1.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành chính
1.2.4. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết thủ tục hành
tục hành chính
“ Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức giải quyết cơng việc của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền trong mối quan hệ nội bộ hành chính và mối quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức công dân”. Như vậy, việc ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính bao gồm các nội dung trong việc sử dụng các công cụ CNTT trong giải quyết công việc của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền trong mối quan hệ nội bộ hành chính và mối quan hệ giữa cơ quan hành chính nhà nước với tổ chức công dân như:
- Ứng dụng CNTT phục vụ các cơ quan hành chính cùng cấp, cấp trên, cấp dưới, tập trung vào tin học hóa các hoạt động, quy trình nghiệp vụ, đáp ứng nhu cầu cơng tác tại mỗi cơ quan. Theo đó có một số ứng dụng phục vụ các cơ quan hành chính cùng cấp, cấp trên, cấp dưới cơ bản như hệ thống quản lý văn bản và điều hành, hệ thống quản lý thông tin, hệ thống nghiệp vụ cơ bản cần được ưu tiên triển khai theo hướng hiệu quả hơn và mở rộng kết nối
- Ứng dụng phục vụ người dân và doanh nghiệp là việc hướng tới việc phục vụ người dân và doanh nghiệp một cách thuận tiện nhất, tốn ít cơng sức và thời gian nhất có thể, thơng qua hệ thống các dịch vụ hành chính cơng trực tuyến và các hệ thống một cửa điện tử.
- Dịch vụ hành chính cơng là những dịch vụ liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật, không nhằm mục tiêu lợi nhuận, do cơ quan nhà nước hoặc tổ chức, doanh nghiệp được ủy quyền có thẩm quyền cấp cho tổ chức, cá nhân dưới hình thức các loại giấy tờ có giá trị pháp lý trong các lĩnh vực mà cơ quan nhà nước đó quản lý.
- Dịch vụ cơng trực tuyến là: dịch vụ hành chính cơng và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng.
- Hệ thống một cửa điện tử là một ứng dụng tin học hóa các giao dịch giữa tổ chức, cá nhân với cơ quan hành chính nhà nước và giữa các cơ quan hành chính nhà nước theo cơ chế “một cửa, một cửa liên thông” để giải quyết các thủ tục hành chính.
Theo nghĩa rộng, ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính gồm nhiều nội dung khác nhau như: Xây dựng, hoàn thiện và đẩy mạnh ứng dụng mạng thông tin điện tử hành chính trên Internet, ứng dụng cơng nghệ thông tin - truyền thơng trong quy trình xử lý cơng việc, cơng bố danh mục các dịch vụ hành chính cơng trên mạng thơng tin điện tử hành chính trên Internet, xây dựng và sử dụng thống nhất biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức và cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính…
Sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước:
Việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước thể hiện ở việc các cơ quan hành chính nhà nước từ trung ương tới địa phương trao đổi văn bản điện tử dưới nhiều hình thức trực tuyến khác nhau để giải quyết công việc hoặc trao đổi văn bản với nhau theo các quy định cụ thể. Những hồ sơ, tài liệu phải hoàn toàn dưới dạng điện tử. Mỗi tài liệu điện tử thường được mẫu hóa về tính chất dữ liệu, kiểu file, hình thức trình bày và thời hiệu.
Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2016 của Chính phủ về Chính phủ điện tử, trong đó có nhiệm vụ: Thiết lập Cổng dịch vụ cơng Quốc gia tại một địa chỉ duy nhất trên mạng điện tử (một cửa điện tử Quốc gia) trên cơ sở
hình thành từ các hệ thống thơng tin về: Thủ tục hành chính, dân cư, đất đai - xây dựng và doanh nghiệp để cấp phép, thực hiện các thủ tục liên quan đến người dân, doanh nghiệp). Chương trình quốc gia về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước giai đoạn 2016-2020 được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 1819/QĐ-TTg ngày 26/10/2015, trong đó, quy định mục tiêu cụ thể đến năm 2020 “100% văn bản khơng mật trình Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Chính phủ dưới dạng điện tử (bao gồm cả các văn bản trình song song cùng văn bản giấy); 80% văn bản trao đổi giữa các cơ quan hành chính nhà nước dưới dạng điện tử (bao gồm cả các văn bản gửi song song cùng văn bản giấy)”.
