8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3. QUY TRÌNH LẬP DỰ TOÁN
Dự toán có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy để có một dự toán tổng thể tối ƣu là điều hết sức cần thiết, đòi hỏi bộ phận dự toán cần phải hoạch định cho mình một quy trình lập dự toán phù hợp nhất. Do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm cũng nhƣ một phong cách quản lý riêng nên quy trình lập dự toán ngân sách cũng sẽ khác nhau. Dƣới đây là một quy trình quản lý dự toán ngân sách tiêu biểu đƣợc trình bày trong quyển Managing budgets của tác giả Stephen Brookson. Theo tác giả, quá trình lập dự toán trải qua 3 giai đoạn, đƣợc trình bày nhƣ sau:
CHUẨN BỊ SOẠN THẢO THEO DÕI
Sơ đồ 1.2 : Quy trình dự toán của Stepphen Brookson
(Nguồn: Managing budgets, Stephen Brookson (2007), Nhà xuất bản tổng hợp)
Tuy nhiên, để quy trình lập dự toán doanh nghiệp đƣợc hoàn chỉnh, cần tiến hành qua các bƣớc nhƣ sau:
1.3.1. C uẩn bị lập ự toán
a. Tìm hiểu về mục tiêu của tổ chức
Trong giai đoạn này, cần phải làm rõ các mục tiêu cần đạt đƣợc của doanh nghiệp vì tất cả các báo cáo dự toán đều đƣợc xây dựng dựa vào chiến lƣợc và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp.
Chiến lƣợc của doanh nghiệp đƣợc xác định ngay từ đầu bằng cách phân tích, đánh giá tác động của môi trƣờng bên trong và môi trƣờng bên ngoài, đánh giá nhiệm vụ của từng bộ phận chức năng trong tổ chức để có cơ sở chuẩn bị một kế hoạch dự thảo dự toán.
Xác định mục tiêu chung của
Công Ty
Thu thập thông tin chuẩn bị dự thảo dự
toán lần đầu tiên
tiên Phân tích sự khác nhau giữa kết quả thực tế và dự toán Chuẩn hoá dự toán
Kiểm tra các con số dự toán bằng cách chất vấn và phân tích Lập dự toán tiền mặt để theo dõi dòng tiền Xem lại quy trình hoạch định dự toán và tiêu chuẩn bị dự toán tổng thể quy định Đánh giá hệ thống Theo dõi những khác biệt, phân tích các sai số, kiểm tra những điều
không ngờ đến
Dự báo lại và điều chỉnh, xem xét sử dụng
những dạng dự toán khác, rút kinh nghiệm
Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán đã đƣợc chuẩn bị đầy đủ cũng là lúc cần phải xem xét lại tất cả các vấn đề một cách có hệ thống để chắc chắn rằng dự toán sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp nhất.
b. Chuẩn hoá lập dự toán
Để điều phối dự toán trong phạm vi tổ chức một cách hợp lý và phù hợp với đặc thù riêng, cho phép so sánh và gắn kết chúng trong toàn tổ chức. Cần phải biên soạn sổ tay, thành lập uỷ ban dự toán, tạo ra các biểu mẫu và hoàn thiện khuôn mẫu.
c. Xác định các loại dự toán cần lập
Các tổ chức khác nhau thƣờng có một hệ thống gồm nhiều dự toán khác nhau, tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. Vì vậy trong quá trình chuẩn bị hoạch định dự toán cần xác định cụ thể loại dự toán nào đƣợc sử dụng trong tổ chức.
1.3.2. Soạn t ảo ự toán
a. Thu thập thông tin để hoạch định dự toán
- Dự báo doanh thu: Dự báo doanh thu là cơ sở để lập dự toán tiêu thụ. Sau đó từ dự toán tiêu thụ, các bộ phận liên quan lập các dự toán hoạt động và dự toán tài chính.
- Dự báo các biến số khác: Ngoài doanh thu, các khoản mục chi phí cũng rất quan trọng. Có thể sử dụng các nhân tố đã xem xét khi dự báo doanh thu để dự báo chi phí.
b. Lập các dự toán
Sau khi đã thực hiện xong việc chuẩn bị và thu thập các thông tin cần thiết để lập dự toán, xác định xong các loại dự toán cần lập và tiến hành lập các dự toán.
