8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2. Dự toán sản xuất
Việc xây dựng dự toán sản xuất nhằm xác định số lƣợng, chủng loại sản phẩm sản xuất trong kỳ đến. Để xây dựng dự toán sản xuất cần dựa vào:
Số lƣợng sản phẩm tồn kho đầu kỳ đƣợc ƣớc tính theo thực tế của kỳ trƣớc
Số lƣợng sản phẩm tiêu thụ dự toán đƣợc xác định theo dự toán tiêu thụ Nhu cầu sản phẩm tồn kho cuối kỳ theo mong muốn của nhà quản trị. Đây chính là mức dự trữ tối thiểu cần thiết để phục vụ tiêu thụ cho thời kỳ sau thời kỳ dự toán. Mức tồn kho cuối kỳ dự tính nhiều hay ít thƣờng phụ thuộc vào độ dài của chu kỳ sản xuất. Nhu cầu này có thể đƣợc xác định theo một tỷ lệ phần trăm nhu cầu tiêu thụ của kỳ sau. Nhƣ vậy, số lƣợng sản phẩm sản xuất yêu cầu trong kỳ là :
1.2.3. Dự toán chi phí sản xuất
a. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Đƣợc lập dựa trên cơ sở dự toán số lƣợng nguyên vật liệu cần thiết sử dụng và đơn giá nguyên vật liệu theo phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho tại đơn vị.
Dự toán CPNVL = Số lƣợng NVL sử dụng theo dự toán x Đơn á xuất NVL
Liên quan đến dự toán chi phí nguyên vật liệu thì có dự toán cung cấp nguyên vật liệu. Dự toán cung cấp nguyên vật liệu đƣợc lập cho từng loại nguyên vật liệu cần thiết để thực hiện quá trình sản xuất trên cơ sở số lƣợng
Số tiền thu vào trong kỳ = Số tiền nợ kỳ trƣ t u đƣợc trong kỳ + Doanh thu bán hàng kỳ này t u đƣợc bằng tiền
Số lƣợng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ = Nhu cầu sản phẩm tồn kho cuối kỳ + Số sản phẩm tiêu thụ trong kỳ - Số sản phẩm tồn đầu kỳ theo dự toán
nguyên vật liệu dự toán cần thiết sử dụng và chính sách dự trữ tồn kho của doanh nghiệp theo công thức sau:
Số lƣợng NVL mua vào = Số lƣợng NVL sử dụng theo dự toán + Số lƣợng NVL tồn kho cuối kỳ theo dự toán - Số lƣợng NVL tồn thực tế đầu kỳ
Số tiền cần thiết phải chuẩn bị để mua nguyên vật liệu đƣợc tính toán dựa vào việc dự báo đơn giá mua nguyên vật liệu đƣợc xây dựng. Đơn giá nguyên vật liệu là giá thanh toán với nhà cung cấp.
Dự toán tiền mua NVL = Dự toán lƣợng NVL mua vào x Đơn á NVL
b. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công đƣợc xây dựng từ dự toán khối lƣợng sản xuất. Dự toán này cung cấp những thông tin quan trọng liên quan đến quy mô của lực lƣợng lao động cần thiết cho kỳ dự toán. Mục tiêu cơ bản của dự toán này là duy trì lực lƣợng lao động vừa đủ để đáp ứng yêu cầu sản xuất, tránh tình trạng lãng phí hoặc bị động trong sử dụng lao động. Dự toán lao động còn là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán về đào tạo, tuyển dụng trong quá trình hoạt động sản xuất. Để lập dự toán chi phí này doanh nghiệp phải dựa vào số lƣợng nhân công, quỹ lƣơng, cách phân phối lƣơng và nhiệm vụ của doanh nghiệp.
c. Dự toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung bao gồm tất cả các khoản chi phí sản xuất còn lại ngoài hai khoản chi phí NVL trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp nói trên. Chi phí SXC là các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất, phát sinh trong phân xƣởng.
