Phần 1 Mở đầu
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.4. Nội dung quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp
Để tăng cường công tác quản trị NVL cần thực hiện tốt q trình quản trị thơng qua các nội dung công tác quản trị sau:
.
Sơ đồ 2.2. Nội dung quản trị NVL
Nguồn: Phòng quản trị nguyên vật liệu Xây dựng định mức
tiêu hao NVL Lập kế hoạch thu mua, sử
dụng, dự trữ NVL
Phân tắch, đánh giá
Tổ chức ghi chép thực hiện thu mua-NXT kho
Thực hiện thu mua, sử dụng, dự trữ NVL
Chứng từ, tài khoản, sổ sách Thông qua
Công tác quản trị sản xuất nói chung và cơng tác quản trị NVL nói riêng cũng bao gồm đầy đủ các nội dung trong quá trình quản trị từ bước xây dựng định mức tiêu hao NVL, lập kế hoạch mua sắm, xuất dùng, dự trữ, tổ chức thực hiện, ghi chép tình hình nhập xuất tồn đến kiểm tra phân tắch đánh giá và ra quyết định.
2.1.4.1. Tổ chức xây dựng định mức tiêu hao NVL
a. Sự cần thiết xây dựng và quản trị định mức tiêu hao NVL
NVL tồn tại dưới dạng hình thái vật chất cụ thể, đều có thể cân, đong, đo, đếmẦ Xây dựng định mức tiêu hao NVL là xác định đơn vị NVL thắch hợp tham gia vào quá trình sản xuất một đơn vị thành phẩm. Định mức tiêu hao NVL sẽ là một căn cứ quan trọng để đảm bảo việc lập và thực hiện kế hoạch về thu mua, sử dụng, dự trữ vật tư cho sản xuất của doanh nghiệp.
Định mức tiêu dùng NVL là một trong những nhân tố cấu thành của tổ chức lao động khoa học ở doanh nghiệp, để tiết kiệm lao động xã hội.
Mức tiêu dùng NVL còn là thước đo phản ánh chi phắ về vật chất, vậy có thể dùng định mức để hướng dẫn sử dụng, kiểm tra quá trình sử dụng và đánh giá tắnh hợp lý và tiết kiệm trong việc sử dụng NVL trong doanh nghiệp.
Dựa vào định mức tiêu dùng NVL có thể làm căn cứ để tắnh giá thành kế hoạch cho sản phẩm, từ đó có phương hướng nhằm hạ giá thành sản phẩm.
Với sự cần thiết và vai trò của bảng định mức tiêu hao NVL trong công tác thực hành tiết kiệm, giảm giá thành, nâng cao hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệp thì quản trị tốt NVL trong doanh nghiệp cần thiết phải quản trị chặt chẽ ngay từ quá trình xây dựng định mức tiêu hao NVL.
b. Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng NVL
Phương pháp xây dựng định mức tiêu dùng NVL có ý nghĩa quyết định đến chất lượng của các mức đã được xác định. Tuỳ theo từng đặc điểm kinh tế kỹ thuật và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp định mức thắch hợp. Trong thực tế các phương pháp xây dựng định mức được các doanh nghiệp thường sử dụng là.
- Phương pháp định mức theo thống kê báo cáo: Là phương pháp dựa vào những số liệu thực chi NVL để sản xuất sản phẩm trong kỳ báo cáo rồi dùng phương pháp bình quân gia quyền để xác định mức tiêu hao.
kịp thời cho sản xuất, do đó phương pháp này được sử dụng khá phổ biến trong các doanh nghiệp.
+ Nhược điểm: Độ chắnh xác không cao
+ Điều kiện áp dụng: Khi điều kiện sản xuất của kỳ kế hoạch và kỳ báo cáo khơng có những thay đổi lớn.
- Phương pháp thử nghiệm Ờ thắ nghiệm: Thực chất của phương pháp này là dựa vào kết quả thắ nghiệm có thể kết hợp với thực nghiệm sản xuất để xây dựng định mức từng NVL. Tuỳ theo điều kiện, tắnh chất NVL và sản phẩm sản xuất để xác định nội dung và phạm vi, thắ nghiệm có thể được thực hiện trong sản xuất thực nghiệm hoặc trong phòng thắ nghiệm.
+ Ưu điểm: Dễ tiến hành, kết quả rõ ràng, chắnh xác hơn phương pháp thống kê báo cáo.
+ Nhược điểm: Phương pháp này mang tắnh chất cá biệt, các số liệu rút ra qua thắ nghiệm chưa cho phép phân tắch thật khách quan và cụ thể từng nhân tố ảnh hướng đến định mức.