- Cung cấp thông tin trên hệ thống cổng/trang thông tin điện tử:
Ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính cịn thể hiện ở việc cung cấp thông tin trên hệ thống cổng/trang thông tin điện tử. Các loại văn bản quản lý, chỉ đạo điều hành của cơ quan; văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành; tất cả các loại biểu mẫu, tài liệu đính kèm đều được đăng tải trên website để phục vụ cho việc truy cập và trao đổi văn bản điện tử thuận lợi.
Ở nước ta, ngày 13/6/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định số 43/2011/NĐ-CP quy định về việc cung cấp thông tin điện tử hoặc cổng thơng tin điện tử của cơ quan hành chính nhà nước. Nghị định nêu rõ Cổng TTĐT Chính phủ đóng vai trị làm đầu mối kết nối mạng thơng tin hành chính điện tử của Chính phủ trên Internet, tích hợp thông tin từ cổng TTĐT của các Bộ, ngành, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Cổng TTĐT của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ là cổng tích hợp thơng tin của tồn ngành, lĩnh vực do cơ quan quản lý và được tích hợp thơng tin dịch vụ cơng trực tuyến của tất cả các cơ quan, đơn vị trực thuộc. Cổng TTĐT của UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương là cổng tích hợp thơng tin
các lĩnh vực quản lý nhà nước trên phạm vi địa bàn của tỉnh, và được tích hợp thơng tin dịch vụ cơng trực tuyến của tất cả cơ quan chuyên môn trực thuộc và UBND cấp huyện của tỉnh.
Trên Cổng TTĐT của các cơ quan hành chính nhà nước phải có 10 mục thơng tin sau: Thông tin giới thiệu (về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ quyền hạn của Bộ ngành hay tổ chức bộ máy hành chính, bản đồ địa giới hành chính... của các địa phương); Tin tức, sự kiện; Thông tin chỉ đạo, điều hành (ý kiến chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan...); Thông tin tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách; Chiến lược, định hướng, quy hoạch, kế hoạch phát triển; Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành và văn bản quản lý hành chính có liên quan; Thơng tin về dự án, hạng mục đầu tư, đấu thầu, mua sắm cơng; Mục lấy ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân; Thông tin liên hệ của cán bộ, cơng chức có thẩm quyền bao gồm họ tên, chức vụ, đơn vị công tác, số điện thoại/fax, địa chỉ thư điện tử chính thức; Thơng tin giao dịch của cổng thông tin điện tử. Đồng thời, Cổng TTĐT của Bộ, ngành, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải được liên kết, tích hợp thơng tin với cổng TTĐT của các cơ quan trực thuộc để bảo đảm tổ chức và cá nhân có thể tìm kiếm và khai thác mọi thơng tin thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của cơ quan, lĩnh vực kinh tế - xã hội của địa phương.
Nghị định cịn quy định cổng TTĐT Chính phủ và Cổng TTĐT của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải đăng tải Công báo điện tử. Thông tin đăng tải trên cổng TTĐT của cơ quan hành chính nhà nước là thơng tin chính thống của cơ quan hành chính nhà nước trên mơi trường mạng.
Bên cạnh đó, cơ quan chủ quản phải có trách nhiệm đăng tải tồn bộ thơng tin về dịch vụ công trực tuyến trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục
hành chính. Thông tin về dịch vụ công trực tuyến phải được cập nhật, bổ sung, chỉnh sửa kịp thời ngay sau khi có sự thay đổi.
