Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn
4.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại công ty thanh sơn
4.2.1. Các quy định của Công ty liên quan đến hoạt động thanh toán
4.2.1.1. Quy định trong hoạt động thanh toán với người bán Quy định về hàng:
Căn cứ trên kế hoạch sản xuất năm, lượng vật tư tồn kho, định mức vật tư, Phòng Kế hoạch xác định nhu cầu sử dụng vật tư, lập kế hoạch mua vật tư trong năm. Căn cứ vào kế hoạch vật tư năm, Trưởng Phòng Vật tư lập kế hoạch mua vật tư theo tháng trình lên Phó Tổng giám đốc Kỹ Thuật rà soát.
Phân quyền xét duyệt mua hàng: Tổng giám đốc phê duyệt kế hoạch mua vật tư theo năm và cho từng quý; Phó Tổng giám đốc Kỹ thuật Phê duyệt kế hoạch mua vật tư cho từng tháng.
Chủ trương mua hàng là kế hoạch mua hàng được Phòng Vật tư căn cứ vào tờ trình vật tư mà các đơn vị sản xuất gửi lên thông qua Phòng KT&ĐHSX xem xét các yếu tố số lượng, chủng loại, xuất xứ… trình lên Tổng giám đốc để được phê duyệt việc có thực hiện theo kế hoạch mà Phòng Vật tư đã lập hay không. Bởi vì đặc thù của các vật tư là nguyên vật liệu cho sản xuất không chỉ mua để dùng trong một thời gian ngắn mà nó còn phải có kế hoạch mua để dự trữ cho nhiều tháng nên việc mua như thế nào, số lượng bao nhiêu, đủ để dự trữ
trong bao nhiêu háng, mua của nhà cung cấp nào có lợi về giá trong tương lai nhưng vẫn phải đảm b ảo các loại vật tư không bị lỗi thời, hư hỏng là rất quan trọng. Tai công ty việc phê duyệt chủ trương mua hàng do Tổng giảm đốc thực hiện đối với đa số các lo ại vật tư kể cả các vật tư mua bằng đơn đặt hàng như các vật tư sữa chữa thường xuyên, vật tư là phụ tùng.
- Lập đơn đặt hàng: sau khi đã được Tổng giám đốc công ty phê duyệt
việc lựachọn nhà cung cấp, công việc lập đơn đặt hàng sẽ được nhân viên Phòng
Vât tư soạn thảo với chữ kí của trường Phòng Vật tư và phải được Tổng giám
đốc phê duyệt, sau đó mới gửi đến nhà cung cấp xác lập việc mua hàng.
- Ký hợp đồng kinh tế: việc soản thảo hợp đồng kinh tế và thương thảo
các điều khoản mua bán các vặt tư chủ lực và các vật tư có lượng dự phòng lớn
được thực hiện bởi phòng Vặt tư sau khi đã được Tổng giám đốc phê duyệt việc chọn lựa nhà cung cấp. Hợp đồng kinh tế được lập thành 4 bản, mỗi bên giữ 2
bản với chữ ký của người đại diện theo pháp luật của bên mua và bên bán. Đối
với Công ty, người đại diện theo pháp luật là Tổng giám đốc công ty. Đối với các nhà cung cấp trong nước, hợp đồng phải được ký trực tiếp.
Công tác nhận và bảo quản hàng hóa:
Thủ kho kết hợp với Phòng Vật tư và hội đồng nghiệm thu tiến hành nghiệm thu và nhập vật tư, đồng thời kiểm tra về số lượng, chủng loại vật tư nhập. Cụ thể:
- Đối với những vật tư do Phòng Vật tư trực tiế p thực hiện việc thu mua.
(1) Căn cứ để nghiệm thu:
+ Quy cách, chủng loại, tiêu chuẩ kỹ thuật theo hợp đồng kinh tế, đơn đặt
hàng hoặc phiếu yêu cầu vật tư.
+ Số lượng, chất lượng, giá ả đã được phê duyệt.
(2) Hội đồng nghiệ m thu: bao gồm 5 thành phần : Trưởng Phòng
KT&ĐHSX (trưởng ban nghiệ m t u); đại diện Phòng Vật tư; Thủ kho vật tư của đơn vị sử dụng; đại diện bảo vệ công ty; đại diện nhà cung ứng.
- Đối với những vật tư do Phòng Vật tư trực tiếp thực hiện việc thu mua.
(1) Căn cứ để nghiệm thu:
+ Quy cách, chủng loại, tiêu chuẩn kỹ thuật theo đơn đặt hàng hoặc phiếu
+ Bảng báo giá đã được Phòng Kế hoạch kiểm tra giá.
