8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.1. CÁC QUAN ĐIỂM VÀ CĂN CỨ ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP
LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA
Nhƣ ta đã biết, dự toán là một nội dung quan trọng của kế toán quản trị, là công cụ quản lý hữu ích đang đƣợc nhiều nhà quản lý sử dụng nhằm giúp hoạt động sản xuất kinh doanh đạt đƣợc hiệu quả. Do đó, nếu dự toán đƣợc xây dựng một cách khoa học, sát với tình hình thực tế tại đơn vị thì dự toán sẽ mang lại nhiều lợi ích và giúp nhà quản lý kiểm soát tốt chi phí cũng nhƣ đƣa ra đƣợc các quyết định chiến lƣợc đúng đắn
Hiện nay, với nền kinh tế đầy biến động, để tồn tại và phát triển đƣợc các doanh nghiệp cần phải nâng cao vị thế cạnh tranh. Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp dƣợc phẩm mọc lên rất nhiều, do đó tạo ra sự cạnh tranh gây gắt ở thị trƣờng trong nƣớc nói chung và công ty nói riêng.Vì vậy, muốn đứng vững trong thị trƣờng nội địa và vƣơn ra thế giới, giữ đƣợc thị phần của mình Công ty phải nhạy bén nắm bắt tình hình kịp thời và đƣa ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác.
Công ty Cổ phần dƣợc Danapha hiện nay đã áp dụng công tác lập dự toán, tuy nhiên qua nghiên cứu thực tế cho thấy công tác lập dự toán ở công ty còn bộc lộ nhiều hạn chế, do đó chƣa phát huy đƣợc lợi ích cũng nhƣ vai trò của công tác lập dự toán. Vì vậy, Công ty cần phải hoàn thiện công tác lập dự toán.
Thứ nhất, Các báo cáo dự toán sẽ đƣợc hoàn thiện trên cơ sở kế thừa có chọn lọc hệ thống báo cáo dự toán cũ.
Thứ hai, hoàn thiện lập dự toán trên quan điểm kết hợp của tất cả phòng ban, từ ban lãnh đạo công ty đến công nhân viên trong công ty.
75 Thứ ba, các báo cáo dự toán đƣợc hoàn thiện dựa trên cơ sở phân tích
các nhân tố bên trong và bên ngoài có ảnh hƣởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần dƣợc Danapha.
Thứ tƣ, các báo cáo dự toán dự toán đƣợc hoàn thiện trên quan điểm cân đối giữa chi phí và lợi ích của lập dự toán để công tác lập dự toán ít tốn thời gian, công sức nhƣng mang lại hiệu quả cao nhất.
Dự toán sau khi đƣợc hoàn thiện phải có khả năng truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của Ban lãnh đạo đến các bộ phận trong đơn vị nhằm đảm bảo huy động đƣợc mọi nguồn lực trong đơn vị tham gia vào việc xây dựng dự toán , nâng cao tinh thần và nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập dự toán đối với mỗi thành viên thực hiện dự toán hay đảm bảo các nguồn lực trong đơn vị đƣợc phân bổ và đƣợc điều phối một cách hợp lý.
Công ty Cổ phần dƣợc Danapha là một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dƣợc phẩm, do đó việc lập dự toán là điều cần thiết để chủ động trong công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, dự toán đƣợc tình hình tài chính và lƣờng trƣớc đƣợc các rủi ro có thể xảy ra để có giải pháp đối phó với những rủi ro đó. Tuy nhiên, công tác lập dự toán ở công ty chƣa đánh giá đƣợc năng lực của từng bộ phận, chƣa phát huy hết tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc thực hiện mục tiêu chung của công ty. Các báo cáo dự toán chƣa phải căn cứ để Ban lãnh đạo công ty đƣa ra các quyết định.
Ngoài ra, khi lập dự toán công ty cần đảm bảo một số nguyên tắc nhƣ sau:
Dự toán cần dựa trên nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt của dự toán. Công tác lập dự toán phải thu hút đƣợc mọi bộ phận, mọi ngƣời cùng tham gia vào việc lập dự toán
76 Công tác lập dự toán cũng phải đảm bảo nguyên tắc thận trọng, không
nóng vội. Để có báo cáo dự toán có tính chính xác và thực tế cao, yêu cầu thông tin phục vụ cho việc lập dự toán phải có tính thực tế và phù hợp.
Dự toán phải đƣợc thực hiện liên tục. Cần phải thƣờng xuyên theo dõi việc thực hiện dự toán, xem xét, so sánh kết quả thực tế đạt đƣợc với các chỉ tiêu dự toán để có điều chỉnh kịp thời làm cho dự toán phản ánh đúng với tình hình thực tế hơn.
