Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn
4.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại công ty thanh sơn
4.2.3. Nhân tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại Công ty
4.2.3.1. Nhân tố bên ngoài
Một là, sự hình thành và phát triển của Công ty là dựa vào quyết định hành chính dựa trên cơ sở tổ chức sắp xếp lại chứ không phải do quá trình tích tụ và tập trung vốn cho nên việc chuyển đổi từ quản lý theo kiểu hành chính sang quản lý đầu tư vốn thông qua người đại diện còn gặp rất nhiều lúng túng.
Hai là, chưa có đầu mối chủ sở hữu và đầu mối quản lý giám sát của nhà nước. Cùng một lúc có nhiều cơ quan tổ chức và cá nhân thực hiện dẫn đến sự trùng lặp, chồng chéo hoặc bỏ trống trong quản lý, giám sát của Nhà Nước. Từ đó Công ty không có cơ sở để để làm căn cứ định hướng trong công tác kiểm
soát tại Công ty mình. Mặt khác hiện nay nhà nước vẫn chưa cử cán bộ chuyên trách về kiểm soát xuống Công ty nên chưa xây dựng, cập nhật đầy đủ cơ sở dữ liệu và thông tin cần thiết để phục vụ cho công tác quản lý và giám sát đối với Công ty. Chưa có căn cứ và tiêu chí đánh giá cụ thể, sát thực và phù hợp để giám sát và đánh giá.
Ba là, Công ty có một nguồn lực và quyền lực lớn, được ưu đãi về nhiều mặt, có không ít các cơ chế chính sách không xác định rạch ròi nhiệm vụ kinh doanh và nhiệm vụ làm công ích từ đó gây lên sức ì lớn, hiệu quả kinh doanh còn thấp.
Bốn là, do hoạt động trong ngành đặc thù là sản xuất gỗ thủ công mỹ nghệ
cung cấp cho ngành công nghiệp, Công ty còn phải đảm nhận cả mục tiêu an sinh xã hội, chống lạm phát cũng như suy giảm kinh tế do vậy nhiều mặt hàng chưa thực hiện theo giá thị trường nên ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh. Việc xây dựng các thủ tục kiểm soát về khung giá bán ra ngoài và khung giá bán chuyển giao nội bộ phù hợp với các mục tiêu hoạt động của Công ty cho từng thời điểm vẫn chưa được chú trọng.
Năm là,Nhà nước không bắt buộc báo cáo tài chính phải công bố trên Website của Công ty bởi vậy rất khó nắm bắt được đầy đủ, thường xuyên cập nhật tình hình tài chính và tình hình hoạt động của Công ty.
4.2.3.2. Nhân tố bên trong.
Một là, vấn đề quản trị và điều hành trong Công ty còn yếu và thiếu tính minh bạch, hoạt động quản trị và điều hành chưa hướng tới các chuẩn mực kinh doanh hiện đại. Nhà quản lý chưa quán triệt phổ biến cho cấp dưới và nhân viên về vai trò của KSNB trong việc kiểm soát rủi ro đồng thời
Hai là, việc truyền đạt thông tin và nhận thông tin phản hồi nhằm giúp cho việc kiểm soát hiệu quả và nâng cao uy tín của DN còn chưa hiệu quả, chưa thiết lập trang thông tin để tiếp thị hình ảnh và toàn bộ thông tin cần thiết của DN. Ba là, bộ máy nhân sự chưa chú trọng đầy đủ và đúng mực về năng lực kinh doanh hiểu về ngành hàng, thiếu hụt về nhân sự có kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm soát. Trong chính sách tuyển dụng nhân sự chưa quy định rõ kỹ năng và kiến thức đối với các vị trí công việc cần tuyển dụng,chưa thiết lập bảng mô tả công việc cho từng vị trí,xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc Phân công phân nhiệm còn nặng cảm tính chưa xuất phát từ yêu cầu của công việc. Các cán bộ lãnh đạo ở các cấp dưới vẫn làm việc theo thói quen cũ mang nặng
chấp hành. Các kiểm soát viên chưa có tính chuyên nghiệp, chưa được đào tạo bài bản, nhiều khi còn kiêm nhiệm. Công tác xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ chưa được quan tâm đúng mức đặc biệt là trong công tác xây dựng hệ thống các thủ tục kiểm soát.
Bốn là, sự cố hỏng hóc của hệ thống máy tính, trang thiết bị, và cơ sở hạ tầng không thay đổi kịp với sự phát triển, mở rộng của sản xuất.
