Phần 1 Mở đầu
2.2. Cơ sở thực tiễn
2.2.1. Kinh nghiệm quản trị NVL của các nước trên thế giới
2.2.1.1. Kinh nghiệm quản trị NVL tại Nhật Bản
Bắt đầu từ những năm 1980, thế giới đã chứng kiến sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế Nhật Bản. Một trong những đóng góp quan trọng vào sự thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản là hệ thống quản lý và KTQT hàng tồn kho. Mặc dù khơng có một bề dày phát triển như ở các nước Anh, Mỹ, nhưng KTQT hàng tồn kho ở Nhật Bản đã có sự vươn dậy mạnh mẽ. Hệ thống KTQT hàng tồn kho trong các doanh nghiệp Nhật Bản thường được xây dựng tách rời với hệ thống kế toán tài chắnh.
Theo kết quả điều tra 500 doanh nghiệp sản xuất của Nhật Bản có niêm yết trên thị trường chứng khốn Tokyo năm 1998, các doanh nghiệp sản xuất Nhật Bản đánh giá hệ thống kế tốn hàng tồn kho có vai trị quan trọng trong việc quản lý chi phắ hàng tồn kho, lập và kiểm soát dự toán cũng như trong việc xác định giá bán sản phẩm cũng như ra các quyết định kinh doanh. Thời kỳ đó, việc lập dự toán tồn kho ở các doanh nghiệp Nhật Bản không được thực hiện đầy đủ. Có khoảng 50% các doanh nghiệp điều tra chỉ lập mỗi dự toán kết quả kinh doanh và kỳ lập dự toán của các doanh nghiệp Nhật Bản là hàng năm và nửa năm, chỉ có 4% các doanh nghiệp lập dự toán theo tháng và quắ.
Nhật Bản là quốc gia áp dụng thành cơng mơ hình quản lý hàng tồn kho kịp lúc (Just in time - JIT) và mơ hình này đóng vai trị quan trọng trong cơng tác KTQT hàng tồn kho. Vào những năm 1970, quy trình sản xuất theo mơ hình JIT mới được hồn thiện và được Toyota Motors áp dụng. Trong công cuộc cơng nghiệp hóa sau Đại chiến Thế giới thứ 2, nước Nhật thực hiện chiến lược nhập khẩu công nghệ nhằm tránh gánh nặng chi phắ cho nghiên cứu và phát triển
chiến lược này là nâng cao chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm. Eiji Toyoda và Taiichi Ohno của Toyota Motor đã phát triển một khái niệm hệ thống sản xuất mới, mà ngày nay được gọi là hệ thống sản xuất Toyota. Nhiều nhà nghiên cứu cho rằng, nước Nhật có được ngày hôm nay xuất phát từ nền tảng sản xuất dựa trên hệ thống tuyệt với đó. Nền tảng của hệ thống sản xuất Toyota dựa trên khả năng duy trì liên tục dịng sản phẩm trong các nhà máy nhằm thắch ứng linh hoạt với các thay đổi của thị trường. Dư thừa tồn kho và lao động được hạn chế tối đa, qua đó tăng năng suất và giảm chi phắ. Bên cạnh đó, mặc dù khả năng giảm thiểu chi phắ hàng tồn kho là yêu cầu hàng đầu của hệ thống, Toyota đã đưa ra 3 mục tiêu phụ nhằm đạt được mục tiêu chắnh yếu đó:
- Kiểm sốt chất lượng: Giúp cho hệ thống thắch ứng hàng tháng hay thậm chắ hàng ngày với sự thay đổi của thị trường về số lượng và độ đa dạng.
- Bảo đảm chất lượng: Đảm bảo mỗi quy trình chỉ tạo ra các đơn vị sản phẩm tốt cho các quy trình tiếp theo.
- Tơn trọng con người: Vì nguồn nhân lực phải chịu nhiều sức ép dưới nỗ lực giảm thiểu chi phắ.
Trong quy trình lắp ráp ơ tơ, các linh kiện phải được các quy trình khác cung cấp đúng lúc với đúng số lượng cần thiết. Từ đó, tồn kho sẽ giảm đáng kể kéo theo việc giảm diện tắch kho hàng. Kết quả là chi phắ cho kho bãi và dự trữ được triệt tiêu, tăng tỷ suất hoàn vốn.
Sau Nhật Bản, phương pháp JIT được 2 chuyên gia TQM (Total Quality Manufacturing) là Deming và Juran phát triển ở Bắc Mỹ. Từ đó, mơ hình JIT lan rộng trên khắp thế giới. JIT là một phương pháp quản lý hàng tồn kho với mục tiêu triệt tiêu tất cả các nguồn gây hao phắ, bao gồm cả tồn kho không cần thiết và phế liệu sản xuất.