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA
3.2.1. Hoàn t ện ỳ lập ự toán.
Các báo cáo dự toán dự toán ở công ty đƣợc lập hàng năm. Vì vậy, để các chỉ tiêu trên báo cáo sát với thực tế, cung cấp thông tin chi tiết cho nhà quản trị thì công ty nên lập dự toánchi tiết theo từng quý và sẽ tổng hợp các báo cáo quý thành báo cáo năm tùy theo từng loại báo cáo dự toán.
3.2.2. Hoàn t ện mô hình lập ự toán
Công ty cổ phần dƣợc Danapha đang áp dụng mô hình lập dự toán từ trên xuống. Một trong những hạn chế của mô hình này là không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty. Việc lựa chọn mô hình lập dự toán phù hợp sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến công tác lập dự toán và hiệu quả của dự toán trong hoạch định và kiểm soát các hoạt động của Công ty. Với quy mô hoạt động vừa, có sự phân cấp về quản lý, đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành dƣợc và để các báo cáo dự toán phản ánh đúng tiềm lực nhƣng không mất quá nhiều thời gian và chi phí, công ty nên áp dụng mô hình thông tin phản hồi.
Mô hình lập dự toán hoạt động xuất phát từ ngƣời tham gia trong các hoạt động hàng ngày của bộ phận lập dự toán do đó số liệu sẽ chính xác, đáng tin cậy, thực tế hơn và khi các bộ phận lập dự toán cho bộ phận mình sẽ thực
77 hiện công việc một cách chủ động, thoải mái hơn, phát huy hết vai trò trong
việc thực hiện để phấn đấu hoàn thành kế hoạch đề ra
Khi áp dụng theo mô hình này thì tất cả các cấp, các bộ phận, phòng ban liên quan cùng làm việc thiết lập dự toán và phải phối hợp chặt chẽ, kịp thời và thống nhất với nhau trong cả quy trình dự toán.
Vào quý 4 hằng năm, Ban Tổng giám đốc sẽ đƣa ra các chỉ tiêu kinh doanh dựa trên cơ sở chiến lƣợc dài hạn, những kinh nghiệm và số liệu kinh doanh của năm trƣớc, Ban Tổng giám đốc sẽ họp bàn với các trƣởng bộ phận có liên quan về việc lập dự toán cho năm kế hoạch. Ban Tổng giám đốc sẽ đƣa ra mục tiêu chung của Công ty trong năm kế hoạch, mục tiêu phải đƣợc xây dựng dựa trên tình hình thực tế tại đơn vị, mang tính phát triển và đƣợc cụ thể hóa thành các số liệu cụ thể. Thông qua cuộc họp, dựa trên điều kiện thực tế của từng bộ phận, Ban Tổng giám đốc sẽ tạm thời phân phối chỉ tiêu cho các bộ phận, các bộ phận có liên quan tiến hành lập dự toán cụ thể nhƣ sau:
Các chi nhánh căn cứ vào năng lực sản xuất của công ty, cơ cấu thị trƣờng, nhu cầu đấu thầu, doanh thu thực hiện năm trƣớc của chi nhánh mình để lập dự toán tiêu thụ. Dựa vào sản lƣợng tiêu thụ ƣớc tính và giá bán, các Trƣởng chi nhánh sẽ đƣa ra mức Doanh thu tiêu thụ cho chi nhánh mình theo từng sản phẩm và nhóm sản phẩm. Sau đó gởi cho Phòng tài chính để tổng hợp lại thành Dự toán doanh thu tổng thể. Phòng tài chính sẽ trình Ban Tổng giám đốc xem xét, phê duyệt.
Phòng kế hoạch sản xuất phối hợp với Giám đốc nhà máy và dựa vào Dự toán tiêu thụ để lập Dự toán sản xuất.
Ban Hành chính nhân sự cùng với Trƣởng phòng các bộ phận, Giám đốc các nhà máy, Trƣởng các chi nhánh bàn bạc xây dựng Quỹ lƣơng cho bộ phận mình và sau đó lập Dự toán quỹ lƣơng cho toàn công ty.
78 Phòng đầu tƣ xuất nhập khẩu dựa vào nhu cầu đầu tƣ, sửa chữa TSCĐ
mà Phòng bảo trì đề nghị sẽ tiến hành lập Dự toán đầu tƣ.
