8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN DƢỢC DANAPHA
2.2.1. Kỳ lập ự toán
Tại Công ty Cổ phần dƣợc Danapha, việc lập dự toán đƣợc thực hiện vào quý IV hằng năm. Dựa vào định hƣớng phát triển công ty, kế hoạch kinh doanh và tình hình thực tế năm cũ , các bộ phận thực hiện lập dự toán cho năm kế hoạch. Trong năm dự toán, các bộ phận có thể điều chỉnh dự toán cho phù hợp tình hình thực tế tại công ty.
2.2.2. Mô hình lập ự toán:
Những đặc điểm về sản phẩm, đặc điểm về tổ chức sản xuất và quản lý của ngành dƣợc phần nào đã chi phối công tác kế toán cũng nhƣ công tác lập dự toán trong các doanh nghiệp dƣợc phẩm.
Mục tiêu cần đạt đƣợc của công ty trong năm kế hoạch là lợi nhuận. Vì vậy, tất cả các dự toán đƣợc lập đều hƣớng tới kết quả cuối cùng là chỉ tiêu lợi nhuận trên báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh bằng với chỉ tiêu lợi nhuận mục tiêu. Tại Công ty cổ phần dƣợc Danapha, mô hình lập dự toán đƣợc áp dụng là mô hình lập dự toán từ trên xuống.
Hằng năm, vào giữa quý IV, Hội đồng quản trị cùng với ban lãnh đạo và Trƣởng các bộ phận có liên quan mở cuộc họp bàn về kế hoạch hoạt động của năm tới. Hội đồng quản trị sẽ ấn định một số chỉ tiêu cơ bản nhƣ doanh thu, lợi nhuận, kế hoạch sản xuất…. Ban Tổng giám đốc công ty dựa trên các chỉ tiêu đó xem xét đƣa ra mục tiêu, chiến lƣợc cụ thể và phân công cho các bộ phận liên quan tiến hành xây dựng các dự toán. Phòng tài chính là bộ phận giữ nhiệm vụ chính trong công tác lập kế hoạch hoạt động. Phòng tài chính sẽ có công văn thông báo đến các bộ phận, chi nhánh chỉ tiêu dự toán cho năm đến. Các bộ phận, chi nhánh có trách nhiệm xem xét và lập dự toán cho đơn vị mình . Sau khi các báo cáo dự toán hoàn thành, Phòng tài chính có trách nhiệm tổng hợp tất cả các báo cáo dự toán gửi cấp trên xem xét và tiến hành điều chỉnh cho phù hợp. Ban Tổng giám đốc dựa vào tầm nhìn tổng quan và những giải trình của các bộ phận sẽ xem xét thống nhất và ra quyết định giao chỉ tiêu dự toán cho các bộ phận.
Sơ đồ 2.3. Mô hình lập dự toán tại công ty
Quan hệ phối hợp: Quan hệ chỉ đạo:
2.2.3. Bộ p ận lập ự toán
Vào quý IV hằng năm, Ban Tổng giám sẽ đƣa ra mục tiêu chung cho năm kế hoạch và giao chỉ tiêu cho các phòng ban, yêu cầu các phòng ban lập dự toán cho năm kế hoạch theo các biểu mẫu đƣợc quy định sẵn.
Hiện nay tại công ty, hầu hết các bộ phận đều tham gia và hỗ trợ vào quá trình lập dự toán nhƣ phòng tài chính, phòng kế hoạch sản xuất, phòng đầu tƣ xuất nhập khẩu, ban hành chính nhân sự…. Các bộ phận của Công ty đƣợc phân công rõ ràng trong việc lập các báo cáo dự toán và theo một trình tự nhất định. Nội dung công việc và trách nhiệm đƣợc xác định một cách cụ thể sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập dự toán và là cơ sở để nhà quản trị đánh giá hiệu quả làm việc của từng phòng ban.
Tại công ty, phần lớn các dự toán do phòng tài chính lập bởi vì phòng tài chính có chức năng kiểm tra, giám sát nguồn tài chính công ty cũng nhƣ việc
Hội đồng quản trị Ban Tổng giám đốc Phòng Tài chính Phòng đầu tƣ xuất nhập khẩu Phòng kế hoạch sản xuất Ban hành chính nhân sự Các chi nhánh: HCM,H N,KH,T H,PBH Phòng kế toán
Phòng tài chính có trách nhiệm tổng hợp các báo cáo dự toán của các bộ phậntrình ban lãnh đạo xét duyệt.
