CHƯƠNG 3 : GIẢI PHÁ P KIẾN NGHỊ
3.1 Giải pháp
3.1.3 Giải pháp góp phần hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho của công ty
3.1.3.1 Cơ sở của giải pháp
Ngay từ khi mới thành lập công ty đã có quy trình quản lý hàng tồn kho nhưng việc nhập xuất hàng chưa bài bản, thiếu khâu nhận hàng sau khi mua hàng và khâu nhập hàng thừa trở lại kho sau khi bán khiến cho hàng hóa khó được đảm bảo chất lượng và việc mất hàng xảy ra thường xuyên. Hàng mất tại nhiều khâu như : khâu nhập kho, khâu xuất bán và khâu nhập hàng thừa…
Chính vì vậy, em xin đưa ra giải pháp nhằm góp phần hoàn thiện hơn quy trình quản lý hàng tồn kho của công ty.
3.1.3.2 Nội dung của giải pháp
Mục đích chính của việc hoàn thiện quy trình quản lý hàng tồn kho là nhằm thống nhất giữa việc xuất hàng đi bán và nhập hàng thừa trở lại kho, tối thiểu những thiệt hại do việc nhập kho hàng hóa không đảm bảo về số lượng và chất lượng và việc thiếu hụt hàng hóa gây ra.
Ta sẽ thêm vào quy trình quản lý hàng tồn kho ở công ty thêm 2 công đoạn, đó là : công đoạn nhận hàng sau khi mua hàng hóa về đến công ty và công đoạn nhập hàng thừa trở lại kho sau khi xuất bán.
Quy trình quản lý hàng tồn kho mới sẽ là :
Sơ đồ 3.2: Giải pháp quy trình quản lý hàng tồn kho mới
- Công đoạn nhận hàng : để đảm bảo sự tách biệt trong quản lý, công ty cần bổ sung thêm khâu nhận hàng sau khi hàng hóa được vận chuyển về đến công ty rồi mới nhập vào kho. Công ty cũng nên lập một phòng ban nhận hàng kiểm tra riêng hoặc một bộ phận chuyên kiểm hàng, bộ phận này có thể có số lượng từ 1-2 người. Bộ
Mua hàng (nguyên vật liệu) Lưu kho (Nguyên vật liệu) Xuất kho (Nguyên vật liệu) Sản xuất Lưu kho thành phẩm Xuất thành phẩm đi tiêu thụ Nhận hàng (nguyên vật liệu) Nhập hàng thừa trở lại sau khi bán
phận này có trách nhiệm xác định số lượng hàng nhập, kiểm định ngẫu nhiên xem hàng có phù hợp với yêu cầu trong đơn đặt hàng không, loại bỏ các hàng bị đổ vỡ hoặc bị lỗi hỏng, lập biên bản nhận hàng, chuyển hàng hóa tới bộ phận kho.
- Công đoạn nhập hàng thừa sau khi bán trở lại kho : hàng thừa nhập kho phải được nhập tại kho theo đúng phiếu nhập kho do phòng kế toán lập.Cách thực hiện như sau :
+ Nhân viên bán hàng về phải làm ngay phiếu xác nhận hàng tồn và yêu cầu nhập lại kho chuyển cho phòng kế toán để lập phiếu nhập kho. Kế toán căn cứ vào phiếu yêu cầu của nhân viên bán hàng viết phiếu nhập kho chuyển cho thủ kho.
+ Hàng thừa phải được đưa đến cho thủ kho để kiểm tra. Thủ kho kiểm tra lại phiếu nhập kho, số lượng, chủng loại, quy cách, tình trạng hàng..Tất cả hàng bán còn thừa vể nhập kho đều phải thùng kiểm tra xem có đủ số lượng hàng, phụ kiện, sản phẩm kèm theo hay không. Nếu đủ thì cho nhập kho, nếu thiếu thi thủ kho thông báo cho nhân viên bán hàng và lập biên bảng để kiểm tra hàng hóa. Biên bản kiểm tra này phải có ngày, thàng, lí do lập biên bản, chữ ký người lập và nhân viên bán hàng.
Trách nhiệm Quy trình
Nhân viên bán hàng
Kế toán
Thủ kho
Lập phiếu xác nhận hàng tồn
Viết phiếu nhập kho
Khu nhận hàng
Kiểm tra phiếu nhập
Kiểm tra hàng
Thông báo Nhập kho
3.1.3.3 Kết quả dự kiến đạt được
Việc bổ sung 2 công đoạn vào quy trình quản lý hàng tồn kho của công ty sẽ góp phần giúp công ty quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu được việc mất mát hàng hóa nguyên vật liệu và cả các thành phẩm của công ty. Điều này sẽ giúp công ty tiết kiệm được chi phí do mất hàng một cách đáng kể.
Hàng tồn kho tham gia trực tiếp vào quá trình kinh doanh và có thể nhanh chóng chuyển đổi sang tiền mặt nên quản trị hàng tồn kho là một trong những công tác cần được ưu tiên. Em xin đưa ra một số kiến nghị để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hàng tồn kho của công ty.