(2) Hội đồng nghiệm thu bao gồm 5 thành phần: Trưởng Phòng
KT&ĐHSX (trưởng ban nghiệm thu); đại diện lãnh đạo đơn vị; đại diện Phòng Kế hoạch; Thủ kho vật tư của đơn vị sử dụng; đại diện bảo vệ công ty.
- Xử lý trong quá trình nghiệm thu
Trường hợp vật tư không đáp ứng các yêu cầu của hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng của công ty hoặc yêu cầu của đơn vị, trưởng ban nghiệm thu căn cứ vào kết luận của Hội đồng nghiệm thu báo cáo xin ý kiến Tổng giám đốc công ty xử lý và báo cáo ông trưởng điều hành hệ thông chất lượng của công ty biết để theo dõi.
Công tác chấp nhận hóa đơn và theo dõi nợ phải trả:
Trong công tác chấp nhận hóa đơn và theo dõi nợ phải trả có một số quy định sau:
(1) Đối với các vật tư do đơn vị trực tiếp thực hiện việc thu mua thì sau
khi nghiệm thu xong đạt yêu cầu chuyển vào kho của đơn vị mình và phải gửi ngay thủ tục về phòng kế toán để làm phiếu nhập kho chậm nhất là một ngày sau khi hàng đã nhập vào kho. Phòng kế toán nhận hóa đơn và những giấy tờ liên quan tiến hành theo dõi các khoản nợ phải trả theo từng đối tượng
(2) Đối với các vật tư do Phòng Vật tư trực tiếp thực hiện việc thu mua
thì sau khi nghiệm thu xong đạt yêu cầu chuyển vào kho vật tư của công ty và thủ kho vật tư phải gửi ngay thủ tục về phòng kế toán để làm phiếu nhập chậm nhất là 1 ngày sau khi hàng đã nhập vào kho.Phòng kế toán nhận hóa đơn và những giấy tờ liên quan tiến hành theo dõi các khoản nợ phải trả theo từng đối tượng
(3) Bộ phận nghiệm vụ của các đơn vị phải mở sổ kho theo dõi chi tiết
chủng loại, số lượng, giá cả cho từng loại vật tư để quản lỹ chặt chẽ chi tiết theo từng công nợ.
Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp:
Có một số quy định kiểm soát như sau:
- Các đơn vị sản xuất chịu trách nhiệm làm thủ tục thanh toán mọi vật tư
mà đơn vị mình trực tiếp thực hiện việc thu mua.
- Nếu Phòng Vật tư trực tiếp thực hiện việc thu mua vật tư thì các thủ tục
Qúa trình mua hàng, nhập kho,theo dõi và trả tiền là một chu trình trong đó khối lượng các công việc, nghiệp vụ kinh tế phát sinh khá lớn tuy nhiên trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp và liên hệ thực tế tại công ty thì chu trình này có thể khái quát qua những giai đoạn chủ yếu theo sơ đồ 4.1 sau:
Sơ đồ 4.1. Khái quát chu trình thanh toán tại công ty
Ngày 29 tháng 04 năm 2014, Chủ tịch Công ty ban hành quyết định số 97/QĐ-CTN ban hành quy chế quản lý nợ của Công ty và ngày 09 tháng 05 năm 2014, ban hành Quyết định số 102/QĐ-CTN sữa đổi một số điều của Quy Chế quản lý nợ của Công ty với nội dung như sau:
- Quy chế quy định trách nhiệm của tập thể, Chủ tịch công ty, Giám Đốc, Kế Toán Trưởng, cá nhân khác có liên quan trong việc theo dỏi, thu hồi, thanh toán các khoản nợ, đối chiếu xác nhận, phân loại nợ, đôn đốc thu hồi và chủ động xử lý nợ tồn đọng theo qui định.
- Mở sổ theo dỏi đầy đủ các khoản nợ phải trả. Ngoài ra công ty phải đảm bảo hệ số nợ phải trả trên vốn chủ sở hữu theo qui định, xây dựng kế hoạch trả nợ và đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ.
Các chứng từ được sử dụng trong chu trình thanh toán của Công ty một phần là do người bán cung cấp cho Công ty trong quá trình bán hàng, một phần do phòng kinh doanh và phòng kế toán của Công ty lập. Cụ thể như sau:
- Phiếu yêu cầu mua vật tư, hàng hóa: do thủ kho lập, ghi rõ loại mặt hàng, số lượng cần mua, số lượng tồn kho hiện tại, ghi chú về từng loại hàng nếu cần thiết.
