8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG LẬP DỰ TOÁN
TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA
2.3.1. Ƣu đ ểm ủ ôn tá lập ự toán tạ ôn ty
- Các báo cáo dự toán ở công ty đƣợc xây dựng trên các mục tiêu kinh doanh rõ ràng.
- Tại công ty, công tác lập dự toán đƣợc phân công cụ thể cho các phòng ban liên quan, tránh chồng chéo, tạo thuận lợi cho công tác thực hiện.
- Công ty đã xây dựng đƣợc mô hình lập dự toán rõ ràng, mô hình này đã định hƣớng chung cho công tác lập dự toán ở công ty.
- Công ty luôn nhấn mạnh công tác kiểm tra, phát hiện những vấn đề còn hạn chế để tìm ra nguyên nhân khắc phục và điều chỉnh kịp thời.
- Ngoài việc xây dựng các dự toán lƣơng, doanh thu, tiêu thụ,… công ty còn xây dựng Dự toán chi phí thuế theo chi tiết từng loại thuế. Việc lập Kế hoạch nộp thuế thể hiện thể hiện trách nhiệm của công ty đến nghĩa vụ thuế đối với nhà nƣớc.
- Nhân tố con ngƣời góp phần quan trọng trong công tác lập dự toán, công tác lập dự toán tại công ty đƣợc giao trực tiếp cho trƣởng phòng ban, những ngƣời giàu kinh nghiệm, đƣợc đào đạo chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ nên góp phần nâng cao chất lƣợng và độ tin cậy của công tác lập dự toán
- Trong Dự toán doanh thu tổng thể của công ty, ngoài việc chia doanh thu theo cơ cấu sản phẩm (chi nhánh, hàng bao tiêu, hàng xuất khẩu), kênh phân phối (kênh OTC, ETC), Công ty còn tiến hành xây dựng Kế hoạch doanh thu chi tiết theo từng nhóm sản phẩm nhƣ nhóm tâm thần, nhóm đông dƣợc, nhóm vitamin…nhằm cung cấp số liệu cho nhà quản trị khi cần thiết.
- Để công tác lập dự toán hiệu quả đòi hỏi quy trình lập dự toán phải hợp lý, khoa học. Quy trình lập dự toán tại công ty đƣợc thực hiện qua ba bƣớc:
70 thu thập thông tin, lập dự toán, xét duyệt dự toán. Mặc dù đây chƣa phải là
quy trình phù hợp, hiệu quả nhƣng cũng góp phần định hƣớng tạo sự thống nhất trong công tác lập dự toán hoạt động tại công ty
2.3.2. N ƣợc đ ểm ủ ôn tá lập ự toán tạ ôn ty
a. Kỳ lập dự toán:
Hiện nay, ở công ty mặc dù có một số dự toán đƣợc tính chi tiết theo từng tháng nhƣng kỳ lập dự toán ở công ty vẫn theo năm. Với tình hình kinh tế đầy biến động nhƣ hiện nay thì việc lập dự toán theo năm sẽ không phản ánh đúng tình hình thực tế tại đơn vị, gây khó khăn cho nhà quản trị điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh.
b. Mô hình lập dự toán:
Công ty đang áp dụng mô hình lập dự toán từ trên xuống. Với mô hình này, nhà quản lý cấp cao sẽ áp đặt xuống cho cấp dƣới, do đó không thu hút sự đóng góp ý kiến của nhà quản lý cấp dƣới và dễ tạo ra sự bất bình trong các bộ phận của doanh nghiệp. Mặt khác, các chỉ tiêu dự toán do ban lãnh đạo công ty ấn định nên đôi khi không phản ánh đúng tiềm năng và khả năng của các bộ phận mà các bộ phận phải cân nhắc, xem xét, tính toán để lập dự toán cho bộ phận mình và trình cấp trên xét duyệt, do đó tốn nhiều thời gian và công sức.
c. Bộ phận lập dự toán:
Công tác lập dự toán quản lý doanh nghiệp đƣợc thực hiện cho tất cả phòng ban thuộc khối quản lý, kỹ thuật. Với cách lập nhƣ vậy sẽ không phân bổ đúng chi phí tại các phòng ban và chƣa có có chế độ khen thƣởng, xử phạt hợp lý.
