4.1.1. Đặc điểm các quan hệ thanh toán tại Công ty
4.1.1.1. Quy trình thanh toán tại Công ty
Công ty có ba hình thức thanh toán đang áp dụng đó là thanh toán với nhà cung cấp còn thanh toán với nhà nước cụ thể là thanh toán thuế và thanh toán nội bộ cụ thể là thanh toán lương.
*) Thanh toán với nhà cung cấp
Hiện tại với hình thức thanh toán với nhà cung cấp ở Công ty TNHH Thanh Sơn được thể hiện qua hai hình thức mua hàng. Hình thức thứ nhất là mua hàng trả tiền sau. Hình thức này chỉ được áp dụng khi giữa bên mua và bên bán đã ký kết hợp đồng kinh tế từ trước, số lượng giao dịch lớn và xảy ra thường xuyên. Hình thức thứ hai là mua hàng phải trả trước. Hình thức này thường được áp dụng đối với các trường hợp: mua hàng tại thời điểm hợp đồng kinh tế vì một lý do nào đó mà chưa kịp thời được ký kết, ví dụ như trường hợp người có quyền hạn hoặc được ủy quyền ký kết các hợp đồng kinh tế đi vắng,..v..v.. Hoặc cũng được áp dụng khi người bán không cho mua nợ buộc nhân viên lúc đi mua hàng phải ứng trước tiền tại Phòng Kế toán, hoặc đây là điều kiện để giao dịch giữa bên mua và bên bán được diễn ra. Chính vì có hai hình thức mua hàng như vậy nên các hoạt động trong thanh toán tại Công ty cũng có những thủ tục để phù hợp cho từng hình thức mua hàng. Bên cạnh đó, ở Phòng Kế toán của Công ty nhiệm vụ kế toán thanh toán và kế toán ngân hàng đều do một người phụ trách nên từ đây sẽ gọi chung là kế toán tiền để dễ theo dõi và hình dung.
Hình thức mua hàng trả sau:
Hoạt động mua hàng trả sau có rủi ro là thanh toán chậm tiến độ dẫn tới bị phạt, hàng mua trước không đạt chất lượng hoặc thanh toán không đầy đủ. Hình thức này gồm các khâu:
- Hoạt động đặt hàng.
Khi có yêu cầu cần mua hàng, thủ kho tại mỗi cơ sở sẽ lập phiếu yêu cầu mua vật tư hàng hóa thành 2 liên. Một liên lưu tại kho, một liên gửi đến phòng kinh doanh của Công ty. Tại Phòng Kinh doanh, khi nhận được phiếu yêu cầu
mua vật tư, hàng hóa sẽ tiến hành kiểm tra xem lượng hàng yêu cầu trong phiếu yêu cầu có phù hợp với nhu cầu sử dụng thực tế hay không. Sau đó, dựa vào phiếu yêu cầu mua hàng đã được xét duyệt và tập tin nhà cung cấp Phòng kinh doanh sẽ lập một mẫu đơn đặt hàng gửi qua cho nhà cung cấp bằng fax. Về phía nhà cung cấp, sau khi xác nhận đơn đặt hàng của Công ty sẽ thông báo lại bằng fax hoặc điện thoại.
- Hoạt động nhận và bảo quản hàng hóa.
Hàng sẽ được nhà cung cấp giao trực tiếp đến kho. Lúc này, sẽ có nhân viên của Phòng Kinh doanh cử về kho cùng với thủ kho tiến hành nhận hàng trên cơ sở đã đối chiếu thông tin trên phiếu yêu cầu vật tư với phiếu giao hàng của nhà cung cấp và ký xác nhận vào phiếu giao hàng. Sau đó phiếu giao hàng đã đươc xác nhận và hóa đơn GTGT sẽ được gửi về Phòng Kinh doanh ở trụ sở làm việc của Công ty. Trong quá trình nhập kho hàng hóa, nếu phát sinh thêm chi phí vận chuyển và bốc xếp hàng hóa mà phía Công ty phải chịu thì nhân viên của Phòng Kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm xử lý các nghiệp vụ đó và đưa các chứng từ ghi nhận chi phí phát sinh về Phòng Kinh doanh.
- Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ.