Tuy nhiên, tại công ty dự toán doanh thu, lợi nhuận đƣợc Ban Tổng giám đốc đƣa ra tại Đại hội đồng cổ đông vào đầu mỗi niên độ. Điều này tƣởng chừng nhƣ vô lý vì dự toán doanh thu là chỉ tiêu quan trọng tác động tới tất cả các loại dự toán khác, dự toán chính xác sẽ giúp cho thông tin của dự toán đạt hiệu quả hơn lại do Ban Tổng giám đốc đƣa ra chứ không phải do một bộ phận chức năng nào phụ trách lập.Nhƣng do tính chất đặc thù của ngành dƣợc, cơ cấu sản phẩm đƣợc chia theo các chi nhánh, hàng bao tiêu, hàng xuất khẩu và theo kênh phân phối ( OTC,ETC ) nên giá bán sản phẩm không giống nhau.
Bảng 2.1. Các loại dự toán và bộ phân thực hiện
STT Loại dự toán Bộ phận chịu
trách nhiệm Bộ phận phối hợp
1. Mục tiêu kinh
doanh
Ban Tổng giám
đốc Các giám đốc chức năng
2. Dự toán tiêu thụ Phòng Tài Chính
Các chi nhánh
Phòng đầu tƣ xuất nhập khẩu Phòng hỗ trợ kinh doanh
3. Dự toán Đầu Tƣ Phòng Đầu Tƣ -
Xuất Nhập Khẩu Nhà máy 1, 2, Phòng Bảo trì
4. Dự toán Sản Xuất nhà máy 1 Phòng Kế Hoạch Sản Xuất Nhà máy 1 5. Dự toán Sản Xuất nhà máy 2 Phòng Kế Hoạch Sản Xuất Nhà máy 2 6. Dự toán chi phí bán hàng Các Chi nhánh
7. Dự toán chi phí tài
chính Phòng Tài Chính 8. Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp Phòng Tài Chính Các phòng ban
9. Dự toán khấu hao
TSCĐ Phòng Kế toán
10. Dự toán tiền lƣơng Ban Hành chính
Nhân sự Nhà máy 1, 2
11. Dự toán tài chính Phòng Tài Chính Các phòng ban
12 Dự toán chi phí
2.2.4. Quy trình lập ự toán
Quy trình lập dự toán của công ty đƣợc thực hiện theo ba bƣớc là thu thập thông tin, lập các dự toán và xét duyệt dự toán. Trong quá trình thực hiện nếu phát hiện có sự không hợp lý trong việc phân bổ các nguồn lực giữa các bộ phận thì ban lãnh đạo công ty sẽ điều chỉnh lại cho phù hợp hơn.
+ Bƣớc 1: Thu thập thông tin
Các bộ phận có trách nhiệm lập dự toán tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin cần thiết cho công tác lập dự toán của bộ phận mình. Tuy nhiên tại Công ty việc thu thập thông tin chủ yếu dựa vào các số liệu thực tế năm trƣớc.
+ Bƣớc 2: Lập các dự toán
Sau khi tiến hành thu thập các thông tin cần thiết, trên cơ sở mục tiêu, chiến lƣợc sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu cơ bản về doanh thu, lợi nhuận, kế hoạch sản xuất đã đƣợc ấn định, các bộ phận tiến hành lập các dự toán có liên quan, phòng tài chính sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp thông tin và lập dự toán tài chính cho công ty.
+ Bƣớc 3: Xét duyệt dự toán
Sau khi hoàn thành tất cả các dự toán có liên quan, phòng tài chính tổng hợp gửi Ban lãnh đạo Công ty xem xét đánh giá tính hợp lý của dự toán. Hội đồng quản trị, ban lãnh đạo và trƣởng các bộ phận có liên quan tiến hành cuộc họp giao ban để điều chỉnh dự toán và đƣa ra bản dự toán hoàn chỉnh. Sau khi đƣợc điều chỉnh và xét duyệt, bản dự toán chính thức đƣợc sử dụng và công bố trong Công ty. Các phòng ban chức năng và các bộ phận căn cứ vào đó để tiến hành thực hiện.