d. Quy trình lập dự toán:
Quy trình lập dự toán ở công ty chƣa hoàn thiện, nội dung trong mỗi giai đoạn của quy trình chƣa đƣợc cụ thể và đầy đủ. Ngành dƣợc là ngành
71 chịu sự cạnh tranh và tác động gay gắt trong nền kinh tế thị trƣờng. Việc đƣa
dƣợc phẩm tới tay ngƣời tiêu dùng thông qua rất nhiều kênh, từ bệnh viện cho đến các phòng khám, trạm y tế hay các quầy thuốc lẻ. Do đó, để công tác lập dự toán ở công ty hiệu quả thì việc thu thập thông tin giữ vai trò quan trọng. Tuy nhiên,việc thu thập thông tin ở công ty thực chất dựa vào số liệu ở năm trƣớc để ƣớc tính các chỉ tiêu cho kỳ kế hoạch, hay chỉ quan tâm đến các thông tin về cơ cấu thị trƣờng, các chính sách, chƣơng trình của Bộ y tế còn các thông tin bên ngoài nhƣ chỉ tiêu bình quân đầu ngƣời cho dƣợc phẩm, tốc độ tăng trƣởng doanh thu…ít đƣợc công ty quan tâm và đi sâu phân tích.Bên cạnh đó, việc nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh cũng là điều đáng đƣợc công ty quan tâm. Bởi lẽ, các sản phẩm thuốc nội địa hiện nay chiếm khoảng 50%, còn lại là nhập khẩu từ nƣớc ngoài mà nhu cầu ngƣời dân luôn chuộng hàng ngoại hơn hàng nội địa.
e. Trách nhiệm và sự phối hợp của các bộ phận:
Hiện nay tại công ty, dự toán tiêu thụ là nhân tố tác động đến dự toán sản xuất. Dựa vào dự toán tiêu thụ phòng kế hoạch lập dự toán sản xuất. Tuy nhiên, quá trình sản xuất của nhà máy thỉnh thoảng bị động do một số sản phẩm có đơn đặt hàng trƣớc nhƣng sản xuất ra khách hàng lại không lấy hàng hay một số mặt hàng thị trƣờng cần nhƣng công ty sản xuất không kịp. Cũng có một số sản phẩm công ty dự kiến sử dụng khuyến mãi nhƣng khi khuyến mãi lại không xuất hết hàng. Do đó gây tình trạng vừa thiếu hàng vừa ứ đọng hàng hóa. Bên cạnh đó, trong dự toán sản xuất công ty chƣa thể hiện số lƣợng tồn kho cuối kỳ mà chỉ thể hiện số lƣợng sản xuất, gây khó khăn cho việc cung cấp thông tin cho ngƣời sử dụng.
72
f. Các nội dung lập dự toán:
- Các dự toán đƣợc lập chƣa sát với thực tế vì do tính chất của công việc (sản xuất nhiều loại sản phẩm), áp lực từ cổ đông…nên chƣa phát huy hết tác dụng kế hoạch trong việc định hƣớng hoạt động và kiểm soát hoạt động.
- Mặc dù các chi nhánh đã thực hiện lập Dự toán chi phí bán hàng nhƣng các chi phí marketing chiếm tỷ trọng lớn nhƣ chi phí quảng cáo qua báo chí, phƣơng tiện truyền thông, quảng cáo ngoài trời, Hội nghị - hội thảo ... chƣa đƣợc công ty quan tâm thực hiện . Mặt khác, bộ phận marketing tại công ty chƣa thật sự bám sát thị trƣờng từng vùng, miền để tìm hiểu nhu cầu, thị hiếu ngƣời dân để đƣa ra các chính sách marketing phù hợp, nhằm hỗ trợ cho việc tiêu thụ sản phẩm đƣợc hiệu quả.
- Công ty chƣa có lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, dự toán chi phí nhân công trực tiếp và dự toán chi phí sản xuất chung để làm cơ sở lập Dự toán giá thành, nhằm mục đích tính Giá vốn hàng bán. Mà Giá vốn chỉ đƣợc tính dựa vào giá thành đơn vị thực tế nhân với số lƣợng tiêu thụ kế hoạch của từng sản phẩm.
-Trong hệ thống báo cáo dự toán của công ty còn thiếu một dự toán quan trọng đó là Dự toán lƣu chuyển tiền tệ.
g. Biểu mẫu báo cáo:
- Hiện nay, mặc dù phòng tài chính đã đƣa ra các biểu mẫu cho các chi nhánh, phòng ban thực hiện công tác lập dự toán nhƣng mỗi chi nhánh, phòng ban lại lập dự toán biểu mẫu riêng. Do đó, gây khó khăn cho phòng tài chính trong công tác theo dõi, kiểm tra, tổng hợp số liệu. Mặt khác, một số biểu mẫu ở công ty thiếu tính linh hoạt nên làm giảm hiệu quả việc sử dụng thông tin dự toán của ngƣời sử dụng.