Khi hóa đơn giá trị gia tăng và phiếu giao hàng về đến Phòng Kinh doanh thì nhân viên của phòng sẽ tiến hành đối chiếu hóa đơn và đơn đặt hàng đã được nhà cung cấp xác nhận bán hàng trước đó. Sau khi đối chiếu xong, cả hai chứng từ này được chuyển sang cho kế toán công nợ để nhập liệu, cập nhật vào dữ liệu hàng tồn kho, nợ phải trả người bán và in phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho thông thường sẽ được lập làm 3 liên: liên gốc sẽ được gửi cho kế toán hàng tồn kho, liên thanh toán sẽ đươc gửi kèm theo phiếu yêu cầu vật tư, đơn đặt hàng và phiếu giao hàng (các chứng từ này sau này gọi chung là bộ chứng từ thanh toán) cho kế toán tiền và liên lưu sẽ được lưu tại kế toán công nợ. Tùy theo yêu cầu của từng loại hàng hóa lúc về kho cần chuyển ngay đến các đại lý hay các khách hàng đã đặt hàng trước đó mà Công ty phải thuê xe vận chuyển hay nhân công bốc xếp mà ngoài 3 liên trên, kế toán công nợ sẽ in thêm 2 liên nữa là liên vận chuyển và liên bốc xếp. 2 liên này sẽ được gửi đến Phòng Kinh doanh, cụ thể gửi cho nhân viên đi nhận hàng. Các liên này sẽ là căn cứ giúp nhân viên nhận hàng xác định được giá trị chi phí vận chuyển, bốc xếp trong trường hợp hai loại chi phí này không có hóa đơn đầu vào chứng minh tính có thật để yêu cầu thanh toán. Và các
chi phí này sẽ được Công ty tổng hợp thành bảng thanh toán bốc xếp hàng hóa vào mỗi tháng.
- Hoạt động thanh toán.
Đến hạn thanh toán, kế toán tiền sẽ tiến hành lập ủy nhiệm chi làm 2 liên. Cả hai liên sau khi được Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt sẽ được đem đến ngân hàng để chuyển tiền và lấy xác nhận của ngân hàng. Sau khi chuyển tiền và lấy xác nhận của ngân hàng xong, 1 liên của ủy nhiệm chi sẽ giao cho ngân hàng, liên còn lại sẽ được lưu tại kế toán tiền cùng với bộ chứng từ thanh toán đã nhận trước đó. Đồng thời, kế toán tiền sẽ tiến hành nhập liệu và cập nhật vào tập tin, dữ liệu nợ phải trả người bán và dữ liệu tiền gửi.
Hình thức mua hàng trả trước:
Rủi ro tiềm tàng: Hàng được giao không đúng với số lượng, chất lượng như đã ký trong hợp đồng, hàng giao trễ hơn so với quy định trong hợp đồng, làm ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của Công ty.
Đối với hình thức mua hàng này thì các hoạt động được diễn ra tương đối giống với hình thức mua hàng trả sau, chỉ thêm một vài thủ tục ở hoạt động đặt hàng và hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ, cụ thể như sau.
Thứ nhất, ở hoạt động đặt hàng, sau khi đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp nhận, nhân viên Phòng Kinh doanh sẽ lập giấy đề nghị tạm ứng với chữ ký của phụ trách bộ phận Kinh doanh (thường là Trưởng phòng). Sau đó, đem vào Phòng Kế toán để xin xét duyệt của Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc rồi đưa qua cho kế toán tiền làm căn cứ để kế toán tiền lập phiếu chi hay ủy nhiệm chi trả trước tiền hàng cho nhà cung cấp. Nếu lập ủy nhiệm chi thì các thủ tục sẽ được tiến hàng giống như hình thức mua hàng trả tiền sau. Còn nếu lập phiếu chi thì phiếu chi sẽ được lập làm 2 liên, 2 liên này sau khi được Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền ký phê duyệt sẽ được chuyển qua cho thu quỹ làm căn cứ chi tiền và ký xác nhận. Sau khi chi tiền và người nhận tiền ký xác nhận vào 2 liên phiếu chi, thủ quỹ sẽ thông báo cho kế toán thanh toán biết việc chi tiền đã hoàn thành. Lúc này, kế toán tiền sẽ tiến hành nhập liệu và cập nhật các tập tin liên quan. 2 liên của phiếu chi sau khi có đầy đủ các chữ ký sẽ được lưu tạm th ời ở thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào phiếu chi để ghi sổ quỹ nghiệp vụ chi tiền phát sinh. Cuối tháng, thủ quỹ sẽ lập một bảng kê các phiếu chi đã thực hiên trong tháng để giao lại toàn bộ phiếu chi cho kế toán tiền. Kế
toán tiền sẽ đến kiểm tra thông tin trên phiếu chi với bảng kê do thủ quỹ lập đã khớp đúng hay chưa. Sau đó, kế toán tiền ký xác nhận vào bảng kê và nhận lại cả 2 liên toàn bộ số phiếu chi trong tháng đã thực hiện về lưu trữ.
