3.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công tác hạch toán kế toán tại Công ty đƣợc tổ chức theo hình thức kế toán tập trung. Mọi nghiệp vụ phát sinh đều đƣợc xử lý tại phòng Tài chính- Kế toán. Đứng đầu bộ máy kế toán tại Công ty là Kế toán trƣởng, đây là ngƣời trực tiếp điều hành công tác kế toán, tham mƣu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch tài chính, huy động các nguồn vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. Kế toán tổng hợp là ngƣời tổng hợp sổ sách từ các phần hành để tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo kế toán. Ngoài ra, bộ máy kế toán tại Công ty còn chia thành các phần hành: Kế toán thanh toán; Kế toán tiền lƣơng; Kế toán tiêu thụ, công nợ phải thu; Kế toán vật tƣ, công nợ phải trả; Kế toán thuế, tài sản cố định, thống kê, chứng khoán. Mỗi phần hành đƣợc giao cho một kế toán viên phụ trách, các kế toán viên có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến phần hành của mình phụ trách. Có thể khái quát tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty (Hình 3.2).
Hình 3.2. Tổ chức bộ máy kế toán tại CTCP May Đáp Cầu Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán tiền lƣơng Kế toán tiêu thụ, công nợ phải thu Kế toán vật tƣ, công nợp phải trả Kế toán thuế, TSCĐ, thống kê, chứng khoán
3.1.4.2. Đặc điểm tổ chức sổ kế toán tại Công ty
Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Toàn bộ công tác kế toán đƣợc thực hiện trên máy vi tính (Hình 3.3).
Hằng ngày, từ các chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra, kế toán phân loại chứng từ, sau đó vào sổ kế toán chi tiết đồng thời vào chứng từ ghi sổ. Từ những chứng từ thu chi quỹ tiền mặt, thủ quỹ vào sổ quỹ và cuối ngày chuyển cho phần hành kế toán có liên quan để xử lý.
Cuối tháng, từ sổ kế toán chi tiết của từng đối tƣợng, kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết, từ chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp lập Sổ Cái các tài khoản. Sau đó, kế toán tổng hợp sẽ đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết và Sổ Cái các tài khoản để kiểm tra tính chính xác của số liệu nhập vào.
Cuối quý, căn cứ vào Sổ Cái các tài khoản để lập Bảng cân đối tài khoản. Căn cứ vào bảng cân đối, bảng tổng hợp chi tiết để lập các báo cáo kế toán.
Hình 3.3. Hình thức kế toán tại Công ty Cổ phần May Đáp Cầu
Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi
tiết Chứng từ gốc
Chứng từ - ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Sổ đăng ký chứng từ
ghi sổ
Ghi hàng ngày
Ghi định kỳ hoặc cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
3.1.4.3. Đặc điểm về cơ chế quản lý tài chính của Công ty
Các cá nhân, các bộ phận trong Công ty có trách nhiệm thực hiện đúng cơ chế quản lý tài chính, mọi sự vi phạm đều phải bị xử lý. Cơ chế đề cập đến nhiều vấn đề, trong đó, đặc biệt chú trọng đến các vấn đề liên quan đến việc sử dụng vốn, bảo toàn vốn, kiểm soát chi phí, phân phối lợi nhuận:
- Trong các hoạt động sử dụng vốn đầu tƣ trực tiếp hoặc gián tiếp, mua
sắm tài sản, Giám đốc có quyền quyết định đối với các hoạt động sử dụng dƣới 10% vốn điều lệ; từ 10% đến 50% vốn điều lệ do Hội đồng quản trị quyết định; trên 50% vốn điều lệ do Đại hội đồng cổ đông quyết định.
- Trong hoạt động huy động vốn, Hội đồng quản trị quyết định các hợp đồng vay vốn có giá trị lớn hơn vốn điều lệ của Công ty, các hợp đồng vay vốn khác có giá trị bằng hoặc thấp hơn vốn điều lệ do Giám đốc quyết định.
