Nhân viên phòng sản xuất sẽ chịu trách nhiệm nhận thông báo về lô hàng tới để tính toán số lượng NVL cần dùng trong lô hàng đó. Sau đó, nhận NVL và tiến hành quy trình sản xuất.
Bảng 2.2: Bảng định mức NVL trong tháng 03/2016
Số lượng NVL để sản xuất 1200 thùng dây tương đương với 14.400 cuộn dây.
STT Tên NVL Mã vật tƣ ĐVT Số lƣợng
2 Hạt nhựa màu HM Kg 10.000
3 Ống giấy OG Ống 14.400
4 Thùng carton TC Thùng 1200
5 Túi PP TP Kg 1
6 Băng keo BK Cây 3
( Nguồn: Phòng sản xuất)
Nhận xét:
- Việc lập định mức tiêu hao NVL tại công ty Vinh Cường có một ý nghĩa rất quan trọng. Công tác lập định mức NVL tiêu hao một cách hợp lý không chỉ giúp cho NVL lưu giữ trong kho không có những biến động bất thường mà còn không gây ứ đọng vốn.
Với việc lập định mức nguyên vật liệu hợp lý, DN có thể tính toán số lượng thực tế của nguyên liệu cần sử dụng cho từng quá trình khi sản xuất sản phẩm và vận hành sản xuất trong từng quá trình.
- Bên cạnh đó, DN sẽ quản lý được số lượng hàng tồn kho một cách dễ dàng, đánh giá số lượng hàng hóa lãng phí dựa trên định mức nguyên vật liệu. Tránh được tình trạng lãng phí chi phí kho, không đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Bảng 2.3: Bảng dự trù vật tƣ STT (1) Tên NVL (2) ĐVT (3) Định mức vật tƣ (4) Lƣợng NVL cần dùng (5) Lƣợng NVL tồn đầu kỳ (6) Lƣợng NVL cần mua trong kỳ (7)=(5)-(6) 1 Hạt nhựa Kg 48.800 97.050 6.850 90.200 2 Ống lõi Ống 14.400 25.640 4.530 21.110
giấy 3 Thùng Carton Thùng 1200 2500 400 2.100 4 Bao ni- lông Kg 1 1.5 0.3 1.2
5 Băng keo Cây 3 5 1 4
(Nguồn: Phòng sản xuất)
2.3.2 Thực trạng về các loại chi phí ảnh hƣởng đến tồn kho
- Chi phí mua hàng (Cmh)
Chi phí mua hàng là chi phí được tính từ khối lượng hàng của đơn hàng và giá mua một đơn hàng.
Cmh = Khối lượng hàng x Đơn giá.
STT Tên NVL Mã vật tƣ ĐVT Đơn giá
1 Hạt nhựa trắng HT Kg 30.000
2 Hạt nhựa màu HM Kg 35.000
Bảng 2.4: Đơn giá trung bình của NVL - Hạt nhựa.
(Nguồn: Phòng sản xuất)
Giá trị trung bình của một đơn vị NVL nhập khẩu: 30.000 + 35.000
2 = 32.500 (đồng).
Mỗi lần nhập hàng, giá trị trung bình của một đơn hàng là 500.000.000 đồng. Ta có: Cmh = 500.000.000 x 12 = 6.000.000.000 đồng.
- Chi phí đặt hàng (Cđh)
Chi phí đặt hàng gồm những phí tổn trong việc tìm kiếm các nguồn hàng, các nhà cung ứng, hình thức đặt hàng, thực hiện quy trình đặt hàng, hỗ trợ cho các hoạt động văn phòng,…
Mỗi năm, công ty TNHH Vinh Cường đặt hàng mua NVL với chi phí một lần đặt là: 5.000.000 đồng.
Trong đó, bao gồm: chi phí tìm kiếm nguồn hàng, chi phí giao dịch đơn hàng, chi phí vận chuyển …
Mỗi năm công ty đặt hàng 12 lần, ta có:
Cđh= 5.000.000 x 12 = 60.000.000 đồng.
- Chi phí tồn trữ (Ctt)
Là những loại chi phí có liên quan đến việc tồn trữ hay hoạt động thực hiện tồn kho. Như: chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng, chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng, chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý, phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho, thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư hỏng, không sử dụng được.
Ctt = Q 2 H
Chi phí tồn trữ của công ty trong năm 2015 gồm có các chi phí sau: chi phí lưu giữ hàng tồn kho, chi phí bảo quản,…
Lương, thưởng cho nhân viên trông kho năm 2015: Số nhân viên: 3 người.
Mức lương trung bình: 4.000.000 đồng/người/tháng. Chi phí bảo hiểm: 500.000 đồng/người/tháng.