Là việc xác định mức tiêu hao vật tư cho 1 đơn vị sản phẩm trong điều kiện của phòng thắ nghiệm. Phương pháp này sử dụng cho những sản phẩm mới đưa vào sản xuất lần đầu chưa có số liệu thống kê. Trong quá trình sản xuất người ta sẽ sửa đổi điều chỉnh phù hợp với thực tế.
- Phương pháp phân tắch Ờ tắnh toán: Là việc xác định mức tiêu hao vật tư cho 1 đơn vị sản phẩm dựa vào lượng nguyên vât liệu cần để sản xuất 1 đơn vị sản phẩm, lượng hao hụt NVL cho phép và lượng tiêu hao cho sản phẩm hỏng.
+ Ưu điểm: Khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, kết quả chắnh xác và khoa học. Định mức được phân tắch chi tiết, tắnh tốn cụ thể hơn, có căn cứ khoa học hơn và có tắnh đến việc áp dụng các kinh nghiệm sản xuất tiên tiến. Khi sử dụng phương pháp này, mức tiêu dùng NVL luôn nằm trong trạng thái được cải tiến.
+ Nhược điểm: Đòi hỏi một lượng thơng tin tương đối lớn, điều đó có nghĩa là cơng tác thông tin trong doanh nghiệp phải tổ chức tương đối tốt.
- Phương pháp thử nghiệm - sản xuất: Là việc xác định mức tiêu hao vật tư cho 1 đơn vị sản phẩm trong điều kiện thiết kế các biện pháp loại trừ tổn thất và các điều kiện tổn thất cho sử dụng vật tư. Hay chắnh là việc sản xuất thử nghiệm 1 số lượng sản phẩm nhất định, dựa trên lượng NVL thực tế xuất dùng để sản
xuất và số sản phẩm có thể hồn thành trong điều kiện thực tế của doanh nghiệp mà ta xác định lượng NVL tiêu hao cho một đơn vị sản phẩm.
2.1.4.2. Tổ chức lập kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu
Sản xuất là một trong những phân hệ chắnh của doanh nghiệp sản xuất và cung cấp dịch vụ, thu hút 70 Ờ 80% lực lượng lao động của doanh nghiệp. Sản xuất trực tiếp tạo ra hàng hóa và dịch vụ cung cấp cho thụ trường, là nguồn gốc tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp, tạo ra sự tăng trưởng cho nên kinh tế quốc dân và thúc đẩy xã hội phát triển. Cùng với chức năng Marketing và chức năng tài chắnh nó tạo ra Ộcái kiềng doanh nghiệpỢ, mà mỗi chức năng đó là một cái chân.
Hoạch định nhu cầu vật tư là một hoạt động quan trọng trong Ộchân kiềng sản xuấtỢ. Nó là một hoạt động quản lý chuỗi cung ứng, là quá trình nhiều bước được sử dụng để tạo ra những dự báo đáng tin cậy. Hoạch định nhu cầu có hiệu quả giúp cải thiện tắnh chắnh xác của các dự báo doanh thu, điều chỉnh mức hàng tồn kho và tăng lợi nhuận.
Hoạch định là dự báo nhu cầu cho tương lai. Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc dự báo nhu cầu. Làm thế nào để làm ra một dự báo có tắnh chắnh xác cao?
Hoạch định vật tư là phần công việc rất quan trọng trong chuỗi cung ứng. Khi nào thì lên kế hoạch đặt hàng và đặt hàng bao nhiêu? Khi nhu cầu thay đổi, thì phản ứng nhanh như thế nào để đáp ứng với sự biến động đó? Khóa học Ộ Hoạch định nhu cầu vật tư trong sản xuấtỢ sẽ cung cấp cho bạn các kỹ năng, phương pháp trong việc làm kế hoạch dự báo nhu cầu và lập kế hoạch cung cấp hàng hóa. Các giải pháp để ứng với các tình huống trong các cơng tác hoạch định.
2.1.4.3. Tổ chức xây dựng kế hoạch thu mua NVL
Sau khi xây dựng được hệ thống định mức tiêu dùng NVL hợp lý, doanh nghiệp căn cứ vào mức độ và số lượng NVL cần dùng trong kỳ kế hoạch để lập kế hoạch mua sắm NVL.
Lượng NVL sử dụng trong kỳ kế hoạch phải đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất sản phẩm về cả mặt hiện vật và giá trị. Lượng NVL được tắnh toán cụ thể cho từng loại NVL, rồi tổng hợp lại cho toàn doanh nghiệp. Khi tắnh toán phải dựa trên định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch. Tuỳ thuộc từng loại
NVL, từng loại sản phẩm, đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp mà vận dụng phương pháp thắch hợp.
