4. Kết quả thực tập theo đề tà
2.2.2.2 Những mặt còn hạn chế
- Mặc dù đang áp dụng mô hình mua hàng theo mô hình sản lượng kinh tế cơ bản (EOQ) nhưng công ty vẫn còn nhiều điểm hạn chế như :
+ Giá trị hàng tồn kho công ty tăng cao qua các năm, đều này có thể thấy qua các chỉ số như chỉ số so với giá trị tài sản lưu động, các chỉ số chỉ tiêu hiệu quả kinh tế quản trị hàng tồn kho.
+ Công ty chưa xác định lượng dự trữ an toàn và chu kỳ đặt hàng vì cho rằng tại thời điểm đặt hàng, lượng nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho vẫn đủ đáp ứng nhu cầu trong những ngày lô hàng mới chưa về đến công ty. Điều này có thể dẫn đến nhiều kết quả không lường hết như tàu chở hàng trên đường gặp trục trặc không về kịp ngày giao hàng, không đáp ứng kịp nhu cầu của công ty và khách hàng, gây mất uy tín. Chính vì vậy, cần phải xác định một lượng dự trữ an toàn để đề phòng những trường hợp xấu có thể xảy ra.
- Hệ thống kho dự trữ của công ty còn nhiều khuyết điểm : diện tích kho còn nhỏ và hẹp, gây khó khăn trong việc sắp xếp, dự trữ nhiều mặt hàng tồn kho khác nhau, trình độ nhân viên trông kho còn hạn chế nên công tác sắp xếp hàng tồn kho, công tác theo dõi chưa khoa học, còn chậm chạp..làm ảnh hưởng đến sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra, chất lượng kho hiện nay đã xuống cấp, thường xuyên bị ủ dột và mẩ ướt, dễ làm nguyên vật liệu thép bị rỉ sét và hư hại.
- Chu trình hàng tồn kho của công ty chưa thật sự hoàn thiện :
+ Sau khi mua hàng, công ty chưa có công đoạn nhận hàng để kiểm tra về số lượng và chất lượng, xuất xứ của hàng hóa. Điều này sẽ dẫn đến những hậu quả
hàng hóa nhập về không đáp ứng được tiêu chuẩn kỹ thuật của nhà máy…làm ảnh hưởng đến việc sản xuất, phát sinh chi phí đổi trả hàng hóa.
+ Công ty chưa có công đoạn quản lý hàng thừa nhập trở lại kho sau khi xuất thành phẩm đi tiêu thụ, không kiểm tra được số lượng hàng còn thừa có bị mất mát hay chất lượng bị kém hơn hay không, điều này sẽ dẫn đến việc bị mất mát hàng hóa mà không biết trách nhiệm thuộc về ai, gây lãng phí cho công ty.
Tóm tắt chương 2
1. Công ty TNHH Compass II là doanh nghiệp chế xuất thuộc loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn 100% vốn nước ngoài. Được thành lập từ năm 2004, ngành nghề kinh doanh của công ty là chuyên gia công, sản xuất và kinh doanh dụng cụ cầm tay : tua vít và đầu tua vít., đến nay công ty đã có sự tăng trưởng và phát triển tốt với doanh thu bán hàng ngày càng tăng qua các năm. Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế của công ty vẫn đang ở mức thấp so với doanh thu do công ty còn phát sinh quá nhiều chi phí.
2. Thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho ở công ty TNHH Compass II được phân tích qua nhiều khía cạnh và chỉ tiêu. Đó là :
- Phân tích thực trạng hoạch định nhu cầu hàng tồn kho nguyên vật liệu cần dùng - cần mua thông qua bảng thông báo định mức vật tư cho 1 sản phẩm và nhu cầu sản phẩm của công ty vào năm tiếp theo để lập kế hoạch mua sắm vật tư, đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch của doanh nghiệp.
- Phân tích các chi phí ảnh hưởng đến hàng tồn kho : chi phí mua hàng, chi phí cho 1 lần đặt hàng và chi phí tồn trữ hàng tồn kho ở công ty. Từ đó có thể xác định và điều chỉnh cho các mức chi phí phù hợp hơn với quy mô sản xuất và tồn trữ của công ty, tránh gây lãng phí tài nguyên nhân lực và vật lực.
- Tính toán các chỉ tiêu đánh giá trình độ quản trị tồn kho của công ty TNHH Compass II như hệ số vòng quay hàng tồn kho , số ngày của một vòng quay, tỷ lệ giữa doanh thu so với hàng tồn kho giúp chúng ta thấy được trình độ quản trị hàng tồn kho của Compass II, biết được tốc độ quay vòng của hàng tồn kho là chậm,
hàng dự trữ của công ty bị ứ đọng nhiều và hàng tồn kho ít tạo ra doanh thu cho công ty hơn.