Thứ hai, ở hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ. Khi nhận được hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài các công việc phải thực hiện ở hình thức mua hàng trả tiền sau thì Phòng Kinh doanh phải lập thêm một bảng kê thanh toán tiền tạm ứng với đầy đủ chữ ký của Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, Người thanh toán và Kế toán tiền. Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng sau khi có đầy đủ chữ ký xác nhận sẽ được chuyển đến kế toán công nợ để làm căn cứ ghi giảm nợ phải trả nhà cung cấp và sau đó được lưu trữ tại đây. Nếu số tiền hàng trả trước vẫn còn thiếu thì kế toán công nợ sẽ phô – tô thêm một bảng kê thanh toán tiền tạm ứng rồi giữ bản phô – tô này và chuyển cho kế toán tiền bản gốc để làm căn cứ cùng với bộ chứng từ thanh toán như ở hình thức mua hàng trả sau để thực hiện các thủ tục thanh toán cho số tiền còn lại. Các thủ tục thanh toán cũng được tiến hành như hình thức mua hàng trả sau.
*) Thanh toán lương
Tính lương là giai đoạn kế toán tiền lương căn cứ vào số công, kết quả lao động, chế độ thưởng phạt, cấp bậc, … để tính ra số tiền lương mà công nhân viên được hưởng trong tháng.
Quy trình này đòi hỏi có sự kết hợp của bộ phận chấm công, tổ trưởng sản xuất, và kế toán tiền lương.
Mục tiêu chung của quy trình là tiền lương của công nhân viên luôn được tính toán đầy đủ, chính xác và kịp thời. Để đạt được mục tiêu chung đó thì cần đạt được các mục tiêu cụ thể sau:
- Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và
kịp thời
- Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về
chấm công của công ty.
- Tiền lương công ty được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời
trên cơ sở chấm công.
Quy trình thanh toán lương được thực hiện sau quy trình tính lương, quy trình này do thủ quỹ thực hiện,
Mục tiêu của quy trình:
- Trả lương đúng thời gian quy định
- Trả lương đúng người
- Trả lương đúng số tiền lương của từng người
*) Thanh toán với nhà nước
Các khoản thanh toán với nhà nước của Công ty được thực hiện căn cứ vào các khoản thuế phát sinh trong kỳ, trong quý và theo các đơn đặt hàng nhập khẩu có phát sinh thuế nhập khẩu và thuế GTGT của hàng nhập khẩu. Theo thời điểm công bố với Thuế, Công ty xác định các khoản thuế cố định hàng năm như thuế môn bài, hàng quý có thuế TNCN tạm tính, thuế TNDN tạm tính, hàng tháng phát sinh các khoản thuế GTGT của hàng bán ra và đầu vào, đến thời điểm chốt BCTC là 31/3 hàng năm, kế toán xác định số tiền thuế TNCN và số thuế TNDN cần phải nộp trong năm. Kế toán thuế xác nhận số tiền thuế chi tiết của từng khoản mục, cấn trừ trên phần mềm để xác định số thuế còn phải phải nộp. Sau đó báo cáo số liệu và số tiền thuế phải nộp với kế toán trưởng. Sau khi kiểm tra xác nhận, kế toán trưởng thông qua giám đốc, rồi căn cứ theo thời gian đến hạn, kế toán ngân hàng sẽ chuyển số tiền thuế chi tiết theo từng đầu tài khoản cần phải nộp vào tài khoản kho bạc nhà nước theo đúng thời hạn.
4.1.1.2. Tổ chức công tác thanh toán tại Công ty
Công việc thanh toán chủ yếu do bộ phận kế toán thực hiện có sự kết hợp với một số bộ phận nghiệp vụ liên quan. Các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước và người lao động được thực hiện dựa trên các quy định của Nhà nước, quy định của doanh nghiệp.
Các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp, tùy thuộc vào các quan hệ mua hàng, Công ty thực hiện theo hợp đồng, cho từng đối tượng cụ thể.
a)Thanh toán với nhà cung cấp
Để có cái nhìn trực quan, cụ thể hơn về các chứng từ, sổ sách mà Công ty sử dụng, chúng ta sẽ cùng quan sát một ví dụ xuyên suốt cho tất cả các hoạt động của chu trình mua hàng – thanh toán trong thực tế đối với nhà cung cấp tại Công ty dưới đây.
