Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiến về quản lý chi bảo hiểm xã hội
2.1. Cơ sở lý luận về quản lý chi bảo hiểm xã hội
2.1.6. Nội dung quản lý chi bảo hiểm xă hội ở huyện
2.1.6.1. Lập và xét duyệt dự toán chi Bảo hiểm xã hội
Việc lập dự toán chi trả các chế độ BHXH hàng năm thực hiện theo hướng
từng khoản mục, loại đối tượng, mức hưởng, nguồn kinh phí (NSNN và Quỹ
BHXH) và các quỹ thành phần. Dự toán phải kèm theo thuyết minh về sự biến
động tăng, giảm đối tượng hưởng và các nội dung chi khác trong năm (nếu có).
Theo hướng dẫn của BHXH tỉnh, hàng năm BHXH huyện lập dự toán chi
BHXH cho đối tượng hưởng trên địa bàn huyện. Trong năm thực hiện, nếu có
phát sinh chi vượt kế hoạch được duyệt, BHXH huyện phải báo cáo, giải trình để
BHXH tỉnh xem xét, cấp bổ sung kinh phí, đảm bảo chi trả kịp thời cho đối
tượng hưởng (Nguyễn Văn Định, 2003).
Theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam, hàng năm BHXH tỉnh hướng dẫn,
tổ chức xét duyệt và thông báo dự toán kinh phí chi trả các chế độ BHXH cho
BHXH huyện; lập dự toán chi BHXH cho đối tượng hưởng trên địa bàn tỉnh. Dự toán chi BHXH được lập trên cơ sở dự toán chi của BHXH các huyện và số chi
trả trực tiếp tại BHXH tỉnh. Trong năm thực hiện, nếu có phát sinh vượt kế hoạch
được duyệt, BHXH tỉnh phải báo cáo giải trình để BHXH Việt Nam xem xét, cấp
bổ sung kinh phí, đảm bảo chi trả kịp thờicho đối tượng hưởng.
Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, hàng năm BHXH Việt Nam hướng
dẫn, tổ chức xét duyệt và thông báo dự toán kinh phí chi trả các chế độ BHXH
cho BHXH tỉnh; lập dự toán chi BHXH của Ngành.
Việc lập dự toán chi đúng đắn dựa trện các báo cáo về số đối tượng tăng, giảm và có mặt thường xuyên trong kỳ có ý nghĩa quan trọng trong việc bố trí
kinh phí dầy đù, kịp thời cho quá trình chi trả. Bởi vì quỹ BHXH được quản lý
tập trung, thống nhất tại cơ quan BHXH cấp Trung ương, trong thời gian nhàn
rỗi, quỹ BHXH được thực hiện các biện pháp đầu tư. Do đó, để có nguồn kinh
phí thực hiện chi trả, cơ quan BHXH địa phương phải lập dự toán kinh phí chi trả
các chế độ để chuyển lên cơ quan BHXH Trung ương xét duyệt, làm cơ sở cho
việc phân phối các nguồn kinh phí và cấp phát kinh phí (Bảo hiểm xã hội Việt
Nam, 2012).
2.1.6.2. Tổ chức chi trả cho đối tượng hưởng trợ cấp Bảo hiểm xã hội
Đây là bước rất quan trọng vì liên quan trực tiếp đến quyền lợi của NLĐ tham gia BHXH. Tùy thuộc vào điều kiện hoạt động của ngành mà cơ quan BHXH lựa chọn cách thức tổ chức chi trả phù hợp trên từng địa bàn cụ thể sao cho chi phí tiết kiệm nhất nhưng vẫn đảm bảo được chi trả kịp thời, đúng kỳ, đủ số và
an toàn đếntay đối tượng hưởng các chế độ (Bảo hiểm xã hội Việt Nam, 2012).