Chi phí SXC bao gồm cả yếu tố chi phí biến đổi và chi phí cố định, nên dự toán chi phí SXC phải tính đến cách ứng xử chi phí để xây dựng mức chi phí hợp lý trong kỳ.
d. Dự toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán thực chất là tổng giá thành của khối lƣợng sản phẩm tiêu thụ trong kỳ tính theo phƣơng pháp giá thành toàn bộ. Nhƣ vậy giá vốn hàng bán đƣợc tính trên cơ sở số lƣợng sản phẩm sản xuất trong kỳ, giá thành trong kỳ để sản xuất sản phẩm, số lƣợng sản phẩm dự trữ vào cuối kỳ.
1.2.4. Dự toán chi phí bán hàng
a. Dự toán định phí bán hàng
Định phí bán hàng thƣờng ít biến đổi và có thể dự báo một cách dễ dàng dựa vào chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp phát triển thêm mạng phân phối mới, các dịch vụ mới sau bán hàng… thì các chi phí này cũng có thể thay đổi.
b. Dự toán biến phí bán hàng
Biến phí bán hàng của doanh nghiệp có thể gồm biến phí trực tiếp nhƣ hoa hồng, lƣơng nhân viên bán hàng…Hoặc cũng có thể gồm biến phí gián tiếp nhƣ những chi phí liên quan đến từng bộ phận bán hàng nhƣ chi phí hỗ trợ bán hàng, xăng dầu…Biến phí bán hàng thƣờng đƣợc lập trên cơ sở số lƣợng hàng bán hoặc xác định một tỷ lệ biến phí bán hàng theo kinh nghiệm nhiều kỳ.
1.2.5. Dự toán p í oạt độn á
a. Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Dự toán chi phí QLDN thƣờng phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chi phí này liên quan đến toàn bộ doanh nghiệp, mà không liên quan đến từng bộ phận, đơn vị hoạt động nào.
Tƣơng tự nhƣ dự toán chi phí bán hàng, việc lập dự toán biến phí QLDN thƣờng dựa vào biến phí quản lý đơn vị nhân với sản lƣợng tiêu thụ dự kiến
b. Dự toán chi phí tài chính
Chi phí lãi vay là chi phí lớn nhất trong chi phí tài chính mà doanh nghiệp phải trả. Để lập dự toán chi phí lãi vay phải dựa trên cơ sở số tiền vay ngắn hạn và dài hạn trong mỗi kỳ lập dự toán cũng nhƣ lãi suất phải trả cho từng khoản vay.
1.2.6. Dự toán tài chính
a. Báo cáo kết quả kinh doanh
Dự toán Báo cáo kết quả kinh doanh có thể đƣợc lập theo phƣơng pháp toàn bộ hay phƣơng pháp trực tiếp. Báo cáo kết quả kinh doanh đƣợc lập căn cứ vào dự toán tiêu thụ, dự toán giá vốn và các dự toán chi phí ngoài sản xuất đã đƣợc lập.
b. Dự toán vốn bằng tiền
Công tác lập dự toán vốn bằng tiền giữ vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Dự toán vốn bằng tiền thể hiện khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán bằng tiền cho ngƣời lao động, các nhà cung cấp và đáp ứng các nhu cầu chi tiêu khác, là cơ sở để các nhà quản lý có dự toán vay nợ thích hợp, kịp thời khi lƣợng tiền mặt thiếu hoặc có kế hoạch đầu tƣ sinh lợi khi lƣợng tiền tồn quỹ thừa, phát hành trái phiếu, cổ phiếu nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh. Dự toán vốn bằng tiền có thể lập cho từng ngày, tuần, tháng, nhờ vậy công tác quản lý tiền tại đơn vị đƣợc chặt chẽ hơn.
Dự toán vốn bằng tiền đƣợc tính bao gồm việc tính toán các luồng tiền mặt và tiền gởi ngân hàng thu vào và chi ra liên quan đến các mặt hoạt động của doanh nghiệp trong các thời kỳ.
Dự toán vốn bằng tiền đƣợc lập từ các khoản thu nhập và chi phí của dự toán hoạt động, dự toán vốn và dự toán chi phí tài chính.
Dự toán vốn bằng tiền đƣợc lập dựa trên cơ sở: Dự toán dòng thu, dự toán dòng chi và xác định đƣợc lƣợng tiền tồn quỹ.