Các phòng ban thuộc khối quản lý, khối kỹ thuật tiến hành lập Dự toán quản lý doanh nghiệp chi tiết cho phòng mình và gởi cho phòng tài chính. Sau đó, phòng tài chính tổng hợp lại thành bảng Dự toán quản lý doanh nghiệp tổng thể và trình Ban tổng giám đốc xem xét.
Phòng kế toán dựa vào các thông tƣ, nghị định của thuế để xây dựng Dự kiến nộp thuế.
Phòng tài chính sẽ tiến hành lập Dự toán chi phí tài chính, Dự toán tài chính.
Căn cứ vào các chỉ tiêu do Ban lãnh đạo đƣa xuống đồng thời căn cứ vào các điều kiện cũng nhƣ năng lực của mình, các bộ phận sẽ xem xét xem cần tăng hay giảm chỉ tiêu nào và trình lên ban lãnh đạo.
Phòng tài chính sẽ tiến hành kiểm tra, xem xét và yêu cầu điều chỉnh (nếu cần thiết). Các báo cáo dự toán sau khi đƣợc Ban Tổng giám đốc xem xét chấp nhận, đánh giá toàn diện khả năng hoạt động và điều chính các chỉ tiêu cho hợp lý sẽ đƣợc phòng tài chính trình bày trong một cuộc họp để báo cáo về dự toán với thành phần tham dự là Ban Tổng giám đốc, Trƣởng các phòng ban chức năng, Trƣởng các chi nhánh và các cá nhân ở các phòng ban trực tiếp tham gia vào việc lập dự toán .Nếu báo cáo dự toán còn những vƣớng mắc sẽ đƣợc đƣa ra phân tích bình luận để có sự thống nhất ngay trong cuộc họp. Phòng tài chính sẽ phối hợp với các phòng ban chức năng để tiến hành điều chỉnh dự toán theo những kết quả thống nhất trong cuộc họp. Dự toán sau khi điều chỉnh sẽ đƣợc trình lại cho Ban Tổng giám đốc. Từ các dự toán đƣợc lập, Ban Tổng giám đốc cân nhắc, xem xét nếu phù hợp với mục tiêu phát triển của công ty thì Ban Tổng giám đốc sẽ đƣa ra Mục tiêu kinh
79 doanh năm kế hoạch cho công ty. Báo cáo dự toán đƣợc thông qua sẽ trở
thành dự toán chính thức tại công ty.
3.2.3. Hoàn t ện bộ p ận lập ự toán
Hiện nay, tại Công ty cổ phần dƣợc Danapha, hầu hết các bộ phận đều tham gia vào quá trình lập dự toán. Trong đó, dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp đƣợc lập cho toàn công ty và do Phòng tài chính chịu trách nhiệm thực hiện. Với cách xây dựng dự toán nhƣ vậy sẽ không thu hút đƣợc sự tham gia trong công tác dự toán của các bộ phận thuộc khối quản lý, khối kỹ thuật, không thể hiện đƣợc trách nhiệm của các bộ phận nên chƣa có chế độ khen thƣởng, xử phạt hợp lý. Hơn nữa, phòng tài chính không nắm rõ đƣợc hoạt động của từng phòng ban, do đó sẽ không phân bổ đúng chi phí tại các phòng ban.
Vì vậy, Công ty cổ phần dƣợc Danapha cần phải giao dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp cho các bộ phận thuộc khối quản lý, kỹ thuật thực hiện. Các bộ phận dựa vào tình thực tế cùng với kế hoạch của bộ phận mình sẽ lập dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp chi tiết. Sau đó, các bộ phận gởi cho phòng tài chính tổng hợp lại thành Dự toán chi phí quản lý doanh nghiệp tổng thể trình Ban lãnh đạo xem xét phê duyệt. Nếu có sự không phù hợp thì Ban lãnh đạo sẽ cùng Trƣởng các bộ phận bàn bac, thống nhất để điều chỉnh cho phù hợp với tình hình hoạt động của các bộ phận.
