tế trong quản trị hàng tồn kho
Đơn vị tính: VND
Khoản mục Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
1.Doanh thu 72.807.297.189 76.192.285.633 95.280.894.312 2.Giá vốn hàng bán 63.923.510.679 66.203.325.034 81.914.624.552 3.Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ 18.636.651.543 15.430.998.567 23.147.761.198 4.Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ 15.430.998.567 23.147.761.198 35.645.222.194
Bảng 2.7 : Bảng dùng để tính các chỉ số hiệu quả kinh tế trong quản trị tồn kho
Chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho của công ty:
Năm 2012 :
Tồn kho bình quân = 18.636.651.543+15.430.998.567
2 = 17.033.825.060 đồng Hệ số vòng quay hàng tồn kho = 63.923.510.679
17.033.825.060 = 3,75 Số ngày của một vòng quay = 360
3,75 = 96 Ngày
Tỷ lệ giữa doanh thu so với hàng tồn kho = 72.807.297.189
15.430.998.567 = 4,72 Năm 2013 : Tồn kho bình quân = 15.430.998.567+ 23.147.761.198 2 = 19.289.379.883 đồng Hệ số vòng quay hàng tồn kho = 66.203.325.034 19.289.379.880 = 3.43 Số ngày của một vòng quay = 360
3,43 = 105 Ngày
Tỷ lệ giữa doanh thu so với hàng tồn kho = 76.192.285.633
Năm 2014 :
Tồn kho bình quân = 23.147.761.198 + 35.645.222.194
2 = 29.396.491.696 đồng Hệ số vòng quay hàng tồn kho = 81.914.624.552
29.396.491.696 = 2,78 Số ngày của một vòng quay = 365
2,78 = 129 ngày
Tỷ lệ giữa doanh thu so với hàng tồn kho = 95.280.894.312
35.645.222.194 = 2,67
Qua các chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho của công ty, có thể rút ra những nhận xét sau :
- Hệ số vòng quay hàng tồn kho của công ty giảm qua các năm, cho thấy tốc độ quay vòng của hàng tồn kho thấp dần, công ty ngày càng bán hàng chậm hơn và hàng tồn kho bị ứ động nhiều, công ty có nhiều rủi ro hơn.
- Số ngày bình quân của một vòng quay hàng tồn kho qua 3 năm có xu hướng ngày càng lớn. Số ngày tồn kho lớn là một dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã đầu tư quá nhiều cho hàng tồn kho.
- Tỷ lệ giữa doanh thu so với hàng tồn kho cho biết 1 đồng hàng tồn kho sẽ tạo ra bao nhiêu đồng doanh thu : tỷ số này của công ty ngày càng giảm qua 3 năm cho thấy hàng tồn kho của ngày càng ít tạo ra doanh thu cho công ty
Các số liệu cho thấy về mặt định lượng, hiệu quả quản lý và sử dụng hàng tồn kho qua 3 năm của công ty TNHH Compass II co xu hướng giảm xuống, điều này sẽ làm công ty phát sinh thêm nhiều chi phí, giảm tốc độ luân chuyển vốn, giảm doanh thu và lợi nhuận. Tuy nhiên, các chỉ tiêu kinh tế chỉ phản ánh được một phần nào đó tình hình quản lý hàng tồn kho thực tế tại công ty. Để có thể đánh giá tình hình tài chính cuả doanh nghiệp, việc xem xét chỉ tiêu hàng tồn kho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khác như : lợi nhuận, doanh thu, vòng quay của dòng tiền,..cũng như được đặt trong điều kiện kinh tế vĩ mô, điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp.
2.2.1.4 Thực trạng về loại hình tồn kho mà công ty đang ứng dụng Hiện nay tại công ty TNHH Compass II có tình hình mua hàng như sau : Hiện nay tại công ty TNHH Compass II có tình hình mua hàng như sau :
- Nhu cầu vật tư : từ biểu đồ doanh số của công ty, có thể thấy trong vòng 5 năm, công ty có doanh số dao động trung bình từ 3 – 4,5 triệu đồng, và đang có xu hướng tăng dần đều qua các năm, từ đó ta có thể thầy nhu cầu vật tư của công ty cũng khá ổn định và được công ty dự báo định kỳ.
