8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.3. HOÀN THIỆN QUY TRÌNH VÀ NỘI DUNG LẬP DỰ TOÁN TẠ
tham gia vào quá trình lập dự toán. Trong đó, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp đƣợc lập cho toàn công ty và do Phòng tài chính chịu trách nhiệm thực hiện. Với cách xây dựng dự toán nhƣ vậy sẽ không thu hút đƣợc sự tham gia trong công tác dự toán của các bộ phận thuộc khối quản lý, khối kỹ thuật, không thể hiện đƣợc trách nhiệm của các bộ phận nên chƣa có chế độ khen thƣởng, xử phạt hợp lý. Hơn nữa, phòng tài chính không nắm rõ đƣợc hoạt động của từng phòng ban, do đó sẽ không phân bổ đúng chi phí tại các phòng ban.
Vì vậy, Công ty cổ phần dƣợc Danapha cần phải giao dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp cho các bộ phận thuộc khối quản lý, kỹ thuật thực hiện. Các bộ phận dựa vào tình thực tế cùng với kế hoạch của bộ phận mình sẽ lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết. Sau đó, các bộ phận gởi cho phòng tài chính tổng hợp lại thành Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp tổng thể trình Ban lãnh đạo xem xét phê duyệt. Nếu có sự không phù hợp thì Ban lãnh đạo sẽ cùng Trƣởng các bộ phận bàn bac, thống nhất để điều chỉnh cho phù hợp với tình hình hoạt động của các bộ phận.
3.3. HOÀN THIỆN QUY TRÌNH VÀ NỘI DUNG LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA
3.3.1. Hoàn t ện quy trìn lập ự toán
Để công tác lập dự toán đạt hiệu quả, hoàn chỉnh và phù hợp với thực tế thì quy trình lập dự toán phải khoa học. Hiện nay, quy trình lập dự toán tại công ty chƣa hoàn thiện nên làm giảm tính linh hoạt và hiệu quả trong việc sử dụng thông tin dự toán. Vì vậy, công ty cần hoàn thiện quy trình lập dự toán
80 tại đơn vị. Quy trình này đƣợc chia thành từng giai đoạn cụ thể, hợp lý. Qua
nghiên cứu tại Công ty cổ phần dƣợc Danapha thì quy trình này đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị lập dự toán
Hàng năm, Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc sẽ tiến hành mở cuộc họp với trƣởng các phòng ban, trƣởng chi nhánh để thông qua mục tiêu chung của Công ty trong năm tiếp theo. Thông thƣờng mục tiêu chung mà Công ty đƣa ra là mức sản lƣợng tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận mong muốn. Các mục tiêu phải đƣợc cụ thể hóa bằng các số liệu cụ thể
Các mục tiêu đƣa ra đƣợc xác định dựa vào năng lực sản xuất và tình hình thực tế tại công ty, hơn nữa kế thừa những mặt mạnh, những mặt đã làm đƣợc của những năm trƣớc.
Để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra, ban lãnh đạo Công ty cần có kế hoạch phân công nhiệm vụ cho các bộ phận thực hiện công việc một cách chủ động và hiệu quả. Hiện nay, hầu hết các bộ phận đều tham gia vào công tác lập dự toán, trong đó phòng tài chính chịu trách nhiệm chính .
Sau đó, phòng tài chính sẽ tiến hành soạn thảo các mẫu biểu cần thiết cho công tác lập dự toán, các biểu mẫu phải đƣợc thiết kế súc tích và hợp với đặc điểm của từng loại dự toán của các phòng ban, biểu mẫu phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, không rƣờm rà, trùng lắp và tránh đƣa ra các thông tin không cần thiết.
Cuối cùng, bộ phận lập dự toán tiến hành rà soát lại các khâu chuẩn bị ở trên, công tác chuẩn bị là điều kiện cần thiết để công tác lập dự toán đạt hiệu quả
Giai đoạn 2: Lập dự toán
Các bộ phận lập dự toán cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin có liên quan cần thiết,có ảnh hƣởng đến việc lập dự toán , bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài.
81 Ngành dƣợc là ngành có sức cạnh tranh lớn trên thị trƣờng, do đó việc
tìm hiểu thông tin của các đối thủ cạnh tranh là điều hết sức quan trọng. Ngoài ra, công ty cũng cần thu thập các thông tin từ bên ngoài nhƣ các chính sách kinh tế, xã hội của nhà nƣớc, các chính sách, chƣơng trình, dự án của Bộ y tế, bối cảnh nền kinh tế trong và ngoài nƣớc, các chính sách thay đổi của BHXH, mức lãi suất, ƣu đãi về thuế, lợi thế của từng vùng miền hay sự khác nhau về nhu cầu sử dụng sản phẩm của từng đối tƣợng, từng địa phƣơng.