73
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2
Trong chƣơng 2, tác giả đã đi sâu phân tích đặc điểm hoạt động kinh doanh, đặc điểm sản xuất tại Công ty Cổ phần dƣợc Danapha. Bên cạnh đó, tác giả đã đánh giá thực trạng công tác lập dự toán tại công ty nhƣ mô hình lập dự toán, bộ phận lập dự toán, quy trình lập dự toán và hệ thống báo cáo dự toán. Qua đó tác giả tiến hành đánh giá để nêu ra ƣu, nhƣợc điểm của công tác lập dự toán. Tác giả nhận thấy công tác lập dự toán tại công ty còn tồn tại nhiều hạn chế nhƣ quy trình chƣa phù hợp, mô hình chƣa hợp lý hay còn thiếu một số dự toán quan trọng chƣa đƣợc lập…
Công tác lập dự toán ở công ty đã đáp ứng đƣợc một số yêu cầu quản lý nhƣ giúp cho Ban lãnh đạo kiểm soát đƣợc chi phí, cân đối ngân sách…để đƣa ra mục tiêu kinh doanh phù hợp, các công việc cần thực hiện trong tƣơng lai. Tuy nhiên, việc lập dự toán ở công ty chỉ hƣớng đến mục đích báo cáo chỉ tiêu kế hoạch và ƣớc tính lợi nhuận, ƣớc tính các chỉ tiêu kế hoạch chứ chƣa coi đó là cơ sở để mỗi bộ phận tại công ty cam kết thực hiện. Vấn đề kiểm soát hoạt động qua dự toán còn chƣa thực hiện thì ý nghĩa của dự toán còn mờ nhạt.
Vì vậy, nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập dự toán, giúp công tác lập dự toán thực sự trở thành một công cụ quản lý hiệu quả hỗ trợ tích cực cho nhà quản lý trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh, trong chƣơng 3 tác giả sẽ đƣa ra giải pháp hoàn thiện công tác lập dự toán tại Công ty Cổ phần Dƣợc Danapha.
74
CHƢƠNG 3
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA
3.1. CÁC QUAN ĐIỂM VÀ CĂN CỨ ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA
Nhƣ ta đã biết, dự toán là một nội dung quan trọng của kế toán quản trị, là công cụ quản lý hữu ích đang đƣợc nhiều nhà quản lý sử dụng nhằm giúp hoạt động sản xuất kinh doanh đạt đƣợc hiệu quả. Do đó, nếu dự toán đƣợc xây dựng một cách khoa học, sát với tình hình thực tế tại đơn vị thì dự toán sẽ mang lại nhiều lợi ích và giúp nhà quản lý kiểm soát tốt chi phí cũng nhƣ đƣa ra đƣợc các quyết định chiến lƣợc đúng đắn
Hiện nay, với nền kinh tế đầy biến động, để tồn tại và phát triển đƣợc các doanh nghiệp cần phải nâng cao vị thế cạnh tranh. Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp dƣợc phẩm mọc lên rất nhiều, do đó tạo ra sự cạnh tranh gây gắt ở thị trƣờng trong nƣớc nói chung và công ty nói riêng.Vì vậy, muốn đứng vững trong thị trƣờng nội địa và vƣơn ra thế giới, giữ đƣợc thị phần của mình Công ty phải nhạy bén nắm bắt tình hình kịp thời và đƣa ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác.
Công ty Cổ phần dƣợc Danapha hiện nay đã áp dụng công tác lập dự toán, tuy nhiên qua nghiên cứu thực tế cho thấy công tác lập dự toán ở công ty còn bộc lộ nhiều hạn chế, do đó chƣa phát huy đƣợc lợi ích cũng nhƣ vai trò của công tác lập dự toán. Vì vậy, Công ty cần phải hoàn thiện công tác lập dự toán.
Thứ nhất, Các báo cáo dự toán sẽ đƣợc hoàn thiện trên cơ sở kế thừa có chọn lọc hệ thống báo cáo dự toán cũ.
Thứ hai, hoàn thiện lập dự toán trên quan điểm kết hợp của tất cả phòng ban, từ ban lãnh đạo công ty đến công nhân viên trong công ty.
75 Thứ ba, các báo cáo dự toán đƣợc hoàn thiện dựa trên cơ sở phân tích
các nhân tố bên trong và bên ngoài có ảnh hƣởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần dƣợc Danapha.
Thứ tƣ, các báo cáo dự toán dự toán đƣợc hoàn thiện trên quan điểm cân đối giữa chi phí và lợi ích của lập dự toán để công tác lập dự toán ít tốn thời gian, công sức nhƣng mang lại hiệu quả cao nhất.