Năm là, chi phí quản lý cao, ban quản lý luôn cân nhắc giữa lợi ích và chi phí bỏ ra của doanh nghiệp nên việc KSNB vẫn chưa được chú trọng cao
Sáu là, trình độ hiểu biết về KSNB, kỹ năng xét đoán các vấn đề của nhà quản lý trong KSNB trong thah toán còn hạn chế, không được đào tạo, tập huấn. Cơ sở pháp lý về tổ chức, hoạt động của KSNB chưa được hình thành đồng bộ. Mục tiêu, vai trò, các yếu tố cấu thành của KSNB còn nhiều hạn đã hình thành nhưng mang tính đối phó với mục đích là chấp hành chế độ, chính sách là chủ yếu chứ chưa thực sự quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả cũng như mục tiêu của KSNB.
4.2.4. Đánh giá kiểm soát nội bộ trong thanh toán tại Công ty
4.2.4.1. Ưu điểm
Nhìn một cách tổng thể về công tác kiểm soát nội bộ tại Công ty ta thấy các chính sách và thủ tục kiểm toán luôn được quan tâm và đang phát huy tác dụng tích cực cho nhà quản lý thực hiện các mục tiêu về hiệu quả hoạt động. Cụ thể đối với từng mặt hoạt động có các ưu điểm sau đây:
- Đặc thù về quản lý: Do công ty áp dụng công nghệ thông tin vào quản
lý nên Ban giám đốc công ty luôn dễ dàng duy trì mối quan hệ trực tuyến với các bộ phận quản lý khác. Có sự phân quyền rõ ràng với cấp dưới, ban lãnh đạo quan tâm tới việc lập báo cáo tài chính, chú ý tới phong cách lãnh đạo của mình, thân thiện với mọi người và luôn cố gắng phát triển văn hóa công ty.
- Chính sách nhân sự: Công ty có một chính sách nhân sự rõ ràng, mọi
trách nhiệm và quyền hạn đều được quy định cụ thể, không nhập nhằng; chất lượng làm việc được theo dõi chặt chẽ để có chính sách thưởng, phạt phân minh, tạo động lực thúc đẩy nhân viên làm việc để nâng cao được chất lượng và hiệu quả của công việc được giao.
- Cơ cấu tổ chức: Đứng đầu là Tổng giám đốc chịu trách nhiệm quản lý
biệt chức năng và nhiệm vụ với nhau, không nhập nhằng và tất cả đều chịu sự giám sát của Tổng giám đốc. Vì vậy, mà không có sự chồng chéo trong công việc, tạo nên một cơ chế quản lý rõ ràng, chặt chẽ, trong đó có cả chu trình mua hàng và thanh toán.
- Hệ thống tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán được áp dụng thống nhất
giữa các bộ phận, đảm bảo tuân thủ các quy định của Bộ tài chính. Đồng thời công ty áp dụng hình thức kế toán máy nên việc rút số dư các tài khoản chính xác hơn, đảm bảo tính chính xác cho các báo cáo tài chính, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý nhập xuất vật tư, quản lý các phiếu thu chi, công tác quản lý được giảm nhẹ, nhanh chóng và mang tính khoa học. Hơn nữa, công ty áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ nên rất đơn giản cho việc kiểm tra và đối chiếu vào cuối kỳ.
4.2.4.2. Hạn chế
KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải bảo đảm tuyệt đối các mục tiêu được thực hiện. Kiểm soát nội bộ chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót, gian lận nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra. Vì vậy, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đến đâu cũng đều tồn tại những hạn chế nhất định.
*)Trong thanh toán với nhà cung cấp
Hoạt động đặt hàng
Các tính toán của thủ kho và Phòng Kinh doanh khi xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng chỉ mang tính ước chừng, dựa vào kinh nghiệm là chính và sử dụng số liệu tiêu thụ gần nhất – những số liệu này mang tính quá khứ mà không có một phương pháp, công thức tính toán cũng như các dự báo có cơ sở về nhu cầu sử dụng của thị trường trong tương lai để xác định được tương đối chính xác số lượng hàng cần đặt mua. Bên cạnh đó, phiếu yêu cầu mua hàng được viết theo mẫu giấy A4 đã in sẵn không được đánh số thứ tự từ trước sẽ làm tăng khả năng thất lạc, mất cắp phiếu yêu cầu mua hàng mà thủ kho không hề hay biết. Điều này là nguy hiểm khi phiếu yêu cầu mua hàng là chứng từ dùng để đối chiếu lúc nhận hàng tại kho.