Đặt hàng
Nhận và bảo quản hàng
Chấp nhận hóa đơn và theo dõi nợ phải trả Thanh toán với nhà cung cấp
- Đơn đặt hàng: do Phòng Kinh doanh lập, ghi rõ chủng loại mặt hàng, số lượng cần mua, giá cả từng loại hàng, nơi giao hàng và người có trách nhiệm nhận hàng. Đây là một chứng từ quan trọng trong giai đoạn đầu tiên của công tác đối chiếu thông tin giữa người bán và Công ty.
- Hợp đồng kinh tế: thể hiện những thỏa thuận giữa nhà cung cấp và Công ty về những điều kiện liên quan đến việc mua bán hàng hóa.
- Phiếu giao hàng: do người bán lập và cung cấp cho Công ty khi đi giao hàng.
- Hóa đơn GTGT: do người bán lập và cung cấp cho Công ty. Đây là
chứng từ làm cơ sở ghi nhận nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh. - Phiếu nhập kho: do Phòng Kế toán của Công ty lập, ghi nhận số lượng và chủng loại hàng thực nhập.
- Giấy đề nghị tạm ứng: do Phòng Kinh doanh của Công ty lập, ghi rõ
yêu cầu ứng trước trả tiền mua hàng. Chứng từ này được sử dụng trong các nghiệp vụ mua hàng theo yêu cầu phải trả trước tiền hà g cho người bán hoặc đối với những người bán chưa lập kịp hợp đồng kinh tế .
- Phiếu chi: do Phòng Kế toán của Công ty lập, xác nhận khoản tiền mặt đã chi cho người bán hàng hóa oặc cung cấp dịch vụ. Chứng từ này được sử dụng đối với những giao dịch có giá trị tiền hàng dưới 20 triệu đồng.
- Ủy nhiệm chi: do Phòng Kế toán lập, xác nhận khoản tiền gửi ngân hàng đã chuyển cho người bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Chứng từ này được sử dụng đối với những giao dịch có giá trị tiền từ 20 triệu đồng trở lên.
- Bảng kê thanh toán tiền tạm ứng: do Phòng Kinh doanh lập, được sử
dụng khi Phòng Kinh doanh có ứng trước tiền mua hàng hóa dịch vụ. Hiệu số giữa số tiền đã chi trước với số tiền thực tế phải trả sẽ là căn cứ để kế toán thanh toán lập thêm phiếu thu hay phiếu chi cho phù hợp cũng như là căn cứ để kế toán công nợ theo dõi công nợ phải trả cho người bán.
- Bảng thanh toán bốc xếp hàng hóa, dịch vụ vận chuyển: do Phòng Kinh doanh lập. Bảng thanh toán này là bảng tổng hợp chi phí bốc xếp hay vận chuyển phát sinh trong quá trình bán hàng vào mỗi tháng. Vì vậy mà các chi phí bốc xếp, vận chuyển phát sinh khi hàng được nhà cung cấp giao về kho
cần chuyển đi ngay đến các đại lý, khách hàng đã đặt hàng trước đó cũng được tập hợp trong bảng thanh toán này.
- Biên bản đối chiếu công nợ: do Phòng Kế toán lập. Biên bản này dùng để đối chiếu và bù trừ công nợ (nếu có) của Công ty với người bán dựa trên số lượng hàng thực mua và số tiền đã trả trong tháng cho người bán.
Theo quy định của Công ty, công tác kiểm tra đối chiếu công nợ được giao cho kế toán công nợ kiểm tra. Tuy nhiên vẫn xảy ra một số ít trường hợp kế toán công nợ bị nhầm lẫn và đối chiều công nợ với khách hàng không khớp. Kết quả điều tra 115 nhà cung cấp về nội dung này như sau:
Bảng 4.1. Ý kiến của nhà cung cấp về công tác thanh toán tại Công ty TNHH Thanh Sơn
Câu hỏi Rất đồng ý Đồng ý Bình thường
Không đồng ý
Công ty thanh toán đúng thời gian
quy định 68 32 15 0
Hồ sơ thanh toán tại công ty
nhanh, chính xác cao 50 45 20 0
Công tác thanh toán tại công ty
phức tạp , mất nhiều thời gian 3 15 85 12
Công việc đối chiếu trong thanh
toán nhanh 45 65
5 0
Công ty có nhiều hình thức thanh toán để phù hợp với từng nhà cung cấp
70 30 15 0
Nhân viên thanh toán trong công
ty rất nhiệt tình , niềm nở 61 43 10 1
Nguồn: Số liệu điều tra (2019) Qua quan sát thực tế do lượng công nợ của nhà cung cấp nhiều nên các nhà cung cấp được thanh toán theo thứ tự ưu tiên ở công ty như sau: Công ty hay lấy hàng sẽ được thanh toán trước và đối chiếu công nợ trước, công nợ những
công ty bé sẽ được thanh toán sau và đối chiếu sau nên dẫn tới tình trạng chậm trễ trong việc thanh toán và đối chiếu xảy ra sai sót do không kịp thời đối chiếu ngay tại thời điểm đó. Và công tác kiểm tra đối chiếu công nợ của từng nhà cung cấp mất khá nhiều thời gian nên kế toán công nợ chỉ đối chiếu khi nhà cung cấp gửi biên bản đối chiếu công nợ tới, tình trạng này vẫn diễn ra chậm tới 85% nhà cung cấp nhận lại biên bản đối chiếu công nợ chậm trễ. Vì vậy những trường hợp thừa, thiếu số tiền chốt công nợ với nhà cung cấp là không thể kiểm soát được làm cho hệ thống KSNB trong việc thanh toán với nhà cung cấp không hiệu quả trách nhiệm này thuộc về kế toán công nợ đã không tuân thủ đúng nội quy.