Theo nghị định, Ban biên tập cổng thông tin điện tử là bộ phận giúp việc cho Thủ trưởng cơ quan chủ quản trong việc tiếp nhận, xử lý, biên tập, cập nhật thông tin và phối hợp xử lý dịch vụ công để đảm bảo hoạt động của cổng thông tin điện tử. Bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan chủ quản là cơ quan thường trực của Ban Biên tập.
- Xử lý hồ sơ trên hệ thống “một cửa điện tử”:
Ứng dụng CNTT trong giải quyết thủ tục hành chính ở cơ quan hành chính nhà nước cịn thể hiện ở việc xử lý hồ sơ trên hệ thống “một cửa điện tử”. Quy trình này cho phép cơ quan hành chính nhà nước các cấp thông qua hệ thống một cửa điện tử để tiếp nhận, luân chuyển, xử lý và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cơng trên hệ thống nhằm từng bước hiện đại hóa hành chính, nâng cao năng lực phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước đối với người dân và doanh nghiệp.
Hệ thống một cửa điện tử cung cấp công cụ, phục vụ cơ quan hành chính nhà nước trong cơng tác tổ chức, quản lý, lưu trữ khoa học, nhất quán, lâu dài hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân. Hệ thống này cho phép nâng cao trình độ quản lý trong các quy trình giải quyết các thủ tục hành chính. Hệ thống cho phép định nghĩa quy trình xử lý thủ tục hành chính, hệ thống biểu mẫu kèm theo thông qua giao diện người dùng. Hệ thống hỗ trợ bộ phận tiếp nhận và trả kết quả trong công tác tiếp nhận hồ sơ, theo dõi quá trình xử lý hồ sơ và trả kết quả, tự động tính toán ngày hẹn trả kết quả trừ những ngày nghỉ và ngày lễ, giúp kiểm soát tiến độ của các thủ tục hành chính, theo dõi được luồng xử lý công việc, thông báo công việc đến hạn, trễ hạn.
Hệ thống cung cấp công cụ, phục vụ cơ quan hành chính nhà nước trong công tác tổ chức, quản lý, lưu trữ khoa học, nhất quán, lâu dài hồ sơ thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân cũng như cơng khai tình trạng xử lý hồ sơ, cho phép công dân, tổ chức theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ của mình qua nhiều phương tiện điện tử khác nhau.Mỗi quy trình nghiệp vụ trong quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính bao gồm nhiều công đoạn (bước). Mỗi công đoạn bao gồm nhiều thao tác (cơng việc), trình tự thực hiện các thao tác, đối tượng thực hiện thao tác. Xét theo khía cạnh các giai đoạn trong q trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính thì các quy trình nghiệp vụ của hệ thống có thể được phân thành các cơng đoạn và chức năng chính.
Thơng qua hệ thống, người dân và doanh nghiệp được cung cấp văn bản pháp lý, các quy trình giải quyết hồ sơ, các biểu mẫu qua mạng máy tính. Họ có thể gửi hồ sơ trực tuyến qua mạng, tra cứu tình hình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính qua mạng. Họ cịn được tư vấn về quy trình, thủ tục qua mạng theo hình thức cơng dân đưa ra câu hỏi, tình huống và hệ thống cung cấp các thông tin tư vấn về hồ sơ, thủ tục cần thực hiện.
Hệ thống cho phép cán bộ cơng chức tiếp nhận và trả kết quả có thể tạo lập hồ sơ, in các phiếu tiếp nhận hồ sơ, phiếu hẹn, phiếu trả kết quả hay tiếp nhận hồ sơ mà công dân nộp trực tuyến qua mạng. Những cán bộ thụ lý hồ sơ có thể thực hiện tác nghiệp trên mạng theo quy trình thụ lý đối với từng thủ tục hành chính in phiếu tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận khác. Cán bộ tiếp nhận, các bộ thụ lý có thể xuất các bảng tổng hợp về tình hình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính. Lãnh đạo các bộ phận chun mơn có thể theo dõi trạng thái giải quyết các hồ sơ thủ tục hành chính, tra cứu nhanh chóng các thơng tin về hồ sơ thủ tục hành chính.