Các thông tin bên trong mà công ty cần quan tâmlà số liệu thực tế kỳ trƣớc về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, năng lực sản xuất thực tế tại đơn vị, chính sách, mục tiêu và chiến lƣợc phát triển của công ty trong thời gian tới.
Dựa vào nguồn thông tin thu thập từ bên trong, bên ngoài và các biểu mẫu đƣợc phòng tài chính gởi, các bộ phận có liên quan sẽ tiến hành lập dự toán. Sau khi hoàn thành dự toán, các bộ phận sẽ gửi báo cáo dự toán cho phòng tài chính. phòng tài chính sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh và tổng hợp các báo cáo dự toán trình cấp trên xét duyệt.
Giai đoạn 3: Xét duyệt dự toán
Sau khi các bộ phận hoàn thành báo cáo dự toán, phòng tài chính sẽ tổng hợp thành hệ thống báo cáo tài chính và gửi Ban lãnh đạo Công ty. Ban lãnh đạo Công ty sẽ mở cuộc họp với trƣởng các bộ phận, trƣởng các chi nhánh để xem xét,đánh giá tính hợp lý của các báo cáo dự toán. Sau khi đƣợc góp ý, điều chỉnh và xét duyệt, bản dự toán sẽ trở thành dự toán chính thức và đƣợc công bố cho toàn Công ty thực hiện.
Giai đoạn 4: Giám sát thực hiện dự toán
Trong quá trình hoạt động, phòng tài chính cần phải theo dõi, so sánh và phân tích thƣờng xuyên sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt đƣợc với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán. Khi so sánh nếu có chênh lệch giữa dự toán với thực tế thì phòng tài chính cùng bộ phận liên quan tới dự toán đó cần
82 xem xét tìm ra nguyên nhân và đƣa ra những giải pháp góp phần làm giảm
thiểu những sai lệch cho các lần lập dự toán tiếp theo. Sau đó, tiến hành điều chỉnh kịp thời các chỉ tiêu số liệu cho các báo cáo dự toán để làm căn cứ lập dự toán ở các kỳ tiếp theo.
3.3.2. Hoàn t ện v ệ đán á trá n ệm và sự p ố ợp ủ á bộ p ận lập ự toán
Dự toán tiêu thụ là nền tảng của dự toán tổng thể doanh nghiệp. Dự toán này sẽ xác định mục tiêu chung của công ty trong năm tài chính. Tất cả các dự toán khác đều dựa vào dự toán tiêu thụ nên dự toán tiêu thụ phải phản ánh chính xác và đƣợc xây dựng sát với thực tế công ty, đảm bảo việc tồn kho hợp lý, vừa đủ cung cấp hàng hóa vừa tránh tình trạng ứ đọng hàng.
Hiện nay, công ty tiêu thụ sản phẩm bằng hình thức đấu thầu ở các bệnh viện, ký kết hợp đồng với các công ty bao tiêu, công ty dƣợc hay bán lẻ cho các nhà thuốc nên về cơ bản doanh thu đã đƣợc xác định tƣơng đối chắc chắn. Hơn nữa nhiệm vụ của các chi nhánh là mục tiêu về doanh số nên dự toán tiêu thụ còn thể hiện nỗ lực tìm kiếm thị phần của các chi nhánh. Vì vậy, để dự toán tiêu thụ đạt hiệu quả thì công ty cần phải tăng cƣờng khả năng tiêu thụ sản phẩm, mở rộng mạng lƣới kinh doanh để chiếm lĩnh thị trƣờng .
Trên cơ sở sản lƣợng tiêu thụ tiêu thụ trong kỳ, sản lƣợng thành phẩm tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, Phòng kế hoạch tiến hành lập Dự toán sản xuất. Tuy nhiên Dự toán sản xuất ở công ty còn nhiều hạn chế dẫn đến tình trạng một số mặt hàng bị ứ đọng, một số mặt hàng không đủ để cung cấp. Vì vậy, phòng kế hoạch, phòng marketing và các chi nhánh cần kết hợp chặt chẽ với nhau trong công tác xây dựng dự toán sản xuất. Ngoài việc ký kết hợp đồng với các công ty dƣợc, các chi nhánh phải tìm hiểu kỹ các chính sách, dự án mới của Bộ y tế về hồ sơ đấu thầu thuốc, các mặt hàng nào đang đƣợc ƣa
83 chuộng ở từng vùng, miền để có cái nhìn tổng quan hơn trong việc xây dựng
sản lƣợng tiêu thụ.