Để xác định lượng NVL cần mua trước hết phải xác định số lượng NVL cần dùng trên cơ sở bảng định mức tiêu hao NVL và mục tiêu, kế hoạch sản xuất trong kỳ.
- Xác định số lượng NVL cần dự trữ cho kỳ sau kỳ kế hoạch: Chắnh là lượng
NVL tồn kho cần thiết được quy định trong kỳ kế hoạch để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục. Căn cứ vào tắnh chất, công dụng, NVL dự trữ được chia làm 3 loại: Dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm, dự trữ theo mùa.
+ Dự trữ thường xuyên: Dùng để đảm bảo NVL cho sản xuất của doanh nghiệp được tiến hành liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của bộ phận cung ứng.
+ Dự trữ bảo hiểm: Là dự trữ nhằm bảo đảm quá trình sản xuất được tiến hành liên tục trong điều kiện cung ứng vật tư không ổn định.
+ Dự trữ theo mùa: Để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục, đặc biệt với các thời gian: Ộgiáp hạtỢ về mặt NVL. Dự trữ theo mùa thường được các doanh nghiệp sử dụng các loại NVL thu hoạch theo mùa.
Muốn xác định được lượng NVL cần dự trữ doanh nghiệp phải căn cứ vào các yếu tố sau:
* Yếu tố quy mô sản xuất của doanh nghiệp
* Yếu tố mức tiêu hao NVL cho một đơn vị sản phẩm * Tình hình tài chắnh của doanh nghiệp
* Tắnh chất sản xuất của doanh nghiệp * Thuộc tắnh tự nhiên của NVL.
2.1.4.4. Tổ chức thực hiện thu mua NVL
Căn cứ vào kế hoạch đề ra, các nhà quản trị sẽ phân cơng bố trắ nhiệm vụ của các phịng ban để tổ chức thực hiện thu mua NVL sao cho đảm bảo đúng tiến độ kế hoạch. Đây là một bước rất quan trọng trong công tác quản trị NVL. Các nhà quản trị sẽ chỉ ra trong quá trình thu mua cần phải làm gì.
Mục đắch của việc quản trị quá trình tổ chức thực hiện kế hoạch mua NVL là giúp cho hoạt động của doanh nghiệp đi đúng hướng, đảm bảo việc thực hiện đúng kế hoạch về tiến độ sản xuất và các mục tiêu đề ra, đồng thời kiểm soát được việc thực hiện các định mức tiêu hao nguyên liệu thơng qua tình hình xuất
dùng sử dụng trong quá trình sản xuất, đảm bảo việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả NVL. Nếu tổ chức tốt hoàn thành kế hoạch thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng tiết kiệm NVL sẽ phản ánh công tác quản trị tốt, chặt chẽ, khoa học đồng thời thể hiện trình độ năng lực của người quản trị biết bố trắ phân công cơng việc.
Các bước tiến hành
- Tìm kiếm nhà cung cấp
Đối với mỗi ngành, doanh nghiệp khác nhau việc tìm kiếm nhà cung ứng có tầm quan trọng khác nhau trong hoạt động quản trị tuy nhiên nó đều quyết định lớn tới hiệu quả sản xuất. Các nhà cung ứng tin cậy, thắch hợp sẽ giúp cho doanh nhiệp giảm chi phắ NVL và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đáp ứng đúng, đủ, kịp thời cho sản xuất của DN và ngược lại. Do đó DN cần tìm kiếm và thu mua từ nhiều nguồn, nhà cung cấp. Nó giúp cho doanh nghiệp giảm sự phụ thuộc, giảm áp lực từ phắa nhà cung cấp, tăng khả năng đàm phán khi ký kết hợp đồng và thực hiện hợp đồng đồng thời giảm rủi do khi có biến động thị trường NVL.
- Ký hợp đồng
Ký hợp đồng là công việc quan trọng trong công tác mua sắm NVL. Hợp đồng phải được ký kết theo đúng quy định của pháp luật. Hợp đồng sau khi ký là một căn cứ pháp lý để quy định trách nhiệm khi có phát sinh tranh chấp.