1.3.3. Các mô hình lập ự toán
Dựa vào đặc điểm, cơ chế hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà dự toán có thể đƣợc lập theo một trong 3 mô hình sau: mô hình lập dự toán từ trên xuống, mô hình lập dự toán phản hồi, mô hình lập dự toán từ dƣới lên
a. Mô hình lập dự toán từ trên xuống
Mô hình này mô tả quy trình mà theo đó cấp quản trị cao nhất của doanh nghiệp sẽ lập các mục tiêu kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận. Sau đó đƣợc xét duyệt cho bộ phận cấp trung gian và tiếp tục chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở để làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.3. Mô hình lập dự toán từ trên xuống
(Nguồn: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang (2012), Kế toán quản trị, NXB Đại học kinh tế Quốc dân)
Mô hình này có ƣu điểm tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên mô hình này mang nặng tính áp đặt từ quản lý cấp cao xuống nên rất dễ tạo sự bất bình cho các bộ phận trong doanh nghiệp. Các chỉ tiêu dự toán do ban quản lý cấp cao chủ quan tự ấn định xuống, nên đôi khi sẽ quá cao hoặc quá thấp so với mức độ hoạt động và năng lực thực tế của từng bộ phận. Điều này không khuyến khích việc chung sức hợp tác để tăng năng suất của các bộ phận trong
Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cao
sẽ gây cảm giác không thoải mái khi thực hiện chỉ tiêu, nhất là những áp đặt chƣa hợp lý.
Mặt khác, khi lập dự toán theo mô hình này đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng quan, toàn diện về mọi mặt của doanh nghiệp, phải có tầm nhìn chiến lƣợc về sự phát triển của doanh nghiệp trong tƣơng lai đồng thời phải nắm vững chi tiết hoạt động của từng bộ phận cả về mặt định tính lẫn định lƣợng. Vì vậy, lập dự toán theo mô hình này chỉ phù hợp với nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung quan liêu bao cấp, các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít có sự phân cấp trong quản lý , hay đƣợc sử dụng trong những trƣờng hợp đặc biệt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ theo chỉ đạo của quản lý cấp cao hơn.
b. Mô hình lập dự toán từ dưới lên
Theo mô hình này , bộ phận quản lý cấp cơ sở căn cứ vào khả năng và điều kiện của mình để tiến hành lập các chỉ tiêu dự toán, sau đó trình lên quản lý cấp trung gian. Quản lý cấp trung gian dựa trên số liệu của cấp cơ sở sẽ tổng hợp lại và trình lên quản lý cấp cao.
Quản lý cấp cao dựa vào các chỉ tiêu dự toán của quản lý cấp trung gian kết hợp với tầm nhìn tổng quát toàn diện về hoạt động của doanh nghiệp, cùng với việc xem xét các mục tiêu ngắn hạn, chiến lƣợc dài hạn để điều chỉnh các chỉ tiêu, sau đó xét duyệt, và thông qua dự toán. Khi dự toán đƣợc hoàn thiện sẽ phân bổ cho bộ phận quản trị trung gian. Bộ phận này lại phân bổ cho bộ phận cơ sở để tiến hành thực hiện dự toán.
Trong mô hình lập dự toán từ dƣới lên, những ngƣời trực tiếp liên quan đến hoạt động nào thì lập dự toán cho hoạt động đó, vì vậy hầu hết mọi ngƣời đều cảm thấy thỏa mái nên sẽ làm dự toán mang tính khả thi cao, và dự toán đƣợc lập sẽ chính xác, phù hợp thực tế, đáng tin cậy, dễ hƣớng mọi ngƣời trong doanh nghiệp theo mục tiêu chung của tổ chức. Bên cạnh đó, việc để cho các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu của bộ phận mình, sẽ phát huy tích cực tính tự giác của các thành viên trong từng bộ phận, nó buộc mọi ngƣời trong
doanh nghiệp phấn đấu đạt đƣợc kế hoạch do chính mình đề ra. Nếu trong quá trình thực hiện dự toán các bộ phận không đạt đƣợc các chỉ tiêu dự toán nhƣ trong kế hoạch do chính họ đề ra thì buộc họ phải tự xem xét kiểm tra và không thể đổ lỗi cho nhau. Lập dự toán theo mô hình này không tốn nhiều thời gian và chi phí nhƣng khá hiệu quả. Mô hình này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp lớn, các tập đoàn có sự phân cấp quản lý cao.