Dự toán sau khi đƣợc hoàn thiện phải có khả năng truyền đạt kế hoạch và mục tiêu kinh doanh của Ban lãnh đạo đến các bộ phận trong đơn vị nhằm đảm bảo huy động đƣợc mọi nguồn lực trong đơn vị tham gia vào việc xây dựng dự toán , nâng cao tinh thần và nhận thức rõ tầm quan trọng của việc lập dự toán đối với mỗi thành viên thực hiện dự toán hay đảm bảo các nguồn lực trong đơn vị đƣợc phân bổ và đƣợc điều phối một cách hợp lý.
Công ty Cổ phần dƣợc Danapha là một doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh dƣợc phẩm, do đó việc lập dự toán là điều cần thiết để chủ động trong công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, dự toán đƣợc tình hình tài chính và lƣờng trƣớc đƣợc các rủi ro có thể xảy ra để có giải pháp đối phó với những rủi ro đó. Tuy nhiên, công tác lập dự toán ở công ty chƣa đánh giá đƣợc năng lực của từng bộ phận, chƣa phát huy hết tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân trong việc thực hiện mục tiêu chung của công ty. Các báo cáo dự toán chƣa phải căn cứ để Ban lãnh đạo công ty đƣa ra các quyết định.
Ngoài ra, khi lập dự toán công ty cần đảm bảo một số nguyên tắc nhƣ sau:
Dự toán cần dựa trên nguyên tắc đảm bảo tính linh hoạt của dự toán. Công tác lập dự toán phải thu hút đƣợc mọi bộ phận, mọi ngƣời cùng tham gia vào việc lập dự toán
76 Công tác lập dự toán cũng phải đảm bảo nguyên tắc thận trọng, không
nóng vội. Để có báo cáo dự toán có tính chính xác và thực tế cao, yêu cầu thông tin phục vụ cho việc lập dự toán phải có tính thực tế và phù hợp.
Dự toán phải đƣợc thực hiện liên tục. Cần phải thƣờng xuyên theo dõi việc thực hiện dự toán, xem xét, so sánh kết quả thực tế đạt đƣợc với các chỉ tiêu dự toán để có điều chỉnh kịp thời làm cho dự toán phản ánh đúng với tình hình thực tế hơn.
3.2. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƢỢC DANAPHA
3.2.1. Hoàn t ện ỳ lập ự toán.
Các báo cáo dự toán dự toán ở công ty đƣợc lập hàng năm. Vì vậy, để các chỉ tiêu trên báo cáo sát với thực tế, cung cấp thông tin chi tiết cho nhà quản trị thì công ty nên lập dự toánchi tiết theo từng quý và sẽ tổng hợp các báo cáo quý thành báo cáo năm tùy theo từng loại báo cáo dự toán.
3.2.2. Hoàn t ện mô hình lập ự toán
Công ty cổ phần dƣợc Danapha đang áp dụng mô hình lập dự toán từ trên xuống. Một trong những hạn chế của mô hình này là không phản ánh đúng tiềm năng thực tế của công ty. Việc lựa chọn mô hình lập dự toán phù hợp sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến công tác lập dự toán và hiệu quả của dự toán trong hoạch định và kiểm soát các hoạt động của Công ty. Với quy mô hoạt động vừa, có sự phân cấp về quản lý, đặc điểm sản xuất kinh doanh của ngành dƣợc và để các báo cáo dự toán phản ánh đúng tiềm lực nhƣng không mất quá nhiều thời gian và chi phí, công ty nên áp dụng mô hình thông tin phản hồi.
Mô hình lập dự toán hoạt động xuất phát từ ngƣời tham gia trong các hoạt động hàng ngày của bộ phận lập dự toán do đó số liệu sẽ chính xác, đáng tin cậy, thực tế hơn và khi các bộ phận lập dự toán cho bộ phận mình sẽ thực
77 hiện công việc một cách chủ động, thoải mái hơn, phát huy hết vai trò trong
việc thực hiện để phấn đấu hoàn thành kế hoạch đề ra
Khi áp dụng theo mô hình này thì tất cả các cấp, các bộ phận, phòng ban liên quan cùng làm việc thiết lập dự toán và phải phối hợp chặt chẽ, kịp thời và thống nhất với nhau trong cả quy trình dự toán.
Vào quý 4 hằng năm, Ban Tổng giám đốc sẽ đƣa ra các chỉ tiêu kinh doanh dựa trên cơ sở chiến lƣợc dài hạn, những kinh nghiệm và số liệu kinh doanh của năm trƣớc, Ban Tổng giám đốc sẽ họp bàn với các trƣởng bộ phận