3.3. HOÀN THIỆN QUY TRÌNH VÀ NỘI DUNG LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA
3.3.1. Hoàn t ện quy trìn lập ự toán
Để công tác lập dự toán đạt hiệu quả, hoàn chỉnh và phù hợp với thực tế thì quy trình lập dự toán phải khoa học. Hiện nay, quy trình lập dự toán tại công ty chƣa hoàn thiện nên làm giảm tính linh hoạt và hiệu quả trong việc sử dụng thông tin dự toán. Vì vậy, công ty cần hoàn thiện quy trình lập dự toán
80 tại đơn vị. Quy trình này đƣợc chia thành từng giai đoạn cụ thể, hợp lý. Qua
nghiên cứu tại Công ty cổ phần dƣợc Danapha thì quy trình này đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Giai đoạn 1: Chuẩn bị lập dự toán
Hàng năm, Hội đồng quản trị, Ban Tổng Giám đốc sẽ tiến hành mở cuộc họp với trƣởng các phòng ban, trƣởng chi nhánh để thông qua mục tiêu chung của Công ty trong năm tiếp theo. Thông thƣờng mục tiêu chung mà Công ty đƣa ra là mức sản lƣợng tiêu thụ, doanh thu, lợi nhuận mong muốn. Các mục tiêu phải đƣợc cụ thể hóa bằng các số liệu cụ thể
Các mục tiêu đƣa ra đƣợc xác định dựa vào năng lực sản xuất và tình hình thực tế tại công ty, hơn nữa kế thừa những mặt mạnh, những mặt đã làm đƣợc của những năm trƣớc.
Để thực hiện tốt các mục tiêu đã đề ra, ban lãnh đạo Công ty cần có kế hoạch phân công nhiệm vụ cho các bộ phận thực hiện công việc một cách chủ động và hiệu quả. Hiện nay, hầu hết các bộ phận đều tham gia vào công tác lập dự toán, trong đó phòng tài chính chịu trách nhiệm chính .
Sau đó, phòng tài chính sẽ tiến hành soạn thảo các mẫu biểu cần thiết cho công tác lập dự toán, các biểu mẫu phải đƣợc thiết kế súc tích và hợp với đặc điểm của từng loại dự toán của các phòng ban, biểu mẫu phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, không rƣờm rà, trùng lắp và tránh đƣa ra các thông tin không cần thiết.
Cuối cùng, bộ phận lập dự toán tiến hành rà soát lại các khâu chuẩn bị ở trên, công tác chuẩn bị là điều kiện cần thiết để công tác lập dự toán đạt hiệu quả
Giai đoạn 2: Lập dự toán
Các bộ phận lập dự toán cần tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin có liên quan cần thiết,có ảnh hƣởng đến việc lập dự toán , bao gồm những thông tin bên trong và bên ngoài.
81 Ngành dƣợc là ngành có sức cạnh tranh lớn trên thị trƣờng, do đó việc
tìm hiểu thông tin của các đối thủ cạnh tranh là điều hết sức quan trọng. Ngoài ra, công ty cũng cần thu thập các thông tin từ bên ngoài nhƣ các chính sách kinh tế, xã hội của nhà nƣớc, các chính sách, chƣơng trình, dự án của Bộ y tế, bối cảnh nền kinh tế trong và ngoài nƣớc, các chính sách thay đổi của BHXH, mức lãi suất, ƣu đãi về thuế, lợi thế của từng vùng miền hay sự khác nhau về nhu cầu sử dụng sản phẩm của từng đối tƣợng, từng địa phƣơng.
Các thông tin bên trong mà công ty cần quan tâmlà số liệu thực tế kỳ trƣớc về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, năng lực sản xuất thực tế tại đơn vị, chính sách, mục tiêu và chiến lƣợc phát triển của công ty trong thời gian tới.
Dựa vào nguồn thông tin thu thập từ bên trong, bên ngoài và các biểu mẫu đƣợc phòng tài chính gởi, các bộ phận có liên quan sẽ tiến hành lập dự toán. Sau khi hoàn thành dự toán, các bộ phận sẽ gửi báo cáo dự toán cho phòng tài chính. phòng tài chính sẽ tiến hành kiểm tra, điều chỉnh và tổng hợp các báo cáo dự toán trình cấp trên xét duyệt.
Giai đoạn 3: Xét duyệt dự toán
Sau khi các bộ phận hoàn thành báo cáo dự toán, phòng tài chính sẽ tổng hợp thành hệ thống báo cáo tài chính và gửi Ban lãnh đạo Công ty. Ban lãnh đạo Công ty sẽ mở cuộc họp với trƣởng các bộ phận, trƣởng các chi nhánh để xem xét,đánh giá tính hợp lý của các báo cáo dự toán. Sau khi đƣợc góp ý, điều chỉnh và xét duyệt, bản dự toán sẽ trở thành dự toán chính thức và đƣợc công bố cho toàn Công ty thực hiện.
Giai đoạn 4: Giám sát thực hiện dự toán
Trong quá trình hoạt động, phòng tài chính cần phải theo dõi, so sánh và phân tích thƣờng xuyên sự khác nhau giữa kết quả thực tế đạt đƣợc với các chỉ tiêu số liệu trên báo cáo dự toán. Khi so sánh nếu có chênh lệch giữa dự