*Chi trả lương hưu, trợ cấp hàng tháng
Theo Luật Bảo hiểm (2014); Chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng
cho người hưởng do cơ quan BHXH trực tiếp hoặc thông qua ký hợp đồng với
đại lý chi trả xã, ngân hàng cung ứng dịch vụ.
•Quy trình chi trả các chế độ BHXH hàng tháng
Phòng chế độ BHXH tỉnh chuyển danh sách chi trả, thẻ ATM cho BHXH huyện đồng thời chuyển tổng hợp danh sách chi trả lương hưu, trợ cấp BHXH hàng tháng cho phòng KH-TC để cấp tiền chi trả cho BHXH huyện, phiếu truy lĩnh số tiền chưa nhận chế độ BHXH hàng tháng để trực tiếp chi trả
Phòng KH-TC cấp tiền chi BHXH cho BHXH huyện
BHXH huyện chuyển danh sách chi trả, tạm ứng kinh phí cho Đại diện chi trả và ngân hàng
BHXH huyện, đại diện chi trả và ngân hàng chi trả cho người được hưởng
(Nguồn: BHXH Việt Nam (2012), Quyết định số 488/QĐ- BHXH ban hành Quy
định quản lý chi trả các chế độ BHXH)
•Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong tổ chức chi trả
+ BHXH huyện:
Quản lý, theo dõi biến động tăng, giảm của đối tượng hưởng theo phân
cấp trênđịa bàn huyện;
Chi trả trực tiếp cho người hưởng
Tổ chức chi trả thông qua đại diện chi trả xã, ngân hàng: thực hiện tạm
ứng và quyết toán kinh phí với đại diện chi trả xã và ngân hàng.
+ Đại diện chi trả xã: tổ chức chi trả, quản lý đối tượng hưởng theo hợp đồng đã ký.
+ Ngân hàng cung ứng dịch vụ: tổ chức chi trả theo hợp đồng đã ký.
*) Chi trả các chế độ BHXH một lần
• Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong tổ chức chi trả
Các chế độ BHXH một lầnđược cơ quan BHXH chi trả trực tiếp cho đối
tượng hưởngđược phân cấp theo cơ quan BHXH nơi quản lý thu BHXH hoặc do
Theo Quyết định 777/QĐ-BHXH ngày 17/5/2010 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam, từ ngày 01/07/2010, BHXH huyện thực hiện thêm nhiệm vụ
xét duyệt hưởng chế độ trợ cấp BHXH một lần
Quy trình chi trả:
Người lao động nộp hồ sơ đề nghị hưởng trợ cấp BHXH một lần tại BHXH huyện
BHXH huyện báo cáo danh sách xét duyệt BHXH một lần với phòng chế độ - chính sách
Phòng chế độ - chính sách chuyển danh sách (21A-HSB, 21B-SBH, 22-
CBH) cho phòng KH-TC
Phòng KH-TC cấp kinh phí chi cho BHXH huyện
BHXH huyện thực hiện chi trả trợ cấp BHXH một lần cho đối tượng hưởng
Nguồn: BHXH Việt Nam (2012)
*) Chi trả chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức
• Trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong tổ chức chi trả
Theo Luật Bảo hiểm (2014), chế độ ốm đau, thai sản theo quy định được
thực hiện thông qua đơn vị sử dụng lao động. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thanh toán cho người lao động sau khi nhận được chứng từ hợp lệ. Cơ quan BHXH có trách nhiệm để lại kinh phí để người sử dụng lao động thanh toán cho người lao động. Hàng quý đơn vị sử dụng lao động thực hiện quyết toán với
cơ quan BHXH.
• Quy trình chi trả
Người lao động nghỉ việc trước khi sinh con đủ điều kiện hưởng chế độ thai sản nộp hồ sơ trực tiếp tại BHXH huyện thông qua Bộ phận Tiếp nhận và Trả KQTTHC.
