Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn
4.3. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại công ty
4.3.1. Định hướng phát triển của Công ty
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Thanh Sơn được tổ chức khá tốt, sự phân công phân nhiệm rõ ràng cho các nhân viên theo trình độ, năng lực, không
có sự chồng chéo công việc giữa các nhân viên, mỗi nhân viên đều phải chịu trách nhiệm rõ ràng đối với công việc của phần hành mà mình phụ trách. Điều n ày đảm bảo việc hạch toán diễn ra chính xác, kịp thời, giảm khả năng xảy ra sai sót, gian lận.
Các chế độ kế toán mới luôn được cập nhật, tạo điều kiện trong công tác hạch toán và cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo Công ty cũng như các đối tượng bên ngoài Công ty, tránh các sai phạm không đáng có ảnh hưởng đến uy tín cũng như sự hoạt động ổn định của Công ty.
Hiện tại, Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán máy Misa, điều này giúp cho kế toán xử lý các nghiệp vụ được chính xác, giảm bớt khối lượng và đơn giản hóa công việc. Và mỗi nhân viên phòng kế toán đều có tài khoản và mật khẩu riêng để truy cập. Điều này sẽ giúp cán bộ quản lý biết được lịch sử hoạt động của từng người khi có nhu cầu kiểm tra.
Việc tổ chức chứng từ, sổ sách kế toán của Công ty cải tiến phù hợp với các quy định của pháp luật. Đồng thời có sự giảm thiểu các chứng từ không cần thiết như phiếu nhận hàng hóa hay biên bản bàn giao hàng hóa. Vì theo yêu cầu của phía Công ty thì nhà cung cấp sẽ giao trực tiếp hàng tại kho và thủ kho là người có trách nhiệm ký vào phiếu giao hàng của nhà cung cấp để xác nhận đã nhận hàng. Một liên của phiếu giao hàng sau đó sẽ được gửi về kho Phòng Kinh doanh. Chính vì vậy mà việc không lập phiếu nhận hàng là phù hợp với điều kiện kinh doanh cũng như nhu cầu quản lý của Công ty mà không vi ph ạm các quy định của Bộ Tài chính. Chứng từ được sử dụng trong chu trình thanh toán được tập hợp theo từng nội dung, cá nhân phụ trách phần nào sẽ chịu trách nhiệm quản lý chứng từ ở phần đó. Các chứng từ này sẽ đóng thành quyển và được lưu trữ, bảo quản cẩn thận không để lẫn với các chu trình khác. Bên cạnh đó, cuối mỗi tháng các sổ kế toán quan trọng sẽ được in ra đóng thành quyển. Điều này sẽ giúp cho không chỉ bộ phận bên trong mà các cá nhân tổ chức bên ngoài Công ty có thể kiểm tra theo dõi thuận tiên hơn khi có nhu cầu.