2.2.5. Hệ t ốn báo cáo ự toán
Công ty đang sử dụng hệ thống biểu mẫu báo cáo riêng của công ty. Hệ thống báo cáo dự toán tại công ty đƣợc thể hiện trong Sơ đồ 2.4:
Sơ đồ 2.4. Hệ thống dự toán tại công ty a. Mục tiêu kinh doanh
Mục tiêu kinh doanh là dự toán đƣợc lập đầu tiên và là căn cứ để xây dựng các dự toán tiếp theo. Do đó, tính hợp lý và chính xác của mục tiêu kinh
Mục tiêu kinh doanh
Dự toán chi phí bán hàng Dự toán đầu tƣ Dự toán tiêu thụ Dự toán tài chính Dự toán chi phí thuế Dự toán SX nhà máy 1 Dự toán SX nhà máy 2 Dự toán tiền lƣơng Dự toán chi phí hoạt động
doanh quyết định sự thành công của toàn bộ hệ thống dự toán trong kỳ kế hoạch.
Đầu mỗi niên độ, Công ty tiến hành Đại hội đồng cổ đông thƣờng niên báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh năm trƣớc và đƣa ra kế hoạch cho năm tiếp theo. Ban Tổng Giám đốc công ty hiện chỉ mới đƣa ra kế hoạch các chỉ tiêu về doanh thu tổng thể, giá vốn, chi phí hoạt động và lợi nhuận. Các chỉ tiêu này dựa trên định hƣớng phát triển của công ty, cơ cấu thị trƣờng, tình hình thực tế của năm cũ và định hƣớng, tỷ lệ tăng trƣởng của năm mới.
Tại công ty, mục tiêu kinh doanh mà Ban Tổng giám đốc đƣa ra sẽ là cơ sở để các chi nhánh, phòng đầu tƣ xuất nhập khẩu, phòng hỗ trợ kinh doanh tiến hành lập dự toán tiêu thụ cho chi nhánh, bộ phận mình.
Bảng 2.2: Mục tiêu kinh doanh năm 2016
STT C ỉ t êu Kế oạ năm 2016
1 Doanh thu 505.000.000.000 2 Giá vốn hàng bán 270.000.000.000 3 Chi phí bán hàng 97.500.000.000 4 Chi phí quản lý 45.000.000.000 5 Chi phí tài chính 10.000.000.000 6 Chi phí dự phòng 5.000.000.000
7 Lợi nhuận trƣớc thuế dự kiến 77.500.000.000
8 Lợi nhuận sau thuế 58.000.000.000
9 Cổ tức 20%/vốn điều lệ
b. Dự toán tiêu thụ
Tại Công ty Danapha, dự toán tiêu thụ đƣợc lập cho một năm tài chính, cho từng sản phẩm và nhóm khách hàng. Dựa trên mục tiêu kinh doanh của Ban Tổng giám đốc, doanh thu của năm trƣớc, thông tin thị trƣờng, nhu cầu tăng trƣởng, hay hợp đồng đã ký với khách hàng, các Trƣởng chi nhánh,
phòng Đầu tƣ xuất nhập khẩu, phòng hỗ trợ kinh doanh sẽ xem xét tình hình kinh doanh của chi nhánh mình để lập Dự toán tiêu thụ chi tiết. Dự toán tiêu thụ sẽ thể hiện các chỉ tiêu về sản lƣợng tiêu thụ, giá bán, doanh thu tiêu thụ, giá vốn hàng bán.