Chi phí lưu giữ và bảo quản kho:
Hiện nay, hệ thống kho của công ty TNHH Vinh Cường còn khá hẹp và phân tán nhiều nơi, có nhiều sản phẩm dở dang nhập kho thì thiếu chỗ, phải để sang khu vực kho thành phẩm gây lộn xộn, gây phát sinh tốn kém nhiều thời gian và chi phí khi kiểm kê hàng hóa trong kho và chi phí lưu trữ, bảo quản.
Nguyên liệu chủ yếu để sản xuất dây là hạt nhựa, là loại nguyên liệu dễ bảo quản, ít hư hỏng và mất mát hơn những loại khác, chủ yếu là bảo quản cho hạt nhựa được sạch sẽ không bám bụi nên công ty có chi phí lưu giữ hàng và chi phí bảo quản hàng trong kho năm 2015 là khoảng 15.000.000 đồng.
Vậy tổng chi phí hàng tồn trữ của công ty là: 162.000.000 + 15.000.000 = 177.000.000 đồng.
Ta có chi phí tồn trữ một đơn vị hàng trong năm 2015 là : H = Tổng chi phí tồn trữ
Số lượng hàng tồn kho bình quân =
177.000.000
(80.380 + 38.388)/2 = 2.981 đồng/kg/năm.
Vậy tổng chi phí của hàng tồn kho :
TC = Cđh + Cmh + Ctt = 60.000.000 + 6.000.000.000 + 177.000.000 = 6.237.000.000 đồng.
Tổng chi phí về hàng tồn kho :
TC = Cđh + Ctt = 60.000.000 + 177.000.000 = 237.000.000 đồng.
2.3.3 Thực trạng về mô hình tồn kho hiện đang sử dụng của công ty
Hiện nay, công ty TNHH Vinh Cường mỗi tháng đặt hàng một lần có khi hai lần, trung bình mỗi năm đặt mua hàng 12 lần. Mổi đơn hàng có giá trung bình khoảng 500.000.000 đồng.
Công ty đặt hàng liên tục và nhận hàng trong ngày hoặc chậm nhất là hôm sau nên không có xảy ra tình trạng hàng hóa nguyên vật liệu bị thiếu hụt trong kho, khi cần dùng NVL mà không có hàng cho việc sản xuất sản phẩm.
Chính vì thế, công ty không biết chính xác lượng hàng tồn kho như thế nào mới là tối ưu, để tiết kiệm chi phí tồn trữ vào hoạt động kinh doanh của công ty.
2.3.4 Thực trạng về các yếu tố ảnh hƣởng đến quản trị hàng tồn kho
Quy trình tồn kho tại công ty Vinh Cường như sau:
Sơ đồ 2.3: Quy trình hàng tồn kho của công ty Vinh Cƣờng.
. Mua hàng (Nguyên vật liệu) Sản xuất Xuất kho (Nguyên vật liệu) Lưu kho (Nguyên vật liệu) Lưu kho thành phẩm Xuất thành phẩm đi tiêu thụ
- Việc mua hàng NVL
NVL cần thu mua sẽ do bộ phận thu mua thực hiện. Khi đó, phòng thu mua sẽ liên hệ với nhà cung cấp để xem xét tình hình giá cả. Nếu giá cả hợp lý so với mặt bằng chung thì sẽ tiến hành thu mua. Còn giá cả bất hợp lý thì bộ phận thu mua sẽ liên hệ với nhà cung cấp NVL khác có giá phù hợp hơn để thực hiện mua bán. Điều này góp phần tiết kiệm chi phí NVL cho công ty, để công ty sử dụng nguồn vốn của mình cho hoạt động khác trong việc kkinh doanh.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và dự trữ NVL mà công ty tiến hành mua NVL, công ty sẽ đặt hàng trực tiếp với nhà cung cấp và trả bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản hoặc nợ. Hàng tháng, công ty sẽ yêu cầu nhà cung cấp đưa ra bảng báo giá về các mặt hàng. Để từ đó lựa chọn nhà cung cấp NVL phù hợp cho công ty. Đó là nguyên tắc quản lý rất chặt chẽ về quá trình thu mua NVL của công ty Vinh Cường.
- Lưu kho
Khi có hàng về thì thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng NVL nhập vào. Nếu việc kiểm tra được thông qua thì NVL sẽ được cất giữ và bảo quản trong kho.