Vào ngày 27/2/2018, thủ kho tại xưởng Nam Định Gỗ là Bà Ngô Thị Hương sau khi kiểm tra số dư tồn kho vật liệu và yêu cầu đặt mua của khách hàng đã tiến hành lập 2 liên phiếu yêu cầu vật tư, hàng hóa có mẫu như sau:
CÔNG TY TNHH THANH SƠN
Khu công nghiệp La Xuyên , Yên Ninh , Ý Yên , Nam Định
PHIẾU YÊU CẦU VẬT TƯ, HÀNG HÓA
Kính gửi: TP Kinh Doanh – Cty TNHH Thanh Sơn
1. Người yêu cầu :Ngô Thị Hương
2. Mục đích TT TÊN VẬT TƯ, QUY CÁCH ĐVT SỐ LƯỢNG TỒN KHO NGÀY CẦN GHI CHÚ 1 Gỗ mun M3 5 2 2 Gỗ gụ // 20 10 3 Gỗ gõ đỏ // 50 0 4 Gõ hương lào // 10 0 5 Gỗ hương đá // 50 0 6 Gỗ hương xám // 50 0 7 Gỗ cẩm Việt Nam // 10 0 8 Gỗ dâu // 30 0 Ngày 27 tháng 02 năm 2018 Nhận yêu cầu (đã ký) Duyệt (đã ký) Kế toán (đã ký)
Đơn vị yêu cầu
(đã ký) Sau khi liên 2 của phiếu yêu cầu vật tư được gửi đến Phòng Kinh doanh, Phòng sẽ kiểm tra sự phù hợp của số lượng đặt mua với nhu cầu sử dụng thực tế để lập 1 liên đơn đặt hàng có mẫu như sau:
ĐƠN ĐẶT HÀNG
Kính gửi: CÔNG TY TNHH THANH PHÚ
Đơn vị đặt hàng: CÔNG TY TNHH THANH SƠN
Địa chỉ : Khu công nghiệp La Xuyên – Yên Ninh –Ý Yên- Nam Định Điện thoại: (0228).3826868
Công ty chúng tôi kính gửi đến Quý Công ty đơn đặt hàng cụ thể như sau:
TT Tên hàng ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi chú M3 1 Gỗ mun M3 5 150.000.000 750.000.000
2 Gỗ gụ // 20 40.000.000 800.000.000 Hàng giao tại Nam Định
3 Gỗ gõ đỏ // 50 20.000.000 1.000.000.000 Gỗ Thanh Sơn
4 Gỗ hương lào // 10 80.000.000 800.000.000 C Hương nhận hàng
5 Gỗ hương đá // 50 15.000.000 750.000.000
6 Gỗ hương xám // 50 15.000.000 750.000.000
7 Gỗ cẩm Việt Nam // 10 100.000.000 1.000.000.000
8 Gỗ dâu // 30 15.000.000 450.000.000
9 TỔNG CỘNG 225 6.300.000.000
Đơn giá trên chưa bao gồm thuế GTGT. Hàng giao tại kho bên mua Kính đề nghị Quý Công ty xác nhận và fax lại cho chúng tôi thời gian giao hàng
Nam Định, ngày 27 tháng 2 năm 2018
XÁC NHẬN CỦA BÊN BÁN NGƯỜI
ĐẶT HÀNG
(đã ký) (đã ký)
Vào ngày 4 tháng 3 năm 2018, lô hàng đã được giao đến kho Công ty là kho Nam Định Gỗ, lúc này người giao hàng sẽ giao cho thủ kho phiếu giao hàng để ký xác nhận đã giao hàng, phiếu giao hàng này có mẫu như sau:
CÔNG TY TNHH THANH PHÚ Quyển số:... Phiếu số:... Ngày:4/3/2018... 0016527 PHIẾU GIAO HÀNG Liên 2: Giao khách hàng Khách hàng: Công ty TNHH Thanh Sơn
Nơi giao đến: tại kho Nam Định Gỗ Người liên hệ để giao hàng:...
Xuất tại kho: Công ty Số điện thoại:... Stt Hàng hóa Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền Thời hạn thanh toán Ghi chú 1 Gỗ mun M3 5 2 Gỗ gụ // 20 3 Gỗ gõ đỏ // 50 4 Gỗ hương lào // 10 5 Gỗ hương dá // 50 6 Gỗ hương xám // 50 7 Gỗ cẩm Việt Nam // 10 8 Gỗ dâu // 30 Tổng cộng: Trả trước: Còn lại: Còn lại (Bằng chữ):
Kính đề nghị quý khách hàng kiểm đủ hàng & thông tin ghi trên trước khi ký nhận!