Có thể thấy đóng góp của hệ thống KTQT hàng tồn kho vào sự thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản là không thể phủ nhận và một trong những nguyên nhân của sự thành cơng này đó là những nhân viên KTQT có sự hiểu biết sâu sắc về doanh nghiệp của mình. Trước khi là nhân viên KTQT, các nhân viên này phải làm việc trong nhiều lĩnh vực khác của doanh nghiệp, như bộ phận sản xuất, bộ phận marketing, thiết kếẦ Số nhân viên KTQT trong một doanh nghiệp Nhật Bản cũng lớn hơn so với các nước khác. Theo kết quả điều tra, bình qn có 18 nhân viên KTQT trong một doanh nghiệp sản xuất Nhật Bản, cịn chỉ có 9
nhân viên KTQT trong các doanh nghiệp sản xuất Anh và ở các nước khác con số này còn nhỏ hơn rất nhiều.
Ngoài ra, hệ thống KTQT hàng tồn kho trong các doanh nghiệp Nhật Bản tham gia rất chặt chẽ vào quá trình ước tắnh chi phắ cho các sản phẩm mới. Việc ước tắnh chi phắ cho các sản phẩm mới trong các doanh nghiệp Nhật Bản được tiến hành rất sớm, ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Các nhân viên KTQT tham gia chặt chẽ vào việc xác định định mức nguyên vật liệu tiêu hao cho sản phẩm mới cũng như việc phân tắch, đánh giá sự biến động của nguyên vật liệu giữa định mức và thực tế thông qua hệ thống báo cáo phân tắch, cung cấp cho nhà quản trị làm cơ sở ra quyết định và kiểm soát tồn kho.
2.2.1.2. Kinh nghiệm quản trị NVL tại Mỹ
Mỹ là một quốc gia có bề dày phát triển KTQT nguyên vật liệu (NVL) cả về lý luận và thực tiễn. Các doanh nghiệp Mỹ hầu hết đều áp dụng mơ hình kết hợp giữa KTQT và kế toán tài chắnh. Đặc trưng cơ bản của mơ hình này là hệ thống KTQT được tổ chức kết hợp với hệ thống kế toán tài chắnh và được tổ chức thành một hệ thống thống nhất trong cùng một bộ máy kế toán. Cụ thể:
- Về tổ chức bộ máy kế tốn: KTQT chi phắ khơng tổ chức thành một bộ phận kế toán riêng mà được tổ chức chung với kế toán tài chắnh, các bộ phận thực hiện từng phần hành công việc theo chức trách nhiệm vụ được phân công. Các bộ phận này vừa làm nhiệm vụ của kế toán tài chắnh, vừa làm nhiệm vụ của KTQT.
- Về chứng từ kế toán: Kế toán quản trị và kế toán tài chắnh đều sử đụng hệ thống chứng từ gốc duy nhất.
- Về tài khoản kế tốn: Thơng thường kế toán tài chắnh sử dụng các tài khoản tổng hợp còn KTQT hàng tồn kho sử dụng tài khoản phân tắch. Việc ghi chép, phản ánh, xử lý và truyền đạt thông tin từ hệ thống tài khoản này được tắnh đến cả hai mục đắch của kế toán tài chắnh và kế toán quản trị.
- Về báo cáo kế toán: Mỗi bộ phận kế tốn có chức năng thu nhận, cung cấp thơng tin kế toán vừa ở dạng tổng hợp, vừa ở dạng chi tiết theo yêu cầu quản lý. Bộ phận KTQT hàng tồn kho sử dụng báo cáo bộ phận để cung cấp thông tin cho nội bộ doanh nghiệp, bộ phận kế toán tài chắnh sử dụng hệ thống báo cáo tài chắnh để cung cấp thơng tin cho các đối tượng bên ngồi doanh nghiệp.
Để nắm được số lượng dự trữ, các doanh nghiệp Mỹ sử dụng các phiếu kho để ghi chép sự vận động của hàng tồn kho và lượng hàng dự trữ. Trong kế toán
Mỹ, cho phép sử dụng 1 trong 4 phương pháp: nhận diện, bình quân gia quyền, FIFO, LIFO để tắnh giá hàng xuất kho. KTQT hàng tồn kho tại các doanh nghiệp Mỹ đã xây dựng chức năng dự trữ hàng tồn kho phải thực hiện 2 mục tiêu có vẻ trái ngược nhau:
+ Mục tiêu an tồn: Có dự trữ để tránh mọi gián đoạn.
+ Mục tiêu tài chắnh: Giảm đến mức thấp nhất có thể được về mức dự trữ để giảm thiểu chi phắ kho tàng.
Để giải quyết chức năng đó, KTQT hàng tồn kho trong các doanh nghiệp Mỹ phải trả lời 2 câu hỏi: đặt hàng khi nào và số lượng đặt hàng là bao nhiêu?
Có thể thấy là tại Mỹ các doanh nghiệp đang tiếp tục áp dụng các phương pháp kế toán quản lý NVL khác nhau. Lý do của thực tế này là các phương pháp kế tốn NVL khác nhau có bản chất và phạm vi thông tin cung cấp khác nhau. Hơn nữa, việc lựa chọn áp dụng một hệ thống KTQT NVL nào đó là do sức ép bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, với các yếu tố về quá trình sản xuất, mức độ cạnh tranh, mức độ sử dụng công suấtẦ Tuy nhiên, kết quả điều tra cho thấy khơng có sự khác biệt rõ ràng về cơ cấu chi phắ, mức độ phức tạp của quá trình sản xuất giữa các doanh nghiệp Mỹ áp dụng các phương pháp quản lý NVL khác nhau.