- Xuất kho
Mỗi khi phòng sản xuất nhận được thông báo về đơn đặt hàng mới từ phòng kinh doanh thì nhân viên phòng sản xuất sẽ tiến hành tính toán lượng NVL cần sử dụng thêm sau khi dùng hết lượng NVL tồn. Nhân viên phòng sản xuất sẽ nhận số NVL từ kho của công ty để tiến hành sản xuất sản phẩm. Tại kho của công ty, khi nhận được phiếu xuất kho, thủ kho sẽ thực hiện việc xuất kho vật liệu cho bộ phận sản xuất. Việc xuất kho sẽ căn cứ vào số thực xuất để ghi vào cột thực xuất trong Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho gồm 2 liên:
Liên 1: lưu tại kho của công ty. Liên 2: do phòng sản xuất giữ.
- Công đoạn lưu kho thành phẩm và xuất thành phẩm đi tiêu thụ :
Sản phẩm hoàn thành trong khâu sản xuất được kiểm định xong sẽ được nhập kho lưu trữ để chờ bán. Khi phòng kinh doanh nhận được đơn đặt hàng của khách thì quản lý kho sẽ lập phiếu xuất kho và xuất thành phẩm đi tiêu thụ.
2.4 Ƣu và nhƣợc điểm của công tác quản lý NVL tại công ty Vinh Cƣờng 2.4.1 Ƣu điểm
- Việc lập định mức NVL trong công ty Vinh Cường rất được quan tâm. Hệ thống định mức sử dụng vật tư được xây dựng và điều chỉnh theo sự biến động của vật liệu được sử dụng thực tế trong nhà máy. Chính vì thế đảm bảo được tính phù hợp, tính xác thực và tính khoa học, làm tăng hiệu quả của việc quản lý NVL theo định mức..
Nếu công ty không tiến hành lập định mức sát với thực tế sản xuất thì sẽ dẫn đến tình trạng sản xuất thiếu, không đáp ứng được nhu cầu của thị trường và nhu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó, nó sẽ làm cho máy móc thiết bị trong quá trình sản xuất không đạt được công suất tối đa dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn không cao. Sản xuất thừa sẽ khiến hàng hóa bị ứ đọng nhiều. Nếu không bảo quản tốt thành phẩm sẽ làm cho sản phẩm giảm đi công dụng, loại mặt hàng không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, làm cho khách không hài lòng, trong tương lai khách sẽ không tiến hành mua bán với công ty nữa.
- NVL của công ty Vinh Cường luôn được cung ứng kịp thời cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, xuyên suốt. Việc sử dụng NVL của cán bộ công nhân viên trong công ty tương đối tiết kiệm. Có được điều đó là do công ty đã có chính sách quản lý việc cấp phát và sử dụng NVL tốt.
- Cơ sở vật chất kho bảo quản NVL của công ty Vinh Cường rất tốt và đảm bảo chất lượng. Kho bảo quản sạch sẽ, thoáng mát. Nhằm giúp cho các loại hạt không bị lẫn tạp chất, bụi bặm để lúc sản xuất dây được trong, dẻo dai, chịu lực tốt. Thùng carton được sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng để lúc xếp sản phẩm dây nhựa vào thì vẫn giữ được hình dáng và bào quản được hàng hóa trong quá trình vận chuyển
hàng cho khách. Thủ kho và các cán bộ quản lý là những người có kinh nghiệm, có trách nhiệm và tận tụy với công việc được giao.
- Quá trình thu mua NVL được tiến hành căn cứ vào định mức kế hoạch nên NVL nhập kho đảm bảo đúng về số lượng, chất lượng và luôn kịp thời, giúp cho quá trình sản xuất được nhập hàng không bị gián đoạn. Các thủ tục nhập, xuất kho được kế toán kho tiến hành đầy đủ với sự kiểm duyệt kỹ càng của Giám đốc và các phòng ban khác theo đúng quy định của công ty và phù hợp với pháp luật.
NVL trước khi nhập vào kho đều được kểm duyệt trước chất lượng. Nếu đáp ứng thì nhập vào kho, ngược lại thì sẽ trả lại hàng theo quy định trong hợp đồng thu mua.
- Công ty hiện nay đang áp dung mô hình mua hàng gần với mô hình sản lượng kinh tế cơ bản (EOQ), là một trong những mô hình mua hàng hiệu quả, kinh tế nhất.
2.4.2 Nhƣợc điểm
- Công tác quản lý NVL hiện nay còn nhiều lỏng lẻo. Ở phòng kế toán không tổ chức theo dõi các NVL đã xuất dùng mà giao cho phòng sản xuất sử dụng NVL theo dõi. Công ty không quản lý kịp thời tình hình NVL hiện đang được sử dụng.