- Chu kỳ công ty mua hàng (nguyên vật liệu): khi được phỏng vấn thì chủ quản phòng hành chánh – Cô Quan Tuyết Loan cho biết là công ty không có chu kỳ mua hàng nhất định mà chỉ đặt mua khi lượng hàng dự trữ trong kho gần hết, chỉ ước chừng khoảng trung bình 45 ngày 1 lần suy ra mỗi năm công ty đặt mua khoảng 8 lần.
- Giá trị 1 đơn hàng : trung bình 1 đơn hàng trị giá 100,000 USD
- Thời gian vận chuyển hàng hóa: thời gian trung bình kể từ lúc đặt hàng đến khi công ty nhận được hàng là 45 ngày
- Khi đặt mua 1 đơn hàng nguyên vật liệu, hàng hóa sẽ được vận chuyển thành 1 chuyến bằng tàu từ Đài Loan sang Việt Nam
- Khi mua với số lượng nhiều: vì mua hàng trực tiếp từ công ty mẹ nên công ty không được áp dụng chính sách khấu trừ theo sản lượng.
- Vì được ước tính khi hàng tồn trong kho gần hết công ty sẽ đặt mua hàng nên công ty luôn có hàng tồn trong kho, không bị thiếu hụt khi có nhu cầu.
- Trên thực tế, công ty chưa xác định cụ thể ngày đặt hàng mà chỉ ước lượng theo khả năng sản xuất và lượng hàng còn dự trữ trong kho.
Mỗi một doanh nghiệp khi đi vào sản xuất kinh doanh đều cố gắng tìm kiếm cho mình một mô hình quản lý hàng tồn kho phù hợp. Với một doanh nghiệp sản xuất trong ngành công nghiệp sản xuất dụng cụ cầm tay như Compass II, điều này lại càng quan trọng vì nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm…đều đóng những vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất. Tuy nhiên tùy vào đặc điểm của loại hàng tồn kho đó, mối quan hệ của doanh nghiệp với bên ngoài, nhu cầu thị trường mà doanh nghiệp tìm những mô hình phù hợp cho riêng mình.
Từ những thông tin trên, có thể thấy công ty chưa áp dụng một mô hình tồn kho nào, điều này có thể thấy qua việc công ty chưa xác định được cụ thể ngày đặt hàng, chu kỳ đặt hàng, chưa xác định được điểm đặt hàng lại.
2.2.1.5 Thực trạng về tính thời điểm trong quản trị tồn kho
Thực trạng trị giá hàng tồn kho cuối kỳ của công ty qua các năm 2012-2013-2014 Đơn vị tính :VND
Loại hàng tồn kho Năm
2012 2013 2014 Nguyên-vật liệu 6.182.931.440 10.826.113.925 5.338.287.670 Công cụ-dụng cụ 6.232.563.588 5.951.301.603 8.793.241.957 Sản phẩm dở dang 1.579.257.718 3.534.989.669 9.498.009.401 Thành phẩm 1.436.245.821 2.835.356.001 12.015.683.166 Tổng cộng 15.430.998.567 23.147.761.198 35.645.222.194
Bảng 2.8 : Cơ cấu giá trị hàng tồn kho thực tế của công ty các năm 2012-2013-2014 (Nguồn : Phần thuyết minh của Báo cáo tài chính các năm 201202013-2014) Từ bảng trên, ta có thể nhận xét:
- Công ty đã xác định khá chuẩn xác số lượng của từng loại dự trữ trong từng thời điểm để đảm bảo hàng được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời sao cho hoạt động của bất kỳ nơi nào cũng được liên tục.
- Từ năm 2014, công ty đã giảm bớt được lượng dự trữ ban đầu về nguyên vật liệu, điều này thể hiện công ty đã có sự liên kết tốt giữa quá trình sản xuất và cung ứng nguyên vật liệu.
- Tuy nhiên, lượng công cụ - dụng cụ dự trữ lại có sự gia tăng cao (năm 2014 tăng 47.8 % so với năm 2013)
- Lượng tồn kho sản phẩm dở dang năm 2014 cũng tăng 171.4% so với năm 2013, có thể là do các nguyên nhân thuộc về lao động, thiết bị, nguồn vật tư cung ứng không đảm bảo các yêu cầu, từ đó co những sản phẩm sản phẩm sản xuất ra không đạt yêu cầu về tiêu chuẩn, phát sinh nhiều sản phảm dở dang hơn.