Tuy nhiên, nhƣợc điểm của mô hình này là việc để cho các bộ phận tự đề ra các chỉ tiêu dự toán nên có thể xảy ra tình trạng các chỉ tiêu thƣờng đƣợc xây dựng dƣới mức khả năng có thể thực hiện của các bộ phận cơ sở. Lúc này, dự toán không những không phát huy đƣợc tính tích cực mà còn làm trì trệ các hoạt động sản xuất kinh doanh, làm lãng phí tài nguyên, năng lực và triệt tiêu hết năng lực tiềm tàng của doanh nghiệp. Vì vậy, để phát huy tính tích cực của việc lập dự toán, các nhà quản lý cấp cao cần kiểm tra, cân nhắc kỹ trƣớc khi chấp nhận các chỉ tiêu dự toán do cấp dƣới tự đƣa ra. Nếu còn những nghi ngờ, nhà quản lý cấp cao cần thảo luận, làm rõ trƣớc khi thông qua dự toán.
Sơ đồ 1.4. Mô hình lập dự toán từ dưới lên
(Nguồn: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang (2012), Kế toán quản trị, NXB Đại học kinh tế Quốc dân)
Quản trị cấp cao
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp trung gian
Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở
c. Mô hình lập dự toán phản hồi
Theo mô hình này, các chỉ tiêu của bản dự toán dự thảo đƣợc xây dựng tại cấp quản trị cao nhất. Căn cứ vào quy mô hoạt động các chỉ tiêu đƣợc phân bổ về cho các bộ phận quản trị trung gian. Các cấp quản lý trung gian căn cứ vào điều kiện quản lý tiến hành phân bổ các chỉ tiêu cho bộ phận quản lý cấp cơ sở. Bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ căn cứ vào các chỉ tiêu ƣớc tính, khả năng và điều kiện thực tế của mình để xác định các chỉ tiêu dự toán nào có thể thực hiện đƣợc và các chỉ tiêu dự toán nào cần giảm bớt hoặc tăng thêm. Sau đó, bộ phận quản lý cấp cơ sở sẽ bảo vệ các chỉ tiêu dự toán của mình trƣớc bộ phận quản lý cấp trung gian.
Bộ phận quản lý cấp trung gian trên cơ sở tổng hợp các chỉ tiêu dự toán của các bộ phận quản lý cấp cơ sở, kết hợp với kinh nghiệm và tầm nhìn tổng quát toàn diện hơn về hoạt động tại các bộ phận cấp cơ sở để xác định các chỉ tiêu dự toán có thể thực hiện đƣợc của bộ phận mình và tiến hành trình bày, bảo vệ trƣớc bộ phận quả lý cấp cao.
Bộ phận quản trị cấp cao nhất tổng hợp dự toán từ các bộ phận cấp trung gian kết hợp với mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp để chỉnh sửa bản dự toán. Sau khi bản dự toán đƣợc xét duyệt sẽ trở thành dự toán chính thức và đƣợc sử dụng nhƣ định hƣớng hoạt động trong kỳ kế hoạch của doanh nghiệp.Dự toán sẽ đƣợc phân bổ về bộ phận trung gian căn cứ vào quy mô hoạt động. Bộ phận trung gian tiếp tục phân bổ về cho các bộ phận cơ sở để tiến hành thực hiện dự toán.
Mô hình này có ƣu điểm là đã thể hiện đƣợc mối liên kết của các cấp quản lý trong quá trình lập dự toán của doanh nghiệp nên dự toán nhiều khả năng có độ tin cậy và chính xác cao. Ngoài ra, huy động đƣợc trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự toán. Bản dự toán xây dựng trên sự tổng hợp về khả năng và điều kiện cụ thể của các cấp quản
lý nên sẽ có có tính khả thi, đi sâu vào thực tế phát sinh chi phí của các bộ phận thực hiện
Bên cạnh những ƣu điểm có đƣợc, lập dự toán theo mô hình này có nhƣợc điểm là đòi hỏi phải có sự kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận cũng nhƣ sự kết hợp của các thành viên trong từng bộ phận. Hơn nữa, năng lực và trình độ của các thành viên cũng có ảnh hƣởng đáng kể đến sự phù hợp của các số liệu dự toán. Dự toán đƣợc lập sẽ tốn rất nhiều thời gian, công sức,chi phí cho cả quá trình dự thảo, phản hồi, phê duyệt và chấp thuận. Vì vậy dự toán chỉ phù hợp với các các doanh nghiệp lớn, nhất là đối với các doanh nghiệp có sự phân cấp cao trong quản lý.