- Công ty hiện nay chưa áp dụng mô hình tồn kho hiệu quả nào .Chưa xác định được khi nào thì tiến hành đặt hàng, đặt hàng bao nhiêu thi chi phí thấp nhất Do đó công tác quản trị hàng tồn kho chưa thực sự hiệu quả và rất có thể dẫn đến những rủi ro không thể lường trước trong tương lai
- Tính thời điểm trong quản trị tồn kho ở công ty còn chưa được quản trị tốt, hàng dự trữ còn bị ứ đọng nhiều, làm phát sinh nhiều chi phí tồn trữ.
- Quản trị hàng tồn kho ở Công ty chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố bên trong và bên ngoài của các công đoạn như mua hàng, lưu – xuất kho nguyên vật liệu, lưu kho thành phẩm và xuất thành phẩm đi tiêu thụ,và các yếu tố như thị trường, nhân sự… Sau khi phân tích tình hình thực trạng của công ty, có thể thấy rằng công ty đang trên đà tăng trưởng và phát triển, doanh số và doanh thu tăng qua các năm cho thấy công ty có khả năng sản xuất và tiêu thụ tốt. Tuy nhiên để đạt hiệu quả kinh tế tốt nhất, nâng cao lợi nhuận thì công ty cần chú trọng đến công tác quản trị hàng tồn kho còn nhiều hạn chế.
CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁP - KIẾN NGHỊ 3.1 Giải pháp
3.1.1 Giải pháp áp dụng các mô hình tồn kho vào quản trị tồn kho của công ty 3.1.1.1 Cơ sở của giải pháp 3.1.1.1 Cơ sở của giải pháp
Qua tìm hiểu thực tế công tác quản trị hàng tồn kho của công ty em nhận thấy công ty chưa áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho nào.. Công ty tiến hành mua nguyên vật liệu cũng như hàng hóa dựa trên kế hoạch đã định vào đầu kỳ kinh doanh, các quyết định này chủ yếu dựa trên các đơn đặt hàng của đối tác và khách hàng, và qua kinh nghiệm của nhà quản trị. Do đó công tác quản trị hàng tồn kho chưa thực sự hiệu quả và rất có thể dẫn đến những rủi ro không thể lường trước trong tương lai. Do vậy việc áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho EOQ là một điều thật sự cần thiết. Khi hoàn thiện mô hình này giúp công ty có những dự báo chính xác về :
- Khi nào thì tiến hành đặt hàng ?
- Đặt hàng lượng bao nhiêu thì chi phí là thấp nhất ? 3.1.1.2 Nội dung của giải pháp
Do công ty có nhiểu điều kiện phù hợp với giả định của mô hình sản lượng kinh tế cơ bản ( EOQ). Ta sẽ áp dụng mô hình này để quản lý nguyên vật liệu nhập khẩu tồn kho.
Với phương pháp quản trị hàng tồn kho này giúp công ty xác định được lượng đặt hàng tối ưu. Phương pháp này giúp công ty đảm bảo được quá trình sản xuất diễn ra thông suốt, có đủ lượng hàng hóa đáp ứng nhu cầu thị trường nhưng vẫn đảm bảo được việc tiết kiệm chi phí. Để áp dụng mô hình này ta giả định rằng:
- Số lượng hàng mỗi lần cung cấp là Q. - Nhu cầu phải được biết trước và không đổi.
- Phải biết khoảng thời gian đặt hàng đến khi nhận được hàng và thời gian này không thay đổi.
- Lượng hàng trong mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng. - Không có việc khấu trừ theo sản lượng
Theo mô hình này ta có lượng đặt hàng tối ưu là :
Áp dụng thực tế vào công ty , ta có các thông tin :
Trung bình 1 lần đặt hàng có giá trị 100,000 USD = 2,000,000,000 VND Giá trị trung bình một đơn vị nguyên vật liệu nhập khẩu :
25,000+35,000+38,000
3 =32,700 đồng
Lượng đặt hàng trung bình mỗi lần : 2,000,000,000/32,700 = 61,162 kg => Nhu cầu nguyên vật liệu trung bình 1 năm (D) : 61,162 x 8 = 489,296 kg Và S = 12,000,000 đồng/lần
H = 6,700 đồng/kg
Từ đó ta có sản lượng đặt hàng tối ưu là : Q* = √2 x 12,000,000 x 489,296
6,700 = 41,865 kg
Suy ra số lần đặt hàng tối ưu trong năm là 489,296
41,865 = 11 lần Thời gian giữa mỗi lần đặt hàng là 360/11 = 33 ngày
Như vậy, lượng đặt hàng tối ưu thấp hơn lượng đặt hàng trung bình của công ty và số lần đặt hàng của công ty là 11 lần/năm. Xét về tổng thể, đây cũng không phải là sự chênh lệch lớn. Hơn nữa, giữa kế hoạch sản xuất và thực tiễn sản xuất diễn ra trong tháng không hoàn toàn trùng nhau. Vì thế, nhu cầu ở đây chỉ có thể xem xét ở khía cạnh bình quân hóa.