Việc cập nhật giá mua hàng hóa được thực hiện ở Phòng Kinh doanh mang tính chất thụ động. Phòng Kinh doanh chỉ biết được giá mua có sự thay đổi khi nhà cung cấp kiểm tra đơn đặt hàng và thông báo lại cho Công ty. Điều này
sẽ ảnh hưởng đến công tác chọn nhà cung cấp được thực hiện trước khi lập đơn đặt hàng vì dữ liệu cập nhật không kịp thời, làm mất thời gian xem xét lại nhà cung cấp. Nhược điểm này sẽ không ảnh hưởng quá lớn nếu nhân viên tiến hành xét duyệt chọn lựa lại nhà cung cấp. Nhưng nếu vì lý do nào đó mà không thể tiến hành xét duyệt lại thì nó sẽ ảnh hưởng đến chi phí đầu vào của Công ty nếu thay đổi phía nhà cung cấp là có tác động không tốt so với việc lựa chọn lại nhà cung cấp khác.
Việc tiến hành xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng thực tế có xảy ra nhưng đôi lúc việc ký xác nhận vào phiếu yêu cầu lại không được thực hiện. Việc này có thể gây nhầm lẫn, có thể nhân viên của Công ty sẽ tiến hành đặt hàng đối với phiếu yêu cầu hàng mà thực sự trước đó chưa được phê duyệt. Điều này sẽ làm tăng chi phí mua hàng, lưu kho,...v...v... cho những mặt hàng chưa thực sự cần thiết sử dụng.
Nhận và bảo quản hàng
Thứ nhất, đối với việc xác nhận lên đơn đặt hàng của nhà cung cấp. Trên nguyên tắc là phía nhà cung cấp phải gửi fax đơn đặt hàng đã được xét duyệt với chữ ký của người có thẩm quyền xét duyệt đơn đặt hàng và con dấu qua cho Công ty để xác nhận việc chấp nhận đơn đặt hàng. Nhưng trên thực tế, có thể phía nhà cung cấp chỉ gọi điện để báo việc xác nhận và bên phía Công ty TNHH Thanh Sơn cũng không hề đánh dấu lên đơn đặt hàng là đã được chấp nhận. Việc này sẽ dẫn đến các rủi ro như sau. Nếu chỉ xác nhận bằng điện thoại thì nếu nhà cung cấp có thay đổi trong đơn đặt hàng, về phía Công ty có thể ghi nhận sai thông tin này do việc truyền tin bằng điện thoại tiềm ẩn nhiều rủi ro như bị ảnh hưởng bởi giọng nói, cách đọc hay người nghe ghi nhận nhầm về mặt số học mà không hề hay bi ế .
Thứ hai, việc đơn đặt hàng chỉ được lập đúng 1 liên, ban đầu trước lúc hóa đơn giá trị gia tăng về là do Phòng Kinh doanh giữ. Nếu thực sự, Phòng Kinh doanh làm thất lạc đơn đặt hàng do có thể để lẫn lộn các đơn đặt hàng đã được nhà cung cấp chấp nhận vào trong hồ sơ của những đơn đặt hàng thực sự chưa được xác nhận (vì nguyên nhân đã nêu ở đoạn trên) thì việc này sẽ gây trở ngại khi hóa đơn về mà không có chứng từ để đối chiếu.
Thứ ba, lúc nhận hàng nếu dùng phiếu yêu cầu mua hàng để đối chiếu sẽ không chính xác bằng việc dùng đơn đặt hàng đã được khách hàng xác nhận. Vì phiếu yêu cầu mua hàng có thể có sự thay đổi sau khi Phòng Kinh doanh xét duyệt hay đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp nhận bán hàng có sự thay đổi.
Việc thông báo cho thủ kho bằng điện thoại nếu có sự thay đổi trong phiếu yêu cầu mua hàng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro như thủ kho quên ghi nhận lại hoặc ghi nhận bị sai. Điều này sẽ gây ra các rắc rối không đáng có khi nhận hàng.