+ Sản lƣợng tiêu thụ:
Hiện nay, sản phẩm của công ty đƣợc tiêu thụ qua các công ty bao tiêu, bệnh viện, trung tâm y tế, các công ty dƣợc và nhà thuốc trên khắp cả nƣớc. Sản lƣợng tiêu thụ thuốc phụ thuộc rất nhiều vào các chính sách, chƣơng trình, dự án phát triển của Bộ y tế, nhu cầu đấu thầu cũng nhƣ nhu cầu, thị hiếu của ngƣời dân. Việc lập dự toán tiêu thụ phần nào giúp công ty tránh đƣợc tình trạng thiếu hàng, gián đoạn quá trình sản xuất kinh doanh hoặc lƣợng tồn kho dƣ thừa gây ứ đọng vốn, giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
+ Doanh thu tiêu thụ:
Dựa vào số lƣợng tiêu thụ và đơn giá tiêu thụ bình quân để xác định doanh thu tiêu thụ. Giá bán đƣợc xác định tại thời điểm lập kế hoạch và tính bình quân cho cả năm, số lƣợng tiêu thụ có thể tăng hoặc giảm để đảm bảo mức doanh thu và lợi nhuận theo chỉ tiêu đề ra. Giá bán đƣợc chi tiết cho từng sản phẩm cụ thể. Doanh thu tiêu thụ đƣợc tính nhƣ sau:
Dự toán tiêu thụ chi tiết đƣợc lập theo nhóm sản phẩm nhƣ nhóm đông dƣợc, nhóm thuốc nƣớc, nhóm vitamin, nhóm tâm thần… Sau khi các chi nhánh, phòng Đầu tƣ xuất nhập khẩu, phòng hỗ trợ kinh doanh hoàn thành bảng Dự toán tiêu thụ chi tiết sẽ gởi về phòng tài chính, phòng tài chính trình Ban Tổng giám đốc xem xét và phê duyệt. Khi đƣợc sự thống nhất giữa Ban Tổng giám đốc và các chi nhánh, phòng Đầu tƣ xuất nhập khẩu, phòng hỗ trợ
kinh doanh thì phòng tài chính tổng hợp các Dự toán tiêu thụ chi tiết của các chi nhánh và lập Dự toán tiêu thụ tổng thể cho toàn công ty theo cơ cấu sản phẩm ( các chi nhánh, hàng bao tiêu, hàng xuất khẩu ) và theo kênh phân phân phối ( kênh OTC, ETC ).
Vì vậy Dự toán tiêu thụ đáp ứng đƣợc yêu cầu của Ban Tổng giám đốc trong việc kiểm soát việc thực hiện doanh thu của từng chi nhánh, bộ phận theo từng kênh phân phối. Hơn nữa, giúp Ban Tổng giám đốc so sánh đƣợc khả năng tiêu thụ trong nƣớc và nƣớc ngoài để định hƣớng kế hoạch kinh doanh trong tƣơng lai.
49
Bảng 2.3: Dự toán tiêu thụ chi tiết năm 2016
I NHÓM TÂM THẦN 105,314,607,613 46,405,499,401
1 0101 Aminazin 1,25% Hộp 20 ống x 2ml Ống 333,000 1,051 349,836,887 655 217,959,545 2 0102 Aminazin 25mg Lọ 500 viên BĐ Viên 77,700,000 87 6,725,158,579 54 4,207,205,032 3 0104 Aminazin 25mg (BF) Lọ 500 viên Viên 20,000,000 98 1,960,000,000 53 1,062,395,647 4 0156 Aminazin 25 mg (BF Vỉ) Hộp 10 vỉ x 20 viên Viên 17,700,000 121 2,140,437,197 64 1,124,605,368 5 0107 Amitriptylin 10mg Hộp 1lọ 500 viên BF Viên 2,000,000 140 279,730,000 50 100,785,236 6 0105 Amitriptylin 25mg Hộp 1lọ 100 viên BF Viên 29,000,000 190 5,503,882,468 88 2,558,476,811 7 0106 Amitriptylin 50mg Hộp 1lọ 500 viên BF Viên 1,500,000 200 300,000,000 119 179,080,536 8 0110 Carbamazepin 200mg Hộp 1lọ 500 viên NE Viên 5,150,000 489 2,519,002,654 266 1,372,286,168 9 0164 Darintab (Sumatriptan 50mg) Hộp 2 vỉ x 1 viên Viên 120,000 20,417 2,450,000,000 10,208 1,225,000,000
……….. ……… ……….………………. ……….. ………..