2.1.4.5. Tổ chức công tác dự trữ, bảo quản nguyên vật liệu của công ty
a) Tổ chức tiếp nhận NVL
Tổ chức việc tiếp nhận NVL là bước chuyển giao trách nhiệm giữa bộ phận mua với bộ phận quản trị NVL trong nội bộ doanh nghiệp. Nó cịn là cơ sở hạch tốn chắnh xác chi phắ lưu thơng và giá cả NVL. Tổ chức tiếp nhận tốt giúp thủ kho nắm chắc số lượng, chất lượng và chủng loại NVL. Phát hiện kịp thời, phân định rõ ràng trách nhiệm trong có rủi ro như: tránh thất thốt, nhầm lẫn, tham ô; tổ chức tiếp nhận NVL phải đảm bảo 2 nhiệm vụ sau:
- Tiếp nhận chắnh xác số lượng, chủng loại, chất lượng NVL theo đúng quy định trong hợp đồng, hoá đơn, phiếu giao hàng, phiếu vận chuyển và thời gian giao hàng.
- Đảm bảo vận chuyển nhanh chóng NVL từ nơi tiếp nhận vào kho tránh hư hỏng, mất mát.
Để thực hiện tốt 2 nhiệm vụ đó khi tiếp nhận phải thưc hiện đầy đủ các thủ tục sau:
+ Khi tiếp nhận NVL phải có đây đủ giấy tờ hợp lệ.
+ Mọi NVL trước khi nhập kho phải được kiểm định lại từ số lượng, chất lượng cũng như chủng loạiẦvà phải có biên bản xác nhận có đầy đủ chữ ký của bên giao và nhận hàng.
b) Tổ chức quản trị NVL lưu kho, bảo quản
Tổ chức quản trị NVL lưu kho, bảo quản: nhằm đảm bảo số lượng và chất lượng NVL trong kho thì cần phải chia ra thành nhiều kho khác nhau. Tuỳ theo tắnh chất lý hoá của NVL mà chia ra các kho sao cho phù hợp.
Người làm công tác quản trị NVL cần phải quan tâm đến hệ thống kho bãi, xác định vị trắ đặt kho cho thắch hợp sao cho việc vận chuyển NVL đến nơi sản xuất là tối ưu đảm bảo cho việc tiết kiệm chi phắ và sẵn sàng cung cấp kịp thời phục vụ sản xuất.
- Nội dung chủ yếu của công tác bảo quản
+ Cán bộ quản trị kho phải có hệ thống sổ sách theo dõi rõ ràng, luôn nắm vững số lượng, chất lượng với từng loại NVL để làm cơ sở cho việc lập kế hoạch mua NVL.
+ NVL sau khi mua về phải bảo quản theo đúng quy định và phù hợp với tắnh chất lý hoá của từng loại NVL.
+ Xây dựng và thực hiện tốt nội quy bảo quản, nhập xuất, an toàn trong bảo quản NVL.
2.1.4.6. Tổ chức xuật dùng nguyên vật liệu trong sản xuất
Tổ chức việc sử dụng NVL là chuyển NVL từ nơi bảo quản, cất giữ hoặc trực tiếp sau khi mua cho các bộ phận sản xuất. Cấp phát NVL tốt góp phần nâng cao năng xuất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm NVL dẫn đến việc hạ giá thành sản phẩm. Không chỉ vậy tổ chức cấp phát NVL còn là điều kiện tốt để thực hiện chế độ trả lương theo sản phẩm và chế độ hạch toán kinh tế trong nội bộ doanh nghiệp.
Hình thức tổ chức cấp phát NVL
- Một là: Cấp phát theo yêu cầu của bộ phận sản xuất: Theo hình thức này, các phân xưởng, các bộ phận sản xuất gửi yêu cầu về nhu cầu NVL cần dùng lên phòng vật tư. Phòng vật tư đối chiếu NVL trong kho và dựa trên hệ thống định mức về NVL từ đó phịng vật tư sẽ cấp phát NVL cho các bộ phận có yêu cầu.
+ Ưu điểm: Đáp ứng kịp thời tiến độ sản xuất đối với từng bộ phận của doanh nghiệp, tránh lãng phắ và hư hỏng không cần thiết.
+ Nhược điểm: Bộ phận cấp phát của kho chỉ biết được yêu cầu của bộ phận sản xuất trong thời gian ngắn, việc cấp phát và kiểm tra tình hình sử dụng gặp nhiều khó khăn, thiếu tắnh kế hoạch và chủ động.
- Hai là: Cấp phát theo tiến độ kế hoạch hay cấp phát theo hạn mức đây là hình thức cấp phát quy định cả số lượng và thời gian nhằm tạo sự chủ động cho cả bộ phận sử dụng và bộ phận cấp phát. Dựa vào khối lượng sản xuất cũng như dựa vào định mức tiêu dùng NVL trong kỳ kế hoạch, kho cấp phát NVL cho các bộ