Dự toán dòng thu là dự toán tiền thu từ bán hàng, từ lãi tiền gởi, lãi cổ tức, lãi chứng khoán, các khoản thu từ nhƣợng bán, thanh lý tài sản cố định,… Dự toán dòng chi là dự toán các khoản chi phí phải trả bằng tiền trong kỳ kế hoạch cho nhà cung cấp khi mua hàng, dự toán các khoản phải trả từ nguồn vốn vay, trả cổ tức,…
Dự toán xác định đƣợc lƣợng tiền tồn quỹ đầu kỳ kế hoạch và xây dựng lƣợng tiền tồn quỹ tối thiểu cuối tháng, quý tại đơn vị. Tồn quỹ tối thiểu và các kết quả dự báo về luồng tiền thu chi là cơ sở để doanh nghiệp sử dụng hợp lý tiền của mình.
c. Lập bảng cân đối kế toán
Trên cơ sở dự toán vốn bằng tiền, về tồn kho…mà các bộ phận đã lập, sẽ tiến hành lập dự toán Bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán đƣợc lập căn cứ vào Bảng cân đối kế toán của kỳ trƣớc, và tình hình nhân tố của các chỉ tiêu đƣợc dự tính trong kỳ.
1.3. QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN
Dự toán có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy để có một dự toán tổng thể tối ƣu là điều hết sức cần thiết, đòi hỏi bộ phận dự toán cần phải hoạch định cho mình một quy trình lập dự toán phù hợp nhất. Do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm cũng nhƣ một phong cách quản lý riêng nên quy trình lập dự toán ngân sách cũng sẽ khác nhau. Dƣới đây là một quy trình quản lý dự toán ngân sách tiêu biểu đƣợc trình bày trong quyển Managing budgets của tác giả Stephen Brookson. Theo tác giả, quá trình lập dự toán trải qua 3 giai đoạn, đƣợc trình bày nhƣ sau:
CHUẨN BỊ SOẠN THẢO THEO DÕI
Sơ đồ 1.2 : Quy trình dự toán của Stepphen Brookson
(Nguồn: Managing budgets, Stephen Brookson (2007), Nhà xuất bản tổng hợp)
Tuy nhiên, để quy trình lập dự toán doanh nghiệp đƣợc hoàn chỉnh, cần tiến hành qua các bƣớc nhƣ sau:
1.3.1. C uẩn bị lập ự toán
a. Tìm hiểu về mục tiêu của tổ chức
Trong giai đoạn này, cần phải làm rõ các mục tiêu cần đạt đƣợc của doanh nghiệp vì tất cả các báo cáo dự toán đều đƣợc xây dựng dựa vào chiến lƣợc và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.
Chiến lƣợc của doanh nghiệp đƣợc xác định ngay từ đầu bằng cách phân tích, đánh giá tác động của môi trƣờng bên trong và môi trƣờng bên ngoài, đánh giá nhiệm vụ của từng bộ phận chức năng trong tổ chức để có cơ sở chuẩn bị một kế hoạch dự thảo dự toán.
Xác định mục tiêu chung của
Công Ty
Thu thập thông tin chuẩn bị dự thảo dự
toán lần đầu tiên
tiên Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự toán Chuẩn hoá dự toán
Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền Xem lại quy trình hoạch định dự toán và tiêu chuẩn bị dự toán tổng thể quy định Đánh giá hệ thống Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai số, kiểm tra những điều
không ngờ đến
Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng
những dạng dự toán khác, rút kinh nghiệm
Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán đã đƣợc chuẩn bị đầy đủ cũng là lúc cần phải xem xét lại tất cả các vấn đề một cách có hệ thống để chắc chắn rằng dự toán sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp nhất.
b. Chuẩn hoá lập dự toán
Để điều phối dự toán trong phạm vi tổ chức một cách hợp lý và phù hợp với đặc thù riêng, cho phép so sánh và gắn kết chúng trong toàn tổ chức. Cần phải biên soạn sổ tay, thành lập uỷ ban dự toán, tạo ra các biểu mẫu và hoàn thiện khuôn mẫu.
c. Xác định các loại dự toán cần lập
Các tổ chức khác nhau thƣờng có một hệ thống gồm nhiều dự toán khác nhau, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy trong quá trình chuẩn bị hoạch định dự toán cần xác định cụ thể loại dự toán nào đƣợc sử dụng trong tổ chức.