Người lao động đang làm việc tại các đơn vị sử dụng lao động khi ốm đau, thai sản, nghỉ DSPHSK nộp hồ sơ theo quy định cho đơn vị sử dụng lao động trong vòng 45 ngày kể từ ngày đi làm trở lại.
Đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm lập danh sách đề nghị giải quyết chế độ ốm đau, thai sản, DSPHSK cho người lao động nộp cơ quan BHXH trong vòng 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ từ người lao động đối với trường hợp ốm đau, thai sản và kể từ ngày người lao động đủ điều kiện nghỉ DSPHSK.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, Bộ phận TN và TKQTTHC chuyển bộ phận Chế độ BHXH xét duyệt. Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc.
Trong vòng 6 ngày làm việc, Bộ phận Chế độ BHXH xét duyệt chuyển Bộ phận Kế toán danh sách đã được duyệt.
Bộ phận Chế độ BHXH huyển Bộ phận TN và TKQTTHC hồ sơ đã được duyệt hoặc hồ sơ sai quy định kèm theo phiếu hướng dẫn bổ sung hồ sơ.
Bộ phận Kế toán thực hiện chi tiền mặt hoặc chuyển tiền qua tài khoản cá nhân cho người lao động theo đề nghị của người lao động.
Hoặc chuyển tiền trợ cấp BHXH cho người lao động thông qua đơn vị sử dụng lao động.
Thời gian cho Bộ phận Kế toán thực hiện nghiệp vụ là: 02 ngày làm việc. Bộ phận TN và TKQTTHC thực hiện vào sổ tiếp nhận, tách hồ sơ trả đơn vị sử dụng lao động và lưu kho theo quy định. Thời gian thực hiện: 01 ngày làm việc.
Hoặc trả hồ sơ cho người lao động đối với trường hợp đề nghị hưởng trợ cấp thai sản trực tiếp.
Sau khi đơn vị sử dụng lao động nhận được tiền trợ cấp BHXH của cơ quan BHXH, thực hiện chi trả cho người lao động. Thời gian thực hiện: 03 ngày làm việc.
2.1.6.3. Lập báo cáo và quyết toán
*Báo cáo và quyết toán
Báo cáo quyết toán phản ánh toàn diện kết quả thực hiện công tác chi trả BHXH ở cơ quan BHXH. Vì vậy sau khi tổ chức chi trả, cơ quan BHXH phải tập hợp chứng từ, lập báo cáo về quá trình tổ chức chi trả, bao gồm: báo cáo về số đối tượng tăng, giảm trong kỳ, báo cáo về số tiền thực hiện chi trả trong kỳ và
báo cáo vè số đối tượng, số tiền chưa chi trả trong kỳ và những vấn đề phát sinh
trong quá trình chi trả... gửi cơ quan BHXH cấp trên tổng hợp và làm căn cứ để
thẩm định quyết toán (Quốc hội, 2014).
- Đối với BHXH huyện
+ Hàng tháng, lập danh sách báo giảm hưởng BHXH, đối tượng chưa
nhận hưởng hưu và trợ cấp BHXH, danh sách không phải trả lương hưu, trợ cấp
+ Hàng quý, lập báo cáo tổng hợp chi trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ
DSPSK, danh sách thu hồi kinh phí chi BHXH, danh sách đối tượng chưa nhận
lương hưu, trợ cấp BHXH một lần và báo cáo quyết toán tài chính gửi BHXH
tỉnh (Quốc hội, 2014).
- Đối với BHXH tỉnh
+ Hàng tháng, lập báo cáo tổng hợp danh sách chi trả lương hưu và trợ cấp theo từng nguồn kinh phí của tháng sau;
+ Hàng quý, lập báo cáo tổng hợp chi trợ cấp ốm đau, thai sản, nghỉ
DSPHSK, danh sách thu hồi kinh phí chí BHXH, báo cáo quyết toán tài chính
gửi lên BHXH Việt Nam.