4.2.1.2. Quy định trong hoạt động tính, trả lương tại Công ty
a. Các quy định tính lương cho lao động tại Công ty
Công ty quy định về việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên như sau:
Thanh toán lương theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng lao động bao gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.
Thanh toán lương trực tiếp, đầy đủ và đúng thời hạn vào ngày 15 hàng tháng. Trường hợp đặc biệt nếu không thể trả lương đúng thời hạn thì Công ty sẽ báo trước 03 ngày và thanh toán lương trước ngày 22 tháng đó.
Hình thức thanh toán lương: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
Sau khi thanh toán lương các tổ trưởng thực hiện việc đối chiếu lương của từng thành viên tại tổ mình.
- Bảng chấm công dán công khai trên bảng tin vào ngày 10 hàng tháng
- Lương chính: là mức lương được trả cho người lao động làm việc hành chính trong điều kiện bình thường theo thời gian làm việc thực tế trong tháng. Và mức lương sẽ được thỏa thuận và ghi cụ thể trong Hợp đồng lao động.
- Lương đóng BHXH: Công ty đóng BHXH cho người lao động theo đúng quy định của luật BHXH hiện hành.
- Lương thử việc: Người lao động được hưởng 85% mức lương của công việc.
- Cách tính lương: Áp dụng hình thức trả lương theo thời gian làm việc thực tế trong tháng thông qua ngày công chuẩn làm việc trong tháng. Công ty tính lương 1 ngày như sau:
Lương ngày công tháng có 30 ngày = Lương cơ bản / 26 ngày. Lương ngày công tháng 31 ngày = Lương cơ bản / 27 ngày.
- Lương thời gian: được áp dụng cho toàn thể nhân viên và lãnh đạo tham gia làm việc tại công ty.
Ngoài khoản lương chính thì người lao động còn nhận được các khoản phụ cấp, trợ cấp theo quy định của Công ty như sau:
Toàn bộ người lao động chính thức (không bao gồm lao động thời vụ) ký hợp đồng lao động 03 tháng trở lên được hưởng các khoản phụ cấp như sau:
Bảng 4.2. Bảng chế độ phụ cấp cho người lao động
ĐVT: Đồng
Chức danh
Mức hưởng/tháng
Trách nhiệm Chức vụ Đi lại Chuyên cần
Giám đốc 5.000.000 4.000.000 1.000.000 1.000.000
Phó giám đốc 4.000.000 3.000.000 1.000.000 1.000.000
Bộ phận văn phòng 500.000 1.000.000 300.000 200.000
Quản lý sản xuất 500.000 1.000.000 300.000 200.000
Quản lý kho 500.000 1.000.000 300.000 200.000
Nhân viên chất lượng 500.000 700.000 300.000 200.000
Công nhân 300.000 500.000
Nguồn: Phòng HCNS Mức hưởng phụ cấp trên là tính cho 1 tháng (26 ngày) đi làm đầy đủ theo ngày công hành chính
- Trợ cấp: Toàn bộ lao động chính thức đã ký hợp đồng tại công ty sẽ được hưởng tiền hỗ trợ nhà ở: 200,000đ/tháng.
- Tiền lương làm thêm giờ: Vào ngày lễ tính 300%, ngày chủ nhật 200% và các ngày trong tuần tính 150% lương một ngày, trường hợp làm đêm (tính từ 22h đến 6h sáng) được trả thêm 20% tiền lương theo công việc làm vào ban ngày.
- Hàng năm người lao động được tổ chức đi tham quan thắng cảnh, nghỉ