Tổn á vốn A. CÁC CHI NHÁNH:
BM TC 711-001
DỰ TOÁN TIÊU THỤ CHI TIẾT NĂM 2016
50
Bảng 2.4: Dự toán tiêu thụ tổng thể năm 2016
ĐVT Tr ệu đồn Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Năm 24,893 22,484 32,923 26,463 31,938 32,850 32,266 30,368 32,266 32,522 29,565 36,464 365,000 19,471 17,587 25,752 20,699 24,981 25,695 25,238 23,754 25,238 25,438 23,126 28,521 285,500 5,422 4,897 7,171 5,764 6,956 7,155 7,028 6,614 7,028 7,083 6,440 7,942 79,500 2,728 2,464 3,608 2,900 3,500 3,600 3,536 3,328 3,536 3,564 3,240 3,996 40,000 6,820 6,160 9,020 7,250 8,750 9,000 8,840 8,320 8,840 8,910 8,100 9,990 100,000 30,554 27,597 40,410 32,480 39,200 40,320 39,603 37,274 39,603 39,917 36,288 44,755 505,000 31% 28% 41% 29% 35% 36% 34% 32% 34% 33% 30% 37% Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Tháng 4 Tháng 5 Tháng 6 Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Tháng 10 Tháng 11 Tháng 12 Năm 19,471 17,587 25,752 20,699 24,981 25,695 25,238 23,754 25,238 25,438 23,126 28,521 285,500 4,979 4,497 6,585 5,293 6,388 6,570 6,453 6,074 6,453 6,504 5,913 7,293 73,000 6,820 6,160 9,020 7,250 8,750 9,000 8,840 8,320 8,840 8,910 8,100 9,990 100,000 1,944 1,756 2,571 2,066 2,494 2,565 2,519 2,371 2,519 2,539 2,309 2,847 28,500 2,796 2,526 3,698 2,973 3,588 3,690 3,624 3,411 3,624 3,653 3,321 4,096 41,000 2,933 2,649 3,879 3,118 3,763 3,870 3,801 3,578 3,801 3,831 3,483 4,296 43,000 5,422 4,897 7,171 5,764 6,956 7,155 7,028 6,614 7,028 7,083 6,440 7,942 79,500 1,841 1,663 2,435 1,958 2,363 2,430 2,387 2,246 2,387 2,406 2,187 2,697 27,000 1,364 1,232 1,804 1,450 1,750 1,800 1,768 1,664 1,768 1,782 1,620 1,998 20,000 443 400 586 471 569 585 575 541 575 579 527 649 6,500 955 862 1,263 1,015 1,225 1,260 1,238 1,165 1,238 1,247 1,134 1,399 14,000 818 739 1,082 870 1,050 1,080 1,061 998 1,061 1,069 972 1,199 12,000 24,893 22,484 32,923 26,463 31,938 32,850 32,266 30,368 32,266 32,522 29,565 36,464 365,000 OTC BM TC 711-002
DỰ TOÁN TIÊU THỤ TỔNG THỂ NĂM 2016
CƠ CẤU SẢN 5 Chi nhánh & ETC CNHN Hàng bao tiê u Hàn xuất ẩu Total KÊNH PHÂN ETC CNHN CNHCM CNKH CNTH PBH OTC CNHCM CNKH CNTH PBH Tổng cộng
a. Dự toán đầu tư
Dự toán đầu tƣ là dự toán quan trọng, nó ảnh hƣởng rất lớn đến cấu trúc vốn và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Vì vậy dự toán đầu tƣ đƣợc Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám xem xét, cân nhắc trƣớc khi quyết định. Dự toán đầu tƣ do Phòng Đầu tƣ xuất nhập khẩu thực hiện.
Mục đích của việc xây dựng Dự toán đầu tƣ là nhằm xác định giá trị tài sản, dự án mới sẽ đƣợc đầu tƣ trong năm. Nội dung chi đầu tƣ chủ yếu bao gồm máy móc thiết bị, dụng cụ quản lý, phƣơng tiện vận tải, xây dựng cơ bản. Dự toán đầu tƣ hàng năm đƣợc tính toán dựa trên nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh , nhu cầu đầu tƣ thêm TSCĐ để tăng năng lực sản xuất, hay kết quả khảo sát đánh giá về mức độ hƣ hỏng cần sửa chữa và chi phí sửa chữa TSCĐ của các bộ phận ở công ty. Dự toán đầu tƣ đƣợc lập thành danh mục