Chấp nhận hóa đơn và theo dõi nợ phải trả Thứ nhất, việc đối chiếu công nợ chưa thực hiện đầy đủ
- Các khoản nợ phải trả chưa có đủ biên bản đối chiếu công nợ tại thời điểm
cuối năm theo quy định
- Gửi thư xác nhận nhưng tỷ lệ phản hồi thấp nên việc đối chiếu nợ có chênh lệch , một số khoản công nợ không có đối tượng rõ ràng
Thứ hai, Công tác theo dõi công nợ chi tiết hạn chế : Việc mở số kế toán chi tiết chưa đảm bảo cầu của chế độ kế toán.Một số khoản nợ phải trả khác cửa các đối tượng kế toán khác nhau đang theo dõi chung cùng một mà chi tiết công nợ hay một số đối tượng công nợ được mở nhiều sổ kế toán chi tiết để theo dõi (kể cả trường hợp cùng một loại giao dịch kinh tế)thể hiện trên nhiều taig khoản nên không thể bù trừ được nhiều công nợ.
Thứ ba, hạch toán chưa đúng quy định :Một số khoản khách hàng chuyển trả tiền về dịch vụ đã cung cấp nhưng kế toán đơn vị không rõ thu về nội dung gì nên vẫn thể hiện là khản người mua trả tiền trước , thực chất là 1 khoản doanh thu.
Thanh toán
Đối với các khoản khuyến mãi tính cho các hóa đơn trong tháng ở hình thức mua hàng trả sau, việc kế toán tiền chi đơn thuần ghi nhớ mà không có hình thức ghi chép lại ngày cụ thể thì việc kế toán tiền quên mất hạn nộp tiền. Tuy nhiệm vụ chính của kế toán tiền là theo dõi ghi chép các nghiệp vụ thu chi tiền nhưng một khi khối lượng công việc quá lớn thì việc bỏ sót là điều có thể xảy ra.
Việc 2 liên phiếu chi được thủ quỹ tạm thời lưu trữ để lập bảng tổng hợp phiếu chi đã thực hiện hàng tháng, sau đó kế toán tiền sẽ là người đối chiếu thông tin, giá trị và tính liên tục của phiếu chi với bảng tổng hợp là không phù hợp. Vì cả hai người này đều quản lý về tiền mặt tại Công ty. Nếu khi kiểm tra đối chi u, thấy phát hiện mất phiếu chi do phiếu chi được đánh số thứ tự liên tục thì hai người này có thể giấu diếm sự việc này. Vì nếu không tìm lại được thì họ phải chịu trách nhiệm trả lại đúng giá trị của phiếu chi đã ghi nhận trước đó trong sổ quỹ iền mặt. Điều này là rất nghiêm trọng vì theo nguyên tắc ghi nhận kế toán thì nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có chứng từ làm bằng chứng.
Ngoài ra, phiếu chi được lập 2 liên và cuối tháng sẽ do kế toán tiền lưu trữ cả 2 liên này. Nếu phiếu chi được lập làm nhiều liên mà không để phục vụ cho công tác đối chiếu cũng như lưu trữ bởi các cá nhân, bộ phận khác nhau tại Công ty thì không cần thiết. Điều này sẽ tăng thêm một phần chi phí cho việc in phiếu chi. Chỉ có một nhân viên kế toán phụ trách việc thu chi của Công ty, khối lượng làm việc và số chứng từ phải quản lý của nhân viên này là khá lớn. Vì vậy, mà trong quá trình làm việc có thể xảy ra sai sót, bỏ lỡ các nghiệp vụ chi tiền đúng hạn...v...v..
* Trong thanh toán tiền lương
Công ty chú trọng đến công tác tiền lương công tác điều chỉnh lương hàng năm để kích thích tinh thần người lao động và phù hợp với mức lương trên thị trường nhưng chưa có những chính sách nhằm tác động đến tinh thần người lao động (chế độ cho ngày sinh nhật của CNV, chế độ thăm hỏi CNV ốm đau, chế độ hiếu hỷ, ...).
Công ty đã có những quy định có tính nội bộ cho từng khâu về công tác tiền lương nhưng công nhân viên không nắm bắt được, công tác phổ biến nội quy, quy định tới công nhân viên chưa được chú trọng dẫn tới tồn tại một số sai phạm trong từng khâu cụ thể như sau: Trong công tác chấm công tính lương vẫn còn một số hạn chế như nhầm lẫn công, nhầm lẫn thời gian làm thêm của người lao động, tình trạng ký xác nhận công hộ nhau vẫn còn xảy ra thường xuyên.