- Ngoài ra, lượng thành phẩm sản xuất ra vẫn tăng vượt trội ( năm 2014 tăng 323.8% so với năm 2014). Lượng dự trữ thành phẩm tăng cao có thể là do công ty không nắm chắc yêu cầu của khách hàng và thị trường.
- Cuối cùng, cùng với nhu cầu ngày càng tăng của thị trường và nhu cầu mở rộng phát triển của công ty, mặc dù doanh số bán hàng năm của công ty tăng trung bình từ 10 – 30%/ năm nhưng tổng lượng hàng tồn kho qua các năm của công ty lại tăng trung bình mỗi năm lại đến 30 - 50%, như vậy tính thời điểm trong quản trị tồn kho của công ty chưa được quan tâm và chú trọng, điều đó đã làm phát sinh thêm các chi phí về dự trữ và tồn kho.
Việc giảm bớt kích thước các lô hàng là một biện pháp hỗ trợ cơ bản trong việc giảm lượng dự trữ và chi phí hàng dự trữ.
2.2.1.6 Thực trạng về các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho Ta có quy trình hàng tồn kho tại Công ty TNHH Compass II như sau : Ta có quy trình hàng tồn kho tại Công ty TNHH Compass II như sau :
Sơ đồ 2.4 : Quy trình hàng tồn kho của công ty
Cùng với quy trình hàng tồn kho, công tác quản trị hàng tồn kho ở công ty chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố qua từng công đoạn của quy trình - xuất nhập kho như sau :
- Việc mua hàng ( nguyên vật liệu) : tại công ty TNHH Compass II, bộ phận thực hiện công việc này là phòng hành chánh, khi hàng hóa trong kho gần hết, phòng hành chánh sẽ có trách nhiệm kiểm tra và đặt thêm hàng từ công ty mẹ. Việc mua nguyên vật liệu ở công ty chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố :
+ Quy mô sản xuất của doanh nghiệp và nhu cầu nguyên vật liệu của doanh nghiệp cho kỳ kế hoạch. Hiện nay nhu cầu của công ty ngày càng tăng qua các năm, cần được dự báo thường xuyên.
Mua hàng (nguyên vật liệu) Lưu kho (Nguyên vật liệu) Xuất kho (Nguyên vật liệu) Sản xuất Lưu kho thành phẩm Xuất thành phẩm đi tiêu thụ
+ Khả năng cung ứng nguyên vật liệu : do đặt mua nguyên vật liệu trực tiếp từ công ty mẹ nên khả năng cung ứng nguyên vật liệu tương đối ổn định và bảo đảm, không bị gián đoạn.
+ Thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nơi cung ứng đến công ty : trung bình thời gian từ khi đặt hàng đến lúc nhận được hàng của công ty là 45 ngày, thời gian vận chuyển bị ảnh hưởng bởi các yếu tố như : thời tiết, phương tiện bị trục trặc, tai nạn, các thủ tục nhập khẩu phát sinh thêm…
+ Việc mua hàng còn ảnh hưởng bởi yếu tố giả cả nguyên vật liệu trên thị trường, hiện nay giá nhập khẩu, thuế suất nhập khẩu của thép và hạt nhựa có nhiều biến động do các chính sách xuất nhập khẩu của chính phủ và nhu cầu thị trường.
- Công đoạn sản xuất : do sản phẩm của công ty là loại sản phẩm cần được sản xuất theo 1 quy trình kỹ thuật hiện đại nên việc sản xuất chịu ảnh hưởng bởi các yếu tố : đặc điểm và các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ trong quá trình chế tạo sản phẩm, độ dài thời gian chu kỳ sản xuất sản phẩm, trình độ tổ chức quá trình sản xuất doanh nghiệp
- Các công đoạn lưu – xuất kho nguyên vật liệu : tất cả hàng hóa được chuyển đến kho, khi nhập kho, quản lý kho sẽ lập phiếu nhập kho và bộ phận kho sẽ thông báo