- Công ty có trách nhiệm bảo toàn vốn bằng các biện pháp nhƣ: Thực hiện
đúng chế độ quản lý, sử dụng vốn, tài sản, phân phối lợi nhuận và chế độ kế toán theo quy định của Nhà nƣớc; Mua bảo hiểm tài sản theo quy định của pháp luật; Trích lập các khoản dự phòng rủi ro sau:
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho với mức dự phòng giảm giá không quá
20% tổng giá trị hàng tồn kho tại thời điểm lập báo cáo.
Dự phòng phải thu khó đòi nếu nợ phải thu quá hạn thanh toán ghi trên
hợp đồng kinh tế hoặc nợ phải thu chƣa đến hạn thanh toán nhƣng khách nợ đã lâm vào tình trạng phá sản. Mức lập dự phòng phải thu khó đòi không quá 20% tổng số dƣ nợ phải thu của Công ty tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm. Trong đó: 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn dƣới 1 năm; 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 đến dƣới 2 năm; 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 đến dƣới 3 năm; Các khoản nợ quá hạn 3 năm trở lên xử lý nhƣ nợ phải thu không có khả năng thu hồi.
Dự phòng các khoản giảm giá chứng khoán đầu tƣ đƣợc trích với mức không quá 20% tổng giá trị chứng khoán đầu tƣ tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm.
Dự phòng về trợ cấp mất việc làm, thôi việc từ 1% đến 3% trên quỹ tiền
lƣơng làm cơ sở đóng bảo hiểm xã hội của Công ty.
- Mọi tổn thất về tài sản của Công ty đều phải đƣợc lập biên bản xác định
quan thì ngƣời gây ra tổn thất phải bồi thƣờng. Đối với tài sản đã mua bảo hiểm, xử lý theo hợp đồng bảo hiểm. Giá trị tài sản tổn thất sau khi đã bù đắp bằng tiền bồi thƣờng, nếu thiếu sẽ đƣợc bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính của Công ty. Khi quỹ dự phòng không đủ bù đắp thì phần thiếu đƣợc hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ; Những trƣờng hợp đặc biệt do thiên tai hoặc do nguyên nhân bất khả kháng gây thiệt hại nghiêm trọng, Giám đốc Công ty lập phƣơng án xử lý trình Hội đồng quản trị quyết định.
- Ban điều hành Công ty phải quản lý chặt chẽ các khoản chi phí để giảm
chi phí và giá thành sản phẩm nhằm tăng lợi nhuận. Muốn thực hiện điều này, Ban điều hành cần phải phân công các phòng chức năng xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các định mức kinh tế- kỹ thuật. Các định mức phải đƣợc phổ biến đến tận ngƣời thực hiện. Trƣờng hợp không thực hiện đƣợc các định mức, làm tăng chi phí phải phân tích rõ nguyên nhân, trách nhiệm để xử lý theo quy định của pháp luật. Các khoản chi tiêu phải có chứng từ hợp pháp, hợp lệ và đƣợc hạch toán vào chi phí theo quy định của pháp luật.
- Lợi nhuận thực hiện của Công ty sau khi nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, phần còn lại sẽ đƣợc chia cổ tức; trích lập các quỹ đầu tƣ phát triển, quỹ khen thƣởng, phúc lợi, quỹ dự phòng tài chính, các quỹ khác theo quy định của pháp luật; trích lập quỹ tiền thƣởng Ban điều hành Công ty.
- Hội đồng quản trị quyết định kế hoạch tài chính của Công ty và thông
qua Đại hội đồng cổ đông hàng năm. Kế hoạch tài chính đƣợc xây dựng căn cứ vào tình hình sản xuất kinh doanh và sự biến động của giá cả thị trƣờng, tỷ giá ngoại tệ, phù hợp với kế hoạch kinh doanh của Công ty.
- Cuối kỳ kế toán (quý, năm), Công ty phải lập báo cáo tài chính bao gồm:
Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính năm của Công ty phải đƣợc kiểm toán bởi một Công ty kiểm toán độc lập.