Sơ đồ 1.5. Mô hình lập dự toán phản hồi
(Nguồn: PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang (2012), Kế toán quản trị, NXB Đại học
kinh tế Quốc dân)
1.3.4. Giám sát ự toán
a. Phân tích khác biệt giữa thực hiện và kế hoạch dự toán
Trong quá trình thực hiện sẽ luôn có những khoản chênh lệch giữa kế hoạch dự toán và kết quả hoạt động thực tế. Ðể thực hiện những điều chỉnh mang tính góp ý và xây dựng cho tƣơng lai, cần phải tìm hiểu và phân tích tất cả những khác biệt đó. Quản trị cấp cao Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp trung gian Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở Quản trị cấp cơ sở
b. Giám sát những sai lệch, phân tích các lỗi, kiểm soát các biến số
Những chênh lệch đƣợc thể hiện khi so sánh những kết quả thực tế với dự toán đƣợc gọi là những khác biệt. Nhƣ việc chi tiêu quá mức sẽ là một sự khác biệt bất lợi, còn chi tiêu dƣới mức dự toán là sự khác biệt tích cực.
c. Thực hiện các điều chỉnh và rút ra kinh nghiệm
Sau khi đánh giá những khác biệt về dự toán, có thể thay đổi dự toán để đầy đủ thông tin hơn. Quá trình so sánh số liệu thực tế với dự toán là một quá trình không ngừng, nên liên tục điều chỉnh dự toán cho phù hợp.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Dự toán là một công cụ quản lý hữu hiệu. Dự toán xây dựng mục tiêu cho từng bộ phận cũng nhƣ cho toàn doanh nghiệp và cách để hƣớng hoạt động của doanh nghiệp theo các mục tiêu này.
Qua chƣơng 1, tác giả đã đã khái quát hóa những vấn đề lý luận cơ bản về công tác lập dự toán trong doanh nghiệp. Cụ thể nêu mục đích và tầm quan trọng của công tác lập dự toán tại doanh nghiệp. Công tác lập dự toán phải đƣợc thực hiện theo quy trình nhất định từ khâu chuẩn bị, soạn thảo, mô hình lập, giám sát dự toán. Dự toán thƣờng đƣợc lập theo các mô hình sau: mô hình từ trên xuống, mô hình từ dƣới lên, mô hình phản hồi. Tùy thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng nhƣ quan điểm của nhà quản lý mà có thể điều chỉnh quy trình và mô hình dự toán sao cho thích hợp nhất với tình hình thực tiễn doanh nghiệp
Tóm lại, dự toán là công việc quan trọng và cần thiết giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong hoạt động của mình. Từ những lợi ích mà công tác lập dự toán mang lại cho thấy các doanh nghiệp cần nghiên cứu ứng dụng và ngày càng hoàn thiện hơn công tác dự toán tại đơn vị mình để công việc kinh doanh và quản lý ngày càng thuận lợi và hiệu quả hơn.
Các nội dung tác giả trình bày ở Chƣơng 1 là cơ sở cần thiết để tiếp tục nghiên cứu các chƣơng tiếp theo của luận văn
CHƢƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA
2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA DANAPHA
2.1.1. Quá trìn ìn t àn và p át tr ển ủ Côn ty
Công ty Cổ phần dƣợc Danapha (DANAPHA), tiền thân là Xƣởng dƣợc Trung Trung bộ đƣợc thành lập năm 1965. Tháng 11/2005, DANAPHA đƣợc Cục quản lý dƣợc Bộ Y tế công nhận đạt GPS, WHO. Tháng 7/2006, đƣợc sự đồng ý của Bộ Y tế và Tổng công ty Dƣợc Việt Nam, Xí nghiệp dƣợc phẩm Trung Ƣơng 5 – Đà Nẵng đã tiến hành cổ phần hoá trở thành Công ty cổ phần dƣợc DANAPHA, chính thức hoạt động từ ngày 01/01/2007, đến nay đã có 3