Lượng vật tư cần dùng trong 1 ngày đêm (d) = D
300 = 489,296
300 = 1,630 kg (1 năm làm việc là 300 ngày)
Thời gian vận chuyển (L) là 45 ngày
=> Điểm đặt hàng lại (ROP) là : d x L = 1,630 x 45 = 73,394.4 kg Từ đó ta đưa ra giải pháp như sau :
- Công ty nên xác định lượng đặt hàng tối ưu cho mình trước khi bước vào một năm tài chính mới. Điều này rất quan trọng vì hiện nay lượng đặt hàng của công ty chưa đạt mức tối ưu nên chưa tối thiểu hóa được chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
dụng cách đặt hàng mỗi đơn đặt hàng là 41,865 kg và một năm đặt hàng 11 lần, mỗi lần cách nhau 33 ngày sẽ giúp công ty cải thiện được vấn đề về : lượng hàng tồn trữ quá nhiều, gây ứ đọng và phát sinh nhiều chi phí tồn trữ, tối thiểu hóa được tổng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho
- Điểm đặt hàng lại (ROP) cho biết khi lượng hàng tồn kho nguyên vật liệu là 73,394.4 kg thì công ty nên tiến hành đặt hàng thêm.
Một giải pháp khác mà công ty cũng cần xem xét để có thể giảm các chi phí liên quan đến tồn kho, đó là giải pháp áp dụng kết hợp mô hình EOQ và mô hình khấu trừ theo sản lượng.
Hiện nay, công ty chưa được hưởng mức giá khấu trừ theo sản lượng vì hiện nay công ty đang tiến hành mua nguyên vật liệu trực tiếp từ công ty mẹ. Tuy nhiên, để tối thiểu hóa chi phí và tối đa hóa lợi nhuận, công ty có thể tìm kiếm những nhà cung cấp mới để mua nguyên vật liệu với mức giá được khẩu trừ theo sản lượng. Ví dụ như : có các thông tin sau của công ty
Giá mua : 32,700 đồng/kg Nhu cầu năm (D) = 489,296 kg
Chi phí 1 lần đặt hàng (S) = 12,000,000 đồng
Chi phí lưu kho hàng năm (H) = 20% giá mua (I x P) Lượng đặt hàng tối ưu (Q*) = 41,865 kg
Nếu công ty đặt mua mỗi lần 100,000 kg sẽ được hưởng chiết khấu 8% Giải pháp :
Nếu đặt mua mỗi đơn hàng 41,865 kg thì chi phí một năm cho tồn kho sẽ là : Cmh = 489,296 x 32,700 = 16,000,000,000 đồng Cđh = 12,000,000 x 11 = 132,000,000 đồng Ctt = 20% x 32,700 x 41,865 2 = 136,898,550 đồng Tổng chi phí : TC1 = 16,000,000,000 + 132,000,000 + 136,898,550 = 16,268,898,550 đồng
Nếu đặt mỗi đơn hàng 100,000 kg với giá chiết khấu 8% thì chi phí 1 năm cho hàng tồn kho sẽ là : Cmh = 16,000,000,000 x 92% = 14,720,000,000 đồng Cđh = 12,000,000 x (489,296/100,000) = 58,715,520 đồng Ctt = 20% x 92% x 32,700 x 100,000 2 = 300,840,000 đồng Tổng chi phí TC2= 14,720,000,000 +58,715,520 + 300,840,000 = 15,079,555,520 đồng
=> Công ty nên đặt hàng với lượng 100,000 kg thép mỗi đơn hàng. Như vậy công ty sẽ tiết kiệm được 1 số tiền là 16,268,898,550 - 15,079,555,520=1,189,343,030 đồng.
Qua ví dụ trên có thể thấy rằng mô hình chiết khấu cũng có thể được áp dụng tại Compass II vì ưu điểm của nó là công ty có thể giảm chi phí hàng tồn kho 1 năm nếu đặt hàng đủ lớn để hưởng tỷ lệ chiết khấu hợp lý. Tuy nhiên, công ty phải cân nhắc xem có thể áp dụng mô hình này cho những loại hàng tồn kho nào, so sánh xem chi phí nào tăng lên ( như chi phí lưu kho), chi phí nào giảm đi ( như chi phí mua hàng). Có những loại hàng tồn kho nếu để lâu sẽ làm giảm gí trị, kết quả là dự phòng giảm giá hàng tồn kho lại tăng lên, gây khó khăn cho doanh nghiệp.