1.3.2. Soạn t ảo ự toán
a. Thu thập thông tin để hoạch định dự toán
- Dự báo doanh thu: Dự báo doanh thu là cơ sở để lập dự toán tiêu thụ. Sau đó từ dự toán tiêu thụ, các bộ phận liên quan lập các dự toán hoạt động và dự toán tài chính.
- Dự báo các biến số khác: Ngoài doanh thu, các khoản mục chi phí cũng rất quan trọng. Có thể sử dụng các nhân tố đã xem xét khi dự báo doanh thu để dự báo chi phí.
b. Lập các dự toán
Sau khi đã thực hiện xong việc chuẩn bị và thu thập các thông tin cần thiết để lập dự toán, xác định xong các loại dự toán cần lập và tiến hành lập các dự toán.
1.3.3. Các mô hình lập ự toán
Dựa vào đặc điểm, cơ chế hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà dự toán có thể đƣợc lập theo một trong 3 mô hình sau: mô hình lập dự toán từ trên xuống, mô hình lập dự toán phản hồi, mô hình lập dự toán từ dƣới lên
a. Mô hình lập dự toán từ trên xuống
Mô hình này mô tả quy trình mà theo đó cấp quản trị cao nhất của doanh nghiệp sẽ lập các mục tiêu kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận. Sau đó đƣợc xét duyệt cho bộ phận cấp trung gian và tiếp tục chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.3. Mô hình lập dự toán từ trên xuống
(Nguồn: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang (2012), Kế toán quản trị, NXB Đại học kinh tế Quốc dân)
Mô hình này có ƣu điểm tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên mô hình này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên rất dễ tạo sự bất bình cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Các chỉ tiêu dự toán do ban quản lý cấp cao chủ quan tự ấn định xuống, nên đôi khi sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của từng bộ phận. Điều này không khuyến khích việc chung sức hợp tác để tăng năng suất của các bộ phận trong
Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cao
sẽ gây cảm giác không thoải mái khi thực hiện chỉ tiêu, nhất là những áp đặt chƣa hợp lý.
Mặt khác, khi lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quan, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp, phải có tầm nhìn chiến lƣợc về sự phát triển của doanh nghiệp trong tƣơng lai đồng thời phải nắm vững chi tiết hoạt động của từng bộ phận cả về mặt định tính lẫn định lƣợng. Vì vậy, lập dự toán theo mô hình này chỉ phù hợp với nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung quan liêu bao cấp, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít có sự phân cấp trong quản lý , hay đƣợc sử dụng trong những trƣờng hợp đặc biệt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ theo chỉ đạo của quản lý cấp cao hơn.
b. Mô hình lập dự toán từ dưới lên
Theo mô hình này , bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để tiến hành lập các chỉ tiêu dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian dựa trên số liệu của cấp cơ sở sẽ tổng hợp lại và trình lên quản lý cấp cao.
Quản lý cấp cao dựa vào các chỉ tiêu dự toán của quản lý cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp, cùng với việc xem xét các mục tiêu ngắn hạn, chiến lƣợc dài hạn để điều chỉnh các chỉ tiêu, sau đó xét duyệt, và thông qua dự toán. Khi dự toán đƣợc hoàn thiện sẽ phân bổ cho bộ phận quản trị trung gian. Bộ phận này lại phân bổ cho bộ phận cơ sở để tiến hành thực hiện dự toán.
Trong mô hình lập dự toán từ dƣới lên, những ngƣời trực tiếp liên quan đến hoạt động nào thì lập dự toán cho hoạt động đó, vì vậy hầu hết mọi ngƣời đều cảm thấy thỏa mái nên sẽ làm dự toán mang tính khả thi cao, và dự toán đƣợc lập sẽ chính xác, phù hợp thực tế, đáng tin cậy, dễ hƣớng mọi ngƣời trong doanh nghiệp theo mục tiêu chung của tổ chức. Bên cạnh đó, việc để cho các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu của bộ phận mình, sẽ phát huy tích cực tính tự giác của các thành viên trong từng bộ phận, nó buộc mọi ngƣời trong