Phòng marketing cùng với các chi nhánh phải thƣờng xuyên khảo sát thị trƣờng, tìm hiểu nhu cầu thị trƣờng, nhu cầu khách hàng cũng nhƣ đối thủ cạnh tranh ở từng vùng, miền khác nhau để từ đó có thể thực hiện các chƣơng trình quảng cáo phù hợp. Mặt khác, Phòng marketing cần phối hợp với phòng tài chính để tìm hiểu những khách hàng đạt doanh số công ty đƣa ra,những khách hàng đủ điều kiện hƣởng khuyến mãi để có thể đƣa ra chƣơng trình khuyến mãi phù hợp.
Công ty cần tổ chức thƣờng xuyên các khóa đào tạo cho trình dƣợc viên để họ có thể trao dồi thêm kiến thức về kỹ năng bán hàng, trao đổi những kinh nghiệm, những thuận lợi, khó khăn trong công tác bán hàng ở từng vùng miền để các Trƣởng chi nhánh có cái nhìn tổng quan trong việc xây dựng sản lƣợng tiêu thụ.
Bảng 3.1: Các loại dự toán và bộ phận thực hiện
STT Loạ ự toán Bộ p ận ịu trá n ệm Bộ p ận p ố ợp
1 Dự toán tiêu thụ Phòng tài chinh - Các chi nhánh
- Phòng hỗ trợ kinh doanh - Phòng đầu tƣ xuất nhập khẩu - Phòng Marketing - Phòng nhân sự
2 Dự toán sản xuất Phòng kế hoạch sản xuất - Các chi nhánh
- Phòng hỗ trợ kinh doanh - Phòng đầu tƣ xuất nhập khẩu - Phòng Marketing - Nhà máy 1,2
84
3.3.3. Hoàn t ện nộ un lập ự toán
Để thực hiện mục tiêu cơ bản của dự toán là phục vụ cho việc hoạch định, kiểm tra hoạt động kinh doanh, cũng nhƣ cung cấp thông tin cho nhà quản lý đạt đƣợc mục tiêu của Công ty là hƣớng tới tối đa hóa lợi nhuận thì công ty cần phải xây dựng đầy đủ các loại báo cáo dự toán.
Để truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của nhà quản lý đến các bộ phận trong đơn vị, dự báo đƣợc các khó khăn về tài chính trong một khoảng thời gian nhất định, phân bổ các nguồn lực còn hạn chế trong đơn vị thì cần phải xây dựng dự toán một cách khoa học và hợp lý. Mặt khác, để lập đƣợc một hệ thống dự toán chính xác, phản ánh đúng tiềm năng thực tế của đơn vị là một việc khó khăn đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần dƣợc Danapha nói riêng
Hiện nay, Công ty Cổ phần dƣợc Danapha đã xây dựng hệ thống báo cáo dự toán dự toán. Tuy nhiên hệ thống báo cáo này chƣa đầy đủ. Vì vậy tác giả xin đề xuất một số ý kiến để xây dựng một số báo cáodự toán tại công ty nhƣ sau:
- Dự toán chi phí sản xuất - Dự toán giá thành sản phẩm
- Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp - Dự toán chi phí marketing
- Dự toán lƣu chuyển tiền tệ
a. Dự toán chi phí sản xuất
Để đạt đƣợc lợi nhuận nhƣ mong muốn và chủ động trong kinh doanh, các doanh nghiệp phải lập các dự toán hoạt động sát với tình hình thực tế và kiểm soát chi phí một cách có hiệu quả.
Công tác lập dự toán tại Công ty cổ phần dƣợc Danapha chỉ mới dừng lại ở việc lập dự toán sản xuất cho từng sản phẩm cụ thể chứ chƣa đi sâu vào việc
85 lập dự toán chi tiết chi phí để cung cấp thông tin chi tiết cho quản lý. Để đáp
ứng tốt hơn cho nhu cầu thông tin, Công ty nên tổ chức lập dự toán chi tiết chi phí về từng loại chi phí phát sinh cũng nhƣ các yếu tố chi phí cấu thành trong từng loại chi phí đó.
- Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp do phòng kế toán thực hiện nhằm cung cấp thông tin cho việc tính giá thành sản phẩm. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc lập cho từng sản phẩm và chi tiết cho từng quý. Để có cơ sở lập Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, phòng kế toán cần có thông tin về định mức nguyên vật liệu do phòng kế hoạch cung cấp. Định mức nguyên vật liệu thể hiện chi tiết các loại vật liệu và số lƣợng vật liệu cấu thành nên để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Lúc này, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc tính bằng tổng của số lƣợng các loại vật liệu nhân với đơn giá xuất nguyên vật liệu tƣơng ứng.
Đơn giá xuất nguyên vật liệu ở công ty đƣợc tính theo phƣơng pháp bình quân gia quyền. Để có căn cứ xác định đơn giá xuất phòng kế toán cần phải theo dõi đơn giá của nguyên vật liệu tồn và nguyên vật liệu mua trong kỳ. Để xác định đƣợc số lƣợng nguyên vật liệu mua trong kỳ thì cần thu thập thông tin về số lƣợng nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
- Dự toán chi phí nhân công trực tiếp:
Hầu hết công nhân tham gia vào sản xuất ở công ty là nhân viên của công ty, không có thuê ngoài. Do đó, Dự toán chi phí nhân công trực tiếp đƣợc tính dựa vào đơn giá tiền lƣơng trên một sản phẩm và số lƣợng sản phẩm sản xuất. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp do phòng kế toán lập cho từng sản phẩm, theo từng quý.
Đặc điểm sản xuất của công ty là sản xuất nhiều loại sản phẩm qua nhiều công đoạn khác nhau nên việc xác định chi phí nhân công trực tiếp sản xuất là
86 điều khó khăn. Hiện tại, công ty xác định chi phí nhân công trực tiếp của từng
sản phẩm bằng cách tính công thực hiện của từng công đoạn sản xuất, sau đó cộng công thực hiện của tất cả các công đoạn lại và nhân với đơn giá khoán của sản phẩm để ra đơn giá tiền lƣơng trên một sản phẩm. Tiếp theo, lấy đơn giá tiền lƣơng trên một sản phẩm nhân với số lƣợng sản phẩm sản xuất để tính chi phí nhân công trực tiếp. Nếu sản phẩm nào đƣợc sản xuất nhiều trong tháng thì chi phí nhân công trực tiếp của sản phẩm đó sẽ cao.
Các khoản trích theo lƣơng nhƣ BHYT, BHXH, BHTN, KPCĐ của mỗi nhà máy đƣợc tính bằng tổng hệ số lƣơng của nhà máy đó nhân với lƣơng cơ bản và nhân với tỷ lệ các khoản trích theo lƣơng. Sau đó các khoản trích này đƣợc phân bổ cho từng sản phẩm ở từng nhà máy bằng cách lấy tổng các khoản trích của nhà máy chia cho tổng chi phí nhân công trực tiếp của nhà máy rồi nhân với chi phí nhân công trực tiếp của từng sản phẩm.
Từ chi phí nhân công trực tiếp và khoản trích theo lƣơng của từng sản phẩm ta sẽ tính đƣợc chi phí nhân công trực tiếp của sản phẩm đó.
- Dự toán chi phí sản xuất chung
Dự toán chi phí sản xuất chung đƣợc lập cho từng sản phẩm, theo từng từng quý và do phòng kế toán thực hiện. Chi phí sản xuất chung gồm chi phí lƣơng nhân viên quản lý, chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí điện, nƣớc, sửa chữa nhà xƣởng, chi phí dịch vụ mua ngoài….đƣợc tập hợp thông qua các chứng từ liên quan nhƣ hóa đơn, ủy nhiệm chi, chứng từ thanh toán…Chi phí sản xuất chung đƣợc phân bổ cho từng sản phẩm theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
Hiện nay, chi phí điện, nƣớc sử dụng tại công ty chỉ đƣợc phân bổ cho hai nhà máy, các bộ phận thuộc thuộc khối văn phòng, kỹ thuật không phải chịu chi phí này. Điều này là do phần lớn điện, nƣớc do hai nhà máy sử dụng nên công ty chỉ lắp đặt công tơ điện, nƣớc tại hai nhà máy. Tuy nhiên với việc
87 phân bổ nhƣ vậy sẽ làm cho chi phí sản xuất chung của mỗi nhà máy tăng lên
rất nhiều. Mặt khác giá điện tại lúc cao điểm và thấp điểm chênh lệch nhau nhiều. Vì vậy công ty nên thực hiện bố trí làm việc vào giờ thấp điểm và phân