3.1.1.3 Kết quả dự kiến đạt được
Vậy giải pháp áp dụng mô hình EOQ đã giúp công ty giải quyết được 2 vấn đề là : khi nào thì tiến hành đặt hàng là hợp lí và đặt hàng lượng bao nhiêu thì chi phí thấp nhất. Đó là : công ty nên đặt trung bình khoảng 41,865 kg/đơn hàng và một năm đặt hàng 11 lần, mỗi lần cách nhau 33 ngày. Và khi hàng trong kho còn khoảng 73,394.4 kg thì công ty nên chuẩn bị tiến hành đơn đặt hàng mới.
Việc mua hàng với số lượng lớn với mức giá chiết khấu thích hợp sẽ giúp công ty giảm thiểu được hơn các chi phí liên quan đến tồn kho. Nếu có điều kiện, công ty cũng nên tìm kiếm thêm cho mình một nhà cung cấp đáng tin cậy có áp dụng chính sách chiết khấu giá theo sản lượng.
Việc áp dụng các mô hình tồn kho sẽ giúp công ty giảm thiểu được chi phí tồn kho, từ đó giảm giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả sản xuất và lợi nhuận cho công ty.
3.1.2 Giải pháp góp phần hoàn thiện hệ thống kho chứa của công ty 3.1.2.1 Cơ sở của giải pháp 3.1.2.1 Cơ sở của giải pháp
Căn cứ vào hiện trạng kho hàng của công ty hiện nay là diện tích kho nhỏ và hẹp, không đủ lớn để chứa hàng, hàng hóa thường xuyên phải để ở bên ngoài kho khi không còn chỗ cho hàng vào. Kho hàng chịu trách nhiệm kiểm soát chính của thủ kho, nếu hàng để ngoài kho sẽ không chịu trách nhiệm của thủ kho nữa, đây là nguyên nhân dẫn đến việc không kiểm soát được hàng, gây mất mát và khó kiểm soát trong kho.
Trong kho được chia thành nhiều khu vực gồm : kho nguyên vật liệu, kho công cụ dụng cụ, kho bàn thành phẩm và kho thành phẩm. Tuy nhiên, các thành phần của kho này thường xuyên để lẫn vào khu vực kho chứa hàng hóa khác nên rất khó kiểm soát được số lượng, hơn nữa khi có 1 lô hàng hóa nào quá nhiều thí sẽ để cả ở lối đi. Hàng nhiều không thể di chuyển hết, cứ lần này qua lần khác như vậy nên việc sắp xếp trật tự hàng hóa trong kho đã không còn khoa học và linh hoạt nữa. Chính vì vậy đã dẫn đến việc khó kiểm soát số lượng, chủng loại hàng hóa tồn kho. Ngoài ra, sự phân bổ của các khu chứa nguyên vật liệu và công cụ, dung cụ ở cách quá xa, gây bất tiện trong việc sắp xếp hàng hóa khi mua về.
Chi phí cho việc mở rộng diện tích, sắp xếp lại vị trí các khu trong kho ước tính khoảng 300,000,000 đồng.
3.1.2.2 Nội dung của giải pháp
Qua quá trình tìm hiểu và phân tích, em nhận thấy rằng lượng hàng hóa và nguyên vật liệu ngày càng tăng lên do nhu cầu số lượng hàng hóa bán ra ngày càng nhiều, chính vì vậy công ty nên mở rộng thêm diện tích kho chứa hàng. Diện tích hiện nay của kho chứa hàng là khoảng 1000m2, công ty nên tăng thêm diện tích lên thêm khoảng 500m2
để có thể dự trữ hàng một cách hợp lý hơn, khi hàng mới về sẽ không sợ bị thiếu chỗ để nữa.
Ngoài ra, em cũng đề nghị công ty nên sắp xếp lại vị trí của các khu chứa hàng dự trữ trong kho của công ty.
Sơ đồ kho mới sau kho sắp xếp lại :
Sơ đồ 3.1 : Sơ đồ bố trí kho mới sau kho sắp xếp lại
Vị trí các khu vực chứa hàng sau khi được sắp xếp lại : kho thành phẩm sẽ nằm cạnh kho sản phẩm dở dang, kho nguyên vật liệu sẽ ở cạnh kho công cụ dụng cụ và