- Công ty Vinh Cường không có tiến hành việc lập dự phòng bất cứ một khoản dự phòng nào, không chỉ với hàng tồn kho. Việc lập dự phòng là rất cần thiết đối với mọi doanh nghiệp kinh doanh mua bán trong nền kinh tế thị trường bất ổn như hiện nay. Lập dự phòng sẽ giúp cho doanh nghiệp có bước chuẩn bị trước để đối phó với những rủi ro có thể xảy ra trong kinh doanh.
- Công ty không có tiến hành việc phân tích tình hình dự trữ NVL trong đơn vị. Việc tồn kho dự trữ là rất quan trọng và cấp thiết trong các doanh nghiệp sản xuất. Vì việc lập định mức dự trữ không chỉ giúp cho doanh nghiệp có thể tiến hành quy trình sản xuất một cách liên tục khi có quá nhiều đơn đặt hàng trong một thời điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Mà còn giúp cho doanh nghiệp có thể sử dụng tiết kiệm NVL cũng như nguồn vốn lưu động của công ty.
TÓM TẮT CHƢƠNG 2
- Công ty TNHH TM SX DV VC Vinh Cường được thành lập từ năm 2004, chuyên cung cấp các máy móc thiết bị trong ngành bao bì giấy carton, sản xuất dây PE chuyên dùng cho máy cột dây thùng carton, bột keo bồi giấy và phụ gia làm tăng kết dính hồ máy dợn sóng. Mặc dù công ty đã có sự tăng trưởng và phát triển tốt trong việc HĐSXKD của mình qua việc doanh thu bán hàng ngày càng tăng qua các năm. Tuy nhiên, lợi nhuận sau thuế của công ty vẫn đang ở mức thấp so với doanh thu do công ty còn phát sinh quá nhiều chi phí không cần thiết.
- Thực trạng về công tác quản trị hàng tồn kho ở công ty TNHH Vinh Cường được phân tích qua nhiều khía cạnh và chỉ tiêu như:
Công tác xác định mức NVL trong công ty: giúp DN quản lý được số lượng hàng tồn kho một cách dễ dàng, đánh giá số lượng hàng hóa lãng phí dựa trên định mức nguyên vật liệu. Tránh được tình trạng lãng phí chi phí kho, không đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Phân tích về các loại chi phí ảnh hưởng đến tồn kho: chi phí mua hàng, chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ hàng tồn kho ở công ty. Từ đó có thể xác định và điều chỉnh cho các mức chi phí phù hợp hơn với quy mô sản xuất và tồn trữ của công ty, tránh gây lãng phí tài nguyên nhân lực và vật lực.
Công ty hiện nay chưa áp dụng mô hình tồn kho hiệu quả nào.Chưa xác định được khi nào thì tiến hành đặt hàng, đặt hàng bao nhiêu thi chi phí thấp nhất. Do đó công tác quản trị hàng tồn kho chưa thực sự hiệu quả và rất có thể dẫn đến những rủi ro không thể lường trước trong tương lai.
Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị hàng tồn kho gồm yếu tố bên trong và bên ngoài của các công đoạn như mua hàng, lưu – xuất kho nguyên vật liệu, lưu kho thành phẩm và xuất thành phẩm đi tiêu thụ và các yếu tố như thị trường, nhân sự…
Sau khi phân tích tình hình thực trạng của công ty, ta thấy được rằng công ty hiện nay đang tăng trưởng và phát triển, doanh số và doanh thu qua các năm tăng thể hiện công ty có khả năng sản xuất và tiêu thụ hàng hóa tốt. Tuy nhiên để đạt hiệu quả kinh tế tốt nhất, nâng cao lợi nhuận thì công ty cần chú trọng đến công tác quản trị hàng tồn kho hơn nữa.
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP - KIẾN NGHỊ
3.1 Giải pháp
3.1.1 Giải pháp áp dụng mô hình tồn kho vào quản trị tồn kho của công ty 3.1.1.1 Cơ sở của giải pháp 3.1.1.1 Cơ sở của giải pháp
Qua việc tìm hiểu về công tác tồn kho NVL của công ty TNHH Vinh Cường thì tôi nhận thấy hiện nay công ty chưa áp dụng một mô hình cụ thể và chính thức nào. Công ty mua NVL dựa trên lượng NVL cần dùng khi sản xuất khi có đơn đặt hàng và mua đều đặn qua từng tháng trong năm. Chính vì thế công tác quản trị hiện nay chưa thật sự đạt hiệu quả tối ưu. Công ty cần áp dụng mô hình quản trị hàng tồn kho EOQ là điề rất cần thiết trong công tác quản trị tồn kho. Khi đó công ty sẽ có khả năng dự báo được hai việc:
- Thứ nhất là khi nào thì nên tiến hành đặt hàng?
- Thứ hai là đặt hàng lượng bao nhiêu thì chi phí là thấp nhất?