Cơ quan BHXH cấp trên đánh giá, công nhận kết quả thực hiện nhiệm vụ
chi trả của cơ quan cấp dưới, đồng thời phát hiện những sai sót, gian lận trong quy trình chi trả để kịp thời chấn chỉnh, điều chỉnh quy trình chi trả cho phù hợp
nhằm đạt hiệu quả cao trong công tác chi trả các chế độ BHXH và góp phần đảm
bảoan toàn cho quỹ BHXH.
Công tác xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm được thực
hiện ở tất cả các đơn vị dự toán các cấp trong hệ thống BHXH Việt Nam bao
gồm: Đơn vị dự toán cấp 1 là BHXH Việt Nam; Đơn vị dự toán cấp 2 là BHXH
các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Đơn vị dự toán cấp 3 là các đơn vị
trực thuộc BHXH Việt Nam như văn phòng BHXH Việt Nam, Trung tâm nghiên
cứu khoa học, Báo BHXH, Tạp chí BHXH... và BHXH các quận, huyện, thành
phố, thị xã trực thuộc tỉnh (Quốc hội, 2014).
2.1.6.4. Kiểm tra, giám sát chi BHXH
Đây là nội dung cuối cùng của quản lý chi BHXH. Theo quy định việc
kiểm tra, giám sát chi BHXH được tiến hành theo tháng, quý. Công việc kiểm tra
được thực hiện theo 2 hình thức sau:
Mộtlà kiểm tra đột xuất: Việc kiểm tra này được thực hiện khi có đơn tố cáo, khiếu nại của cá nhân hay tập thể về hành vi giả mạo, khai man để trục lợi hưởng các chế độ BHXH hoặc do phát hiện có sự sai lệch, làm giả hồ sơ, BHXH tỉnh thành lập đoàn kiểm tra và tiến hành công tác thanh tra, kiểm tra theo luật định.
Hai là kiểm tra theo định kỳ: BHXH tỉnh thành lập đoàn kiểm tra và lên
huyện theo tháng, quý. Khi kiểm tra thì BHXH tỉnh sẽ phối kết hợp với BHXH huyện nơi đến kiểm tra để đạt hiệu quả tốt nhất.
Công tác kiểm tra là nhiệm vụ hết sức quan trọng vì qua đó phát hiện, uốn nắn kịp thời những sai sót trong quản lý chi BHXH (Quốc hội, 2014).
2.1.6.5. Giải quyết khiếu nại, tố cáo
Theo Quyết định số 3592/QĐ-BHXH ngày 27 tháng 12 năm 2006 của
Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định đối tượng kiểm tra gồm: Các đơn vị thuộc
sự quản lý của BHXH Việt Nam, đơn vị sử dụng, quản lý người tham gia BHXH,
BHYT, cơ sở khám chữa bệnh có ký hợp đồng khám chữa bệnh BHYT với cơ quan BHXH, cá nhân tham gia và thụ hưởng các chế độ BHXH, BHYT.
Thẩm quyền giải quyết khiếu nại về BHXH được quy định: Giám đốc
BHXH huyện, Giám đốc BHXH tỉnh, Tổng Giám đốc BXHH VN có thẩm quyền
giải quyết khiếu nại lần đầu đối với quyết định, hành vi về BHXH của mình, của
cán bộ công chức do mình quản lý trực tiếp. Trường hợp khiếu nại của cán bộ công chức, người lao động trong hệ thống BHXH Việt Nam sau khi có quyết
định giải quyết khiếu nại lần đầu của Giám đốc BHXH tỉnh mà còn khiếu nại thì
do Tổng Giám đốc BHXH VN giải quyết. Cơ quan quản lý nhà nước về lao động
cấp huyện có thẩm quyền giải quyết khiếu nại trong trường hợp người có quyết
định, hành vi về BHXH bị khiếu nại không còn tồn tại (Bảo hiểm xã hội Việt
Nam, 2006).